أفضل 10 برنامجًا لإدارة المستندات في عام 2022

أصبحت المكاتب في جميع أنحاء العالم بلا أوراق. حلت أنظمة إدارة الوثائق محل الغرف المليئة بوثائق الأعمال. علاوة على ذلك ، فإنه يأتي مع مزايا مثل الأتمتة الذكية ، وأخطاء أقل ، وتوفيرات إضافية ، وأمان محسّن ، والمزيد.

وهي تنمو بسرعة.

يبلغ حجم سوق برامج إدارة المستندات حاليًا 5.5 مليار دولار أمريكي في عام 2022 ومن المقرر أن ينمو إلى 16.4 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2029 مع 16.8% معدل نمو سنوي مركب.

دعونا نرى كيف يمكنك القفز على الاتجاه لتحسين عمليات عملك من خلال إدارة المستندات بكفاءة. ستناقش هذه المقالة أفضل 5 برامج لإدارة المستندات في السوق. تستخدم المؤسسات الرائدة أدوات DMS المذكورة أدناه لأتمتة عملياتها الورقية وتعزيز أمان المستندات وفهرستها ومعالجة المستندات بشكل عام.

إذا كان لديك وقت قصير ، فإليك أهم 5 توصيات لبرامج إدارة المستندات في عام 2022 وكيفية مقارنتها ببعضها البعض:

---

ما هي إدارة الوثائق؟

إدارة المستندات هي عملية تبسيط الالتقاط والتتبع والاستخراج والتحقق والموافقات وتخزين المستندات مثل الصور ورسائل البريد الإلكتروني ومستندات الكلمات وملفات PDF وتنسيقات المستندات الأخرى المتعلقة بالأعمال.

تشمل إدارة المستندات كل شيء في دورة حياة المستند - من التوليد إلى التخلص.

---

ما هو برنامج إدارة الوثائق؟

برنامج إدارة المستندات (DMS) هو برنامج أتمتة ذكي يقوم بأتمتة كل جانب من جوانب دورة حياة المستند بأتمتة سير العمل ، مثل الإنشاء والتقاط واستخراج البيانات والتصنيف والتحقق والموافقات والتعديل ومزامنة قواعد البيانات والتخزين والأمان.

يسهل نظام إدارة المستندات العثور على ملفاتك والعمل معها باستخدام ميزات مثل وضع علامات على المستندات والبحث عن نص كامل (يتيح لك ذلك البحث عن الملفات من خلال البحث عن الكلمات الرئيسية) ومرافق تخزين الوصول المستند إلى الأدوار.

ومع ذلك ، فهو أكثر من مجرد تخزين المستندات ؛ ينظم قاعدة البيانات الخاصة بك ، ويقوم بأتمتة المهام اليدوية مثل إدخال البيانات ، ويحسن إنتاجية الموظفين ، ويحتفظ بسجلات النشاط لعمليات التدقيق.

---

ميزات للبحث عنها أثناء اختيار نظام إدارة المستندات

ابحث عن هذه الميزات أثناء البحث عن نظام إدارة المستندات:

• إدخال المستند - هل يمكنك التقاط المستندات تلقائيًا من مصادر متعددة؟
• فهرسة المستند - هل يمكنك فرز المستندات تلقائيًا؟
• البحث في المستندات - هل يمكنك البحث عن المستندات باستخدام الكلمات الأساسية؟
• معالجة المستندات - هل يمكنك استخراج البيانات من المستندات باستخدام التعرف الضوئي على الحروف؟
• أتمتة سير العمل - هل يمكنك استخدام مهام سير العمل لأتمتة معالجة المستندات؟
• أمان المستند - هل المستندات مستضافة في مخزن آمن؟ هل لديك وصول على أساس الدور؟
• التخصيص - هل يمكنك تخصيص سير العمل والعمليات؟
• عمليات التكامل - هل تتكامل مع أدوات العمل التي تستخدمها؟
• الاستضافة المرنة - هل يمكنك اختيار خيارات التخزين في مكان العمل أو التخزين السحابي؟

---

أفضل 5 برامج لإدارة المستندات في عام 2022

# 1. النانو

Nanonets هو برنامج لإدارة المستندات قائم على الذكاء الاصطناعي مع التعرف الضوئي على الحروف القوية المضمنة ، وسير العمل بدون رمز ، والتخزين الآمن. يمكن لشبكات النانو أتمتة جميع عمليات المستندات مثل التقاط المستندات واستخراج البيانات والتحقق من المستندات والبحث في المستندات وأرشفة المستندات والمزيد. يمكنك التحكم في مستنداتك من خلال الوصول المستند إلى الدور وخيارات الاستضافة المرنة.

تعمل شبكات النانو على تبسيط إدارة المستندات من خلال مهام سير عمل المستندات المخصصة بدون رمز ، و 5000+ تكامل وبرامج التعرف الضوئي على الحروف المتقدمة.

الايجابيات

• يمكنك التقاط المستندات بسهولة من مصادر البيانات مثل Gmail و Drive و Outlook والمزيد.
• تدفقات العمل المؤتمتة لالتقاط المستندات ورقمنتها والتحقق منها وتخزينها
• الموافقة على مهام سير العمل للحصول على الموافقة على جميع المستندات التي تم وضع علامة عليها
• سهولة التكامل مع أكثر من 5000 تطبيق عبر API و Zapier
• نماذج OCR API المدربة مسبقًا لاستخراج المعلومات من المستندات
• استخراج البيانات من السجلات بدقة تزيد عن 95٪
• واجهة سهلة الاستخدام - تعرف على كيفية استخدامها في 30 دقيقة أو أقل
• قوالب وخيارات تخصيص سهلة
• التحكم في الوصول المستند إلى الدور
• دعم 24 × 7

سلبيات

• لا توجد خيارات إنشاء المستندات
• لا يمكن استخدامها لوثائق التوقيع الإلكتروني

---

# 2. مراسلة

يقدم Huddle نظامًا لإدارة المستندات عبر الإنترنت للمؤسسات لإنشاء محور عبر الإنترنت لإدارة التعاون في المستندات والمراجعة والموافقات والمناقشات على نظام أساسي آمن.

مثل تخزين Google Drive عبر الإنترنت ، يمكنك مشاركة ملفاتك أو توفير وصول محدود إليها أو تأمينها بسهولة لتعزيز الأمان. تقدم Huddle أيضًا خططًا مدفوعة توفر مساحة تخزين إضافية ووظائف إضافية مثل تطبيقات الأجهزة المحمولة وإمكانيات مؤتمرات الفيديو وما إلى ذلك.

الايجابيات

• سهل الاستخدام والتعلم
• إصدار المستند
• تأمين تخزين المستندات على السحابة الإلكترونية
• خيارات سهلة لمشاركة الملفات للمستخدمين الخارجيين
• عملية سهلة على متن الطائرة
• تكامل سهل مع Microsoft Office Suite

سلبيات

• يمكن تحسين ميزات التعاون
• ميزات الأمان العالية مثل المصادقة الثنائية مفقودة.

---

# 3. الفرسكو وان

تم تصميم برنامج إدارة المستندات Alfresco One من أجل إدارة محتوى المؤسسة. يمكن استخدامه إما كخدمة قائمة على السحابة أو مثبت في مكان العمل. يتيح البرنامج الإدارة الفعالة لمحتوى المؤسسة من خلال البحث في مستندات المؤسسة والتخزين الآمن ومعالجة مستندات التعرف الضوئي على الحروف وتحليلات المستندات الذكية.

الايجابيات

• ميزات تخزين ومشاركة مستندات رائعة
• الكثير من خيارات التخصيص
• حالات استخدام معقدة وواسعة النطاق.

سلبيات

• واجهة المستخدم ليست بديهية للغاية.
• صعب الإعداد
• سير العمل معقد لمعرفة ذلك.

---

# 4. OpenKM

OpenKM هو نظام إدارة مستندات متعدد الإمكانات يجمع جميع جوانب إدارة المستندات والتعاون والتوزيع والتخزين في نظام أساسي واحد. يسمح برنامج إدارة مستندات المؤسسة بالتحكم الكامل في محتوى المؤسسة ، ويعزز الأمان بسجلات الأنشطة التفصيلية ، ويحافظ على تدفق المستندات بالأتمتة.

الايجابيات

• منصة DMS غنية بالميزات
• جيد للأشخاص غير التقنيين
• عمليات دمج سهلة
• الجهوزية ممتازة
• يمسح بحثًا عن فيروسات في جميع المستندات المحدّثة

سلبيات

• واجهة المستخدم مؤرخة
• OCR ليس دقيقًا دائمًا

---

eFileC Cabinet

eFileC Cabinet عبارة عن برنامج إدارة مستندات على مستوى المؤسسات وقائم على السحابة للشركات الصغيرة والمتوسطة. يتيح لك eFileC Cabinet إدارة جميع المستندات الورقية ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير والعقود وغيرها من المعلومات المهمة في مكان واحد.

الايجابيات

• قوالب لهيكل المجلد
• سحب وإسقاط منشئ سير العمل
• تخزين الملفات الآمن

سلبيات

• عملية الإعداد المطولة
• لا يدعم التغييرات الكبيرة
• يتأخر في بعض الأحيان

---

فيما يلي بعض أنظمة إدارة المستندات التي تحتاج إلى ذكر خاص:

مستندات جوجل

يعد محرر مستندات Google برنامجًا مجانيًا لإدارة المستندات يمكن الوصول إليه من أي مكان ، مما يجعله خيارًا مثاليًا للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة التي تعمل عن بُعد مع العملاء في أجزاء أخرى من العالم. كمكافأة ، التعرف الضوئي على الحروف في محرر مستندات Google يمكن تحويل الصور إلى نص قابل للتحرير.

مايكروسوفت شير

يساعد SharePoint المؤسسات في مشاركة المستندات وتوصيل الأشخاص وتبسيط عمليات المستندات. إن SharePoint مشابه لـ Google Drive ، حيث يمكن للموظفين التعاون والاحتفاظ بقائمة داخلية للمستندات لسهولة الوصول إليها. يمكنك دمج Microsoft Sharepoint مع ملفات مايكروسوفت الطاقة التلقائية واستخدامها سير عمل المستندات الآلي.

فريق وجهة نظر

يعد Viewpoint Team نظامًا قويًا لإدارة المستندات لمحترفي البناء. إنه الحل الوحيد الذي يوفر الأدوات التي تحتاجها إدارة حالة من البداية إلى النهاية ، بما في ذلك سير العمل التعاوني مع العملاء والمراجعة والموافقة الآمنة عمليات المستندات، والتحكم في حقوق الوصول.

Odoo

أودو هو برنامج مفتوح المصدر لتخطيط موارد المؤسسات وإدارة علاقات العملاء مع وحدة نظام إدارة مستندات مجانية للمهنيين الماليين. يسمح Odoo للمؤسسات بأن يكون لديها قسم محاسبة بدون أوراق عن طريق رقمنة المستندات وأتمتة عمليات المستندات والدمج بسلاسة مع تطبيقات Odoo الأخرى.

دقمي

Dokmee هو برنامج لإدارة المستندات يسمح لك بتخزين وتنظيم ومشاركة المستندات ورسائل البريد الإلكتروني والملفات المهمة الأخرى.

---

ما هو أفضل نظام لإدارة الوثائق لعملك في عام 2023؟

لقد قمنا بتعيين الميزات المهمة لأفضل خمسة برامج لإدارة المستندات المذكورة في المقالة أعلاه لتسهيل اختيارك لأفضل برامج إدارة المستندات لعملك ومتطلباتك. ألق نظرة على اللقطة وجرب الإصدار التجريبي المجاني وحدد متطلباتك وحدد أفضل أداة.

وفقًا للقطات ، يعد Nanonets أفضل برنامج لإدارة المستندات. بينما لا تمتلك Nanonets إمكانات إنشاء المستندات ، يمكنك استخدام عمليات تكامل سهلة مع مجموعة Google لإنشاء المستندات بسرعة. تقدم Nanonets أيضًا إصدارًا تجريبيًا مجانيًا وإعداد حساب مجاني بمساعدة الترحيل.

يليه برنامج Nanonets ، يعد OpenKM ثاني أفضل نظام لإدارة المستندات. إنه برنامج ERM مفتوح المصدر. تقتصر حالة استخدام إدارة المستندات على المتخصصين الماليين وتقدم نسخة تجريبية مجانية لمدة 15 يومًا.

---

شبكات النانو كنظام إدارة المستندات الخاص بك

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

Nanonets هو برنامج سهل الاستخدام ولا يتطلب تدريبًا مكثفًا أو إعدادًا لبدء استخدامه. هنا ، ندرج لماذا يجب أن تعتبر Nanonets برنامجًا لإدارة المستندات.

ذكي التقاط البيانات:

لدى الشركات الكثير من المستندات مثل النماذج ، الفواتيروالإيصالات والأوامر وما إلى ذلك. تساعد الشبكات النانوية الشركات على رقمنة واستخراج المعلومات ذات الصلة من هذه المستندات باستخدام واجهة برمجة تطبيقات OCR الذكية.

سير العمل الآلي:

تسريع وتيرة العمليات التجارية من خلال أتمتة جميع الخطوات اليدوية مثل جمع المستندات ، وثيقة التحقق, 3-طريقة مطابقةوالموافقات والمزيد.

لوحات المعلومات في الوقت الفعلي:

استخدم لوحات معلومات المصاريف لمراقبة إنفاقك والنفقات المميزة وفهم اتجاهات الوقت الفعلي. راقب مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة مثل فواتير STP ، ونسبة الفواتير المدفوعة ، وما إلى ذلك باستخدام البيانات من شبكات النانو.

خيارات الاستضافة السحابية والمحلية:

اختر خيار الاستضافة الذي يناسب متطلباتك.

التكامل:

التكامل السهل أمر لا بد منه. لا يمكنك تغيير مكدس التكنولوجيا الخاص بك لاستيعاب برنامج واحد. تتكامل شبكات النانو مع جميع برامجك بسهولة تكامل Zapier و API. تتكامل شبكات النانو مع Xero و Quickbooks و SAP وما إلى ذلك.

القوالب والنماذج المخصصة:

باستخدام Nanonets ، يمكنك إما استخدام مهام سير عمل محددة مسبقًا مثل الفواتير أو بوالص الشحن أو أوامر الشراء أو الحسابات المستحقة الدفع أو إنشاء وضع AI المخصص الخاص بك.

التسعير الشفاف:

تمتلك شبكات النانو سياسة تسعير شفافة تبلغ 499 دولارًا أمريكيًا في الشهر و 0.1 دولارًا أمريكيًا للمسح الضوئي للمستند. لا توجد رسوم خفية لأي عميل.

وفي الختام

مع تزايد التحول الرقمي ، فقد حان الوقت للاستثمار في نظام إدارة المستندات لعملك. يقوم بأكثر من تحويل الملفات إلى ملفات رقمية. يعمل نظام إدارة المستندات على تبسيط تدفق المستندات داخل المؤسسة ويوفر طبقة إضافية من الأمان لمستندات الأعمال. تتيح مزايا إدارة المستندات للمؤسسات أن تظل قادرة على المنافسة والإنتاجية.

ومع ذلك ، فإن اختيار أفضل برامج إدارة المستندات لعملك يتطلب فهمًا عميقًا لما تحتاجه شركتك ونوع DMS الذي يناسبها. لذا تأكد من استكشاف خياراتك وتجربتها بنفسك.

قسم الأسئلة الشائعة