دليل شامل لموزعي البريد الإلكتروني

على مدى ثمانون بالمئة من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تستخدم التسويق عبر البريد الإلكتروني لجذب عملاء جدد والاحتفاظ بالعملاء الذين لديهم بالفعل.

البريد الإلكتروني هو عنصر أساسي في العمليات التجارية الحديثة. غالبًا ما تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على معلومات الاتصال بالعميل ، وتأكيدات طلبات العملاء ، وطلبات دفع البائعين ، وطلبات العملاء المحتملين ، وبيانات الأعمال المهمة المماثلة.

يمكن لمحللي البريد الإلكتروني مساعدة المؤسسات في استخراج كافة البيانات المحتجزة في رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات والاستفادة منها.

ما هو محلل البريد الإلكتروني؟

محلل البريد الإلكتروني هو أداة تستخدم لجمع المعلومات من رسائل البريد الإلكتروني الواردة. يمكن استخراج البيانات من محتوى الرأس والبريد الإلكتروني باستخدام واجهة برمجة تطبيقات تحليل البريد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه استخراج البيانات مباشرة من مرفقات البريد الإلكتروني مثل ملفات PDF وملفات CSV والصور وأنواع المستندات الأخرى.

يمكن برمجة محللي البريد الإلكتروني لاستخراج حقول بيانات معينة من الرسائل الجديدة. يمكن للمستخدم تحويل بيانات البريد الإلكتروني غير المهيكلة إلى بيانات منظمة ملائمة لإدخالها في برنامج CRM أو ERP. وبالتالي ، فإن تحليل البريد الإلكتروني يلغي الإدخال اليدوي غير الضروري للبيانات.

هل تحليل البريد الإلكتروني مثل تجريف الويب؟

يشبه تحليل البريد الإلكتروني تجريف الويب. بينما تجمع برامج كاشطات الويب البيانات بشكل عام من مواقع الويب بتنسيق HTML ، فإن محللي البريد الإلكتروني يستخرجون البيانات فقط من رؤوس البريد الإلكتروني والهيكل والمرفقات.

يبحث برنامج تحليل البريد الإلكتروني عن عبارات وكلمات رئيسية معينة في رسالة بريد إلكتروني.

يمكن لمحللي البريد الإلكتروني استرداد رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً لصندوق الوارد الخاص بك. بدلاً من ذلك ، فإنها توفر أيضًا معرف بريد إلكتروني مخصصًا يمكن إعادة توجيه جميع رسائلك الإلكترونية إليه تلقائيًا.

ستقوم أداة تحليل البريد الإلكتروني بعد ذلك بالتعرف على حقول البيانات واستخراجها تلقائيًا من رسائل البريد الإلكتروني ، بناءً على قواعد التحليل التي وضعها المستخدم. تسمح معظم برامج تحليل البريد الإلكتروني للمستخدمين بإعداد قواعد تحليل مخصصة ، في واجهة مستخدم بسيطة بدون تعليمات برمجية.

لماذا تحليل البريد الإلكتروني مهم؟

يساعد برنامج تحليل البريد الإلكتروني على تحسين الإنتاجية للشركات التي تتلقى وتحلل رسائل البريد الإلكتروني يوميًا. يمكن للموظفين التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى الآن. بدلاً من البحث في عدة رسائل بريد إلكتروني لاستخراج أجزاء صغيرة من المعلومات واحدة تلو الأخرى.

يعد التحليل الآلي للبريد الإلكتروني أكثر دقة من الإدخال اليدوي للبيانات ويمكن استخدامه لإعداد مهام سير العمل. على سبيل المثال ، يمكن إعداد قواعد التحليل لإبراز حقول البيانات ذات الثقة المنخفضة في التحليل - والتي يمكن إرسالها للمراجعة اليدوية.

وبالتالي ، فإن تحليل البريد الإلكتروني يمكن أن يلغي الإدخال اليدوي للبيانات ويضمن الحد الأدنى من المراجعة اليدوية.

فوائد تحليل البريد الإلكتروني

يقدم تحليل رسائل البريد الإلكتروني فوائد كبيرة للشركات من أي حجم وقطاع. فيما يلي بعض منهم:

توفير الوقت والمال

كما هو مذكور أعلاه ، يمكن لمحللي البريد الإلكتروني التخلص من الكثير من الأعمال اليدوية المهدرة. يساعد ذلك الموظفين على التركيز على المهام الأخرى ذات القيمة العالية والتي يمكن أن تؤثر بشكل مباشر على صافي أرباح الشركة.

يمكن أن يقلل تحليل البريد الإلكتروني أيضًا من حالات التأخير من خلال ضمان إرسال البيانات على الفور تقريبًا إلى تطبيقات الأعمال النهائية.

أتمتة سير العمل

يقوم محللو البريد الإلكتروني تلقائيًا باختيار حقول البيانات المهمة من رسائل البريد الإلكتروني. يمكن بعد ذلك تعديل البيانات المستخرجة إلى أي تنسيق مفضل. وأخيرًا ، يمكن استيراد البيانات إلى أي برنامج معمل مثل CRM أو ERPs أو برنامج محاسبة.

يمكن إعداد هذه العملية بأكملها كسير عمل آلي بدون لمس.

تحسين جودة العمل

عندما يتم تخصيص جهد أقل للعمليات اليدوية ، تقل أخطاء إدخال البيانات بشكل كبير. تخيل أنك تمر بمئات رسائل البريد الإلكتروني لاستخراج المعلومات - فهذه مجرد كمية كبيرة من البيانات لإدارتها يدويًا!

يتم ضمان الدقة عند استخدام محلل البريد الإلكتروني لأتمتة استخراج البيانات. يمكن تحجيم تحليل البريد الإلكتروني بسهولة دون المساومة على جودة ودقة استخراج البيانات.

حالات استخدام تحليل البريد الإلكتروني الشائعة

عمليا يمكن تحليل أي بريد إلكتروني لاستخراج بيانات قيمة. غالبًا ما يتم إرسال مستندات العمل وتحديثات المعاملات عبر البريد الإلكتروني وتحتوي على بيانات مهمة.

فيما يلي بعض حالات استخدام تحليل البريد الإلكتروني الشائعة:

غالبًا ما يتم إرسال طلبات الشراء وأوامر الشراء والفواتير وكشوف الحسابات المصرفية وغيرها من المستندات بالبريد الإلكتروني كمرفقات. باستخدام محللات البريد الإلكتروني ، يمكنك تصنيف / تصنيف كل بريد إلكتروني أو مرفق تلقائيًا وإرساله إلى محلل مناسب لمزيد من المعالجة.

تخيل تلقي أمر شراء عبر البريد الإلكتروني وفواتير العميل تلقائيًا! أو استخراج البيانات تلقائيًا من إيصالات الدفع المرفقة وإدخالها في برنامج المحاسبة الخاص بك.

قيادة الإدارة والإثراء

غالبًا ما يكون لدى الشركات عملاء محتملون للوصول إليهم عبر البريد الإلكتروني. تحتوي رسائل البريد الإلكتروني هذه على معلومات الاتصال الخاصة بالعميل المتوقع ومعلومات أخرى ذات صلة بفرق المبيعات والتسويق. يمكن لمحلل البريد الإلكتروني استخراج معلومات العميل المحتمل تلقائيًا وتحديث البيانات في CRM مثل Salesforce أو Hubspot.

يمكن لفرق التسويق بعد ذلك استهداف هؤلاء العملاء المتوقعين من خلال التوعية ذات الصلة. أو يمكن لفرق المبيعات تأهيل هؤلاء العملاء المتوقعين بشكل أكبر عن طريق إرسال عرض أسعار أو القفز على مكالمة.

أتمتة عمليات التجارة الإلكترونية

تؤدي كل عملية شراء عبر التجارة الإلكترونية إلى سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات الطلب والفواتير والتحديثات.

يمكن أن تساعد واجهات برمجة تطبيقات تحليل البريد الإلكتروني مواقع التجارة الإلكترونية في تحسين تنفيذ الطلبات والشحن ومتابعة العملاء.

كيفية أتمتة تحليل البريد الإلكتروني باستخدام شبكات النانو

فيما يلي خطوات إعداد سير عمل التحليل الآلي للبريد الإلكتروني باستخدام شبكات النانو:

أنشئي حسابك

حساب جديد للبدء في استخدام شبكات النانو.

إنشاء محلل بريد إلكتروني مخصص

قم بتحميل بعض نماذج الملفات وحدد الحقول التي ترغب في استخراجها. سوف يتعلم الذكاء الاصطناعي تحديد مجالات اهتمامك بناءً على الأمثلة التي تعرضها - كلما كان ذلك أفضل.

لقطات من رسائل البريد الإلكتروني ستفي بالغرض. اختبر المستخرج المخصص بملفات جديدة لترى كيف يعمل.

لاحظ أن Nanonets يقدم مستخلصات جاهزة لأنواع المستندات الشائعة التي قد تأتي كمرفقات بما في ذلك الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات والمزيد.

تحديد المصدر (ق)

إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني هي المصدر الأساسي لك ، فقم بإعداد عنوان استلام Nanonets وأعد توجيه جميع رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة إلى معرف البريد الإلكتروني هذا تلقائيًا.

يمكنك أيضًا إعداد استيراد تلقائي للملفات من التخزين السحابي أو قواعد البيانات أو الاتصال عبر واجهة برمجة التطبيقات.

قم بإعداد سير العمل

قم بإنشاء سير العمل بالكامل عن طريق توصيل المصدر بمستخرج البيانات المخصص الذي أنشأته. يمكنك أيضًا تحديد قواعد التحليل لمعالجة البيانات المستخرجة في تنسيق إخراج مناسب.

أخيرًا حدد الوجهة التي ترغب في تصدير البيانات المكررة إليها. يمكنك تصدير البيانات مباشرة إلى برنامج CRM أو ERP عبر واجهة برمجة تطبيقات Nanonets.