تحسين إجراءات الأعمال

أعاد نشره أفلاطون

المتابعون: 0

إدارة الأعمال ليست مهمة سهلة.

هناك الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها في الوقت المحدد. لكن هل هم؟ البعض يفعل والبعض الآخر لا.

كيف تتأكد من إتمام جميع مهامك قبل الموعد النهائي؟

باتباع a عملية محسّنة. عندما تقوم بالتصغير ، يكون العمل نتيجة لكيفية عمل جميع العمليات التجارية معًا. إذا كانت جميع العمليات فعالة ، فهذا جيد. إذا كانت عملياتك غير فعالة ، فأنت في الأساس تضيع وقت وجهد الموظفين.

لتحقيق أقصى استفادة من العمليات التجارية ، يحتاج القادة إلى التفكير فيما يلي: تحسين العمليات التجارية.

كيف تبدأ معها؟ كيف يجب أن تختار أفضل مكدس تقني لتنفيذ استراتيجيات BPO المناسبة؟ سنلقي نظرة على كل شيء في المدونة أدناه.

ما هي العملية التجارية؟

عملية الأعمال هي تسلسل الخطوات والأنشطة والمهام التي تقوم بها الشركة لإنتاج منتج أو تقديم خدمة.

ما هي العملية التجارية؟

أنواع العمليات التجارية

تنقسم العمليات التجارية إلى ثلاثة أنواع رئيسية: التشغيل ، والإدارة ، والدعم.

العمليات التشغيلية ترتبط ارتباطًا مباشرًا بتسليم منتج أو خدمة. يتضمن ذلك أشياء مثل البيع وطلبات الشحن والرد على تذاكر دعم العملاء.

عمليات إدارية تتضمن التأكد من أن موظفيك يؤدون وظائفهم بشكل صحيح (وليس مجرد إضاعة وقتهم). وتشمل هذه أشياء مثل مراجعات الأداء ، وإجراء فصول تدريبية ، وإنشاء وظائف جديدة داخل الشركة.

يؤدي استخدام إطار عمل إدارة عمليات الأعمال إلى زيادة معدل نجاح المشروع بمقدار 70%.

عمليات الدعم تقديم الخدمات الأساسية للشركة نفسها (على عكس عملائها). يمكن أن تكون أي شيء بدءًا من أوراق الموارد البشرية وصولاً إلى تتبع حزم مزايا الموظفين وسجلات الرواتب.

عند إنشاء استراتيجية جديدة أو منقحة لمؤسستك ، من الضروري فهم كيفية تأثير كل عنصر من عناصر التدفق على الوظائف والأقسام الأخرى داخل شركتك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على ترقية سير عمل قسم ما ولكنك تتجاهل التأثير الذي سيحدثه على قسم آخر - مثل خدمات تكنولوجيا المعلومات - فقد ينتهي بك الأمر بمشكلة غير قابلة للحل في المستقبل.

تثق أكثر من 500 شركة في شبكات Nanonets لأتمتة أكثر من 30 مليون مستند سنويًا.

ابدأ الإصدار التجريبي المجاني or جدولة مكالمة لمعرفة كيف يمكنك أتمتة عمليات عملك في أقل من 30 دقيقة.

ما هو تحسين العمليات التجارية؟

يعد تحسين عمليات الأعمال (BPO) إستراتيجية لتحويل شركتك إلى شركة أكثر كفاءة وفعالية وربحية.

يتضمن تحديد العمليات التي تعتبر مركزية في عملك وتحسينها لتحقيق كفاءة وفعالية أفضل. وبهذه الطريقة ، يمكن أن يؤدي إلى خدمة عملاء أفضل وأسعار أكثر تنافسية - كل الأشياء التي تجعل العملاء يرغبون في القيام بمزيد من الأعمال معك بمرور الوقت.

لماذا تحتاج إلى تحسين إجراءات العمل؟

لماذا تحسين العمليات التجارية؟ الجواب يبدو بسيطا.

المنافسة شرسة. يحاول منافسوك كل شيء ليصبحوا أفضل ، وينبغي عليك ذلك أيضًا. يوفر تحسين إجراءات العمل مزايا متعددة يمكن أن تساعدك في التعامل مع المنافسة بثقة.

يزيد الكفائة

يمكن أن يساعدك تحسين إجراءات العمل على تقليل الفاقد وتحسين الجودة وزيادة السعة.

خفض التكاليف

عندما يتم تحسين عملياتك ، فإنك تكمل مهامك بأقل قدر ممكن من الموارد. هذا يقلل من تكلفة الإنتاج والتوزيع والدعم والإدارة من خلال تحسين العملية يمكن أن يساعدك على زيادة الربحية دون زيادة الأسعار أو تقليل معايير الجودة.

تقليل الأخطاء

عملية التحسين تسعى طرق مثل lean أو six sigma إلى جعل عملياتك خالية من الأخطاء عن طريق استبدال الجهود اليدوية بأتمتة ذكية أو إجراءات أخرى.

زيادة القدرات

يمكن أن يؤدي تحسين العمليات إلى زيادة كفاءة الموظفين. يمكن لتحسين عملية الأعمال تحديد الاختناقات في عملية الأعمال والسعي إلى تقليل هدر الموارد في أجزاء أخرى من العملية. على سبيل المثال. بدلاً من استخدام الموظفين لفرز المستندات ، يمكنك استخدام أنظمة إدارة المستندات لتصنيف المستندات.

زيادة الربحية

هذا يذهب دون أن يقول. يمكن أن يساعدك تحسين العمليات على تقليل التكاليف مع تحسين مستويات الإنتاج ، مما يجعل عمليات عملك أكثر ربحية.

دمج منصة Nanonets BPM مع أكثر من 5000 برنامج. أتمتة العمليات التجارية اليدوية في أقل من 30 دقيقة وتوفير 90٪ من الوقت و 80٪ من التكاليف. بدء نسخة تجريبية مجانية or طلب استدعاء.

فوائد تحسين عمليات الأعمال

يعمل تحسين عمليات الأعمال (BPO) على تبسيط عمليات عملك من خلال تحسين اعتماد التكنولوجيا الحديثة للتخلص من الاختناقات. دعنا نلقي نظرة على الفوائد التي يتم توفيرها باستخدام استراتيجيات BPO عبر مؤسستك.

التخفيف من المخاطر والاحتيال

يؤدي تحسين عملياتك إلى تقليل مخاطر الخطأ ومخاطر الاحتيال والانتهاكات التنظيمية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك عدد أقل من الأخطاء ، فيمكنك تركيز مواردك على المجالات التي تشتد الحاجة إليها.

تحسين القدرة على حل المشكلات

مهارات حل المشكلات الجيدة ضرورية للنجاح. من خلال تحسين كفاءة العمليات التجارية ، يمكن للشركة أثناء عملية التحسين ، اكتشاف طرق جديدة لحل المشكلات بشكل أسرع وأكثر كفاءة مما يؤدي إلى نتائج أفضل.

على سبيل المثال. بدلاً من دفع الفواتير مرة واحدة كل شهر بعد تصنيفها وتحليلها والموافقة عليها ، يمكنك استخدام منصة معالجة الفواتير الآلية لتحميل الفواتير ومعالجتها وتصنيفها والموافقة عليها ودفعها.

تعزيز الامتثال

الامتثال هو أحد أهم جوانب الأعمال. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال للوائح إلى فرض غرامات باهظة وعقوبات أخرى يمكن أن تؤثر بشكل خطير على أرباحك النهائية. ومع ذلك ، فإن الامتثال ليس دائمًا سهلًا أو غير مكلف.

على سبيل المثال ، إذا كنت شركة تأمين ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن عملية إعداد العملاء لديك لديها إجراءات KYC المناسبة والتحقق من المستندات. لذلك ، بدلاً من العمليات اليدوية ، يمكنك استخدام نظام أساسي مؤتمت للإعداد للاحتفاظ بسجلات جميع المستندات ، وتخزين المعلومات في تخزين آمن ، وتشفير المعلومات الواردة لمنع تسرب البيانات.

تحديث العمليات

تستخدم الشركات القديمة عمليات قديمة قد لا تكون الأفضل. ولكن لمجرد أنها "تعمل" لا يعني أنه يجب عليك الاستمرار في متابعتها. يمكن لتحسين عمليات الأعمال تحديد هذه العمليات وتحديثها لتحقيق أداء أفضل.

قم بالتبديل إلى Nanonets ، وهو برنامج إدارة عمليات أعمال سهل الاستخدام وخالي من التعليمات البرمجية يسمح لك بأتمتة عمليتك في 15 دقيقة.

5 خطوات لتحسين العمليات التجارية

اتبع هذه الخطوات الخمس لبدء عملية التحسين في عملك:

تحديد / رسمها

قبل أن تتمكن من تحسين العملية الخاصة بك ، يجب أن تعرف ما هي العملية وكيف تعمل. يتضمن ذلك تحديد مراحلها وخطواتها ومعالمها والمواد (أو المعلومات) المتضمنة في كل موقع. كلما زادت التفاصيل التي لديك حول كل مرحلة ، كان من الأسهل عليك إجراء التغييرات لاحقًا لتحسين الكفاءة أو تقليل التكاليف.

بمجرد تحديد العملية ، قم برسمها على الورق وحدد أي اختناقات أو مجالات أخرى يمكن تحسينها. من خلال القيام بذلك ، يمكنك معرفة ما إذا كانت هناك أي مجالات يتم فيها إنجاز الكثير من العمل أم لا.

إعادة التفكير

الخطوة الثانية في عملية التحسين هي إعادة التفكير. يتضمن هذا التساؤل عن سبب عملياتك الحالية ثم إجراء تغييرات بناءً على هذا التفكير. على سبيل المثال ، افترض أنك تستخدم حاليًا طريقة معينة لأنها كانت ممارسة معيارية في شركة أخرى أو لأن هذا هو ما كنت تفعله دائمًا. في هذه الحالة ، هذا مثال على عقلية معيبة.

إذا كنت تدير شركة ، فإنك تتخذ مئات القرارات بشأن تخصيص الموارد والأنشطة التي يجب التركيز عليها. يجب أن يكون هدفك هو تحسين الأداء من خلال اتخاذ قرارات أفضل - وإحدى طرق القيام بذلك هي من خلال تحسين العملية.

حلل

الخطوة التالية هي تحليل العملية. في هذه المرحلة ، تحتاج إلى تحديد الأنشطة المتضمنة بالضبط ، ومن سيقوم بها ، وكيف يتم تنفيذها. تحتاج أيضًا إلى تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تشير إلى وقت اكتمال العملية بنجاح. بمجرد أن تضع عملياتك وأنشطتك الحالية ، يمكنك البدء في البحث عن طرق لتحسينها.

إنسان آلي

استخدم نظام إدارة عمليات الأعمال لأتمتة العمليات التي قد تكون معقدة للغاية بحيث لا يمكن التعامل معها يدويًا. (ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك اختيار إدارة بعض هذه العمليات يدويًا.) على سبيل المثال ، إذا كان لديك العديد من الموظفين الذين يحتاجون إلى الموافقة على تقارير المصروفات قبل إرسالها للمعالجة ، فقم بإنشاء سير عمل الموافقة حيث تكون موافقة كل موظف مطلوبة قبل متابعة العملية. كل شيء يحدث تلقائيًا ويمكن تتبعه من البداية إلى النهاية.

مراقبة

المراقبة جزء أساسي من عملية التحسين. تحدث المراقبة أثناء العملية ، لذا فهي ليست مجرد تشريح لما حدث. بدلاً من ذلك ، يسمح لك بالمراقبة وإجراء التغييرات بسرعة ، مما قد يكون مفيدًا جدًا في منع حدوث الأخطاء مرة أخرى. إذا كان فريقك يراقب سير العمل عن كثب ، فيجب أن يكون قادرًا على تحديد المشكلات المحتملة قبل أن تصبح مشكلات لشركتك أو عملائك.

ما الذي يمنعك من أتمتة عمليات عملك؟ قم بالتبديل إلى شبكات Nanonets واستمتع بأسعار شفافة وواجهة مستخدم سهلة الاستخدام ودعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

ابدأ الإصدار التجريبي المجاني or تحدث إلى فريقنا.

Nanonet لتحسين عمليات الأعمال

Nanonets هو برنامج أتمتة سير العمل القائم على الذكاء الاصطناعي مع برنامج OCR المدمج. يمكن للشبكات النانوية أتمتة أي عمليات يدوية بدون تدفقات عمل قائمة على قواعد التعليمات البرمجية في 15 دقيقة.

مع أكثر من 5000+ تكامل ، تجعل الواجهة سهلة الاستخدام والنماذج المدربة مسبقًا من السهل عليك رقمنة عملياتك اليدوية. توفر Nanonets دعمًا للعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وتجربة مجانية ، ومساعدة كاملة في الترحيل لجميع العملاء.

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

يمكنك استخدام شبكات النانو في:

تجهيز الفاتورة
استخراج البيانات من ملفات PDF أو الصور أو المستندات المكتوبة بخط اليد
أتمتة الحسابات الدائنة
أتمتة سير العمل
الدفع الآلي للفواتير
عمليات الموافقة
أتمتة ذكي

و اكثر. أي عملية يدوية تتبع مجموعة من القواعد ، يمكنك أتمتة باستخدام شبكات النانو.

ما الذي يمنعك من أتمتة عمليات عملك؟

قم بالتبديل إلى شبكات Nanonets واستمتع بأسعار شفافة وواجهة مستخدم سهلة الاستخدام ودعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

ابدأ الإصدار التجريبي المجاني or تحدث إلى فريقنا.

كيف تختار البرنامج المثالي لتحسين العملية؟

يعد برنامج تحسين عمليات الأعمال اتجاهًا متزايدًا في التسويق الرقمي. إنها طريقة لأتمتة عملية تحسين مواقع الويب الخاصة بالعميل والصفحات المقصودة ، بما في ذلك كيفية هيكلها والمحتوى الذي تستخدمه. يساعد برنامج التحسين الشركات على الوصول إلى جمهورها المستهدف بأقل جهد وتكاليف أقل مما يمكن أن يكون ممكنًا من خلال أتمتة هذه العملية.

حدد احتياجاتك

قبل اختيار البرنامج المناسب لعملك ، يجب أن تفهم أهدافك. على سبيل المثال ، هل ستستخدمه لأغراض إعداد التقارير؟ هل تريد تحديد الفرص بناءً على البيانات التاريخية؟ أو هل تريد أن تكون قادرًا على إجراء تغييرات في الوقت الفعلي بناءً على البيانات الحية؟ بمجرد تحديد ذلك ، ضع في اعتبارك مقدار البيانات التي يمكن معالجتها في أي وقت معين والوقت الذي يستغرقه البرنامج لإنشاء التقارير.

أخيرًا ، فكر في مدى أهمية سهولة الاستخدام لكل جزء من البرامج. بعض الأدوات أسهل من غيرها وتقدم المزيد من الميزات إذا لم تكن سهلة الاستخدام. على سبيل المثال ، قد تتطلب الأدوات الأكثر وضوحًا المزيد من الخطوات أو التدخل اليدوي ، بينما سيسمح البعض الآخر للمستخدمين بالوصول إلى واجهة ويب بسيطة دون الحاجة إلى قدرات تقنية متقدمة.

قم بإنشاء قائمة مختصرة من حلول التحسين

تعد القائمة المختصرة لبائعي البرامج مكانًا جيدًا للبدء. يمكنك العثور عليها من خلال البحث في الويب أو سؤال زملائك. عندما تقوم بفحص مواقع الويب الخاصة بهم ، ابحث عن ما يلي:

قائمة بالميزات والفوائد التي ستلبي احتياجات التحسين الخاصة بك
معلومات التسعير
خيارات الترخيص ، بما في ذلك الحلول المستندة إلى السحابة (إن وجدت)
خيارات دعم العملاء

افهم الوقت والميزانية المطلوبين للتنفيذ

قبل أن تبدأ في البحث عن برنامج التحسين المثالي ، يجب أن تفهم مقدار الوقت والميزانية المطلوبين لتنفيذ البرنامج. هذا يعني النظر في مقدار الوقت الذي سيستغرقه موظفوك في العمل على سرعة النظام الجديد ومدة الوقت قبل أن ترى نتائج ملموسة من عملهم.

من المهم أيضًا مراعاة ما إذا كانت هناك أي تكاليف إضافية مرتبطة بتنفيذ حل التحسين أم لا. على سبيل المثال ، قد تطلب بعض الشركات خادمًا مخصصًا لأن لديها أحجام مرور عالية وخوارزميات معقدة يتم تشغيلها كل يوم.

تحديد البائع المناسب

يقدم البائع الجيد نسخة تجريبية مجانية ولديه نموذج دعم لمساعدة العملاء على النجاح. من المهم أيضًا أن تفهم تكلفة استخدام البرنامج ، وكذلك كيف تبدو خرائط طريق المنتج المستقبلية وما إذا كانت هناك أي خطط للترقيات. يمكن القيام بذلك من خلال التحدث مع مراجع العملاء أو التحقق من المراجعات على مواقع الجهات الخارجية مثل G2 Crowd أو Capterra أو TrustRadius ، والتي توفر معلومات مفصلة حول منتجات وخدمات البائعين.

يمكن أن يكون برنامج التحسين أداة قوية.

يعد برنامج التحسين أكثر فاعلية لمواقع الويب التي تعمل بالفعل بشكل جيد. يمكن أن يساعدك على تحسين إستراتيجية تحسين محركات البحث الحالية من خلال توفير البيانات والأفكار حول كيفية عثور الأشخاص على موقع الويب الخاص بك وأين يمكن إجراء التحسينات. يمكن أن تكون أداة قوية في ترسانة التسويق الرقمي الخاصة بك ، ولكن لها بعض القيود. ليس بالضرورة أن يكون برنامج التحسين هو الخيار الأفضل لجميع مواقع الويب ، حيث قد يكون معقدًا جدًا أو مكلفًا لبعض الشركات. سيستغرق الأمر أيضًا وقتًا وجهدًا لتنفيذ التحسين بنجاح على موقع الويب الخاص بك.

في النهاية ، تحتاج إلى اتخاذ القرار الأفضل لعملك. إذا كنت شركة جديدة ، فإن معرفة نوع البرنامج الذي سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لك قد يمثل تحديًا. ومع ذلك ، من الضروري البحث ومعرفة المزيد حول كيفية الاستفادة من كل أداة تحسين لشركتك قبل اتخاذ أي قرارات نهائية.

استخدم قوالب جاهزة وأتمتة عمليات عملك في 15 دقيقة.

ابدأ الإصدار التجريبي المجاني or استشر فريق الخبراء لدينا مجانًا.

وفي الختام

إذا كنت ترغب في إدارة مشروع تجاري ناجح ومربح ، يجب أن تفهم وترتب أولويات التحسين المستمر. لتنفيذ تحسين العملية ، يجب عليك تقييم أدائك الحالي وتحديد الاختناقات واكتشاف أسبابها. بعد ذلك ، تعاون مع فرقك لمواجهة التحديات وجهاً لوجه وتقييم النتائج.

من خلال تحليل فعالية عملياتك بانتظام ، ستكون قادرًا على التخلص من حواجز الطريق للنجاح وتمكين موظفيك من تحقيق نتائج أعلى.