هل أفرطنا في تناول البرامج؟

لقد مر أكثر من عقد بقليل منذ شهرة مارك أندريسن أعلن أن البرنامج كان يأكل العالم. لقد كان محقا. الآن ، نحن في مرحلة جديدة: هناك برنامج قوي في كل مكان ننظر إليه ، و كنا نستهلك it دون اعتبار كبير للتأثيرات طويلة المدى. لدرجة أننا نواجه اليوم سؤالًا مثيرًا للسخرية: هل تناولنا وجبة دسمة؟ 

من المؤكد أن لوحاتنا مليئة بكل أنواع التطبيقات التي يمكن تخيلها ، وكلها مغرية للغاية. هل تعرف عدد التطبيقات التي قمت بالتسجيل فيها من قبل؟ ربما العشرات ، أو حتى المئات؟ متوسط ​​عدد التطبيقات المنشورة لكل عميل Okta ارتفع بنسبة 22٪ 4 سنوات الماضية. غالبًا ما يمزح رؤساء تكنولوجيا المعلومات الذين أتحدث معهم من أن شركاتهم لديها تطبيقات SaaS أكثر من الموظفين.

هذه يمكن تكون مشكلة وانت ينبغي تهتم بهذا. المنظمات التي تترك شهيتها تنمو دون رادع تواجه ثلاثة مخاطر رئيسية:

• التكاليف: مع تحول العمل عن بُعد إلى المعيار ، رأينا أن البرامج أصبحت ثاني أكبر خط نفقات للعديد من الشركات. لكن، ما يصل إلى 25٪ من تطبيقات SaaS والتراخيص غير مستخدمة. إذا كان أكبر مصروفين لشركتك هما الأشخاص والتكنولوجيا ، فأنت تهدر مجموعة من المال على أحد أعلى نفقاتك.
• مخاطر الامتثال: لبيع البرامج المستندة إلى السحابة أو تخزين بيانات العميل في السحابة ، يجب أن تصبح متوافقًا مع SOC2- أو ISO 27001- أو حتى تظل متوافقًا مع SOX. فكر في شركتك وبياناتها كقلعة. أنت بحاجة إلى أن تثبت للمراجعين أنها محمية بشكل جيد. الآن ، تخيل كل تطبيق على أنه نافذة أو مدخل أو جسر أو نقطة دخول إلى قلعتك. كلما زاد عدد التطبيقات ، زاد التدقيق الذي ستتلقاه من المراجعين.
• كفاءة العملية: يتمثل الاختلاف بين طاهٍ جيد وطاهٍ من الطراز العالمي في كيفية إدارتهم لموظفيهم للتعامل مع جميع المكونات الموجودة في متناول اليد. من المؤكد أن فريقك لا يتعاون بشكل جيد عندما يستخدمون أنواعًا متعددة من نفس التطبيق ، مثل Monday أو Jira أو Asana أو ClickUp. أيضًا ، تنمو تذاكر الدعم الداخلي بشكل كبير مع عدد التطبيقات المستخدمة.

ومع ذلك (ودفع استعارة الطعام خطوة إلى الأمام) ، العديد من التطبيقات التي تستخدمها شركتك بالفعل . مكونات بناء منتج رائع. بعد كل شيء ، بناء شركة تكنولوجيا أمر معقد. وللقيام بذلك بشكل فعال ، فأنت بحاجة إلى المكونات والأدوات المناسبة. ومع ذلك ، فإن الحيلة للاستفادة منها - لتصبح مطعمًا برمجيات من فئة 3 نجوم ميشلان - هي التفكير في كيفية إدارة جميع برامجك ببراعة. 

إحدى طرق تحقيق ذلك ، لإطلاق العنان لإمكانات شركتك الكاملة من خلال التكنولوجيا ، هي تغيير أولويات تكنولوجيا المعلومات والأمن والمشتريات - الفرق التي تهتم بشكل عام بعمليات البرامج. بدلاً من جعلهم يقومون بإصلاح المشكلات (مثل حل تذاكر تكنولوجيا المعلومات) ، ساعدهم في إنشاء بنية تحتية تمكن الموظفين من تشغيل البرامج بأنفسهم وأن يصبحوا القوى العاملة ذاتية الحكم.

• التطبيقocalypse. أو هو …؟

لكن أولاً: كيف وصلنا إلى هنا ، حتى يومنا هذا عندما تعيش الشركات على SaaS وتعيش من خلال ما أشير إليه مازحين باسم التطبيقocalypse؟ ما هي أسباب إدمان برامجنا؟

تشتمل تجربة المستخدم الأفضل للبرامج الحديثة على برامج مؤسسية تقليدية غير مجمعة

يستخدم الموظفون المزيد والمزيد من التطبيقات المتخصصة لتحقيق النجاح في العمل. نحن تستخدم في استخدام منتجات Microsoft لكل شيء تقريبًا. الآن ، نستخدم Airtable بدلاً من Excel ، Notion بدلاً من Word ، Pitch بدلاً من PowerPoint. لوضع بعض الأرقام وراء ما يراه الكثير منا في حياتنا اليومية: أكثر من 42٪ من عملاء Okta Office365 يقوم الآن أيضًا بنشر Zoom بدلاً من استخدام Microsoft Teams فقط ، ويستخدم 26٪ منهم أيضًا Box على الرغم من امتلاك OneDrive.

يستخدم الأفراد المزيد من التطبيقات نظرًا لاعتمادها السهل والمجاني

تقليديًا ، تم بيع منتجات المؤسسات من أعلى إلى أسفل: قرر رئيس قسم المعلومات شراء Salesforce أو Microsoft Office وأصبحوا بمثابة الإعدادات الافتراضية للشركة بأكملها. لكن الشركات الناشئة مثل Slack و Dropbox شائع النمو التصاعدي، و اليوم، 67٪ من الشركات المطورة (مثل Datadog أو AWS) لديك خطة مجانية أو نسخة تجريبية. لسنا بحاجة إلى إجراء مكالمة مع مندوبي المبيعات أو طلب إذن من قسم تكنولوجيا المعلومات بعد الآن - نحن ببساطة قم بالتسجيل للحصول على الإصدار المجاني من الأداة.

باختصار: التطبيقات موجودة هنا وهناك وفي كل مكان. ولكن هل بالغنا في ذلك؟ هل نحن ، في الواقع ، نستخدم الكثير من التطبيقات؟ أنا لا أعتقد ذلك. على العكس من ذلك، يمكن أن يمنحنا البرنامج قوى خارقة لدفع الأعمال إلى الأمام بشكل أسرع. 

تعامل مع التكنولوجيا كقائد أعمال

فكر في سيارتك. يتطلب أجزاء 30,000 لإنشاء سيارة واحدة فقط. ولكن بدلاً من تقليص عدد الأجزاء ، طور مصنعو السيارات الطريقة الأكثر فعالية لتجميع السيارة. جاء الابتكار من كيفية جمع الأجزاء المختلفة معًا. على سبيل المثال ، ملف نظام إنتاج تويوتا، المعروف أيضًا باسم "التصنيع الخالي من الهدر" ، أصبح أحد العوامل التنافسية الأساسية لتويوتا. مبدأ واحد كان لتقليل النفايات وتحسين العمليات باستمرار عن طريق جلب المشاكل إلى السطح بسرعة. تم استلهام تطوير البرمجيات الرشيقة ومنهجية "بدء التشغيل الخالي من الهدر" من نظام تويوتا "للبناء والقياس والتعلم". 

على غرار تويوتا ، يجب على الشركات التفكير في كيفية تغيير مبادئ التشغيل الخاصة بهم حول البرامج وتحويلها إلى التفاضل التنافسي. الأساليب التقليدية لإدارة التكنولوجيا ليست كافية. غالبًا ما تعتقد الشركات أن المركزية هي الحل ، لكنها في هذه الحالة ليست كذلك. هناك ببساطة عدد كبير جدًا من التطبيقات التي لا يمكن التعامل معها ، بالإضافة إلى عوامل أخرى مثل الأمان والامتثال.

إدارة البرامج المركزية هي العدو

في عام 1944 ، وكالة المخابرات المركزية نشر دليل حول كيفية تخريب مكان عملك. كانت النقطة رقم 1 هي عدم اتخاذ الاختصارات مطلقًا والانتقال دائمًا عبر "قناة" مركزية. فكر في آخر مرة احتجت فيها إلى الوصول إلى تطبيق أو إذن. كان عليك المرور عبر قناة تم إنشاؤها بواسطة بطاقة تكنولوجيا المعلومات ، وكنت عالقًا في الانتظار. أو ماذا عن آخر مرة احتجت فيها لشراء برنامج جديد؟ يمكن يستغرق من 2 إلى 3 أشهر حتى تحصل على جميع الموافقات اللازمة لشراء التطبيق. 

إليك سبب عدم نجاح المركزية ، ولماذا يمكن أن تخطئ طرق إصلاحها الهدف.

المركزية تخلق اختناقات

يتم شراء وإدارة أكثر من نصف التطبيقات من قبل خبراء متخصصين في فرق مختلفة - يرغب العديد منهم فقط في الحصول على أدواتهم والبدء في العمل. ومع ذلك ، تحتاج الإدارات مثل تكنولوجيا المعلومات أو الأمن أو المشتريات إلى المساعدة في معظم هذه الطلبات. مما نراه ، يرتبط ما بين 40٪ و 60٪ من جميع تذاكر تكنولوجيا المعلومات بمشاكل الوصول إلى البرامج ، والتي ، في المتوسط ​​، تستغرق حوالي 19 ساعة لحلها. الموظفون عالقون في الانتظار ، والمسؤولون ينهارون بسبب الأعمال المزدحمة مثل إنشاء الحساب. يزيد حمل الإدارة مع كل تطبيق إضافي. 

المركزية تؤدي إلى تسرب الدلاء

تعمل الشركات أيضًا على مركزية الإشراف للتخفيف من مخاطر التكلفة أو الامتثال أو الأمان. المنطق سليم ، حيث لا ينبغي للموظفين شراء برامج مكررة أو تلقي أذونات إدارية زائدة. ومع ذلك ، فإن مراجعة مئات التطبيقات والآلاف من الحسابات ليست قابلة للتطوير باستخدام نهج مركزي - فهي تخلق حاويات متسربة ، حيث لا يزال الموظفون يتلقون ويحتفظون بوصول غير ضروري إلى التطبيقات دون علم أي شخص. فمثلا، 25٪ أو أكثر من البرامج لا يتم استخدامه في معظم الشركات. أو ، أظهر فريق الأمن في Segment العام الماضي ذلك 60٪ من أدوارها الإدارية البالغ عددها 669 لم تستخدم بنشاط.

المزيد من عدد الموظفين ليس هو الحل

في كثير من الأحيان ، تعترض فرق العمليات على أنها ليست ممولة بشكل جيد مثل الأقسام الأخرى ، مما يجعلها تتحرك بشكل أبطأ مما تريده بالفعل. لذا ، لماذا لا نزيد عدد المسؤولين باستمرار مع عدد التطبيقات التي نستخدمها؟ ومع ذلك ، فإن المشكلة تكمن بالضبط في هذا السؤال ومع افتراض أن المشكلة لا يمكن حلها إلا من خلال مركزية المساعدة والإشراف. إنه حل لا يتسع نطاقه.

مركزية إدارة البرمجيات شيء غريب. إنه يحاول جعل الأمور أسهل ولكنه ، بطريقة ما ، يجعل الأمور أسوأ للجميع مع زيادة عدد التطبيقات. لذا، كيف يمكننا إعادة تصور أدوار الفرق التي تهتم بعمليات البرامج - وهي تكنولوجيا المعلومات والأمن والمشتريات؟

اجعل المسار المتوافق هو المسار السهل

لنواجه الأمر: سيأخذ الموظفون دائمًا أسهل طريق لتحقيق القيمة. إذا ظل أسلوبك في إدارة البرامج مركزيًا مع الكثير من الاختناقات ، فسيستمر الموظفون في العمل حول سياساتك من خلال القيام بأشياء مثل شراء البرامج سراً. إنها حلقة مفرغة. لكي يتصرف العديد من الأفراد بمسؤولية - ولتغيير العلاقة بين تكنولوجيا المعلومات / الأمن / المشتريات وبقية المنظمة - يجب أن يصبح المسار المتوافق هو المسار الأكثر ملاءمة. 

الحكم الذاتي هو النهج الجديد لإدارة البرمجيات

يمكن أن تحدث معالجة هذا التعقيد فقط إذا أعطينا السيطرة والمسؤولية للموظفين وفرقهم. بدلاً من تقديم الطعام للناس ، فأنت تعلمهم كيفية الطهي دون حرق أنفسهم. في الأساس ، الهدف هو إيجاد طريقة يتم فيها مواءمة الحوافز بحيث يقوم الموظفون الذين يتصرفون بأكثر الطرق أمانًا وفعالية من حيث التكلفة أيضًا بحل مشكلاتهم الخاصة بسرعة أكبر. 

نحن بالفعل مشروطون للقيام بذلك بنفسك عندما يتعلق الأمر بشراء الطعام والغاز - وحتى التسجيل في رحلة طيران - فلماذا لا مع إدارة برامج المؤسسة؟ بدلاً من طلب الدعم من قسم تكنولوجيا المعلومات (أو العمل من خلال "القنوات" ، كما وصفته وكالة المخابرات المركزية في دليلها حول التخريب في مكان العمل) ، يمكن لتكنولوجيا المعلومات أن تمكن الموظفين من مساعدة أنفسهم بسرعة ومسؤولية. بدلاً من أن تكون ذراع التنفيذ المركزي ، يجب أن يصبح الأمان والمشتريات وتكنولوجيا المعلومات النظام الأساسي الداخلي للشركة تمكن الموظفين مع البنية التحتية المناسبة.

الأتمتة رائعة ، لكنها تتطلب دعمًا مركزيًا وهذا لا يتسع لمئات التطبيقات.

يعد اعتماد عملية وهيكل للحكم الذاتي مشكلة مهمة يجب حلها لأنها تؤثر بشكل مباشر على المحصلة النهائية. المنظمات التي لا تركز على التطور من إعدادها المركزي النظامي إلى واحد من الخدمة الذاتية تخاطر بإهدار مبالغ ضخمة من المال على البرامج غير المستخدمة ، وإحباط تدقيق الامتثال التالي ، وتشغيل المؤسسة بأكملها بشكل غير فعال. انه أولوية القيادة لتغيير كيفية عمل مؤسستك ، حتى تتمكن من إطلاق العنان لإمكاناتها الكاملة من خلال استخدام تطبيقات الجهات الخارجية بشكل استراتيجي بدلاً من أن تطغى عليها.

السؤال الذي يجب أن تطرحه الشركات على نفسها هو كيفية تشفير الخدمة الذاتية في أكبر عدد ممكن من الأماكنe. على سبيل المثال:

• بمجرد أن ينشئ قسم تكنولوجيا المعلومات مهام سير عمل حول من يجب أن يوافق على التطبيق ، يمكن للموظفين طلب التطبيقات أو الأذونات أو الأدوات الداخلية أو حتى موارد المطورين دون مساعدة تكنولوجيا المعلومات. 
• إذا كان نظام الشراء يبني نظامًا حول من يحتاج إلى الموافقة على نوع شراء البرنامج ، فيمكن للموظفين المضي قدمًا واستخدام نظام الخدمة الذاتية هذا. 
• إذا كان الأمان يطبق طريقة لمنح الوصول إلى التطبيقات الحساسة أو الأذونات فقط لفترة زمنية معينة ، فلن يحتاجوا إلى مراجعة الوصول مركزيًا طوال الوقت.

ادمج الحكم الذاتي في أهدافك

كل هذه الأمثلة تبين كيف دور فرق تشغيل البرامج يمكن أن يتغير: بدلاً من حل تذاكر الدعم أو التنبيهات ، يمكنهم التركيز على تشفير النظام بالطريقة الصحيحة وتدريب المنظمة بأكملها على طول الطريق. أبعد من ذلك ، هناك نهج آخر لتغيير إدارة التكنولوجيا من خلال قوة عاملة ذاتية الحكم شجع جميع قادة فريقك عبر مؤسستك إلى دمج الخدمة الذاتية في الأهداف والأهداف الرئيسية or V2MOM . 

على سبيل المثال ، عادةً ما يكون لتكنولوجيا المعلومات هدف يتمثل في تقليل متطلبات عدد الموظفين التشغيليين من خلال الأتمتة. الأتمتة رائعة ، لكنها تتطلب دعمًا مركزيًا وهذا لا يتسع لمئات التطبيقات. بدلاً من ذلك ، يمكن أن تحاول تكنولوجيا المعلومات تقليل متطلبات عدد الموظفين التشغيليين من خلال الخدمة الذاتية. أو ، يضيف قسم تكنولوجيا المعلومات أحيانًا هدفًا حول تقليل الوقت المستغرق للرد على التذاكر. مرة أخرى ، يتم تحقيق هذا الهدف على أساس افتراض أن المساعدة تحتاج إلى أن تكون مركزية. بدلاً من ذلك ، حاول إضافة هدف لتقليل النسبة المئوية للطلبات التي لا تتطلب لمسة أولى من قسم تكنولوجيا المعلومات.

Up إلى 25٪ من تطبيقات SaaS والتراخيص غير مستخدمة. إذا كان أكبر مصروفين لشركتك هما الأشخاص والتكنولوجيا ، فأنت تهدر مجموعة من المال على أحد أعلى نفقاتك.

يمكن أن يبدأ الحكم الذاتي أيضًا بـ تمرين صغير لتقليل الإنفاق على SaaS. تعد إدارة مئات البائعين مركزيًا أمرًا مستحيلًا ، ولكن قد يكون من المفيد القيام بشيء بسيط مثل إرسال بريد إلكتروني لكل مستخدم Outreach.io أو Smartsheet يوضح أنك تحاول التوفير في إنفاق البرامج. اطلب 👍 إذا لم يستخدموا البرنامج بعد الآن حتى تتمكن من استعادة الترخيص.

أو، اطلب من جميع مسؤولي تطبيقك المساعدة في تقليل الإنفاق الزائد. أنشئ جدول بيانات مشتركًا لتطبيقات البرامج والتكاليف السنوية ، ثم اطلب منهم تقليل أكبر قدر ممكن من التكلفة إما عن طريق إزالة التراخيص أو إلغاء التطبيقات تمامًا. لجعل هذا تحديًا للفريق ومواءمة الحوافز ، قدم جائزة لكل تطبيق غير مستخدم أو فائض عن الحاجة يحذفونه ، وحافزًا نقديًا للمسؤولين الثلاثة الأوائل الذين يقللون من إنفاق SaaS أكثر. يمنحك هذا النهج لمحة أولية عما يعنيه أن يكون لديك قوة عاملة ذاتية الحكم.

هل نحن ممتلئون بعد؟

إن بناء شركة تكنولوجيا أمر معقد - خاصة اليوم. بدلاً من التحسر على جميع الأدوات التي نستخدمها ، قد يؤدي الاستخدام الأفضل للطاقة إلى إنشاء طريقة فعالة لإدارة كل من أدواتك والعمليات الأساسية الخاصة بها. يمكن أن يصبح تمكين فرقك وموظفيك من خلال الحوكمة الذاتية عامل تمييز تنافسي. لن يشعر الموظفون فقط بأنهم جزء لا يتجزأ من العملية ، وبالتالي سيكون لهم مصلحة في نجاحها ، ولكن أولئك العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات والأمن والمشتريات سيصبحون عناصر تمكين حقيقية بدلاً من حل التذاكر أو أدوات حل التنبيهات. 

لذا ، نعم ، قد يكون لدينا بوفيه SaaS كل ما يمكنك تناوله أمامنا ، لكن لدينا الأدوات والمعرفة لإشباع شهيتنا وجعل كل هذه الخيارات تعمل لصالحنا. يتطلب الأمر فقط قوة الإرادة لتغيير علاقتنا بالبرنامج.

تم النشر في 27 سبتمبر 2022