القضاء على مشاكل الإبلاغ في نهاية الشهر باستخدام أتمتة AP (كيم ألبريشت)

تعد نهاية الشهر وقتًا عصيبًا للعديد من إدارات الحسابات الدائنة. يمكن أن يكون إنشاء التقارير الختامية مهمة رتيبة وتستغرق وقتًا طويلاً ، خاصة بالنسبة لأولئك الذين لا يزالون يعتمدون على العمليات اليدوية لإنجاز المهمة.

لحسن الحظ ، يستيقظ عدد متزايد من المنظمات على حقيقة أنه ليس من الضروري أن يكون الأمر على هذا النحو. أثناء الوباء ، أعاد العديد تقييم عملياتهم واكتشفوا بسرعة القيمة التي يمكن أن تحققها أتمتة الحسابات الدائنة ، ليس فقط
عندما يتعلق الأمر بتبسيط العمليات ودعم التعاون عن بُعد ، ولكن أيضًا البقاء على رأس البيانات في الوقت الفعلي. فيما يلي بعض الطرق العديدة التي تساعد على تحقيق ذلك.

توفير الوقت والموارد

تساعد أتمتة AP على زيادة كفاءة ودقة تقارير نهاية الشهر بعدة طرق. واحدة من أكثرها تأثيرًا هي من خلال أتمتة العديد من العمليات اليدوية المملة المتضمنة في إعداد تقارير نهاية الشهر. تستغرق هذه العمليات بلا داع
توفير قدر كبير من الوقت ، مما يجعل فرق AP في المكتب الخلفي أطول بكثير من اللازم. كما أنهم أكثر عرضة للخطأ البشري ، خاصة أثناء الاندفاع لتلخيص البيانات المالية في نهاية كل شهر. ومع ذلك ، فإن العديد من العمليات
المشاركة ، من مطابقة الفواتير إلى التحقق من البيانات ، يمكن أن تتم آليًا بسرعة وسهولة ، مما يوفر وقتًا ثمينًا مع التخلص في الوقت نفسه من الأخطاء المكلفة.

يمكن أيضًا استخدام أتمتة AP لتوحيد إجراءات إعداد التقارير اليدوية. تختلف العديد من هذه الإجراءات بشكل كبير اعتمادًا على من يقوم بتنفيذها ، مما قد يؤدي سريعًا إلى الارتباك والأخطاء من قبل أعضاء الفريق الآخرين. توحيدها من خلال مركزية
تساعد أتمتة AP المؤسسات على ضمان بقاء الجميع دائمًا على نفس الصفحة المالية. علاوة على ذلك ، توفر الإجراءات الموثقة جيدًا أعلى مستوى من السرعة والدقة عند معالجة تقارير إقفال نهاية الشهر ، بالإضافة إلى عمليات التدقيق الأخرى.

تبسيط إدارة البيانات والأشخاص

هناك اعتبار رئيسي آخر أثناء إعداد التقارير في نهاية الشهر وهو البيانات نفسها ، والتي غالبًا ما يتم دفنها أو تأخيرها في ظل العمليات الورقية اليدوية. تعمل أتمتة AP على إنشاء رؤية أكبر بكثير من خلال التخلص من الفواتير الورقية ، وتقديم تقارير في الوقت الفعلي ،
وإنشاء تقارير جاهزة للاستخدام ومخصصة لإغلاق نهاية الشهر / السنة. نتيجة لذلك ، تكون البيانات ذات الصلة دائمًا في متناول أصحاب المصلحة المناسبين عند الحاجة.

يمكن استخدامه أيضًا لتحسين تعاون الفريق. تعتمد عمليات AP الفعالة على أعضاء الفريق الذين يعملون معًا لتسليم المشاريع بسرعة وكفاءة. تتيح أتمتة AP ذلك عن طريق إنشاء الشفافية عبر الفرق ، حتى يفهمها الجميع
المسؤوليات الموكلة لبعضها البعض. كما أنه يدعم التعاون ، بغض النظر عن الوقت أو الظروف أو الموقع ، مع الموافقة على الفواتير والاستفسارات التي يتم حلها في ثوانٍ أو دقائق ، بدلاً من أيام أو أسابيع.

قيادة الكفاءة التشغيلية في جميع أنحاء الأعمال

يعد تحسين الكفاءة في كل جانب من جوانب العمليات أمرًا بالغ الأهمية للبقاء قادرًا على المنافسة في سوق عالمي دائم التطور. تؤدي أتمتة AP المهام التي يمكن أن تستغرق ساعات عديدة من وقت الموظف لإكمالها بسلاسة. يمكنه أيضًا إجراء ذلك في الوقت الفعلي ،
من أي جهاز أو موقع ، في بيئة تعاونية وآمنة ، مما يوفر الوقت والمال مع زيادة الكفاءة والإنتاجية.

يمكن لأتمتة AP أن تجعل تقارير الإغلاق في نهاية الشهر غير مؤلمة - إذا تم تنفيذ العمليات الصحيحة. الهدف النهائي من أي أتمتة هو التخلص من مطاردة الورق المربكة المرتبطة بالمعالجة اليدوية ودعم التعاون في الوقت الفعلي من
اي موقع. لا يؤدي هذا فقط إلى تحرير أعضاء الفريق للعمل على أنشطة أكثر إستراتيجية وابتكارًا ، ولكنه أيضًا يضع البيانات المالية الهامة في متناول أولئك الذين يحتاجون إليها ، عندما يحتاجون إليها ، مما يسمح باتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة.
على جميع مستويات العمل.