كل ما تحتاج لمعرفته حول أوامر الشراء

إذا كان هناك مستند واحد يعمل كنقطة مرجعية لأقسام المشتريات ومراقبة الجودة والإدارة والمالية لشركة ما ، فهو أمر الشراء - وغالبًا ما يُشار إليه على أنه أمر الشراء.

سواء كان عملك كبيرًا أو صغيرًا ، يلعب أمر الشراء دورًا رئيسيًا في تتبع مخزونك ، وضمان معايير الجودة لمنتجك أو خدمتك وفعالية التخطيط المالي الخاص بك.

ما هو طلب الشراء؟

أمر الشراء هو مستند شراء تقدمه شركة مع تفاصيل العناصر التي سيتم شراؤها لغرض الإدارة أو الإنتاج أو الخدمة. يحتوي أمر الشراء على تفاصيل حول نوع وكمية المنتجات / الخدمة التي سيتم شراؤها ، والمواصفات الفنية ، والسعر ، وتاريخ وعنوان التسليم ، والوقت المحدد للإلغاءات المحتملة ، وشروط الدفع ، وشروط وأحكام أخرى.

في الشركات الصغيرة ، يتم رفع أمر الشراء من قبل صاحب العمل أو الرئيس التنفيذي. في المنظمات الكبيرة الشراء أو طلب شراء عادة ما يتم رفعها من قبل مديري القسم وإرسالها إلى رئيس المشتريات أو المدير المالي للشركة ، والذي يقوم بدوره بإصدار أمر شراء. أمر الشراء هو بداية معاملة بين المشتري والبائع.

الوضع القانوني لأوامر الشراء

أمر الشراء في حد ذاته هو مجرد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها تقدم. ومع ذلك ، عندما يوافق البائع أو البائع عليه ويوقع عليه ، يصبح طلب الشراء عقدًا ملزمًا. عندئذ يكون البائع ملزمًا قانونًا بتسليم العناصر التي يطلبها المشتري وفقًا لإرشادات طلب الشراء ؛ ويلتزم المشتري بتسوية المدفوعات وفقًا للجدول الزمني المذكور. يعتبر أمر الشراء المؤكد قانونيًا إلى الحد الذي يمكن استخدامه كضمان من قبل المؤسسات المالية لتوفير التمويل التجاري لعملك.

---

هل تبحث عن أتمتة عمليات AP اليدوية الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

جدولة عرض توضيحي

---

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي طلب دفع يقدمه البائع / البائع للوفاء بأمر الشراء. إنها الفاتورة ، وتستند إلى أمر الشراء وتحتوي عادةً على رقم أمر الشراء إلى جانب رقم الفاتورة وقائمة أسعار مفصلة. يتم عمل الفاتورة وفقًا لشروط الدفع المذكورة في أمر الشراء. إذا التزم المشتري بدفع دفعة مقدمة ، يتم رفع الفاتورة قبل شحن العناصر ؛ خلاف ذلك ، يتم تسليم الفاتورة مع العناصر المشتراة. المشتري ملزم قانونًا بإجراء المدفوعات وفقًا لشروط طلب الشراء. (ما هي الفاتورة الأولية؟)

على سبيل المثال ، Bill White ، و المصادر والمشتريات مدير فندق من فئة الخمس نجوم ، يحصل على طلب شراء من طاهي المعجنات لصانع كعكة الوفل وصناديق الخبز وقوالب الشوكولاتة. يقوم بيل وايت بتعبئة طلب شراء بمواصفات واضحة للمعدات المطلوبة وتاريخ التسليم والسعر المتوقع وإرساله إلى شركة معدات المطابخ.  

تستلم شركة معدات المطبخ أمر الشراء وتؤكد أنها تستطيع الوفاء بالطلب. يقومون بشحن الطلب مع فاتورة إلى Bill White. عند وصول الشحنة ، يقوم بيل وايت ومدير حسابات الفندق بإجراء مطابقة ثلاثية للتحقق من إشعار التسليم مقابل أمر الشراء والفاتورة. بمجرد اكتمال التحقق ، يقوم مدير الحسابات بمعالجة فاتورة الدفع. بعد إجراء الدفع ، يتم وضع علامة على أمر الشراء على أنه مغلق ويتم ختم الفاتورة على أنها مدفوعة.

أمر الشراء مقابل الفاتورة

على الرغم من استخدام أمر الشراء لعمل فاتورة ، إلا أنهما مستندات منفصلة يستخدمها أشخاص مختلفون في مراحل مختلفة من عملية الشراء. فيما يلي بعض الاختلافات الجوهرية بين الاثنين.

طلب شراء:

- من قبل المشتري قبل الشراء

- يسرد تفاصيل المنتجات / الخدمة التي سيتم شراؤها

- لديه جدول دفع مقترح.

ايصال:

- رفعه البائع بعد البيع (الشراء)

- تأكيد المنتجات / الخدمات المقدمة بقائمة أسعار مفصلة

- يحدد جدول الدفع بالتواريخ.

---

قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.

جدولة عرض توضيحي

---

كيف تعمل أوامر الشراء؟

أوامر الشراء هي أيضًا مؤشر على توقعات نمو عملك. تعتمد القرارات المتعلقة بما يجب شراؤه وكميته على حجم الأعمال التي تتوقعها في المستقبل القريب. بمجرد تحديد هذه الاحتياجات ، يمكن إجراء أوامر الشراء بمواصفات المنتجات أو الخدمات المطلوبة.

في نفس الوقت ، يمكن تحديد البائعين / البائعين لملء المتطلبات وإرسال أوامر الشراء إليهم للموافقة عليها. يراجع البائع ويؤكد ما إذا كان قادرًا على الوفاء بالجدول الزمني والوفاء بمتطلباتك ، ويوافق على طلب الشراء ، الذي يصبح بعد ذلك ملزمًا قانونًا.

وفقًا لذلك ، يكون البائع مسؤولاً عن ضمان تسليم المنتجات أو الخدمات إليك وفقًا لشروط أمر الشراء. يقوم البائع أيضًا برفع الفاتورة ويتم سداد الدفعات بواسطة شركتك على النحو المتفق عليه في أمر الشراء.

تتبع أوامر الشراء الخاصة بك لزيادة الكفاءة

تتبع أوامر الشراء أو تتبع أمر الشراء هو عملية مراقبة طلب الشراء الخاص بك من المفهوم إلى التسليم النهائي. تقليديًا ، بمجرد الموافقة على أمر الشراء ، اتصل المشتري بالمورد أو شركة الشحن لمعرفة حالة الشحنة. حلت التكنولوجيا السريعة والفعالة محل الوضع البطيء التقليدي تمامًا ؛ ويمكن الآن تتبع الشحنات في كل خطوة على الطريق.

جعلت نماذج أوامر الشراء الإلكترونية الموحدة المعالجة سريعة وفعالة وأكثر اقتصادا. تتيح حلول التتبع الذكية رؤية كاملة في الوقت الفعلي وإعداد تقارير عن العملية الكاملة لطلب الشراء الخاص بك:

• تقديم ص
• موافقة متعددة المراحل
• إشعار الشحن المسبق
• التوصيل
• فاتورة
• إغلاق الدفع

أهمية طلبات الشراء لعملك

في مرحلة البدء ، قد يكون من الأسهل بالنسبة لك إنشاء قناة اتصال واضحة مع البائعين. ومع ذلك ، مع نمو الأعمال التجارية ، تزداد المتطلبات على مستويات مختلفة ومع فرق مختلفة من الأشخاص. لذلك ، يُنصح بوضع نظام لإنشاء أوامر الشراء لضمان عدم ضياع تفاصيل الطلب ، وعدم تفويت المدفوعات أو تكرارها لنفس الطلب ، وتوفير الوقت وإنشاء مسار تدقيق. توفر أوامر الشراء الموثقة بشكل صحيح تاريخًا واضحًا للعناصر التي تم شراؤها من قبل شركتك ، ومن قام بشرائها ومتى ، ومن هم البائعون المنتظمون ، ومقدار رأس المال المنفق المتاح في وقت معين. وهذا بدوره سيمكن من إدارة مالية أفضل.

---

احجز هذا العرض التوضيحي المباشر لمدة 30 دقيقة لجعله آخر مرة يتعين عليك فيها إدخال البيانات يدويًا من الفواتير أو الإيصالات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

جدولة عرض توضيحي

---

فوائد أتمتة عملية طلب الشراء الخاصة بك

أتمتة أوامر الشراء هي تبسيط الكل عملية طلب الشراء. تتمثل أكبر ميزة لأتمتة أوامر الشراء في توفير الوقت والجهد. في المؤسسات الكبيرة ، تتيح منصة التشغيل الآلي لأعضاء الفريق إرسال طلبات الشراء تلقائيًا إلى رئيس الفريق للتقييم والموافقة عليها. سيتم بعد ذلك إنشاء أمر الشراء تلقائيًا ، مما يلغي الحاجة إلى الأعمال الورقية ، والازدواجية في إدخال البيانات في مراحل مختلفة من الموافقة والتحديات الأخرى مثل:

---

- عدم الكفاءة والمساءلة

- نقص التحكم في العملية

- مخاطر الخصوصية والأمان.

وفر الوقت في الأنشطة ذات القيمة المنخفضة. زيادة الكفاءة العامة

مهما كان حجم عملك ، فإن فوائد أتمتة طلبات الشراء كثيرة. من خلال المعالجة والموافقة في الوقت الفعلي ، تضمن الأتمتة اتباع القواعد والضوابط ، بينما تزيد من كفاءة العملية لفريقك وتقلل من الخطأ البشري إلى حد كبير. إلى جانب ذلك ، فإنه يوفر مسار تدقيق كامل ، وبالتالي تجنب متاعب البحث عن الملفات الورقية المفقودة. مع عملية مبسطة وتوفير التكلفة والوقت تأتي المرونة والتحكم والرؤية في العمليات. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح نظام الشراء الآلي السلس مطابقة الفاتورة في قسم AP الآلي.