كيف يمكن لأتمتة العمليات الروبوتية في إدارة البريد الإلكتروني أن تؤثر على المعلمين

تتيح أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) للأشخاص التوقف عن القيام بأنواع معينة من المهام المتكررة التي يتم إجراؤها يدويًا في كثير من الأحيان. نظرًا لأن العديد من الأفراد يقضون الآن وقتًا ثمينًا في التعامل مع احتياجات إدارة البريد الإلكتروني ، فليس من المستغرب أنهم نظروا في كيفية مساعدة تقنية RPA في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية تحسين العمليات في قطاع التعليم ومساعدة المعلمين الذين يعملون بجد على توفير وقتهم.

تقليل مهام الكتابة

يمكن لبعض أدوات RPA التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة قبل أن يراها المعلمون. إنه يلغي الكثير من العمل المزدحم الذي غالبًا ما يشتمل على الكثير من أيام العمل المعتادة.

مثل هذه الحلول بشكل عام تقيم محتوى البريد الإلكتروني كخطوة أولى. بعد ذلك ، سيقومون بإنشاء درجة ثقة لما يقوله البريد الإلكتروني. إذا كان نظام RPA يتمتع بدرجة عالية من الثقة ، فإنه يرسل استجابة بدون مدخلات من المعلمين أو أي شخص آخر مشارك في إدارة البريد الإلكتروني. يشارك المعلمون فقط عندما تكون ثقة أداة RPA منخفضة في محتوى البريد الإلكتروني وتحتاج إلى إرشادات.

هذه الإعدادات مفيدة بشكل خاص عندما يرسل الآباء رسائل بريد إلكتروني يسهل الرد عليها. قد يقوم المعلم بإعداد قوالب محددة لاستخدام أداة RPA. بعد ذلك ، عليهم فقط كتابة ردود أكثر تفصيلاً عندما يكون محتوى البريد الإلكتروني أكثر تعقيدًا.

ضع في اعتبارك مثالاً يرسل فيه الطلاب واجباتهم المدرسية عبر البريد الإلكتروني. يمكن للمعلم استخدام تقنية RPA لتأكيد استلام العمل أو الإشارة إلى أن المتعلم قد نسي تضمين مرفق ضروري.

تعد تقنية RPA ذات قيمة أيضًا خلال فترات مثل بداية العام الدراسي ، عندما يحتاج المعلم إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني ترحيبية إلى عشرات الطلاب الجدد وأولياء أمورهم. لا يزال المعلمون بحاجة إلى إضافة اللمسات الشخصية إلى المراسلات ، لكن يمكنهم إزالة أو تقليل بعض محتوى البريد الإلكتروني الذي يجب إدخاله في كل رسالة.

"يمكن لتقنية RPA إرسال ردود بالبريد الإلكتروني دون أي تدخل من المعلمين." 

توفير الوقت أثناء الواجبات الأساسية

يتميز العديد من المدرسين بالوظائف بعناصر التكرار والتفرد. تخطيط الدرس هو مثال ممتاز. عادة ما يتبع المعلمون أطر عمل محددة للتأكد من أن محتوى الدرس يلبي معايير الولاية أو المعايير الوطنية. ومع ذلك ، سيقومون أيضًا بتعديل الخطط لكل طالب ، اعتمادًا على نقاط قوة المتعلم واحتياجاته.

في اسكتلندا ، أصبح مجلس مدينة أبردين أول مجلس في البلاد يستخدم تقنية RPA لإنشاء خطط الدروس. تسبب تطبيق RPA هذا في تغييرات إيجابية ما يعادل توظيف 14 مدرسًا إضافيًا لأنه وفر الكثير من الوقت.

تتضمن بعض خطط الدروس تعليم المتعلمين كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني. هذا المحتوى مفيد بشكل خاص للمتعلمين الصغار أو الأشخاص الذين يتعلمون اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.

تعد رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من الحياة اليومية للكثيرين ، ولكن كان على الجميع تعلم كيفية إرسالها في مرحلة ما. تخيل حل RPA الذي يمكن أن يساعد المعلمين على إنشاء خطط الدروس بشكل أسرع ، ثم توزيع المحتوى ذي الموضوع مباشرة على صناديق البريد الوارد للطلاب.

"وفر تطبيق RPA المستخدم في اسكتلندا الكثير من الوقت لدرجة أنه قدم ما يعادل توظيف 14 معلمًا جديدًا." 

ضمان رؤية المعلمين لرسائل البريد الإلكتروني حسب مستوى الأولوية

البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال ملائمة ، ولكن يمكن أن يصبح سريعًا مربكًا. ذلك لأن معظم الأشخاص لديهم بريدهم الوارد مُعدًا لتلقي جميع رسائل البريد الإلكتروني فور وصولهم. لكن، أفضل ممارسة لإدارة البريد الإلكتروني هو تحديد أولويات كيفية ووقت التعامل مع الرسائل. من شبه المؤكد أنك ستجد البعض بحاجة إلى اهتمام سريع والبعض الآخر لا يحتاج إلى ردود على الإطلاق.

يمكن أن يعمل RPA في الخلفية لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني. تتعرف بعض الأنظمة بمرور الوقت على رسائل البريد الإلكتروني التي تكون أكثر أو أقل أهمية. يمكن للأشخاص أيضًا تعديل الإعدادات حتى يروا رسائل البريد الإلكتروني على دفعات في أوقات محددة مسبقًا. بهذه الطريقة ، لا تتم مقاطعة المستخدمين عند وصول رسالة جديدة.

تتعلم بعض أنظمة RPA أيضًا التعرف على كلمات رئيسية محددة. يمكن أن يشمل ذلك "طفل مريض" أو "واجب منزلي متأخر" أو "مهمة فائتة". هذه كلها أمور قد تحتاج إلى اهتمام سريع من المعلم.

واجه العديد من المعلمين تحديات غير عادية على مدار السنوات العديدة الماضية والبعض الآخر واجهها الآن تتعامل مع الإرهاق نتيجة ل. تتمثل إحدى المشكلات في أنه يتعين عليهم في كثير من الأحيان قضاء الكثير من وقتهم في القيام بأشياء أخرى غير التدريس. يمكن لتقنية RPA معالجة هذه المشكلة ، لا سيما فيما يتعلق بإدارة البريد الإلكتروني.

"يمكن لبعض أنظمة RPA إعطاء الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني ، والتعلم بمرور الوقت وهو أمر أكثر أو أقل أهمية." 

تحسين أوقات وإجراءات المعالجة

تستخدم العديد من أنظمة التعليم محتوى البريد الإلكتروني كنظام إنذار مبكر. على سبيل المثال ، يمكن أن تشير عبارات معينة إلى طالب في خطر أو شخص لديه آراء متطرفة يمكن أن تعرض أنفسهم أو الآخرين للخطر.

في المملكة المتحدة ، نشرت وزارة التعليم أداة RPA تُعرف باسم الروبوت الآلي الذي ينفي التسجيل المرهق للبيانات - أو ARNOLD. قبل استخدام ARNOLD ، تم التعامل مع العمال حوالي 120,000 بريد إلكتروني من الجمهور كل عام عن طريق وضع البيانات يدويًا في النظام. استغرق ذلك وقتًا طويلاً ، مما يتطلب من شخص ما قراءة رسالة وفهمها في سياقها ، ثم تصنيفها قبل انتقالها إلى الشخص المناسب.

الآن ، يراجع ARNOLD كل بريد إلكتروني ويصنفه حسب مستوى المخاطر ، ويقوم بإدخال البيانات المطلوبة في نظام إدارة التعليم. تقوم أداة RPA بفحص مئات المتغيرات المرتبطة بكل بريد إلكتروني لتحديد كيفية تصنيفها. أدى هذا الإعداد إلى التخلص من الإدخال اليدوي للبيانات المرتبط برسائل البريد الإلكتروني الواردة.

يقول الموظفون إن هذا التغيير ساعدهم في التركيز على تقديم الخدمات بدلاً من الإدارة. كما أنه يسهل عليهم اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب الإجراء الأسرع ، مثل تلك المتعلقة بالطلاب المعرضين للخطر أو المدارس ضعيفة الأداء.

أتمتة العمليات الروبوتية تجعل إدارة البريد الإلكتروني أكثر بساطة

لا يمكن للمعلمين اليوم تجنب الكتابة والرد على رسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، كما تظهر هذه الأمثلة ، يمكن أن تساعدهم أداة أتمتة العمليات الروبوتية في توفير الوقت والمشاركة في عمل أكثر فائدة وذات صلة.

يتردد بعض صانعي القرار في قسم التعليم في القيام بالأشياء بشكل مختلف ، خاصة إذا كانت العمليات الجديدة تتطلب موارد مالية. وهذا يعني أن المدرسين قد يحتاجون إلى التحدث على وجه التحديد عن مقدار الوقت والطاقة الذي يقضونه حاليًا في كتابة رسائل البريد الإلكتروني وكيف سيغير RPA قواعد اللعبة في السماح لهم بتخصيص المزيد من الوقت لما يفعلونه بشكل أفضل.