كيفية إنشاء دراسة جدوى لأتمتة عمليات مصدرك للدفع - الجزء 4 (جوسي كارجالاينن)

كيفية إنشاء حالة عمل قائمة على القيمة من القاعدة إلى القمة لأتمتة عمليات المصدر للدفع التي تتم الموافقة عليها. الجزء 4. 

تناولت مقالتي الأخيرة خطوات الاستيراد لتحديد التكنولوجيا المناسبة وتصميم خريطة طريق واقعية للتحول. ستتناول هذه المقالة عملية بناء حالة عملك من وجهة نظر غير مالية. سوف تبدو قطعتي القادمة
في البيانات المالية. من المهم أن نتذكر أن حالة العمل التي تركز فقط على البيانات المالية عالية المستوى ربما لن يتم التوقيع عليها والموافقة عليها. ومن ناحية أخرى، حالة عمل تغطي جميع جوانب التغييرات المقترحة و
يوفر تقييم القيمة من القاعدة إلى القمة ومن المرجح أن يكون كذلك. من المحتمل أيضًا أن يساعدك التقييم القوي في قيادة مشروع التحول أثناء التنفيذ.

بناء حالة عملك

بحلول هذه المرحلة من العملية، ستعرف ما تريد القيام به، ومع من، وفي أي إطار زمني. الخطوة التالية في العملية هي جمع كل ما تعرفه في وثيقة حالة عمل، ثم طلب الموافقة على الاستثمار في المشروع من شركتك.
الفريق التنفيذي و/أو أعضاء مجلس الإدارة. ومن المثير للاهتمام أن هذه الخطوة غالبًا ما يُنظر إليها على أنها الجزء الأكثر إرهاقًا في العملية برمتها. أين تبدأ؟ ما هي الوثائق التي تحتاج إلى إعدادها؟ كيف سيتم استلامها؟ ما هي الأسئلة الإضافية التي سوف يطرحها مديرك التنفيذي؟
بسأل؟ هل لديك قصة مقنعة بما فيه الكفاية؟ هل سيتم الموافقة على التغييرات التي اقترحتها؟

على الرغم من التركيز على وثيقة حالة العمل وأهميتها، إلا أنها عادة ما تكون الخطوة التي يتم تبسيطها بشكل مفرط وينتهي بها الأمر إلى التركيز على الأرقام - بدلاً من أن تكون التقييم الصادق الذي يبحث عنه المسؤولون التنفيذيون بشكل عام. حالة عملك ليست جدول بيانات.
تعتبر البيانات المالية عنصرا هاما في دراسة الجدوى، ولكنها ليست العنصر الوحيد.

يجب أن تتناول حالة عملك ثلاث نقاط شاملة حتى تتم الموافقة عليها وتساعدك على قيادة مشروع التحول الخاص بك:   

• الثقة – الخاص بك يجب أن تكون حالة العمل قوية بما يكفي لضمان ثقة المسؤولين التنفيذيين لديك في أنك تعرف ما تتحدث عنه 
• أمانة - يجب أن يكون تقييمًا صادقًا للمشروع المقترح. تحديد المكونات التي يمكنها تسريع المشروع أو إبطائه، وتحديد الافتراضات المالية وافتراضات تسليم المشروع التي قمت بها 
• الحكم – يجب أن يرسم مسارًا واضحًا يتضمن نقاط مراقبة وتقييم قوية تضمن تنفيذ المشروع لوعوده. وجود خطة قوية تحدد مقاييس "التحول" الرئيسية التي يجب تحقيقها وماذا
  يمكن تطبيق الإجراءات التصحيحية. 

يجب أن تتضمن حالة عملك العناصر التالية: 

تقييم إدارة التغيير 

يجب أن تتضمن أي حالة عمل تقييماً تفصيلياً للتأثير المحتمل لمشروعك على فريقك. أنت بحاجة إلى تحديد "العوامل البشرية" التي ستدعم تنفيذ مشروعك بالإضافة إلى إعاقته. للقيام بذلك
ضع في اعتبارك ما يلي: 

• ثقافتك الحالية ونظام القيم الخاص بك 
• قدرة عملك على التغيير، بما في ذلك مقدار التغيير الجاري أو المخطط له بالفعل 
• أساليب القيادة وتوزيع السلطة الموجودة في جميع أنحاء المنظمة 
• تصورات لمشاريع التحول والتغيير السابقة 
• موقف إدارتك الوسطى تجاه التغييرات المقترحة، حيث أنها ستكون أساسية في دفع اعتماد المستخدم النهائي 
• الرعاية التنفيذية المطلوبة لدفع التغيير في جميع أنحاء المنظمة 

قم بمواءمة خطتك مع الأهداف الإستراتيجية الأوسع 

تحتاج أي حالة عمل إلى رسم خط واضح وواضح للغاية من المشروع المقترح إلى واحد أو أكثر من الأهداف الإستراتيجية لمؤسستك. ثم قم بربط ذلك مرة أخرى بالتحول الذي ستحققه التغييرات المقترحة. وهذا أمر حيوي لتحقيق الربح
الدعم التنفيذي للمشروع والحصول على موافقتهم على أي إنفاق. يجب أن يكون هذا أكثر تفصيلاً من مجرد "X".
يتماشى مع الهدف Y حول التحول الرقمي لأنه مشروع رقمي. إذًا، كيف يمكنك إثبات مستوى التفاصيل المطلوبة؟ 

• قم بمراجعة الخطط الإستراتيجية لشركتك وإداراتك. إذا لم يكونوا موجودين، التقِ بفريقك التنفيذي الكبير واسألهم عن أولوياتهم الإستراتيجية الرئيسية. 
• ثم حدد النتائج المحددة لمشروعك والتي ستدعم تلك الأولويات.
• قم بمواءمة مقاييس نجاحك والجدول الزمني لمشروعك مع الخطة الإستراتيجية الأوسع للشركة و/أو الأقسام. 

اختبر النتائج التي توصلت إليها مع اثنين من أصحاب المصلحة الرئيسيين للتأكد من أنها منطقية - وهذا يساعد أيضًا في زرع فكرة مشروعك مع أصحاب المصلحة هذا.  

التعامل مع المخاطر 

تعد المخاطر جزءًا مهمًا للغاية من أي عملية اتخاذ قرار في حالة العمل، لذلك تحتاج إلى إثبات أنك قد قمت بواجبك وفهم المخاطر المرتبطة بمشروعك عبر ثلاثة مجالات رئيسية: 

• مخاطر المشروع – ما هي المخاطر التي ينطوي عليها تسليم المشروع 
• مخاطر التقاعس عن العمل – ما هي المخاطر المؤسسية التي تستمر الشركة في مواجهتها أثناء عدم تنفيذ المشروع 
• مخاطر عائد الاستثمار – ما هي مخاطر عدم تحقيق العائد المتوقع على الاستثمار. 

بالنسبة لكل خطر من المخاطر، تحتاج إلى تحديد الاحتمالية والتأثير وتصنيف المخاطر واستراتيجية التخفيف والمالك. يجب أن تستمد مخاطر المشروع من عملية تخطيط المشروع، وعادة ما تكون هذه هي المخاطر التي يتم تسليط الضوء عليها في دراسة العمل.
المجالات التي يتم تفويتها عادةً هي مخاطر التقاعس عن العمل ومخاطر عائد الاستثمار. 

خطر التقاعس عن العمل 

تشير مخاطر التقاعس عن العمل إلى المخاطر الحقيقية التي تواجهها الشركة عندما تقوم بتغيير عمليات الشراء والحسابات المستحقة الدفع. تواجه كل شركة هذه المخاطر، والسؤال هو ما مدى ارتفاع هذه المخاطر، بناءً على الأنظمة
والعمليات الموجودة لديك بالفعل. هناك بشكل عام 10 مخاطر مؤسسية عبر عمليات المشتريات والحسابات الدائنة في الشركة والتي يجب أن تكون على دراية بها: 

• فواتير احتيالية – خطر أنك ستدفع فاتورة لا ينبغي عليك دفعها 
• عدم امتثال المورد – يتضمن هذا مجموعة كاملة من مخاطر عدم الامتثال من جانب المورد حول أنواع الوثائق/العمليات التي تطلب منهم الاحتفاظ بها. الخطر هنا هو أن تبدأ العمل مع مورد ليس لديه القدرة على ذلك
  الوثائق المطلوبة موجودة أو وثائق المورد الحالي تنقضي. يمكن أن يشمل ذلك الامتثال لما يلي: 
  • المتطلبات البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG) 
  • العبودية الحديثة 
  • تأمين 
  • اعتمادات الصناعة 
  • تقييمات الصناعة  
• الفواتير المكررة – خطر دفع نفس الفاتورة مرتين للمورد. 
• الالتزام الضريبي - خطر عدم قدرتك على الالتزام بالقوانين/الإقرارات الضريبية ذات الصلة بسبب مشكلات تتعلق ببياناتك أو عملياتك. 
• الإنفاق المنشق – خطر وجود إنفاق غير مصرح به للشركات على السلع/الخدمات. 
• الموافقة على الإنفاق - خطر عدم قدرتك على إثبات الموافقة على إنفاق الشركة على السلع/الخدمات وفقًا لسياساتك وإجراءاتك المالية. 
• التقاط بيانات الفاتورة غير صحيح – خطر التقاط بيانات الفاتورة بشكل غير صحيح مما يؤدي إلى مشاكل حول مدفوعات الموردين  
• تضارب المصالح - المخاطر المتمثلة في اتخاذ قرارات إنفاق الشركات دون تقييم واضح لتضارب المصالح (على سبيل المثال، منح العقد لصديق الموظف أو أي مصلحة تجارية أخرى). 
• مخاطر دورة حياة العقد – تشتمل هذه المخاطر على مجموعة كاملة من المخاطر المتعلقة بالعقد بما في ذلك مجالات مثل: 
  • يتم الاتفاق على شروط العقد غير المواتية و/أو التي يحتمل أن تكون ضارة دون إجراء تقييم مناسب لمخاطر العقد 
  • وثائق العقد مفقودة 
  • الموافقة على العقود من قبل الموظفين غير المرخص لهم 
  • العقود تنتهي دون علم 
• الإضرار بالعلاقات مع الموردين – تتعلق هذه المخاطر بالمشكلات التي يمكن أن تنشأ في عملية الشراء للدفع الخاصة بك والتي قد تلحق الضرر بالعلاقة التي تربطك بمورديك. يمكن أن يشمل ذلك عوامل مثل: 
  • تأخر أو تأخير أو عدم دفع الفواتير 
  • ارتفاع تكلفة الخدمة بسبب عمليات المتابعة اليدوية 
  • الطلبات المفقودة أو غير الصحيحة بسبب عمليات الطلب اليدوية 
• تعطل الأعمال – تتعلق هذه المخاطر باحتمال تعطل مشترياتك الأساسية لدفع العمليات التجارية بسبب مغادرة الموظفين الرئيسيين الذين لديهم المعرفة الأساسية بالعمليات اليدوية. 

المخاطر على عائد الاستثمار

إذا كنت قادرًا على متابعة العملية حتى هذه اللحظة، فيجب أن تكون لديك فكرة واضحة عن كيفية ومتى سيتم تسليم القيمة من خلال مشروعك المقترح، وكل ذلك سيتم تحديده من خلال سلسلة من الافتراضات. المخاطر على عائد الاستثمار هي مخاطر
لم يتم الوفاء بتلك الافتراضات.

على سبيل المثال، إذا حسبت أن خفض تكاليف معالجة الفواتير الخاصة بك سيكون مدفوعًا باعتماد الموردين لقنوات أكثر آلية للفوترة، فماذا يحدث إذا كان الاعتماد أبطأ من المتوقع؟ ما هي استراتيجيات التخفيف التي يمكنك وضعها؟
للتأكد من أن الافتراضات قريبة من الواقع؟

أوصي بمراجعة جميع مجالات الفوائد المتوقعة:

• فوائد عملية الفواتير
• فوائد معالجة أمر الشراء
• الفوائد المتعلقة بالمشتريات
• الفوائد المتعلقة بالناس
• الفوائد المتعلقة بالكفاءة

ومن ثم إجراء تقييم للمخاطر بناءً على تلك المجالات لتحديد الاحتمالية والتأثير واستراتيجية التخفيف.

من خلال خبرتنا، فإن توضيح الجوانب غير المالية لحالة العمل يقطع شوطًا طويلًا في بناء الثقة وإظهار خبرتك وإعداد مديرك التنفيذي للجانب المالي لحالة العمل. في مقالتي التالية، سأنظر في إضافة هذه البيانات المالية الرئيسية
إلى حالة عملك.