كيف تنظم الفواتير؟ - 3 طرق لتتبع الفواتير بسهولة

الفواتير جزء لا مفر منه من الحياة. سواء كنت تعمل أو تعمل لحسابهم الخاص أو بأجر ، فأنت ملزم بالحصول على فواتير. مع وجود الكثير من الفواتير ، لا بد أن تخسر وتنسى بعضها.

فعّالة إدارة الفاتورة يبدأ بتنظيم أفضل ، حتى لا تخسر فاتورة مهمة أبدًا. ولكن كيف تنظم الفواتير بكفاءة؟ كيف تبدأ؟ وما هي أفضل الممارسات لتتبع الفواتير بسهولة؟

سنناقش ثلاث طرق لتنظيم فواتيرك بحيث تكون دائمًا في متناول يدك عندما تحتاج إليها.

---

لماذا تحتاج لتنظيم الفواتير؟

عندما يكون لديك شخص واحد يتعامل مع عدد أقل من الفواتير ، فمن السهل إدارتها. ولكن مع زيادة الفواتير ، لا بد أن تحدث الأخطاء. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تأخذ إدارة الفواتير على محمل الجد:

فقدان مسار تواريخ الاستحقاق والمبالغ: يعد تتبع فواتير متعددة وتواريخها ومبالغها مهمة شاقة. وإذا فاتتك المدفوعات ، فقد تضطر إلى دفع مبلغ إضافي.

الإضرار بالدرجات الائتمانية: مدفوعات الفواتير في الوقت المناسب مرتبطة بدرجة الائتمان الخاصة بك. يمكن أن يكلفك الانبعاج هنا بشكل كبير.

الاحتفاظ بسجلات الدفع: بالنسبة إلى الأعمال التجارية ، من الضروري الاحتفاظ بسجلات مالية للمدفوعات والفواتير والفواتير وغير ذلك الكثير حتى تظل متوافقة. أثناء التدقيق ، يجب عليك تقديم بيانات دقيقة وموثوقة. يمكن أن ترسل الفواتير المفقودة إشارة خاطئة وتؤدي إلى مزيد من عمليات التدقيق المكثفة.

الميزانية غير الفعالة: تعطي الفواتير فكرة عن اتجاهات النفقات وتساعدك على مراقبة ميزانيتك مقابل إنفاقك. يمكن أن يؤدي الفشل في إدارة الفواتير إلى فقدان مسار الميزانية.  

بصرف النظر عن ذلك ، يمكن أن يساعدك تنظيم الفواتير في معالجة سرقة الهوية وإدارة السجلات المالية وضمان دفع الفواتير في الوقت المناسب.

---

3 طرق لتنظيم الفواتير مثل المحترفين!

ستناقش هذه المدونة هذه الطرق الثلاث لتنظيم فواتيرك. يتم وضع هذه الطرق بترتيب متزايد من الدقة والكفاءة والموثوقية.

• تنظيم الفواتير يدويًا
• رقمنة الفواتير وفرزها على سطح المكتب
• أتمتة تنظيم الفواتير مع تدفقات العمل المؤتمتة

---

تنظيم الفواتير يدويًا

يتضمن تنظيم الفواتير يدويًا استخدام حافظات وخزائن ورقية لتصنيف النفقات. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مجلد باسم "نفقات الترفيه" لتخزين جميع الفواتير المتعلقة بالترفيه ، مثل العشاء ونزهات الفريق والمزيد.

يمكنك اتباع هذه الخطوات لتنظيم الفواتير يدويًا:

• قم بفرز فواتيرك حسب تاريخ استحقاقها وقم بتصنيف الفواتير الواردة حسب فئة الإنفاق.
• قم بإنشاء نظام لحفظ فواتيرك. استخدم المجلدات أو الخزانات لكل نوع من الفئات.
• لتتبع المدفوعات وتواريخ الاستحقاق ، استخدم ورقة أو جدول بيانات Excel واكتب مبلغ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق وحالة الدفع والفئة.
• قم بإعداد تذكيرات على جهازك المحمول حتى لا تنسى مدفوعات الفواتير.
• قم بسداد المدفوعات فور استحقاقها وقم بتحديث حالة الدفع لكل فاتورة.
• قم بتخزين الفواتير المدفوعة في ملف أو أرشيف منفصل للحفاظ على إمكانية إدارة ورقة تتبع الفاتورة النشطة.
• كرر هذه العملية الشهرية للحفاظ على فواتيرك منظمة وتحت السيطرة.

الايجابيات:

• إنها طريقة بسيطة.
• يمكن لأي شخص اتباع هذه الخطوات للاحتفاظ بالفواتير في مكان واحد.

سلبيات:

• مطلوب الكثير من الجهد اليدوي.
• من الصعب تحديد اتجاهات الإنفاق.
• يمكن أن تضيع الإيصالات أو تتلف بسهولة.

---

رقمنة الفواتير وفرزها رقميا

يمكن أن تساعد رقمنة الفواتير في تقليل مخاطر إتلاف الفواتير أو فقدها. اتبع هذه الخطوات لتنظيم الفواتير رقميًا:

• الخطوة الأولى هي رقمنة الفواتير. يمكنك التقاط صور لفواتيرك باستخدام هاتفك.
• يمكنك أيضا استخدام تطبيق ماسح الفواتير لاستخراج البيانات من الفاتورة ورقمنة الفواتير بكفاءة.
• قم بتحميل الصور الممسوحة ضوئيًا على سطح المكتب الخاص بك.
• إنشاء مجلدات بناءً على فئة الإنفاق وتحميل الفواتير في مجلدات مخصصة.
• استخدم اصطلاح تسمية ملف لتحديد كل فاتورة بسرعة ، مثل نوع الفاتورة وتاريخها.
• تنظيم الفواتير الرقمية في مجلدات فرعية بناءً على الفئات أو تواريخ الاستحقاق.
• يمكنك القيام بذلك على سطح المكتب أو نظام عبر الإنترنت مثل Google Drive أو Sharepoint أو أكثر.
• الآن ، استخدم جدول بيانات أو أدوات إدارة مالية لتتبع تواريخ استحقاق الفواتير وحالة الدفع والمبالغ.
• قم بإعداد تذكيرات تلقائية لضمان سداد الفواتير في الوقت المناسب.
• قم بعمل نسخة احتياطية من فواتيرك الرقمية في خدمة سحابية آمنة للحماية من فقدان البيانات.

الايجابيات:

• أسهل في تصنيف المدفوعات وتتبعها وإجراء التحليل المالي.
• يؤدي تخزين الفواتير رقميًا إلى التخلص من مخاطر فقدان أو إتلاف الفواتير.

سلبيات:

• يمكن أن يثير تخزين المعلومات المالية رقميًا مخاوف بشأن أمن البيانات.
• تحتاج إلى أداء التمرين بالكامل لكل فاتورة جديدة تأتي.
• يجب عليك إنشاء نسخ احتياطية متعددة لضمان عدم فقد البيانات.  

---

أتمتة تنظيم الفواتير مع تدفقات العمل المؤتمتة

يعد سير العمل الآلي طريقة رائعة للتخلص من المهام اليدوية في تنظيم الفواتير. تعتمد معظم مهام تنظيم الفواتير على القواعد ، مما يعني أنه يمكن ترميزها بسهولة.

منصات مثل النانو يمكن أن تساعدك في أتمتة تنظيم الفواتير باستخدام سير عمل بدون رمز ، مصنفات المستندات، والتخزين السحابي الآمن. إليك ما يبدو عليه سير عمل إدارة الفواتير الآلي على شبكات النانو:

• سيتم تحميل الفاتورة الواردة تلقائيًا على شبكات النانو باستخدام خيارات تحميل المستند.

• يتم بعد ذلك توجيه الفاتورة إلى نموذج التعرف الضوئي على الحروف ، حيث يتم استخراج البيانات ذات الصلة ، مثل مبلغ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق وعنوان الدفع وشروط الدفع وغير ذلك.

• الآن تحدث أشياء متعددة في المراحل التالية:

1. يتم تنسيق بيانات الفاتورة بشكل صحيح إذا كانت بها أي أخطاء. على سبيل المثال تنسيق التاريخ أو الكتابة بالأحرف الكبيرة أو إزالة الأحرف الخاصة.
2. إعادة تسمية الفاتورة بناءً على مبلغ الفاتورة وفئة الإنفاق والمزيد.
3. بناءً على بيانات الفاتورة ، يتم تصنيف الفاتورة إلى فئات الإنفاق المناسبة.
4. يتم تشغيل سير عمل الموافقة في حالة حدوث أي خطأ ، مما يؤدي إلى إرسال الفواتير إليك لمراجعتها يدويًا.
5. يمكنك أيضًا مطابقة بيانات الفاتورة مع كشف حسابك المصرفي لضمان عدم وجود رسوم إضافية.

الايجابيات:

• عملية موثوقة وخالية من الأخطاء
• يخلق مسارات التدقيق تلقائيا.
• لا يوجد خطر فقدان أو إتلاف أو نسيان فاتورة الدفع في الوقت المحدد.
• توفر الأتمتة الكثير من الوقت والجهد والمال.

سلبيات:

• سيتعين عليك بذل جهد لمرة واحدة لإعداد مهام سير العمل. [يمكن لفريق الخبراء لدينا مساعدتك في إعداد مهام سير العمل.]

---

لماذا تستخدم شبكات النانو لتنظيم الفواتير؟

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

Nanonets هو برنامج OCR قائم على AI مع عدم وجود رمز متقدم سير العمل الآلي ومنصة المدفوعات العالمية. باستخدام Nanonets ، يمكنك أتمتة أي عملية يدوية باستخدام مهام سير العمل المستندة إلى القواعد.

النانو برامج التعرف الضوئي على الحروف هي واحدة من الأفضل في السوق. يمكنه استخراج البيانات من أي مستند ؛ ملفات PDF والصور والمستندات المكتوبة بخط اليد وإكسل وورد وغيرها بدقة 95٪ + وأسرع 10 مرات من الطريقة اليدوية.

بصرف النظر عن ذلك ، يمكنك استخدام Nanonets لاستخراج البيانات من المستندات ، وتصنيف المستندات ، واستخدام قاعدة بيانات التحقق من الوثائق، نفذ إثراء البيانات المهام ، وتصدير البيانات إلى صيغ وقواعد بيانات مختلفة.

الاحتمالات لا حصر لها.

فيما يلي بعض الأسباب للنظر في شبكات النانو:

• تحميل المستندات تلقائيًا من مصادر متعددة مثل Gmail و Drive و SharePoint وسطح المكتب والمزيد.
• تصنيف المستندات الواردة باستخدام مصنف المستندات.
• مطابقة وثيقة ممتازة لسهولة وثيقة التحقق.
• استخراج البيانات من أي مستند في أقل من 15 دقيقة
• قم بإعداد مهام سير عمل مخصصة لأداء تحسين البيانات ، أتمتة الموافقة، وأكثر من ذلك.
• تخزين آمن للوثائق وملفات أرشفة المستندات.
• عمليات تكامل سلسة لمزامنة البيانات مع أكثر من 5000 برنامج.
• واجهة بدون كود قابلة للتخصيص بالكامل.
• مساعدة الهجرة المجانية.
• 7 أيام تجريبية مجانية
• مدير نجاح عملاء مخصص.
• التحكم في الوصول المستند إلى الدور
• دعم 24 × 7

وإليك لمحة عما يمكن أن تفعله شبكات النانو وأكثر من ذلك:

يستخدم أكثر من 30,000 مستخدم شبكات النانو لأتمتة أكثر من 30 مليون عملية معالجة للمستندات. Nanonets هو الخيار الأمثل للشركات التي تتطلع إلى تحسين عمليات المستندات الخاصة بها من خلال نظام أساسي قوي وآمن ولا يحتوي على تعليمات برمجية.

هل لديك حالة استخدام محددة في الاعتبار؟ تواصل مع فريقنا حتى نتمكن من مساعدتك في حالة الاستخدام الخاصة بك.

---

اقرأ أكثر:

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/