فاتورة موافقة أتمتة

المُقدّمة

لدى أقسام الحسابات الدائنة (AP) في معظم الشركات قواعد داخلية لـ إدارة الفواتير التي تشمل الموافقات. ما هي الموافقة على الفواتير؟ ما هو سير العمل اليدوي للموافقة على الفاتورة؟ لماذا أتمتة سير عمل الموافقة على الفواتير؟

تابع القراءة لفهم عملية الموافقة على الفاتورة.

---

---

---

هل تبحث عن أتمتة عمليات AP اليدوية الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

جدولة عرض توضيحي

---

يعد تشغيل قسم الحسابات الدائنة (AP) في الأعمال التجارية ، سواء كان موجهًا نحو المنتج أو الخدمة ، أمرًا بالغ الأهمية لإنتاجية الشركة وللحفاظ على علاقات الموردين الجيدة. يجب أن يكون لدى قسم AP الفعال الذي يوفر الدعم المالي والإداري والكتابي لعملية الشراء الخاصة بشركة ما نظام منظم يدمج بسلاسة الوظائف المختلفة لعملية الشراء إلى الدفع التي تمتد عبر إدارة أوامر الشراء والتواصل مع البائعين والفاتورة الإدارة وتتبع المنتج والدفع.

إدارة الفواتير تبدأ عند استلام الشركة للفاتورة وتنتهي بدفع الفاتورة ، وهي واحدة من أهم وظائف قسم AP في الشركة. بقدر ما قد يبدو الأمر بسيطًا ، فإن إدارة الفواتير ليست ، أو لا ينبغي أن تكون ، عملية من خطوتين "استلام الفاتورة ، ودفع الفاتورة". هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات التي تجري الكثير من عمليات الشراء وينتهي بها الأمر بعدد كبير من الفواتير. يجب أن يتضمن بروتوكول إدارة الفواتير الجيد بالضرورة التحقق من شرعية جميع الفواتير والموافقات متعددة المستويات قبل معالجتها للدفع.

سير عمل الموافقة على الفاتورة

سير عمل الموافقة على الفاتورة عبارة عن سلسلة من الخطوات في عملية الشراء حتى الدفع التي يتم اتخاذها للتأكد من أن الفاتورة التي تتلقاها الشركة شرعية ومطابقة للأمر الصادر. تتضمن الموافقة على الفاتورة مستويات متعددة من الفحص من قبل الموظفين المسؤولين عن أمر الشراء و / أو البائع. يمكن أن يكون لكل شركة سير عمل الموافقة الفريد الخاص بها

يتكون سير العمل النموذجي للموافقة على الفاتورة من الخطوات التالية:

تصل الفاتورة إلى الشركة. قد تكون الفاتورة في شكل نسخة ورقية ، أو مرفق PDF أو نموذج أكثر تقدمًا من الفاتورة الرقمية ، والتي يجب تقديمها في القسم المناسب للمعالجة.

• التحقق من صحة الفاتورة: بمجرد تقديم الفاتورة ، يتم ربط الفاتورة بأي مستندات أخرى متعلقة بتلك المعاملة المعينة مثل طلب الشراء ، وأمر الشراء ، وعرض الأسعار من البائع ، والاتصال الآخر من البائع ، وما إلى ذلك ، ويشار إلى هذا عادةً باسم "المطابقة الثلاثية" ، المستندات الثلاثة المطلوب مطابقتها هي أمر الشراء والفاتورة وإيصال التسليم ، ولكن قد تتضمن المطابقة مستندات أخرى أيضًا. تشمل العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها للتحقق من الصحة ما يلي:
  هل شروط الدفع مطابقة؟
  هل تم تضمين أي خصومات موعودة؟
  هل تم ترميز الفاتورة في حسابات المصاريف المناسبة؟
  هل هناك مشاكل في الأداء بعد الاستلام تستدعي حجب الدفع؟
• استثناءات الفاتورة: يظهر استثناء عندما تحتوي الفاتورة على معلومات غير كاملة أو غير صحيحة. يتم إعادة توجيه الفاتورة إلى الموظفين المناسبين لتتبع الخطأ وتصحيحه. يتبع ذلك إعادة إصدار الفاتورة ، وإعادة التحقق ، والمطابقة في حالة تصحيح الخطأ ، أو التحقيق في الاحتيال في حالة الاستثناءات التي لم يتم حلها.
• موافقة: بمجرد التحقق ، يتم توجيه الفاتورة إلى الموظفين على مستويات مختلفة اعتمادًا على سياسات الشركة. يختلف عدد وطبيعة الموافقات بين الشركات والإدارات ونوع المنتج ومبلغ الفاتورة. على سبيل المثال ، قد يتعين على قسم المشتريات الموافقة على فاتورة لتأكيد دقة فواتير البائع قبل معالجة الدفع. تتطلب بعض الشركات مبالغ فاتورة أعلى من حد لطلب موافقات إضافية من مدير أو المدير المالي.
• الدفع تدخل الفاتورة في قائمة انتظار الدفع بعد الحصول على جميع الموافقات.

تستمر العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في إجراء عمليات سير عمل يدوية للموافقة على الفواتير. قد تتضمن هذه الإجراءات إجراءات بدائية مثل وجود مستند معالجة كلمات على غرار SOP ، مع خطوات محددة وتوزيع المستند على مختلف المشاركين في سير العمل لاستخدامه كدليل. هذه ، كما يمكن تخيلها ، عملية غير منظمة تتطلب من المشاركين الاستمرار في الرجوع إلى المستند باتباع الخطوات ، مما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء.

في العديد من الشركات الصغيرة ، لا يوجد حتى مثل هذا الإجراء التشغيلي الموحد ، وهناك فقط إجراء عام يتم تمريره شفهيًا إلى مختلف المشاركين ، وهو وصفة لكارثة عندما تخضع الشركة لأي شكل من أشكال التغيير ، سواء كان ذلك توسيع قاعدة موظفيها أو تغييرها.

---

قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.

جدولة عرض توضيحي

---

مشاكل في سير العمل اليدوي للموافقة على الفواتير

بعض التحديات المحددة لسير عمل الموافقة على الفواتير يدويًا هي:

• الأخطاء: يمكن أن تؤدي الأخطاء البشرية الناتجة عن الإفراط في العمل أو مجرد الإشراف إلى مدفوعات مزدوجة ، أو مدفوعات أقل ، أو مدفوعات متأخرة ، أو مدفوعات ضائعة ، وكل ذلك يمكن أن يكلف الشركة المزيد من المال والوقت.
• مستندات مفقودة: يمكن أن تؤدي الأعمال الورقية إلى وضع في غير محلها وفقدان مستندات مهمة مثل الفواتير. يمكن أن يؤدي هذا إلى عدد كبير من المشكلات عبر دورة المحاسبة الدائنة ، بدءًا من الاحتكاك مع البائع إلى العمليات المتأخرة.
• هدر الجهد البشري: تهدر عمليات الموافقة اليدوية الجهد البشري الذي يمكن توظيفه بشكل بناء في أنشطة أكثر إنتاجية.
• تأخير الوقت: عندما تكون هناك حاجة إلى العديد من الموافقات لاعتماد الفاتورة ، وعندما تتعامل الشركة مع فواتير متعددة على مدار يوم عملها ، فإن مجرد الحصول على الموافقات قبل معالجة الفاتورة قد يستغرق وقتًا طويلاً. يحتوي ما يصل إلى 20٪ من الفواتير بانتظام على معلومات غير صحيحة أو غير كاملة ، وينتج عن سير عمل الموافقة على الفواتير يدويًا أن يقضي قسم AP 25٪ من وقته في حل المشكلات وتعقب المعلومات المفقودة.
• المدفوعات المتأخرة: قد يؤدي التأخير في الحصول على الموافقات بدوره إلى تأخير في السداد ، وهو ما قد يكون مكلفًا للشركة ، كما ذكرنا سابقًا. في الولايات المتحدة ، تم تقييد 3 تريليونات دولار مع المدفوعات المتأخرة بين الشركات الصغيرة في عام 2019 ، مما أدى إلى توقف التوظيف مؤقتًا ، وحدود شراء المخزون وتقليل ساعات الموظفين لتغطية نفقاتهم. يمكن أن تؤدي التأخيرات أيضًا إلى زيادة الإيصالات المتأخرة للعناصر المطلوبة ، وضعف التصنيف الائتماني ، والعلاقات السيئة مع البائعين والرسوم / الغرامات.
• تعتيم مسار الفاتورة: من الصعب أو حتى المستحيل تتبع حالة الفاتورة في مسارها للتحقق والموافقة ، مما يجعل الفحص الخلفي والتخطيط المسبق أمرًا صعبًا.
• ضعف الاحتيال: قد يكون الاحتيال في الفاتورة عبارة عن احتيال من طرف ثالث ، أو شحن خاطئ للعمالة ، أو مدفوعات مكررة بسبب التأخير ، أو داخليًا. مطلوب عملية موافقة مانعة لتسرب الماء لمنع الاحتيال. هذا صحيح بشكل خاص خلال أوقات الأزمات. على سبيل المثال ، ورد أن جائحة Covid-19 زاد من حدوث الاحتيال في الفواتير في عام 2020. وقد تظهر عمليات الاحتيال في الفواتير على أنها حجم غير طبيعي للفواتير ، وعدم مساءلة البضائع مقابل الفاتورة ، والتناقضات بين أمر الشراء والفاتورة ، وسلوك الموظف المشكوك فيه. لا يمكن اكتشافها يدويًا ، خاصةً عندما يكون حجم الأعمال مرتفعًا.

أتمتة سير عمل الموافقة على الفاتورة

يمكن أن تساعد أتمتة الموافقة على الفاتورة في تسهيل العملية وتوفير الوقت. بعض مزايا أتمتة الموافقة على الفواتير هي:

• تحقق أسرع: ربما تكون هذه هي أهم فائدة للأتمتة. يمكن للمقارنة الآلية للفاتورة مع المستندات الأخرى ذات الصلة أن تقضي على التأخيرات الزمنية المرتبطة بالمطابقة الثلاثية اليدوية حيث يتم تخزين جميع المستندات المتعلقة بمعاملة واحدة رقميًا في نفس المكان ويمكن مقارنتها بسهولة إما بصريًا أو من خلال برنامج قائم على الذكاء الاصطناعي. يمكن دمج مهام سير عمل الموافقة الآلية على الفواتير مع قواعد البيانات وأنظمة المحاسبة الأخرى للمطابقة التلقائية دون تدخل بشري.
• موافقات أسرع: يمكن للإشعارات والتذكيرات الآلية القضاء على التأخير في الموافقة على الفواتير. يمكن أن يؤدي دمج التوقيعات الإلكترونية والنماذج الرقمية إلى تمكين الموافقات أثناء التنقل من مختلف المشاركين في العملية بحيث لا يؤدي الغياب المادي عن المكتب إلى تأخير عملية الموافقة.
• وفورات في التكاليف: أظهر تقرير 2018 من قبل Levvel (مستشارو Paystream سابقًا) أن الخصومات الفائتة (44٪) ، المدفوعات المتأخرة (39٪) ، والمدفوعات المكررة (29٪) كانت الرئيسية معالجة الفاتورة المخاوف في الأعمال التجارية ، ويمكن التغلب على الثلاثة باستخدام الأتمتة.
• المسائلة: يتيح التتبع الآلي للمعاملات في الوقت الفعلي رؤية حالة الفاتورة في سلسلة الموافقة. يمكن أن يؤدي إدراج الطوارئ والتذكيرات في سير العمل إلى القضاء على حواجز الطرق والسماح بالشفافية للحصول على موافقات أسرع. تعمل أتمتة عملية الموافقة أيضًا على إنشاء مسار تدقيق يوضح المستويات المختلفة للموافقات التي تم إكمالها والمستويات غير المستوفاة.
• أمان المستندات: يمكن لرقمنة جميع المستندات كجزء من سير العمل الآلي للموافقة على الفواتير أن تمنع فقدان المستندات المرتبطة بشكل شائع بنقل المستند فعليًا حول الشركة للتحقق من صحتها والموافقة عليها. تتيح الأتمتة تكامل سير العمل مع نظام إدارة المستندات الخاص بالشركة وأدوات مسك الدفاتر الأخرى للتحديث التلقائي للسجلات وأرشفتها.
• التدقيق المطلوب: يتيح سير العمل الآلي للموافقة على الفواتير سهولة الوصول إلى جميع البيانات ذات الصلة أثناء عمليات التدقيق ، مما يسهل الامتثال التنظيمي.
• ذكاء أعمال أفضل: يمكن أن تتيح تدفقات العمل المؤتمتة للموافقة على الفواتير سهولة الوصول إلى بيانات الشراء والإنفاق وتقييمها ، مما يسمح بآليات إعداد التقارير واتخاذ القرارات بشكل أفضل.
• إدارة وعلاقات أفضل للبائعين: يمكن أن يساعد التنظيم المنهجي لعمليات الموافقة على الفواتير في إدارة أفضل للبائعين ويمكن أن يفيد تجنب التأخير في الدفع علاقات البائعين.
• القضاء على الاحتيال: يمكن لأتمتة سير عمل الموافقة على الفواتير القضاء على الاحتيال من خلال السماح بإجراء عمليات فحص عبر سير العمل وزيادة الرؤية. يمكن وضع علامة على المخالفات تلقائيًا أثناء المباراة الثلاثية التلقائية ويمكن أن يمنع التحقق من التوقيع الإلكتروني عمليات الاحتيال الداخلية والخارجية وما يرتبط بها من خسائر.

---

احجز هذا العرض التوضيحي المباشر لمدة 30 دقيقة لجعله آخر مرة يتعين عليك فيها إدخال البيانات يدويًا من الفواتير أو الإيصالات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

جدولة عرض توضيحي

---

عملية الموافقة على الفاتورة المؤتمتة بالكامل

• رقمنة الفاتورة: يجب أولاً تحويل الفواتير بصيغ مختلفة إلى تنسيق قياسي. نظرًا لأن كل فاتورة تحتوي على بيانات أساسية تُستخدم في تخطيط الموارد المحاسبية ، واتخاذ القرارات داخل الأعمال ، فإن الدقة في استخراج البيانات ضرورية. عادةً ما يتم نقل البيانات التي تتم قراءتها من الفواتير إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو المحاسبة أو أنظمة تحليل البيانات التي تستخدمها الشركة للمعالجة اللاحقة.
• التحقق الآلي: يمكن للمطابقة الآلية ثلاثية الاتجاهات التقاط البيانات ذات الصلة من الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات ومعالجتها تلقائيًا بطريقة تحاكي العقل البشري. من بينها ، يمكن للمعالجة المدعومة بالذكاء الاصطناعي أيضًا مقارنة السجلات ومطابقتها واتخاذ قرارات مثل تمرير المعاملة أو وضع علامة على الأخطاء أو رفع الاستثناءات.
• معالجة الاستثناءات الآلية: عندما يتم وضع علامة على الأخطاء أو ظهور استثناءات ، يتم توجيه الفاتورة على الفور إلى الموظفين المناسبين الذين يمكنهم إصلاح الأخطاء. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل التأخيرات الزمنية المرتبطة بمعالجة الأخطاء يدويًا.
• الموافقات الآلية: بعد المطابقة والتحقق من الصحة ، يتم إرسال الفواتير تلقائيًا إلى الموظفين المناسبين للموافقة عليها. يمكن أن يؤدي تطبيق التواقيع والموافقات الرقمية في شكل رقمي إلى منع التأخير.
• دفع عملية: بعد الموافقة ، يقوم النظام الآلي بإعادة توجيه الفاتورة إلى الفريق المالي لمعالجة الدفع وبعد ذلك يتم إغلاق المعاملة وأرشفة البيانات.

يجب على الشركات التي تسعى إلى اعتماد أنظمة سير عمل الموافقة على الفواتير الآلية مراعاة العوامل التالية عند اختيار الأداة الخاصة بها:

• البنية التحتية وموارد تكنولوجيا المعلومات المطلوبة لدعم البرنامج
• الالتزام المالي الذي ينطوي عليه إنشاء النظام وتشغيله
• التكامل مع الأنظمة الأخرى داخل الشركة
• مستويات الأتمتة والتدخل البشري المطلوبة / الممكنة داخل الأعمال
• توافر المعرفة الفنية داخل الشركة ودعم العملاء من صانع البرنامج
• مستويات أمن البيانات المطلوبة
• مستوى الوصول - هذا سيحدد مكان تخزين البيانات - في جهاز محلي أو خادم مركزي أو السحابة.

شبكات النانو للموافقة الآلية على الفاتورة

يمكن لمحرك Nanonets OCR المستند إلى AI مساعدتك في أتمتة معالجة الفواتير وجعلها عملية خالية من المتاعب. وهو يدعم مجموعة متنوعة من أنواع الملفات ويتعامل مع الفواتير المهيكلة وغير المنظمة. يمكن أن تساعد فاتورة OCR API الخاصة بـ Nanonets في تقليل المهام اليدوية لإدخال البيانات في برنامج المحاسبة الخاص بك.

يمكن تحميل البيانات تلقائيًا ، والتعليق عليها ، وتدريب النموذج على التنبؤ بدون سطر واحد من التعليمات البرمجية ، أو القلق بشأن وحدات معالجة الرسومات أو العثور على البنى المناسبة لنماذج التعلم العميق الخاصة بك. يمكنك أيضًا الحصول على استجابات JSON لكل توقع لدمجه مع أنظمتك الخاصة وإنشاء تطبيقات مدعومة بالتعلم الآلي مبنية على أحدث الخوارزميات وبنية تحتية قوية لإدارة الفواتير والموافقة عليها.

تدعم تقنية Nanonets عمليات التكامل مع أنظمة أخرى مثل التكامل مع قاعدة بيانات Mysql أو QuickBooks أو Salesforce وهي لا تعتمد على النظام الأساسي. الشبكات النانوية دقيقة وقابلة للتطوير ، وتوفر الوقت والمال لقسم AP الخاص بك وتزيد من عملية الموافقة على الفواتير وبالتالي تقوية علاقات البائعين.

انضم إلى الدوري الذي يضم أكثر من 20,000 شركة في 4 قارات في استخدام شبكات النانو لعمليات إدارة الفواتير.

---

هل تتطلع إلى أتمتة عملية الموافقة على الفاتورة؟ أعط Nanonets™ تدور للحصول على دقة أعلى ومرونة أكبر ومعالجة لاحقة ومجموعة واسعة من عمليات الدمج مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

---

وفي الختام

يتم التعرف على مزايا رقمنة الجوانب المالية لعمليات الشركة بشكل متزايد من قبل الشركات. وقد استلزم هذا اعتماد الأتمتة في هياكل سير العمل. يمكن أن تساعد أتمتة سير عمل الموافقة على الفواتير الشركات على قضاء وقت أقل في الأنشطة العادية مثل الإدارة اليدوية للفواتير والتركيز بدلاً من ذلك على كفاءاتهم الأساسية لتحسين النتيجة النهائية والحفاظ على المنافسة.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/invoice-approval/