الدليل الكامل لأرشفة المستندات

---

كيف تعمل أرشفة المستندات الإلكترونية؟

أرشفة المستندات ليست نشاطًا لمرة واحدة ولكن بمجرد تعيين عملية تجارية مناسبة ، يمكنك أتمتة ذلك. دعونا نرى كيفية توثيق أعمال الأرشفة.

الخطوة الأولى: التقييم الأولي

افهم عمليات المستند الحالية. كيف تتعامل مع المستندات الأساسية وغير الأساسية؟ هل لديك عملية محددة؟ هل يتم التعامل مع جميع المستندات في وقت واحد أم أن العملية مخصصة؟

ألق نظرة على

• كيف يتم إنشاء المستندات وتسجيلها وتصنيفها وتسميتها؟
• ما هي إجراءات رقمنة الوثائق؟
• ما هي متطلبات حذف أو تجاهل وثيقة؟
• من يتعامل مع استثناءات المستند؟
• ما هي المستندات المطلوبة للتدقيق؟

يجب أن تفهم أيضًا عدد المستندات التي ستتعامل معها للحصول على فكرة.

بناءً على هذا التقييم الأولي ، فإنك تعمل على صياغة تدفقات للعمليات.

الخطوة الثانية: تحديد الأهداف والأدوار

بعد فهم العمليات ، حاول تحديد أسباب أرشفة المستندات.

• هل تريد تقليل التكاليف التشغيلية للتعامل مع المستندات؟
• هل تفعل هذا للالتزام بإرشادات أمان البيانات؟
• هل تحاول تحسين إدارة السجلات الخاصة بك؟
• هل يقوم الفريق التنفيذي بذلك لتحسين الرؤية في الموارد؟

بناءً على الأهداف ، يمكنك تحديد أولوياتها وتغيير عمليات أرشفة المستندات. فهم أدوار أصحاب المصلحة في العملية.

• من الذي سيشرف على عملية أرشفة المستندات؟
• ما هي مستويات التفويض التي ستستخدمها لتقييد الإدخال إلى البيانات المؤرشفة؟
• كيف ستضمن امتثال الموظف؟

الخطوة 3: تنفيذ جدول الاستبقاء

حان الوقت الآن لتعيين جدول زمني للاحتفاظ. في الأساس ، فهم المستندات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها وتلك التي لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها.

يجب عليك الاحتفاظ بالتقارير المالية السنوية الأصلية حيث قد تكون مطلوبة في المستقبل. ابحث عن القواعد الفيدرالية والمحلية والولائية والصناعية التي تحتاج إلى اتباعها.

على سبيل المثال ، احتفظ بجميع مستندات مصلحة الضرائب الأمريكية والمستندات المتعلقة بالضرائب لمدة سبع سنوات على الأقل.

بعد ذلك ، قم بهدم جميع المستندات التي لا تتطلب أرشفة أو لن يتم تخزينها نهائيًا على الإطلاق ، مثل كتالوجات البائعين والبريد غير الهام والنسخ المكررة. يمكنك رقمنتها عن طريق مسحها ضوئيًا واستخراج المعلومات باستخدام برنامج OCR.

توظيف بائع NAID (الرابطة الوطنية لتدمير المعلومات) للنقل الآمن والتخلص اللاحق وتدمير المواد لتجنب أي مسؤولية محتملة.

الخطوة 4: رقمنة الملفات الورقية

قم برقمنة الملفات الورقية لتقليل التكاليف وتوفير المساحة وتحسين تنظيم المستندات.

يمكنك استخدام برنامج OCR مع ماسح ضوئي للوثائق لفرز وتنظيم وتسمية وفهرسة الملفات لتحسين إمكانية البحث.

الخطوة 5: اختر التخزين

إذا كنت تريد التخزين الرقمي ، فأنت بحاجة إلى الاختيار من: الشريط والقرص والتخزين السحابي. لكل منها مزاياها وعيوبها المرتبطة بالأمان طويل المدى ، والتكامل ، وسهولة الإدخال بواسطة برامج إدارة السجلات.

الخطوة 6: أتمتة مع مهام سير عمل المستندات

بمجرد تعيين جميع العمليات وجميع المتغيرات ، حان الوقت لبدء العملية.

تتمثل إحدى فوائد استخدام برامج إدارة المستندات مثل Nanonets في القدرة على أتمتة جميع العمليات وإعداد الإشعارات لأصحاب المصلحة حتى لا تفوتك ملفات الأخطاء. راجع خطوات إنشاء تدفق أرشفة المستندات.

الخطوة 7: المراقبة والتحسين

لا توجد عملية مثالية في البداية. بعد تنفيذ مهام سير عمل المستند ، احصل على تعليقات من أصحاب المصلحة حول كيفية تحسين العملية.

ما هي الشركات التي ستستفيد من أرشفة المستندات؟  

تحتاج شركتك إلى التركيز على أرشفة المستندات إذا:

• تتعامل شركتك مع الكثير من الأعمال الورقية بانتظام
• قد تحتاج إلى الوصول إلى المستندات القديمة في المستقبل
• عمليات التدقيق شائعة بالنسبة للشركات المشابهة لك
• تحتاج إلى تخزين المستندات كجزء من الامتثال والمتطلبات التنظيمية

إذا كانت هذه العوامل ذات صلة بشركتك ، فقد تحتاج إلى أرشفة مستنداتك.

لماذا تختار أرشفة المستندات الإلكترونية؟

تقليل التكاليف وتوفير المساحة

سواء كنت تدير شركة دولية واسعة النطاق أو شركة ناشئة ، فمن المهم توفير النفقات حيثما أمكن ذلك. يمكن أن تتيح أرشفة المستندات الرقمية ذلك عن طريق تحرير المساحة وتقليل النفقات التشغيلية.

المستندات المحدودة التي لديك في الموقع لتنظيمها ، قل المال والوقت الذي يجب أن تنفقه على إدارتها.

تحسين سير العمل والأداء

يمكن أن تؤدي أرشفة المستندات الرقمية الملائمة إلى تحسين أداء عملك وسير العمل. وفقًا للتقديرات ، لا يلزم توفير ما يصل إلى 80٪ من بيانات الإنتاج بسهولة.

من خلال أرشفة هذه البيانات ، يمكنك تسهيل الوصول إلى بقية بياناتك بالإضافة إلى تحسين أدائك.

---

ابدأ أرشفة المستندات باستخدام Nanonets. موثوق به من قبل أكثر من 30,000 مستخدم من أكثر من 500 مؤسسة لأتمتة 30 مليون مستند +! مصنفة 4.9 على G2. جربها! ابدأ الإصدار التجريبي المجاني or حدد موعدًا لمكالمة معنا.

---

حالات استخدام أرشفة المستندات

أرشفة المستندات مفيدة لجميع أنواع الأعمال تقريبًا. دعنا نلقي نظرة على بعض التطبيقات الواقعية لأرشفة المستندات في الصناعات المختلفة.  

يمكن أن يتم جمع مستندات العمل مثل العقود والخطابات ووثائق المشروع على مر السنين ، والتي تحدث بكميات ضخمة تؤدي إلى زيادة نفقات التخزين. عندما يحتاج العمال إلى استرداد البيانات من هذه المراجع ، فإن البحث يدويًا في مخازن المستندات الضخمة يمكن أن يستغرق ساعات من يومهم.

• للخدمات المالية تحتاج الشركات إلى التأكد من أن جميع مستنداتها جاهزة للتدقيق. هذا هو المكان الذي تساعدهم فيه أرشفة المستندات في الاحتفاظ بجميع سجلات العملاء وإيصالات صرف الأموال والمستندات القانونية الأخرى عند الحاجة.
• خدمات البيع بالتجزئة قد تحتاج الشركات إلى حفظ جميع معلومات العملاء والبائعين والموردين في حالة وجود أي تناقضات في المستقبل.
• مكاتب المحاماة والإدارات القانونية بحاجة إلى تخزين جميع العقود والمستندات والفاكسات المتعلقة بالقضية كملفات PDF. إنهم بحاجة إلى العثور بسرعة على المستندات والاقتباسات باستخدام البحث الذكي والعلامات. هذا هو المكان الذي تكون فيه أرشفة المستندات في متناول اليد.
• الخدمات العامة التعامل مع الكثير من المعلومات يومًا بعد يوم. ليس كل شيء مناسبًا الآن ، ولكن يجب عليهم تخزين جميع المعلومات التي يجب أن تكون متاحة بسهولة في وقت لاحق بنقرة زر واحدة.
• الشركات يمكنهم تحسين إدارة المستندات الخاصة بهم من خلال أرشفة المستندات الفعالة. من خلال تحويل المستندات الورقية الخاصة بهم إلى مكتبة قابلة للبحث ، يمكن للموظفين تقليل الوقت الذي يقضونه في البحث عن المستندات ويمكن أن يؤدي التحويل الرقمي إلى تحسين رؤية البيانات أيضًا.

---

أتمتة أرشفة المستندات باستخدام شبكات النانو. استخرج البيانات من الفواتير أو بطاقات الهوية أو أي مستند على الطيار الآلي! ابدأ تجربتك المجانية الآن!

---

أرشفة المستندات باستخدام شبكات النانو

Nanonets هو برنامج ذكي لإدارة المستندات مزود ببرنامج OCR مدمج يمكنه مساعدتك في تحويل جميع مستنداتك الورقية إلى تنسيق رقمي يمكن البحث فيه. تعد شبكات النانو سهلة الاستخدام مع منشئ سير العمل بدون رمز السحب والإفلات والذي يمكنه أتمتة أي عملية يدوية للمستند.

إليك كيفية استخدام Nanonets لأرشفة مستنداتك:

ضع خريطة لكل عملياتك وأصحاب المصلحة في عمليتك

قم بإنشاء حساب على Nanonets وحدد نموذج OCR مخصصًا لإنشاء نموذج OCR لاحتياجاتك أو يمكنك الاختيار من نماذج OCR المدربة مسبقًا أيضًا.

قم بتحميل المستندات وتدريب النموذج على استخراج البيانات بالتنسيق الذي تريده.

بمجرد أن تصبح راضيًا عن النموذج ، يمكنك إعداد إعادة التوجيه التلقائي لجميع المستندات إلى بريد إلكتروني معين. اذهب إلى سير العمل> استيراد> تلقي الملفات عبر البريد الإلكتروني

بعد إعداد عرض المستندات ، سيتلقى نموذج التعرف الضوئي على الحروف تلقائيًا المستندات الممسوحة ضوئيًا ويستخرج النص من المستندات بالتنسيق الذي تختاره.

يمكنك استخراج البيانات إلى قاعدة البيانات التي تختارها عن طريق تحديد خيار تصدير من سير العمل.

يمكنك إضافة قسم الموافقة عن طريق إضافة مراحل الموافقة وأنواع المراجعة وقواعد لوضع علامة على الملفات والمزيد.

يمكنك أيضًا إضافة قواعد لتحسين البيانات وإعادة تسمية الملفات وتصنيف المستندات وفرزها والمزيد. تحتاج مساعدة؟ فريقنا هنا لمساعدتك في إعداد كل شيء!

توجه إلى Nanonets وحاول القيام بذلك بنفسك الآن. أو اطلب من فريقنا القيام بذلك نيابة عنك!

يتم استخدام شبكات النانو من قبل أكثر من 30,000 محترف سعيد لأتمتة عمليات المستندات الخاصة بهم كل عام. هذه لمحة سريعة عن أداء أجهزة النانو

هذا ما يقوله عملاؤنا عنا.

إذا كانت لديك عملية أرشفة مستندات معقدة ، فيمكن لفريقنا الموهوب مساعدتك في تبسيط العملية بأكملها وأتمتتها ، بحيث تكون فعالة وتعمل وفقًا لمتطلباتك. هل تريد مشاركة متطلباتك معنا؟ قم بإعداد مكالمة or مراسلتنا على البريد الاليكتروني.

---

هل تريد أتمتة استخراج بيانات المستند؟ تحقق من شبكات النانو. لا رمز. منصة خالية من المتاعب. سابدأ تجربتك المجانية واستخراج البيانات من المستندات على الطيار الآلي.

---

أرشفة المستندات مقابل النسخ الاحتياطي للملفات

أرشفة المستندات تأخذ في الأساس نسخة احتياطية من الملف ، أليس كذلك؟ حسنًا ، الأمر مختلف قليلاً.

عملية أرشفة المستندات هي للمستندات السلبية فقط ، بينما يتم إنشاء النسخ الاحتياطية للملفات النشطة المستخدمة في الأنظمة اليومية.

الهدف من أرشيف المستندات هو الاحتفاظ بالمستندات الأصلية في حالة الحاجة إليها لعدة أسباب في المستقبل ، في حين أن الهدف من النسخ الاحتياطي للملف هو الاحتفاظ بنسخة من الملفات النشطة في حالة تلف الملفات الفعلية أو فقدها ، مما يضمن التشغيل استمرارية.

دعونا نلقي نظرة على المزيد من الاختلافات بين أرشفة المستندات والنسخ الاحتياطي للملفات.

	أرشيف الوثيقة	وثيقة النسخ الاحتياطي
المبلغ المستهدف	تخزين طويل المدى للمستندات التي لم يتم استخدامها في الوقت الحالي	حفظ نسخة من البيانات الحديثة في حالة فقدان البيانات أو تلفها
مستعملة	كما هو مطلوب - على سبيل المثال. مراجعة	عند تلف البيانات الحالية أو فشل التحميل
البيانات	تم الحفظ كنسخة. لا يتم الكتابة فوق البيانات	يتم الكتابة فوق البيانات
نوع البيانات المخزنة	البيانات الأصلية - على سبيل المثال. تقارير مالية	نسخة مكررة من البيانات الحالية
سرعة	سرعة الاستعادة ليست مشكلة	يجب أن يكون الوقت الحقيقي
مصطلح	تخزين طويل المدى	تخزين قصير إلى متوسط ​​المدى

الأسئلة الشائعة

لماذا رقمنة الوثائق؟

إدارة المستندات الإنتاجية: يمكن تصدير المستندات الرقمية المفهرسة إلى نظام وتخزينها تلقائيًا في المكتبات الرقمية ، حيث يمكن توثيق استخدامها وتعقبها وإدارتها.

إعادة استخدام بسيطة للنص: عند استعادة موضوع مطبوع إلى نص قابل للتحرير ، يمكن تعديله وإعادة استخدامه في Microsoft Excel أو Word ، مما يوفر الوقت الذي يقضيه بشكل عام في إعادة إنشاء المستندات وإعادة كتابتها.

إمكانية البحث: يمكن اكتشاف المستندات ، بما في ذلك الكلمات الرئيسية في البيانات الوصفية أو النص ، بواسطة شبكات البحث الإلكترونية والإشارة إليها في غضون ثوانٍ.

وصول بسيط: يمكن استرداد المستندات الرقمية من المستودع الرئيسي في أي وقت وتوزيعها بسرعة عبر البريد الإلكتروني ، مما يلغي الحاجة إلى عمل نسخ مطبوعة.

ما هو برنامج أرشفة الوثائق؟

يحول برنامج أرشفة المستندات المستندات إلى سجلات رقمية يمكن أرشفتها والوصول إليها بسهولة وإدارتها بكفاءة ، مما يساعد مؤسستك

توفير نفقات التخزين ، وتعزيز إنتاجية الموظفين ، وتسريع إجراءات العمل.

تعتبر القوائم المحولة ، الملائمة للأرشفة طويلة المدى ، صغيرة وذات جودة بصرية عالية. يمكن قراءتها على أجهزة مختلفة ، والوصول إليها بسهولة من مواقع معزولة ، وأرشفتها مركزيًا في الأرشيفات الإلكترونية ، أو المكتبات الرقمية ، أو إدارة المستندات

الشبكات. يمكن لأي شركة تسريع الإجراءات الداخلية وتعزيز الكفاءة من خلال توفير وصول سهل للنسخ المخزنة رقميًا مع حقوق إدخال محددة.

---

Uمجموعات النانو لأتمتة عملية أرشفة المستندات وتنظيم ملفاتك على الطيار الآلي!

---