يتحمل قسم الحسابات الدائنة (AP) في الشركة مسؤولية بالغة الأهمية تتمثل في تتبع ما تدين به الشركة للموردين والبائعين والتحقق من الموافقة على المدفوعات وتقديمها إلى هؤلاء الأطراف المقابلة. بدون قسم الحسابات المستحقة الدفع، ستواجه الشركة صعوبة في تتبع جميع الفواتير التي تتلقاها من مورديها والتأكد من استيفاء هذه الالتزامات. هذه الالتزامات قصيرة الأجل التي تتحملها الشركة هي الحسابات المستحقة الدفع وهي التزام مهم يجب على المؤسسة الالتزام به.
ما هي الحسابات الدائنة؟
الحسابات المستحقة الدفع هي ببساطة دين حالي تدين به الشركة للبائع أو المورد. بشكل عام، يجب أن يتم دفع الحسابات المستحقة الدفع من قبل قسم الحسابات الدائنة في حوالي 30 يومًا. يظهر المبلغ الإجمالي للحسابات الدائنة في الميزانية العمومية للشركة في قسم الالتزامات المتداولة.
تمثل الحسابات المستحقة الدفع مبلغًا مستحقًا؛ إنها ليست معاملة تم دفعها نقدًا بالفعل. إنها الأموال المستحقة مقابل عملية شراء قامت بها الشركة بالائتمان.
الحسابات المستحقة الدفع ليست فاتورة. الفاتورة عبارة عن مستند ورقي أو رقمي يفرض رسومًا على الشركة مقابل شراء السلع أو الخدمات التي قدمتها. الحسابات المستحقة الدفع هي المبلغ المستحق. الحسابات المستحقة الدفع ليست أيضًا حسابات مستحقة القبض، وهو المبلغ المستحق لشركة ما مقابل سلعها أو خدماتها التي باعتها لشركات أخرى بشروط ائتمانية.
ما هو قسم الحسابات الدائنة؟
نظرًا لأن الحسابات الدائنة مهمة جدًا لنجاح الأعمال التجارية وصحتها، فسيكون لدى معظم الشركات قسم مخصص للحسابات الدائنة. تتمثل المهمة الأساسية لفريق الحسابات الدائنة في التأكد من تسجيل ودفع جميع الديون التي تتكبدها المؤسسة بشكل صحيح.
إذا لم يتم استيفاء وظيفة الحسابات الدائنة هذه من قبل قسم الحسابات الدائنة، فلن يتم الدفع للموردين والبائعين. في هذه الحالة، سوف تنشأ علاقات سيئة بين الشركة ومورديهامما قد يؤثر على قدرة الشركة على شراء السلع والخدمات المطلوبة في المستقبل.
إلى جانب التأكد من حصول الجميع على رواتبهم في الوقت المحدد، يتم تكليف أقسام الحسابات المستحقة أيضًا بضمان عدم حدوث أي أخطاء محاسبية. يجب أن تراقب الاحتيال، وتحاول تجنب الأخطاء، وتسوي أي تناقضات يتم العثور عليها.
وظيفة أخرى للحسابات الدائنة لدى أقسام AP هي القيام بذلك الحصول على خصومات عند الدفع المبكر للفواتير. يقدم العديد من الموردين مثل هذه الخصومات عند سداد الدفعات قبل تاريخ الاستحقاق على الفاتورة، لذلك يمكن لقسم الحسابات الدائنة المساعدة في تقليل النفقات العامة في الأعمال التجارية، وهو بالطبع مصدر قلق مستمر لأي مؤسسة.
الأدوار داخل قسم AP
هناك العديد مسؤوليات قسم الحسابات المستحقة الدفع، ويتم تقسيم هذه الواجبات بين العديد من الموظفين داخل القسم المستحق الدفع. قد يكون لدى الشركات الصغيرة فقط كاتب حسابات مستحقة الدفع. قد يكون لدى عملية أكبر العمال التاليين ضمن قسم الحسابات الدائنة:
- منسق حسابات المدفوعات
- فاتورة لمدير الدفع
- مدير حسابات المدفوعات
- اخصائي حسابات المدفوعات
- المحاسبة المساعد
يمكن أن يكون لدى شركة كبيرة جدًا أيضًا موظف حسابات مستحقة الدفع يكون مسؤولاً عن قسم الحسابات الدائنة بالكامل. ستختلف الواجبات المحددة لكل دور داخل قسم الحسابات الدائنة حسب الشركة وحجم العملية.
سير العمل في أقسام AP
يوجد في كل قسم من أقسام AP سير عمل يصف رحلة البداية إلى النهاية لشراء الخدمات والسلع ثم معالجة الفواتير المرتبطة بهذه المشتريات والتأكد من حصول الجميع على أموالهم في الوقت المحدد. يمكن أن يكون هذا الإجراء خطوة بخطوة رقميًا أو يدويًا، حيث يوفر التنسيق الرقمي الطريقة الأسهل والأقل استهلاكًا للوقت. في كلتا الحالتين، سيتتبع سير العمل لفريق الحسابات الدائنة بشكل عام المخطط التفصيلي التالي:
#1) التقط الفاتورة. الفاتورة، سواء كانت مادية أو إلكترونية، يجب إدخاله في برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP). وكما ذكرنا سابقًا، يمكن أن يتم ذلك بواسطة عامل بشري أو رقمي.
#2) الموافقة. بعد فهرسة الفاتورة بشكل صحيح، يجب الموافقة عليها. مرة أخرى، يمكن أن تكون هذه الخطوة يدوية أو آلية.
#3) إذن الدفع. يجب أن يؤذن بدفع الفاتورة في هذه المرحلة. وتقع على عاتق قسم الحسابات الدائنة مسؤولية الحصول على هذا الإذن من الطرف المناسب داخل الشركة.
#4) انتقال. بعد الموافقة على الدفع، يجب إرساله والتحقق منه. على الرغم من أنه لا يزال من الممكن استخدام طرق الدفع المادية مثل الشيكات أو النقد في بعض الحالات، إلا أن المدفوعات الرقمية تكتسب شعبية، خاصة تلك التي يمكن دمجها مع برنامج AP.
من المهم أن يقوم قسم الدفع بمراقبة عملية سير العمل الشاملة عن كثب. إذا لم يتم تنفيذ وظيفة الحسابات الدائنة بشكل صحيح، فمن الممكن أن تظهر أخطاء، الأمر الذي سيضع المزيد من الضغط على فريق الحسابات الدائنة.
وظائف أقسام AP
هناك العديد من مسؤوليات قسم الحسابات الدائنة المهمة التي يجب أن تجتهد فرق الحسابات الدائنة في تنفيذها. بشكل عام، فإنها تميل إلى الوقوع في واحدة من الفئات التالية:
#1) التوفيق بين البيانات المالية. يجب على أقسام AP منع الرسوم الزائفة وتصحيح أي تباينات لتظهر في البيانات المصرفية أو المستندات المالية الأخرى.
#2) حل مشاكل بيانات الفاتورة. يجب على فريق الحسابات الدائنة تحديد أي تناقضات في البيانات التي تظهر في الفاتورة وتصحيح المعلومات بسرعة.
#3) معالجة الفواتير. الفواتير التي تتلقاها الشركة من مورديها يجب أن تتم معالجتها من قبل قسم الحسابات الدائنة بحيث يمكن دفعها في الوقت المناسب.
#4) دفع الفواتير. إحدى الوظائف المهمة للحسابات الدائنة هي إجراء الدفع على الفاتورة.
#5) المدفوعات الداخلية. إلى جانب دفع الفواتير، يجب على القسم المستحق الدفع أيضًا إدارة المدفوعات الداخلية لأشياء مثل اللوازم المكتبية وتكاليف البريد.
#6) تخزين الفواتير ومطابقتها. يجب أن تكون الفواتير مطابقة لأوامر الشراء الخاصة بهم. ويجب أيضًا تخزينها ماديًا أو إلكترونيًا، حيث توفر الطريقة الأخيرة الطريقة الأكثر كفاءة للبحث والاسترجاع.
#7) الحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين. يعد الحفاظ على استمرار العلاقة بين البائع والأعمال مهمة مهمة لأقسام AP. عندما يتم دفع الفواتير في الوقت المحدد، ويتم توضيح المعلومات وتخزينها بسرعة، فمن المرجح أن تكون المعاملات المستقبلية خالية من المتاعب.
تنظيم فريق الحسابات الدائنة
كلما كان قسم الدفع منظمًا بشكل أفضل، كلما زادت قيمته بالنسبة للشركة. ومع التنظيم المناسب، سيكون سير العمل أكثر كفاءة أيضًا. فيما يلي بعض النصائح لتنظيم قسم AP بأكثر الطرق فعالية:
# 1) وثق كل شيء. تأكد من أن كل عملية شراء تقوم بها الشركة تحتوي على أمر شراء (PO) بحيث يمكن إنشاء سجل. يجب أيضًا الاحتفاظ بسجل بأرقام المعرف الضريبي.
#2) تخزين السجلات لسهولة استرجاعها. يجب الاحتفاظ بالمستندات التي تحمل طوابع التاريخ في مكان واحد يسهل الوصول إليه.
#3) فحص مزدوج. اطلب من أعضاء فريق AP المختلفين التحقق مرة أخرى من بعضهم البعض لمنع الاحتيال والأخطاء.
#4) التوفيق بين الحسابات بانتظام. ويفضل أن يتم ذلك يوميًا، للتحقق من تطابق الفواتير مع أوامر الشراء. الاحتفاظ بسجل لأية اختلافات وقراراتها.
#5) استخدم المدفوعات الرقمية. تتميز أشكال الدفع الإلكترونية اليوم، بما في ذلك غرفة المقاصة الآلية (ACH)، بالكفاءة والسهولة. في كثير من الأحيان، لا تكلف أكثر من المدفوعات الورقية ويسهل تتبعها.
# 6) أتمتة فريق AP. إلى جانب المدفوعات، يمكن رقمنة العديد من وظائف الحسابات الدائنة. إن القيام بذلك له العديد من المزايا، بما في ذلك تجنب أخطاء إدخال البيانات.
كيف يمكن للأتمتة أن تفيد أقسام AP
ستجني فرق الحسابات الدائنة التي تقوم بالترقية إلى أحدث البرامج الحالية فوائد لا تعد ولا تحصى. الطريقة القديمة الورقية اليدوية لأداء وظائف الحسابات الدائنة تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب عمالة مكثفة. ستتمكن أقسام AP التي تتحول إلى الأتمتة الكاملة باستخدام البرامج المتقدمة من معالجة الفواتير بشكل أسرع مع عدد أقل من الأخطاء وعدم الدقة. ولأن أفضل برامج AP اليوم تأتي مع الذكاء الاصطناعي (AI)، هناك حاجة إلى القليل من المدخلات البشرية للعديد من المهام.
على سبيل المثال، يستطيع برنامج AP المتقدم اليوم قراءة رسائل البريد الإلكتروني ومسح الفواتير ضوئيًا والتقاط التفاصيل المهمة تلقائيًا من هذه المستندات. يمكن إرسال إشعارات في الوقت الفعلي إلى أعضاء فريق AP عندما يكون هناك حاجة إلى مزيد من الاهتمام. ونظرًا لأن هذا النظام يعمل بنظام الطيار الآلي، فإنه يتطلب جهدًا بشريًا أقل من الموظفين.
برنامج AP يمكن أيضًا دمج قواعد سير العمل. على سبيل المثال، يمكن توجيه الفاتورة بواسطة برنامج إلى القسم الصحيح للموافقة عليها. يمكن دمج ضوابط الدفع لدفع الفواتير، ويمكن تحرير هذه الضوابط من خلال عوامل مختلفة، مثل مبلغ الدفع. يمكن خصم الدفعة تلقائيًا من الحساب البنكي للشركة. يقوم الذكاء الاصطناعي بتنفيذ هذه المهام من تلقاء نفسه. ومع التعلم الآلي، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتعلم من التجربة.
يتم تسجيل كل ما يفعله البرنامج في دفتر الأستاذ، ويمكن فحص هذا السجل حسب الرغبة. مرة أخرى، نظرًا لأن مسار التدقيق هذا يتم إنشاؤه تلقائيًا بواسطة برنامج حاسوبي، فإن الأمر يتطلب قدرًا أقل من العمالة البشرية.
يمكن أيضًا للبرامج المصممة لأقسام الحسابات الدائنة أن تتكامل مع أدوات المحاسبة الرقمية الأخرى، مما يؤدي إلى إنشاء نظام محاسبة إلكتروني شامل يجعل وظائف الحسابات الدائنة أسهل وأقل استهلاكًا للوقت بالنسبة للموظفين.
الملخص
تحتاج أي شركة تريد النجاح إلى قسم AP منتج يتمتع بالمعدات المناسبة. تتعرض أقسام الحسابات الدائنة التي تعتمد على التكنولوجيا الورقية القديمة لخطر التخلف عن منافسيها. توفر الأدوات الرقمية المتطورة اليوم العديد من الفوائد للأقسام المستحقة الدفع، ليس أقلها جهد بشري أقل وأوقات معالجة أسرع.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :لديها
- :يكون
- :ليس
- $ UP
- 30
- a
- القدرة
- ماهرون
- من نحن
- يمكن الوصول
- حسابي
- المحاسبة
- الحسابات
- حسابات قابلة للدفع
- يا
- متقدم
- مزايا
- تؤثر
- بعد
- مرة أخرى
- AI
- الكل
- سابقا
- أيضا
- بالرغم ان
- من بين
- كمية
- an
- و
- أي وقت
- يبدو
- مناسب
- موافقة
- من وزارة الصحة
- هي
- مصطنع
- الذكاء الاصطناعي
- AS
- تعيين
- أسوشيتد
- At
- حضر
- اهتمام
- التدقيق
- مخول
- الآلي
- تلقائيا
- أتمتة
- تجنب
- سيئة
- الرصيد
- ورقة التوازن
- مصرف
- حساب البنك
- أساس
- BE
- لان
- كان
- قبل
- وراء
- تستفيد
- الفوائد
- بالإضافة إلى
- أفضل
- أفضل
- الأعمال
- الأعمال
- by
- CAN
- أسر
- حقيبة
- الحالات
- النقد
- الفئات
- تهمة
- اسعارنا محددة من قبل وزارة العمل
- التحقق
- توضيح
- المقاصة
- عن كثب
- تأتي
- الشركات
- حول الشركة
- الشركة
- المنافسين
- قلق
- ضوابط
- تصحيح
- بشكل صحيح
- التكلفة
- التكاليف
- استطاع
- المقابلة
- الدورة
- خلق
- خلق
- ائتمان
- حالياًّ
- يوميا
- البيانات
- التاريخ
- أيام
- دين
- مخصصة
- تقديم
- القسم
- الإدارات
- يصف
- تصميم
- تفاصيل
- مختلف
- صعبة
- رقمي
- المدفوعات الرقمية
- رقمنة
- الخصومات
- منقسم
- وثيقة
- وثائق
- هل
- فعل
- فعل
- مضاعفة
- إلى أسفل
- اثنان
- كل
- في وقت مبكر
- أسهل
- بسهولة
- سهل
- فعال
- جهد
- إما
- إلكتروني
- إلكترونيا
- رسائل البريد الإلكتروني
- الظهور
- الموظفين
- النهائي إلى نهاية
- ضمان
- ضمان
- دخل
- مشروع
- كامل
- معدات
- ERP
- أخطاء
- خاصة
- كل
- كل شخص
- مثال
- تنفيذ
- الخبره في مجال الغطس
- عين
- العوامل
- فال
- الأزياء
- أسرع
- أقل
- مالي
- متابعيك
- في حالة
- شكل
- أشكال
- وجدت
- احتيال
- تبدأ من
- بالإضافة إلى
- وظيفة
- وظائف
- مستقبل
- كسب
- على العموم
- الحصول على
- الذهاب
- خير
- بضائع
- يملك
- صحة الإنسان
- مساعدة
- هنا
- كلي
- منـزل
- HTTPS
- الانسان
- ID
- تحديد
- if
- أهمية
- in
- بما فيه
- التناقضات
- دمج
- الاشتقاق
- تكبدها
- معلومات
- إدخال
- مثل
- دمج
- رؤيتنا
- داخلي
- إلى
- فاتورة
- الفواتير
- IT
- انها
- نفسها
- رحلة
- احتفظ
- أبقى
- عمل
- كبير
- أكبر
- آخر
- تعلم
- تعلم
- الأقل
- دفتر الحسابات
- اليسار
- أقل
- الخصوم
- مثل
- على الأرجح
- القليل
- موقع
- سجل
- آلة
- آلة التعلم
- صنع
- جعل
- يصنع
- القيام ب
- إدارة
- كتيب
- كثير
- مباراة
- مطابقة
- مايو..
- الأعضاء
- المذكورة
- قابل
- طريقة
- طرق
- الأخطاء
- مال
- مراقبة
- الأكثر من ذلك
- أكثر فعالية
- أكثر
- متعدد
- يجب
- وافر
- ضروري
- بحاجة
- إحتياجات
- لا
- الإخطارات
- أرقام
- التزام
- الالتزامات
- تحصل
- of
- عرض
- الوهب
- Office
- امين شرطة منزل فؤاد
- غالبا
- أقدم
- on
- مرة
- ONE
- جارية
- فقط
- عملية
- or
- طلب
- الطلبات
- منظمة
- منظم
- أخرى
- خارج
- الخطوط العريضة
- مدفوع
- ورق
- الورق
- حفلة
- دفع
- وسائل الدفع
- طرق الدفع
- المدفوعات
- تنفيذ
- أداء
- ينفذ
- إذن
- مادي
- جسديا
- تخطيط
- أفلاطون
- الذكاء افلاطون البيانات
- أفلاطون داتا
- PO
- البوينت
- شعبية
- نقاط البيع
- منع
- ابتدائي
- مشاكل
- الإجراءات
- عملية المعالجة
- معالجتها
- معالجة
- تقدم
- مثمر
- البرنامج
- البرامج
- لائق
- بصورة صحيحة
- تزود
- شراء
- طلب شراء
- مشتريات
- وضع
- بسرعة
- عرض
- في الوقت الحقيقي
- حصد
- خلاصة
- مستحق
- يتلقى
- سجل
- مسجل
- تسجيل
- تخفيض
- تسجيل جديد
- بانتظام
- العلاقات
- صلة
- اعتمد
- يمثل
- مطلوب
- بحث
- مورد
- واسع الحيلة
- المسؤوليات
- مسؤولية
- استرجاع
- حق
- المخاطرة
- النوع
- القواعد
- يجري
- تفحص
- القسم
- أرسلت
- خدماتنا
- عدة
- ورقة
- المدى القصير
- ينبغي
- إظهار
- ببساطة
- حالة
- المقاس
- صغير
- الأعمال الصغيرة
- So
- تطبيقات الكمبيوتر
- باعت
- حل
- بعض
- متطور
- تحدث
- البيانات
- خطوة
- لا يزال
- متجر
- تخزين
- بناء
- النجاح
- تحقيق النجاح
- هذه
- مزود
- الموردين
- اللوازم
- بالتأكيد
- مفاتيح
- نظام
- مهمة
- المهام
- ضريبة
- فريق
- أعضاء الفريق
- فريق
- تكنولوجيا
- تميل
- سياسة الحجب وتقييد الوصول
- من
- أن
- •
- المستقبل
- المعلومات
- من مشاركة
- منهم
- then
- هناك.
- تشبه
- هم
- الأشياء
- هؤلاء
- الوقت
- استهلاك الوقت
- في حينه
- مرات
- نصائح
- إلى
- اليوم
- جدا
- أدوات
- الإجمالي
- البحث عن المفقودين
- مسار
- تتبع الشحنة
- أثر
- صفقة
- المعاملات
- محاولة
- فهم
- Unsplash
- ترقية
- تستخدم
- مستعمل
- القيمة
- مختلف
- تختلف
- بائع
- الباعة
- التحقق
- تحقق من
- التحقق
- جدا
- يريد
- طريق..
- حسن
- ابحث عن
- متى
- التي
- من الذى
- سوف
- مع
- في غضون
- بدون
- عامل
- العمال
- سير العمل
- سوف
- زفيرنت