ما هي معالجة الفواتير؟ - شرح معالجة الفاتورة

معالجة الفواتير أو معالجة الفواتير هي سلسلة كاملة من العمليات المرتبطة بنهاية الأعمال (التورية غير المقصودة) لشراء المنتجات / الخدمات من البائع.

بقدر ما قد يبدو الأمر بسيطًا - استلام الفاتورة ، والتحقق من صحتها ، ودفع الفاتورة ، وإغلاق المعاملة - معالجة الفاتورة ، في معظم الحالات ، ليس سير عمل بسيطًا. أي تأخير أو انقطاع في هذه العملية يمكن أن يكون له تأثير سلبي على علاقاتك مع الموردين ويعيق تسليم الخدمات والإمدادات والمواد في الوقت المناسب.

دعونا نرى كيف تتم معالجة الفواتير وكيف أتمتة AP يساعد على الانسيابية إدارة الفواتير لمساعدة الشركات على العمل بكفاءة أكبر.

ما هي معالجة الفاتورة؟

معالجة الفواتير هي سير العمل الذي يتبعه فريق الحسابات الدائنة من وقت استلامه لفاتورة المورد. يشمل جميع الخطوات مباشرة من استلام فاتورة البائع إلى تسجيل الدفع بعد الشيكات والموافقات المناسبة.

يمكن معالجة الفاتورة للدفع فقط بمجرد مسح جميع خطوات معالجة الفاتورة. فيما يلي خطوات معالجة الفاتورة بالتفصيل:

سير عمل معالجة الفواتير

• جمع وتنظيم الفواتير المرسلة عبر قنوات متعددة: البريد الإلكتروني ، البريد ، إلخ.
• احصل على بيانات الفاتورة ، وقم بتعيين أكواد دفتر الأستاذ العام ومطابقة بيانات الفاتورة مع المستندات الداعمة (أوامر الشراء أو الإيصالات).
  • في حالة وجود تناقضات ، يتم إرجاع الفاتورة إلى البائع.
• إرسال الفواتير إلى المعتمدين المعتمدين للموافقة أو الرفض ، بناءً على سياسات الإنفاق الداخلية.
• قم بإعداد الدفعات عبر التحويل الإلكتروني أو ACH أو التحقق من الفواتير المعتمدة.
• سجل المدفوعات في نظام تخطيط موارد المؤسسات أو برنامج المحاسبة الخاص بك.

يعد سير عمل معالجة الفواتير المبسط أمرًا ضروريًا للتعرف على الحسابات المستحقة الدفع وتحسين التدفق النقدي للوفاء بالمدفوعات الصالحة.

كيف يتم معالجة الفواتير؟

في الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم ، تعد معالجة الفواتير جزءًا من عملية الحسابات الدائنة (AP). عملية إدارة الفواتير مهم ليس فقط لتنظيم التدفق النقدي ولكن أيضًا للتعامل مع البائعين والموردين لضمان الشراء في الوقت المناسب.

تتضمن المعالجة التقليدية للفاتورة الخطوات الأساسية التالية:

• تقييم الفاتورة المستلمة من البائع: يتم استلام الفاتورة أولاً من البائع لمنتج أو خدمة تم طلبها عادةً من خلال أمر شراء (PO). يسجل موظفو معالجة فواتير الحسابات الدائنة الفاتورة في دفاتر الأستاذ برمز تعريف (دفتر الأستاذ العام أو رمز دفتر الأستاذ العام).
• مطابقة الفاتورة: تتم مقارنة البيانات الموجودة في الفاتورة ، بما في ذلك نوع المنتج / الخدمة المطلوبة ، والسعر المتفق عليه ، وتاريخ التسليم ، وما إلى ذلك ، بأمر الشراء الأصلي. في حالة رفع الفاتورة بعد تسليم المنتج / الخدمة ، تتم مطابقة تفاصيل الفاتورة أيضًا مع التفاصيل الموجودة على إيصال التسليم. هذا “tمطابقة هري"يعالج أسئلة مثل:

س هل شروط الدفع مطابقة؟

س هل تم تضمين أي خصومات وعدت؟

س هل تم ترميز الفاتورة إلى حسابات المصروفات المناسبة؟

س هل هناك مشاكل في الأداء بعد الاستلام تستدعي حجب الدفع؟

• التحقق من وجود تناقضات: يتم وضع علامة على أي تباين في بيانات الفاتورة كاستثناء. ثم يتصل موظفو AP بالمورد والقسم المعني داخل الشركة لإصلاح الخطأ / التناقض. بمجرد حل الاستثناء ، يعيد البائع إصدار الفاتورة ، وتتكرر عملية مطابقة الفاتورة.
• الحصول على التفويضات والموافقات المناسبة: اعتمادًا على سياسات الشركة ، يتم توجيه الفاتورة إلى مستويات الإدارة المختلفة للتحقق منها والموافقة عليها. يعتمد عدد وطبيعة الموافقات المطلوبة على سياسة الشركة وحجمها. تشمل العوامل الأخرى الأقسام المشاركة في عملية تحديد المصادر والمشتريات ونوع المنتج ومبلغ الفاتورة. على سبيل المثال ، قد تفرض بعض الشركات موافقات على مستوى الإدارة لقيم الفواتير الأعلى من حد معين.
• اعتماد دفع الفاتورة: بعد كل مستويات الموافقة ، يتم دفع الفاتورة وفقًا للشروط التي تم التفاوض عليها مع البائع. قد يكون الدفع من مسؤولية قسم AP أو الإدارة المالية أو قسم المشتريات ، اعتمادًا على هيكل الأعمال. تتم معالجة الدفع كشيكات أو حوالات مصرفية أو طرق أخرى ، وفقًا للشروط والأحكام المحددة مسبقًا.
• إغلاق المعاملة: بمجرد إجراء الدفع ، يتم إغلاق مسار الفاتورة المحدد هذا ويتم تسجيل المعاملة على أنها مكتملة. يتم أرشفة الفاتورة وتفاصيل الدفع في دفتر الأستاذ العام لعمليات التدقيق المستقبلية.

---

هل تبحث عن أتمتة عمليات AP اليدوية الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

جدولة عرض توضيحي

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

---

التحديات في معالجة الفواتير

1. الفواتير الضائعة أو المفقودة

هذه مشكلة عندما تتعامل الشركة مع بائعين متعددين والعديد من الفواتير على أساس يومي. تتفاقم المشكلة بسبب حقيقة أنه يمكن استلام الفواتير بتنسيقات مختلفة - مثل النسخ المطبوعة وملفات PDF الممسوحة ضوئيًا وملفات معالجة النصوص وما إلى ذلك. يصبح من الصعب إدارة هذه الأشكال المختلفة من الفواتير ، التي يتم استلامها في أوقات مختلفة ، وغالبًا من قبل موظفين مختلفين .

تؤدي الفواتير الضائعة إلى تأخير المدفوعات والعقوبات المرتبطة بها ، وتوتر العلاقات مع البائعين ، والتأخير في التشغيل ، ومشكلات التدقيق.

2. بيانات غير متطابقة أو مفقودة

تحتوي الفاتورة على بيانات مهمة مثل معرفات الشركة ، والمعلومات الضريبية ، والخدمة / المنتج المقدم ، والسعر ، وحالة التسليم وما إلى ذلك. إذا كانت الفواتير بتنسيقات مختلفة ، يصبح الأمر مرهقًا ، إن لم يكن من المستحيل التحقق من جميع البيانات الصالحة منها. تتضمن بعض الأخطاء التي يسهل تفويتها ما يلي:

- استخدام اسم خاطئ للعميل

- عدم تصنيف المنتجات / الخدمات بشكل واضح

- عدم مطابقة العلامة التجارية المطلوبة

- أخطاء في الحساب

- عدم استخدام العملة الصحيحة

- عدم ذكر تاريخ الاستحقاق

- عدم ذكر الخصومات أو الغرامات

- أخطاء معدل الضريبة

وفقًا شركاؤنا المتحمسون، يتم تمييز ما يقرب من ربع جميع الفواتير للاستثناءات التي يجب معالجتها بواسطة موظفي معالجة فواتير الحسابات الدائنة. تؤدي أخطاء الفاتورة إلى خسائر مالية وخسائر زمنية.

فقد كان وذكرت أن المستشفيات وحدها تخسر حوالي 68 مليار دولار سنويًا بسبب أخطاء الفواتير. الأخطاء في الفواتير الورقية مكلفة جدًا لإصلاحها - قد يكون تصحيح بيانات الفاتورة أمرًا مكلفًا $53.50 في المتوسط ​​لكل فاتورة!

تساهم المشكلات المرتبطة بمعالجة الفواتير اليدوية في أكثر من 30٪ من تكاليف فريق AP. يستهلك التحقق من الدقة أيضًا قدرًا هائلاً من الوقت ، وإذا وجد أنه غير ملائم أو خاطئ ، فإن الاستثناء الذي أثير سيستهلك مزيدًا من الوقت للحل. تؤثر هذه التأخيرات في معالجة الفواتير على جداول الدفع. تقريبا 1 من 5 شركات خسارة بشروط مواتية ومعدلات مخفضة بسبب تأخر مدفوعات البائعين.

3. حالة الفاتورة غير معروفة

غالبًا ما تكون الحالة الحالية للفاتورة في مخطط المعالجة الخاص بها غير معروفة ، خاصةً إذا كان هناك العديد من أصحاب المصلحة المشاركين في العملية. أين هي؟ من وافق عليها؟ ما الذي تحتاجه أكثر من ذلك؟ متى سيتم الدفع؟ هذه هي الأسئلة التي تنشأ غالبًا بسبب الافتقار إلى الشفافية.

4. أخطاء في توجيه الفاتورة

قد يكون هناك العديد من البائعين الذين يصدرون العديد من الفواتير لشركة على أساس يومي. بعد الفحص الأولي ، يقوم فريق معالجة فواتير AP بفرز كل فاتورة في قائمة انتظار التوجيه. يمكن حتى لأخصائي AP الأكثر كفاءة أن يخطئ في توجيه الفاتورة. عندما يتم توجيه الفاتورة بشكل خاطئ ، فإنها تمر بخطوات غير ضرورية - إضاعة الوقت والجهد البشري. يعتبر سيناريو "اللمسة العالية" هذا مرهقًا بشكل خاص ، خاصةً عندما يتعين على فريق AP إغلاق الكتب بشكل دوري. وبالتالي ، على الرغم من أن فرق الحسابات الدائنة مصممة لتحسين المصادر والمشتريات العملية ، في الواقع ، يمكن أن يقضوا وقتًا مفرطًا في مطاردة الفواتير من خلال مسار الموافقة المعقد وإصلاح الأخطاء الناتجة التي تحدث في السلسلة.

الآثار العملية لمشاكل معالجة الفواتير

مشاكل التقليدية عملية إدارة الفاتورة، المدرجة في القسم السابق ، يمكن أن يكون لها آثار خطيرة على إنتاجية الشركة وربحيتها:

• خسارة في الكفاءة والإنتاجية: فحص الفاتورة ومعالجة الأخطاء والاستثناءات وتتبع مسارها والحصول على الموافقات ودفع الفاتورة هي عمليات تستغرق وقتًا طويلاً. من الأفضل إنفاق الوقت "الضائع" في مثل هذه المهام على المهام التي تساهم في قيمة المؤسسة. يمكن أن تؤدي المهام المتكررة المرتبطة بمعالجة الفواتير إلى خنق إنتاجية المؤسسة.
• معنويات وثقافة الموظفين: 60٪ من أفراد AP يقال يجدون معالجة الفواتير أكثر الأعمال الروتينية البغيضة في عملهم - عدم الرضا عن أكثر من نصف وظائفهم يؤدي إلى فقدان الروح المعنوية والحماس بين العمال. من الطبيعي أن الموظفين جد الوقت الذي يقضونه في جوانب مثيرة للاهتمام من وظائفهم مجزية. وبالتالي ، فإن تقليل الأعمال الروتينية لعملية معالجة الفواتير وزيادة الوقت الذي يقضيه الموظف في الجوانب الصعبة والمثيرة للاهتمام لوظيفة الموظف يمكن أن يعزز الرضا الوظيفي وبالتالي الاحتفاظ بالموظف.
• الالتزامات المتصاعدة: يمكن أن تؤدي التأخيرات الناتجة في سير عمل معالجة الفواتير إلى فواتير غير قابلة للتنفيذ. يمكن أن يؤدي ذلك إلى الالتزامات المستحقة بمرور الوقت ، وتصاعد الضغط في فترات التدقيق ، وعدم الامتثال. كل هذه تؤثر على المحصلة النهائية.
• ضعف الاحتيال: تتضمن بعض عمليات الاحتيال التي تحدث في عملية الفاتورة عمليات الاحتيال من طرف ثالث ، وتكاليف العمالة الخاطئة ، والمدفوعات المكررة والأخطاء الداخلية الأخرى. قد تظهر عمليات الاحتيال في الفاتورة على أنها حجم فاتورة غير طبيعي ، وعدم تطابق بين المنتج / الخدمة المقدمة ومواصفات الفاتورة ، والتناقضات بين أمر الشراء والفاتورة ، وسلوك الموظف المشكوك فيه. يمكن أن تكون مهام معالجة الفواتير اليدوية مملة وتؤدي إلى خمول عقلي. قد يؤدي هذا إلى تفويت عمليات الاحتيال عند فحص الفواتير بحثًا عن أخطاء ومشاكل في البيانات. هذا صحيح بشكل خاص في أوقات الأزمات. على سبيل المثال ، جائحة كوفيد -19 يقال زاد معدل حدوث الاحتيال في الفواتير في عام 2020. من الصعب اكتشاف الاحتيال في الفواتير يدويًا ، خاصةً عندما يكون حجم الأعمال مرتفعًا.
• معالجة الفواتير اللامركزية: يمكن أن يؤدي عدم وجود سير عمل متسق أو متماسك لإدارة الفواتير إلى عمليات مجزأة ، والتي بدورها يمكن أن تعيق الرؤية المركزية والحوكمة.
• عقبات أمام التوسع: مع نمو الشركة ، تصبح المعالجة اليدوية للفواتير غير عملية. وبالتالي ، فإن الاستمرار في التمسك بما يفترض أنه يعمل من أجل إعداد صغير يعيق التوسع وإمكانية التوسع. الهدف النهائي لأي عمل ليس الحفاظ على الوضع الراهن بل النمو!

---

قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.

جدولة عرض توضيحي

---

معالجة الفاتورة الآلية

توفر أتمتة معالجة الفواتير حلاً واضحًا لمعظم ، إن لم يكن جميع المشكلات المرتبطة بهذه العملية اليدوية. ينشأ تحذير "إن لم يكن الكل" بسبب الحاجة البسيطة للتدخل اليدوي في بعض المراحل. ومع ذلك ، فإن أتمتة العديد من المهام المتكررة للعملية يمكن أن توفر الوقت وتوفر المال وتحافظ على معنويات الموظفين وتحافظ على علاقات جيدة مع البائعين.

لا يزال توجيه الفاتورة بدون لمس تمامًا - المعالجة التلقائية للفواتير من الاستلام إلى الإغلاق ، دون تدخل يدوي - نادرًا. أ مسح أجريت بين الأفراد المشاركين في عمليات AP تظهر دعمًا ساحقًا لأتمتة غالبية المهام اليدوية.

بعض المزايا المحددة لأتمتة بعض أو معظم مهام سير عمل معالجة الفواتير هي:

• تماسك البيانات: غالبًا ما تشتمل أدوات معالجة الفواتير الآلية على أدوات استخراج البيانات الآلية التي يمكنها استخراج البيانات ذات الصلة من الفواتير وحفظها في تنسيق موحد يساعد في عمليات الفحص والموافقات اللاحقة. تأتي العديد من أدوات معالجة الفواتير مزودة بوحدات التعرف الضوئي على الحروف المدمجة التي يمكنها استخراج البيانات ذات الصلة من الفواتير. يدعم الذكاء الاصطناعي أدوات إدارة الفواتير مثل شبكات النانو يمكن تدريبها لاستخراج بيانات محددة من مجموعة متنوعة من تنسيقات الفواتير.
• مطابقة أسرع ثلاثية: المقارنات الآلية ثلاثية الاتجاهات للفاتورة مع أمر الشراء والإيصال تكون أسرع من عمليات التحقق اليدوية حيث يتم تخزين جميع البيانات المتعلقة بالمعاملة رقميًا في نفس المكان ويمكن مقارنتها بسهولة إما بصريًا أو من خلال الذكاء الاصطناعي البرمجيات. يمكن دمج مهام سير عمل معالجة الفواتير الآلية مع قواعد البيانات وأنظمة المحاسبة الأخرى للمطابقة التلقائية دون تدخل بشري.
• الموافقات المبسطة: يمكن أن يؤدي التمرير التلقائي للفاتورة من مرحلة إلى أخرى وإعداد تذكيرات للموافقة إلى تجنب التأخير في معالجة الفاتورة. يمكن أن يؤدي إدراج الطوارئ والتذكيرات في سير العمل إلى القضاء على الاختناقات. يمكن أن يؤدي دمج التوقيعات الإلكترونية والنماذج الرقمية إلى تمكين الموافقات أثناء التنقل من مختلف المشاركين في العملية بحيث لا يؤدي الغياب المادي عن المكتب إلى تأخير عملية الموافقة.
• شفافية العملية: يمكن أن يسمح الوصول متعدد المستويات إلى البيانات والتخزين المركزي للبيانات بالشفافية. تعمل أتمتة معالجة الفواتير أيضًا على إنشاء مسار تدقيق لتتبع تقدم الفاتورة على طول نقاط التفتيش.
• أمان البيانات: يمكن لرقمنة بيانات الفاتورة أن تمنع فقدان المعلومات المرتبطة بشكل شائع بنقل المستند فعليًا للتحقق من صحته والموافقة عليه. يمكن أن تتيح الأتمتة أيضًا تكامل سير عمل إدارة الفواتير مع الشركة نظام ضبط وترتيب الوثائق وأدوات مسك الدفاتر الأخرى لأغراض المراجعة والأرشفة. كما أنه يساعد في الامتثال التنظيمي.
• ذكاء أعمال أفضل: يمكن لإدارة الفواتير الآلية أن تتيح سهولة الوصول إلى بيانات الشراء والإنفاق وتقييمها ، مما يسمح بتحليلات واتخاذ قرارات أفضل.
• الحفاظ على علاقات البائعين: يؤدي غياب التأخير والإدارة المنظمة للفواتير إلى سداد المدفوعات في الوقت المناسب وتحسين التواصل مع البائعين وبالتالي إقامة علاقات مثمرة مع البائعين.
• القضاء على الاحتيال: يمكن لأتمتة سير عمل الموافقة على الفواتير القضاء على الاحتيال عن طريق وضع الشيكات عبر سير العمل وزيادة الرؤية. يمكن وضع علامة على المخالفات تلقائيًا أثناء مباراة ثلاثية آلية. ويمكن أن يمنع التحقق من التوقيع الإلكتروني عمليات الاحتيال الداخلية / الخارجية وما يرتبط بها من خسائر.

عمليات AP المناسبة للأتمتة

بعض خطوات معالجة الفواتير التي قد تستفيد من الأتمتة هي:

• إيصال الفواتير: نظرًا لاستلام تنسيقات مختلفة من الفواتير من بائعين مختلفين ، فإن الاكتشاف التلقائي لمختلف الحقول ذات الصلة في الفاتورة سيساعد في رقمنة الفاتورة وإدارة البيانات بشكل أفضل. أدوات التعرف الضوئي على الحروف مفيدة هنا.
• التحقق من صحة الفاتورة: من السهل إعداد قواعد للتحقق من سلامة البيانات واكتمالها في الفواتير. يمكن أن يساعد ملء الحقول المتنوعة المخصصة في قاعدة بيانات الفواتير في اكتشاف المعلومات غير الكاملة أو المفقودة.
• المطابقة الثلاثية: غالبًا ما يتم رفع الفواتير استجابة لأمر الشراء وغالبًا ما تكون مرتبطة بإيصال. سيتم ربط هذه المستندات الثلاثة برقم أمر شراء مشترك. ستؤدي المطابقة التلقائية للفواتير وأوامر الشراء والإيصالات إلى تسريع عملية التحقق ونقل الفاتورة إلى المستوى التالي دون تأخير.
• معالجة الاستثناءات: الاستثناءات وحالات الحافة ليست شائعة في إدارة الفواتير. قد تنشأ حالات الحافة بسبب تغييرات المنطقة الزمنية ، والرسوم المتكررة المتعددة ، وتعديلات الأسعار بأثر رجعي ، وطول الأشهر المتغيرة. يمكن لبعض البرامج ، خاصة تلك التي تعمل بالذكاء الاصطناعي ، مثل Nanonets ، التعامل مع هذه الحالات المتطورة ، بينما يتطلب بعضها مستويات مختلفة من التدخل البشري.
• عملية الموافقة: يمكن نقل الفواتير الرقمية على طول التسلسل الهرمي للإدارة تلقائيًا للحصول على الموافقات. يمكن أن يساعد إعداد التذكيرات أيضًا في تسريع عملية الفاتورة.
• الدفع: يمكن دمج المدفوعات الرقمية (التحويل البنكي وما إلى ذلك) في البرنامج لتمكين الدفع التلقائي للبائع بمجرد استلام جميع الموافقات.
• التحليلات: يمكن أن تتيح الأتمتة تقييم وتحليل أنماط الإنفاق وعلاقات البائعين ، مما قد يساعد في تصحيحات المسار وقرارات العمل الإنتاجية. تسمح الأنظمة المستندة إلى الذكاء الاصطناعي بتحليلات أفضل مع مزيد من التدريب على الفواتير.

---

احجز هذا العرض التوضيحي المباشر لمدة 30 دقيقة لجعله آخر مرة يتعين عليك فيها إدخال البيانات يدويًا من الفواتير أو الإيصالات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

جدولة عرض توضيحي

---

شبكات النانو لمعالجة الفواتير الذكية

Nanonets هو برنامج قائم على الذكاء الاصطناعي يمكن استخدامه لأتمتة وتبسيط خطوات معالجة الفواتير في عملك.

يمكن التقاط البيانات خالية من الأخطاء من مجموعة متنوعة من أنواع ملفات الفواتير. يمكن تدريب محرك AI الخاص بـ Nanonets على فواتير فعلية ، دون الحاجة إلى الترميز ، مما يجعله قابلاً للتخصيص حسب الشركة.  

كما أن لديها خوارزميات متطورة وبنية تحتية قوية للحصول على موافقات متعددة الخطوات. يمكن أن يتكامل برنامج معالجة الفواتير Nanonets مع أنظمة أخرى مثل قاعدة بيانات Mysql أو QuickBooks أو Salesforce وهو برنامج لا يعتمد على النظام الأساسي. إنه دقيق وقابل للتطوير ويوفر الوقت والمال لفريق معالجة فواتير الحسابات الدائنة ويعزز الإنتاجية.

مطعم الوجبات الجاهزة

تعمل أتمتة معالجة الفواتير على تبسيط عملية الشراء ، وتعزيز شفافية مسار الفاتورة ، وتوفير الوقت والمال ، وزيادة إنتاجية الموظفين ، وتحسين العلاقات مع البائعين. تسمح أتمتة تدفق الفواتير للموظفين البشريين بالتركيز على الأنشطة الأقل دنيوية وذات القيمة الأعلى مثل التخطيط ووضع الاستراتيجيات. يمكن أن تؤدي هذه ، بدورها ، إلى تحسين الكفاءة الكلية والربحية للأعمال.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• أفلاطونايستريم. ذكاء بيانات Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• سك المستقبل مع أدرين أشلي. الوصول هنا.
• شراء وبيع الأسهم في شركات ما قبل الاكتتاب مع PREIPO®. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/invoice-processing/