প্রদেয় অ্যাকাউন্টের জন্য 3 ওয়ে ম্যাচ: একটি গভীর নির্দেশিকা

বিজনেস ফাইন্যান্স দলগুলি একটি প্রয়োজনীয় অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া হিসাবে বিক্রেতার চালানগুলির একটি 3 উপায়ে ম্যাচ সম্পাদন করে। 3 উপায়ে সাপোর্টিং ডকুমেন্টের সাথে মিলে, কোম্পানিগুলি ডুপ্লিকেট, ভুল বা জালিয়াতিপূর্ণ পেমেন্ট শনাক্ত করতে পারে।

এই প্রবন্ধের লক্ষ্য হল 3 ওয়ে ম্যাচিং প্রসেস, ম্যানুয়াল ম্যাচিং প্রসেসের ব্যথা পয়েন্ট, কিভাবে থ্রি ওয়ে ম্যাচিং প্রসেস স্বয়ংক্রিয় করা যায় এবং অটোমেশনের সুবিধাগুলি বোঝা৷

3 ওয়ে ম্যাচিং একটি স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ হিসাবে সর্বোত্তমভাবে সঞ্চালিত হয় যা ন্যানোনেটের মতো প্রদেয় অটোমেশন সমাধান দ্বারা চালিত হয়।

একটি 3 উপায় ম্যাচ কি?

সমস্ত অর্থপ্রদানে জালিয়াতি এড়াতে এবং সহায়ক নথিতে আর্থিক বিবরণ একে অপরের সাথে মেলে তা নিশ্চিত করতে কিছু ধরণের যাচাইকরণ জড়িত।

একটি 3-ওয়ে ম্যাচ হল একটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া যা ক্রয় অর্ডার (পিও) ভাল প্রাপ্ত নোট (GRN) এবং সংশ্লিষ্ট সরবরাহকারীর চালানের সাথে তুলনা করে।

একটি 2-ওয়ে ম্যাচ, তুলনা করে, শুধুমাত্র চালানের সাথে PO-এর তুলনা করে। বিল করা পরিমাণ (চালানে) অর্ডার করা পরিমাণের সাথে মেলে (ক্রয় আদেশে)। এবং চালানের মূল্য ক্রয় আদেশে উদ্ধৃত মূল্যের সাথে মেলে।

2 উপায় ম্যাচিং প্রক্রিয়া হল প্রতিষ্ঠান জুড়ে চালান যাচাই করার জন্য ডিফল্ট পদ্ধতি। কিন্তু কোম্পানিগুলো যাচাইকরণের একটি অতিরিক্ত স্তর যোগ করতে এবং অতিরিক্ত ব্যয় রোধ করতে ক্রমবর্ধমানভাবে তিনটি উপায়ের মিল গ্রহণ করছে।

3 ওয়ে ম্যাচিং ইনভয়েস পেমেন্ট দ্রুত অনুমোদন করতে সাহায্য করে এবং যেকোনো অসঙ্গতি, ত্রুটি বা সম্ভাব্য জালিয়াতিকে ফ্ল্যাগ করে।

থ্রি ওয়ে ম্যাচিং লাইন আইটেমের বিশদ বিবরণ এবং ক্রয় আদেশ (PO), ভালোর রসিদ (যাচাইকৃত প্রাপ্তির নথি এবং প্যাকিং স্লিপ) এবং গ্রাহকের কাছে পাঠানো বিক্রেতার চালানগুলির মধ্যে তুলনা করে।

একটি সফলভাবে যাচাইকৃত চালান অবশ্যই গ্রহণযোগ্য সহনশীলতার স্তরের মধ্যে PO এবং প্রাপ্তির সাথে মেলে। সহনশীলতার সাথে মেলে না এমন একটি চালান হোল্ডে রাখা হয় এবং যথাযথ পর্যালোচনার জন্য পাঠানো হয়।

---

আপনার ম্যানুয়াল 3 উপায় ম্যাচ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে খুঁজছেন? Nanonets কীভাবে আপনার দলকে এন্ড-টু-এন্ড বাস্তবায়নে সহায়তা করতে পারে তা দেখতে একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন এপি অটোমেশন.

একটি ডেমো তফসিল

---

সুচিপত্র

কিভাবে 3 ওয়ে ম্যাচ?

সার্জারির অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া তিনটি নথিতে ট্র্যাকিং বিবরণের উপর মূলত নির্ভরশীল: ক্রয় আদেশ, অর্ডার রসিদ এবং চালান।

বিক্রেতার অর্থপ্রদান প্রক্রিয়া করার আগে, AP টিমগুলি এই 3টি নথির উপর গিয়ে যাচাই করে যে কোম্পানির দ্বারা প্রাপ্ত পণ্য/পরিষেবা প্রাথমিকভাবে যা অর্ডার করা হয়েছিল/অনুরোধ করা হয়েছিল তার বিবরণের সাথে মেলে।

এক্সএনইউএমএক্স উপায় চালান মিল উপরে উল্লিখিত 3টি গুরুত্বপূর্ণ নথির যেকোনো একটিতে ত্রুটি বা অসঙ্গতি হাইলাইট করতে সাহায্য করে। ত্রুটি/সমস্যার মধ্যে ভুল অর্থপ্রদানের বিবরণ, স্ফীত/ভুল দাম, ভুল বা ক্ষতিগ্রস্ত পণ্য ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

যদি 3 উপায়ে ম্যাচিং প্রক্রিয়ায় ত্রুটিগুলি পতাকাঙ্কিত করা হয়, তাহলে চালান হোল্ডে রাখা হয় এবং পেমেন্ট আটকে রাখা হয়। একবার ইস্যুটি মিটমাট হয়ে গেলে এবং একটি সফল ত্রিমুখী মিল হয়ে গেলে, চালানটি প্রক্রিয়া করা এবং অর্থপ্রদান করা যেতে পারে।

3 উপায় ম্যাচ উদাহরণ

ব্যাখ্যা করার জন্য, ধরুন একজন ক্রেতা, ক্রেতা ইনক., একজন বিক্রেতা/সরবরাহকারীর কাছ থেকে $1500-এর একটি চালান পায়, সরবরাহকারী Inc., একশ পেনড্রাইভের জন্য:

• বিবরণ (পেন ড্রাইভ), পরিমাণ (100), খরচ (প্রতি টুকরা 15 ডলার), মোট মূল্য ($1500) এবং শর্তাবলী (প্রদানের শর্তাবলী) প্রাথমিকভাবে এর সাথে মেলে কিনা তা পরীক্ষা করার জন্য AP টিম প্রথমে তার PO এর সাথে চালানের তুলনা/মেলা করে। অনুমোদিত PO.
• এরপরে, চালান এবং PO বিবরণগুলি অর্ডার প্রাপ্তির সাথে তুলনা/মিলানো হয় (প্রতিবেদন গ্রহণ করা)। এই রসিদটি ডেলিভারির সাথে আসা প্যাকিং স্লিপের উপর ভিত্তি করে গ্রহণকারী বিভাগ দ্বারা প্রস্তুত করা হয়। পেনড্রাইভের ধরন এবং পরিমাণ (100), মূল্য ($15 প্রতি পিস) এবং মোট মূল্য ($1500) মূল PO এবং চালানে বিশদ বিবরণের সাথে মেলে।
  • প্রাপ্তি বিভাগ এই পর্যায়ে ক্ষতি এবং গুণমান পরীক্ষা করে।

যদি ইনভয়েস, PO এবং অর্ডারের রসিদ হুবহু মিলে যায় (অথবা একটি গ্রহণযোগ্য সহনশীলতা স্তরের মধ্যে), তাহলে আপনার একটি সফল 3 ওয়ে ম্যাচ আছে। চালান এখন AP দল দ্বারা পরিশোধ করা যাবে.

যদি 3টি নথি মেলে না – থ্রি ওয়ে ম্যাচিং টলারেন্স লেভেলের উপরে – তাহলে ইনভয়েসটি হোল্ডে রাখা হয় যতক্ষণ না ত্রুটি/সমস্যাগুলো সাজানো হয়।

আসুন সংক্ষিপ্তভাবে এই নথিগুলির প্রতিটির দিকে তাকাই এবং দেখুন কিভাবে তারা প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির সাথে সম্পর্কিত 3 উপায়ে ম্যাচিং প্রক্রিয়া:

ক্রয় আদেশ

একটি ক্রয় আদেশ বা PO হল একটি কোম্পানির স্ট্যান্ডার্ড, ক্রমানুসারে সংখ্যাযুক্ত ফর্ম যা তার প্রয়োজনীয় পণ্য বা পরিষেবাগুলির তালিকা করে৷ ক্রয় আদেশ একটি ক্রয় অনুমোদন করতে ব্যবহার করা হয়.

PO একটি চুক্তিতে পরিণত হয় যখন এটি বিক্রেতার কাছে পাঠানো হয় এবং গৃহীত হয় যেটি পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করতে চায়। সার্জারির ক্রয় বিভাগ একটি স্বাক্ষরিত এবং অনুমোদিত উপর ভিত্তি করে একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করে ফরমাশ - পত্র বিক্রেতা নির্বাচনের পরে।

সার্জারির ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া কোম্পানির নাম এবং লোগো, বিক্রেতার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য, আইনি এবং অর্থপ্রদানের শর্তাদি, অফার করা ডিসকাউন্ট, ক্রয়ের অর্ডার নম্বর, কোম্পানির বিলিং এবং শিপিং ঠিকানা, বর্ণনা সহ লাইন আইটেম, মূল্য, অর্ডারকৃত পরিমাণ, বর্ধিত পরিমাণ, সাবটোটাল, বিক্রয় কর যদি থাকে, এবং মোট পরিমাণ।

প্রাপ্তি

একটি রসিদ হল একটি শারীরিক বা ইলেকট্রনিক নথি যা পণ্য/পরিষেবার প্রকৃত প্রাপ্তি প্রতিফলিত করে। সরবরাহকৃত পণ্যের সাথে অন্তর্ভুক্ত আইটেমযুক্ত বিক্রেতার প্যাকিং স্লিপের বিরুদ্ধে কোম্পানির প্রাপ্তি বিভাগ দ্বারা রসিদগুলি যাচাই করা হয়।

রসিদটি অর্থপ্রদানের পদ্ধতির পাশাপাশি ক্রয় অর্ডার নম্বর উল্লেখ করে - নথি মেলানোর সুবিধা।

পণ্যের রসিদ পুরো ক্রয় অর্ডারের ডেলিভারি বা আংশিক চালান হতে পারে যদি কোনো পণ্য পরবর্তীতে ডেলিভারির জন্য ব্যাক-অর্ডার করা হয় বা অন্য কোনো স্থান থেকে পাঠানো হয়।

বিক্রেতা চালান

একটি বিক্রেতা চালান হল একটি নথি যা গ্রাহককে সরবরাহকৃত পণ্য বা পরিষেবার জন্য বিল দেয়। চালানটি অর্থপ্রদানের জন্য একটি অনুরোধ।

চালান ক্ষেত্রগুলি প্রাথমিকভাবে একটি ক্রয় আদেশের মতোই।

ইনভয়েসে একটি চালান নম্বর, অর্ডারের তারিখ, চালানের তারিখ, রেমিট্যান্সের ঠিকানা, অর্থপ্রদানের শর্তাবলী, প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট, সাবটোটাল, সেলস ট্যাক্স এবং মোট বকেয়া পরিমাণ উল্লেখ থাকে।

---

স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা ক্যাপচার, ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন এবং 3 উপায় ম্যাচ প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন সেকেন্ডের ভিতর. কোন কোড প্রয়োজন. এখনই একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন।

একটি ডেমো তফসিল

---

ম্যানুয়াল ম্যাচিং মধ্যে ব্যথা পয়েন্ট

ম্যানুয়াল 2 ওয়ে বা 3 ওয়ে ম্যাচিং একটি বেদনাদায়ক ধীর, ব্যয়বহুল এবং ত্রুটি-প্রবণ হতে পারে। স্বয়ংক্রিয় 3 উপায় মিল এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অনুমোদন কর্মপ্রবাহ নিশ্চিতভাবে AP দলগুলিকে উচ্চ মূল্যের কাজগুলিতে ফোকাস করতে এবং ম্যানুয়াল কাগজের কাজের পাহাড় থেকে তাদের বাঁচাতে সাহায্য করবে।

হাজার হাজার সহায়ক নথির ম্যানুয়াল ম্যাচিং সময়সাপেক্ষ, ব্যয়বহুল এবং শ্রম-নিবিড় হতে পারে। AP দলগুলি প্রতিটি চালান, PO এবং রসিদের জন্য ম্যানুয়ালি শিকার করতে প্রচুর ম্যান-আওয়ার ব্যয় করে!

বিলম্ব এবং ত্রুটিগুলি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দলকে ওভারটাইম কাজ করতে বাধ্য করে এবং বিক্রেতাদের বিলম্বিত অর্থপ্রদানের জন্য জরিমানাও আনতে পারে।

এখানে ম্যানুয়াল থ্রি ওয়ে ম্যাচিং প্রক্রিয়ার কিছু প্রধান ব্যথার পয়েন্ট রয়েছে যা শেষ পর্যন্ত বিলম্ব এবং খরচ বাড়ায়:

---

এই 30-মিনিটের লাইভ ডেমোটি বুক করুন এটি শেষবার করতে যেটি আপনাকে ইআরপি সফ্টওয়্যারে ইনভয়েস বা রসিদ থেকে ডেটা ম্যানুয়ালি কী করতে হবে৷

একটি ডেমো তফসিল

---

প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করার সুবিধা

3 ওয়ে ম্যাচিং প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপরে কভার করা ম্যানুয়াল ম্যাচিংয়ের সমস্ত ব্যথা পয়েন্ট না হলে সবচেয়ে বেশি সমাধান করে। ব্যবসা ক্রমশ ত্রিমুখী মিল এবং বৃহত্তর AP প্রক্রিয়াকে স্বয়ংক্রিয় করে তোলার কিছু শীর্ষ কারণ এখানে রয়েছে:

অডিট ট্রেইল প্রদান

একটি স্বয়ংক্রিয় ডিজিটাল-প্রথম পদ্ধতি নিশ্চিত করে যে সমস্ত রেকর্ড সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং সত্যের একক উৎস প্রদান করে। যখন ডেটা সব সময়ে সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য হয়, ব্যবসাগুলি স্পষ্ট অডিট ট্রেলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে এবং দ্রুত আর্থিক অসঙ্গতিগুলি চিহ্নিত করতে পারে।

ত্রুটি হার এবং জালিয়াতি হ্রাস

স্বয়ংক্রিয় 3 ওয়ে ম্যাচিং সফ্টওয়্যার সহনশীলতা স্তর এবং অনুমোদনের উপর ভিত্তি করে প্রিসেট নিয়ম/ওয়ার্কফ্লোতে কাজ করে। এই ধরনের স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ দ্রুত এবং অত্যন্ত নির্ভুল। তারা দ্রুত ত্রুটি এবং জালিয়াতির সম্ভাব্য কেসগুলিকে চিহ্নিত করে যাতে AP দলগুলি অবিলম্বে ব্যবস্থা নিতে পারে।

সরবরাহকারী সম্পর্ক উন্নত করুন

একটি সুপারচার্জড 3 ওয়ে ম্যাচিং AP ওয়ার্কফ্লো সময়মত বিক্রেতা পেমেন্ট নিশ্চিত করে। বিক্রেতারা প্রাথমিক অর্থপ্রদানকে মূল্য দেয় এবং বিনিময়ে ছাড় দিতে পারে। এইভাবে অটোমেশন একটি স্থিতিশীল সাপ্লাই চেইন প্রতিষ্ঠার সময় খরচ বাঁচাতে সাহায্য করতে পারে।

নিচের লাইন বাড়ান

থ্রি ওয়ে ম্যাচিং এবং অন্যান্য AP প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করা সময় বাঁচায়, শ্রমের খরচ কমায়, জালিয়াতি/ত্রুটি প্রতিরোধ করে এবং দীর্ঘমেয়াদে বিক্রেতাদের ছাড় প্রদান করে। এটি কোম্পানির বটম লাইনে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

বিরামবিহীন সিঙ্ক

আপনার ইআরপি বা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে সরাসরি আপনার 3-ওয়ে ম্যাচ সিঙ্ক করে আপনার বইগুলি দ্রুত বন্ধ করুন।

---

স্পর্শহীন AP ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করুন এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন সেকেন্ডের ভিতর. এখনই একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন।

একটি ডেমো তফসিল

---

কিভাবে 3 ওয়ে ম্যাচিং এবং AP ওয়ার্কফ্লো স্বয়ংক্রিয় করা যায়

সবচেয়ে এপি অটোমেশন সফটওয়্যার, Nanonets এর মতো, সংস্থাগুলিকে ম্যানুয়াল 3 উপায়ে ম্যাচিং থেকে সম্পূর্ণ স্পর্শহীন স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহে স্যুইচ করতে সাহায্য করতে পারে৷ এন্টারপ্রাইজ জুড়ে AP টিমগুলি শেষ থেকে শেষ স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্ট প্রদেয় ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে Nanonets ব্যবহার করে।

Nanonets-এ সেট আপ করা AP অটোমেশন এবং 3 ওয়ে ম্যাচিং ওয়ার্কফ্লো অতিরিক্ত কর্মী নিয়োগ না করে AP বিভাগের কাজের চাপের 80% কমাতে পারে।

Nanonets-এর সাহায্যে আপনি একটি স্বয়ংক্রিয় AP 3 ওয়ে ম্যাচিং ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে:

• একাধিক উত্স থেকে নথি এবং ফাইলগুলি টেনে নেয় - ইমেল, স্ক্যান করা নথি, ডিজিটাল ফাইল/ছবি, ক্লাউড স্টোরেজ, ইআরপি ইত্যাদি।
  • চালান, পিও এবং রসিদ হিসাবে সঠিকভাবে নথিগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করে এবং বাছাই করে
• সমস্ত চালান, পিও এবং রসিদ থেকে সঠিকভাবে ডেটা পড়ে এবং ক্যাপচার করে
• ক্ষেত্র, খরচ, ব্যালেন্স এবং SKU স্তরের তথ্যগুলি সম্পর্কিত চালান, PO এবং রসিদগুলি 3 উপায়ে মিল করে সমন্বয় করে
  • ফ্ল্যাগ 3 ওয়ে ম্যাচের ত্রুটি যা সহনশীলতার মাত্রা লঙ্ঘন করে বা সফল 3 ওয়ে ম্যাচের জন্য আরও অনুমোদনের জন্য চালান পাঠায়।
• একটি ব্যয় প্রতিবেদন তৈরি করা থেকে শুরু করে পরিচালকের অনুমোদন পাওয়া পর্যন্ত সমস্ত ব্যয়ের কার্যপ্রবাহ পরিচালনা করুন
• এবং আপনার পছন্দের যেকোন ERP, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বা ব্যবসায়িক সরঞ্জামের সাথে উপরের সমস্তগুলি সিঙ্ক/সংহত করুন৷
  • আমরা সেজ, জেরো, নেটসুইট, কুইকবুক এবং আরও অনেক কিছুর সাথে সহজেই একত্রিত হই

কাগজের কাজের পাহাড়ের সাথে জড়িত কাজগুলি থেকে আপনার এপি দলকে বাঁচান। Nanonets কিভাবে আপনার সমস্ত AP প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে পারে তা দেখতে একটি ডেমো বুক করুন।

একটি ডেমো তফসিল

---