রেগুলেটরি কমপ্লায়েন্সের জন্য মোবাইল ভয়েস এবং এসএমএস রেকর্ড করার 5 উপায় (স্টিভ ডুরডিল)

আপনি যদি আর্থিক পরিষেবাগুলিতে কাজ করেন তবে আপনার সংস্থার কাছে মোবাইল রেকর্ডিং সমাধানের কিছু ধরণের সম্ভাবনা রয়েছে। যদিও নির্দিষ্ট কিছু সংস্থার অগত্যা মোবাইল যোগাযোগ রেকর্ড করার জন্য একটি নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা থাকে না, তবুও অনেকে বিষয়টি হিসাবে বেছে নেয়
সর্বোত্তম অনুশীলনের।

যদিও একটি বৃহৎ শতাংশ প্রতিষ্ঠানের জন্য, মোবাইল কল এবং টেক্সট রেকর্ডিং বছরের পর বছর ধরে জীবনের একটি প্রয়োজনীয় ঘটনা। এবং মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে সাম্প্রতিক জরিমানা হাইলাইট করা হয়েছে, নিয়ন্ত্রকরা এসএমএস এবং অন্যান্য অনিয়ন্ত্রিত ব্যবহারের বিষয়ে আগের চেয়ে কঠোর অবস্থান নিচ্ছে।
মোবাইল মেসেজিং প্ল্যাটফর্ম।

এই সংক্ষিপ্ত নিবন্ধটি মোবাইল ভয়েস রেকর্ডিং ("MVR") এর বিবর্তন সম্পর্কে কিছুটা পটভূমি দেয় এবং সম্মতির জন্য মোবাইল যোগাযোগের ক্যাপচারিং, আর্কাইভ এবং নজরদারির জন্য আমরা আমাদের ক্লায়েন্টদের অফার করি এমন পাঁচটি ভিন্ন পদ্ধতির রূপরেখা দেয়।
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA এবং অন্যান্য নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা।

মোবাইল কল রেকর্ডিং এর জন্ম

যুক্তরাজ্যের আর্থিক পরিষেবাগুলিতে মোবাইল কল রেকর্ডিং প্রায় 2011 সাল থেকে হয়েছে, যখন FSA (বর্তমানে FCA) তাদের টেলিফোন টেপিং প্রয়োজনীয়তা থেকে মোবাইল ফোনের ছাড় আনুষ্ঠানিকভাবে সরিয়ে দেয়। সমস্ত সংস্থা ক্ষতিগ্রস্ত হয়নি। কিন্তু যারা ছিল তুলনামূলকভাবে
কয়েকটি বিকল্প।

মোবাইল রেকর্ড করার প্রযুক্তি শৈশবকালে ছিল, বাজারে মাত্র কয়েকজন সরবরাহকারী ছিল। উচ্চ খরচ, সেইসাথে দীর্ঘ বিলম্ব, ড্রপ কল এবং ব্যাটারি নিষ্কাশনের মতো প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলি প্রায়ই গ্রহণের ক্ষেত্রে একটি বাধা হিসাবে প্রমাণিত হয়। সেই প্রথম দিনগুলোতে,
কোম্পানির ব্যবসার জন্য মোবাইল ফোন ব্যবহারের উপর সম্পূর্ণ নিষেধাজ্ঞা জারি করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে অনেক সংস্থা।

অন্যান্য সংস্থাগুলি মোবাইল ফোনের অব্যাহতি পুনঃস্থাপনের জন্য নিয়ন্ত্রকদের সাথে লবিং করার জন্য একত্রিত হয়েছিল, বা অন্তত প্রযুক্তিটি পরিপক্ক হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করেছিল, কিন্তু তাদের কান্না বধির কানে পড়েছিল। যাইহোক, RegTech সম্প্রদায় জানত যে বিদ্যমান সমাধানগুলি জটিল এবং
অবিশ্বস্ত নিয়ন্ত্রকগণ তাদের অবস্থান অব্যাহত রেখে, উন্নতি করা প্রয়োজন।

MiFID II এবং মোবাইল রেকর্ডিং সলিউশনের বিস্তার

পরের বছরগুলিতে মোবাইল কমপ্লায়েন্স রেকর্ডিং সলিউশনগুলি পরিপক্ক হওয়ার সাথে সাথে এবং নতুন সিস্টেমগুলি উপলব্ধ হওয়ার সাথে সাথে গ্রহণও বৃদ্ধি পেয়েছে। ইউরোপীয় নিয়ন্ত্রক ESMA এর 2018 সালে MiFID II এর প্রবর্তন মোবাইল রেকর্ডিং প্রয়োজনীয়তার পরিধিকে ব্যাপকভাবে বৃদ্ধি করেছে।
RegTech বিক্রেতাদের মধ্যে প্রতিযোগিতা ছিল প্রচণ্ড, এই নতুন, অব্যবহৃত বাজারের একটি টুকরো জেতার জন্য সবাই দাঁত ও পেরেকের লড়াই করেছিল৷

যখন কোভিড 2019 এর শেষে আঘাত হানে এবং পরবর্তী দুই বছর জুড়ে বিশ্বকে লকডাউনে ফেলে দেয়, তখন কোম্পানিগুলিকে আবার নতুন রেকর্ডিং ব্যবস্থা রাখার জন্য চ্যালেঞ্জ করা হয়েছিল। লিগ্যাসি অন-প্রিমিস ফোন সিস্টেমের উপর নির্ভরকারী সংস্থাগুলি তাদের কর্মচারীরা খুঁজে পেয়েছে
এখন যোগাযোগের জন্য মোবাইল ব্যবহার করতে হতো। অনেকের জন্য, এর অর্থ হল প্রথমবারের জন্য একটি মোবাইল রেকর্ডিং প্রদানকারী খুঁজে বের করতে হবে - তখন পর্যন্ত, কর্মীরা সবসময় রেকর্ড করা অফিস ফোন ব্যবহার করত।

যারা ইতিমধ্যেই তাদের ভয়েস পরিষেবাগুলিকে ক্লাউডে স্থানান্তরিত করেছে তারা ভাগ্যবান। কিন্তু মুখোমুখি বৈঠকগুলি জানালার বাইরেও, এবং ভিডিও মিটিং এবং সহযোগিতার জন্য এমএস টিম এবং জুমের মতো ইউনিফাইড কমিউনিকেশন টুলের উত্থান নিয়ন্ত্রিত
সংস্থাগুলিকেও এইগুলি রেকর্ড করার উপায় খুঁজে বের করতে বাধ্য করা হয়েছিল।

এদিকে, এফসিএ-র কঠোর সতর্কতা, এক বছর বা তারও বেশি সময় ধরে নম্রতার পরে, এটি স্পষ্ট করে দিয়েছে যে কোম্পানিগুলির কাছে এখন নতুন কমপ্লায়েন্স কন্ট্রোল স্থাপন করার জন্য যথেষ্ট সময় রয়েছে এবং আশা করা হবে যে কর্মচারী যোগাযোগগুলি দূরবর্তীভাবে নিরীক্ষণ করবে, ঠিক যেমন কার্যকরভাবে
তারা একটি অফিস পরিবেশে হবে.

অনেক সংস্থা এখন এই কমপ্লায়েন্স গ্যাপ প্লাগ করার জন্য ব্যবস্থা নিচ্ছে। 2020 সাল থেকে মোবাইল ব্যবহারের ব্যাপক বৃদ্ধি, যার মধ্যে হোয়াটসঅ্যাপ এবং ওয়েচ্যাট-এর মতো মেসেজিং অ্যাপের ব্যবহার রয়েছে, এর অর্থ হল, অনেক কোম্পানির জন্য, মোবাইলগুলি তাদের প্রাথমিক হয়ে উঠেছে
যোগাযোগের মাধ্যম. এটি কোম্পানিগুলিকে হয় প্রথমবারের জন্য একটি MVR সমাধান স্থাপন করতে বা মহামারীর শুরুতে দ্রুত প্রয়োগ করা রেকর্ডিং সিস্টেমগুলি প্রতিস্থাপনের জন্য আরও দীর্ঘমেয়াদী সমাধান খুঁজতে বাধ্য করেছে।

2023 সালের জুলাই মাসে FCA কনজিউমার ডিউটি ​​রেগুলেশনের প্রবর্তনের সাথে সাথে, এবং এর পরে অন্য নতুন প্রবিধান এবং সংশোধনী আসায় সন্দেহ নেই, মোবাইল রেকর্ড করার প্রয়োজনীয়তা শুধুমাত্র প্রসারিত হতে চলেছে। সুতরাং, কি কি বিকল্প পাওয়া যায়? কোন পন্থা
মোবাইল ভয়েস এবং এসএমএস আর্কাইভ করা আপনার ব্যবসার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত? আসুন আমরা এটি সম্পন্ন করতে পারি এমন পাঁচটি সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য উপায় দেখুন…

1. নেটওয়ার্ক-ভিত্তিক মোবাইল রেকর্ডিং সমাধান

যুক্তরাজ্য ভিত্তিক সংস্থাগুলির জন্য, তাদের কর্মীদের কর্পোরেট মোবাইল ডিভাইসগুলি প্রদান করে, নেটওয়ার্ক-ভিত্তিক রেকর্ডিং প্রায়শই যাওয়ার সুস্পষ্ট উপায়। ডিফল্টরূপে নেটওয়ার্ক স্তরে সমস্ত কল এবং এসএমএস সুরক্ষিতভাবে ক্যাপচার করা হলে, ব্যবহারকারীদের আচরণ পরিবর্তন করার প্রয়োজন নেই
এবং রেকর্ডিং সক্রিয় করতে ব্যবহারকারীদের "ভুলে যাওয়ার" কোন ঝুঁকি নেই। সবকিছু রেকর্ড করা হয়, যাই হোক না কেন।

যাইহোক, সমস্ত নেটওয়ার্ক এটি অফার করে না। Vodafone-এর MVR পরিষেবা সাধারণত শুধুমাত্র বড় গ্রাহকদের জন্য উপলব্ধ। এদিকে, উচ্চ সেট আপ খরচ সহ O2 তে রেকর্ডিং ব্যয়বহুল হতে পারে। যদিও আমরা O2 নেটওয়ার্ক-ভিত্তিক রেকর্ডিং অফার করতে পারি, EE নেটওয়ার্ক Kerv's ব্যবহার করে
নিজস্ব রেকর্ডিং প্ল্যাটফর্ম এবং তাদের মোবাইল ফ্লিটের জন্য একটি শক্তিশালী সম্মতি রেকর্ডিং সমাধান খুঁজছেন এমন সংস্থাগুলিকে একটি নির্ভরযোগ্য এবং সাশ্রয়ী বিকল্প সরবরাহ করে এবং যুক্তরাজ্যের শীর্ষস্থানীয় টিয়ার 50 ব্যাঙ্কগুলির 1% দ্বারা বিশ্বস্ত৷

যদিও একটি গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা হল আপনার সংস্থা বর্তমানে একটি ভিন্ন ক্যারিয়ারের সাথে চুক্তিতে আবদ্ধ কিনা। যদি আপনার বর্তমান মোবাইল নেটওয়ার্ক প্রদানকারী একটি রেকর্ডিং পরিষেবা অফার না করে, তাহলে আপনাকে এমন একটিতে যেতে হবে। আপনি যদি এখনও চুক্তিতে থাকেন,
এর অর্থ হবে প্রাথমিক সমাপ্তি ফি পরিশোধ করা।

এই কারণে, কিছু কোম্পানি খুঁজে পায় যে অন্য বিকল্পগুলি আরও উপযুক্ত হতে পারে, অন্তত স্বল্প মেয়াদে।

2. অ্যাপ-ভিত্তিক মোবাইল রেকর্ডিং সমাধান

অ্যাপ-ভিত্তিক রেকর্ডিং তর্কাতীতভাবে মোবাইল কল এবং টেক্সট রেকর্ড করতে চাওয়া সংস্থাগুলির জন্য সবচেয়ে নমনীয় পদ্ধতি প্রদান করে। অ্যাপ-ভিত্তিক মোবাইল রেকর্ডিং পণ্যগুলি অ্যাপল এবং অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসে কাজ করে এবং নেটওয়ার্ক-অজ্ঞেয়বাদী, যার অর্থ কোম্পানিগুলির কোনও প্রয়োজন নেই
মোবাইল নেটওয়ার্ক পরিবর্তন করুন। এর মানে হল যে তারা ইউকে ভিত্তিক কর্মীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়।

সাধারণত, অ্যাপ-ভিত্তিক সমাধানগুলি একটি ভার্চুয়াল ফোন নম্বরের সাথে যুক্ত থাকে, যা ডিভাইসের সিমের নম্বর থেকে আলাদা। ডিভাইসের সিম নম্বর ব্যবহার করে ফোনের নেটিভ ডায়লারের মাধ্যমে যে কোনো কল করা বা পাওয়া গেলেও অ্যাপের মাধ্যমে করা বা নেওয়া কল রেকর্ড করা হয়,
রেকর্ড করা হয়নি।

যদিও এটি এমন কোম্পানিগুলির জন্য আদর্শ যেখানে কর্মীরা কাজের জন্য তাদের নিজস্ব ব্যক্তিগত মোবাইল ব্যবহার করে ("আপনার নিজস্ব ডিভাইস আনুন" বা "BYOD" ব্যবহারকারী), এটি কখনও কখনও কোম্পানির ফোন ইস্যু করে এমন সংস্থাগুলির জন্য উদ্বেগের বিষয়৷ কর্মীরা যদি অ্যাপকে বাইপাস করে নেটিভ ব্যবহার করে তাহলে কী হবে
ইচ্ছাকৃতভাবে বা অনিচ্ছাকৃতভাবে রেকর্ড না করা ব্যবসায়িক কল করার পরিবর্তে ডায়ালার?

যাইহোক, এটি ঘটতে এড়াতে উপায় আছে। একটি জনপ্রিয় পদ্ধতি হল ফোনের নেটিভ ডায়ালার অ্যাপটিকে ডিভাইসের একটি ভিন্ন ফোল্ডার বা স্ক্রিনে সরানো। এটি ব্যবহারকারীদের ভুল করে রেকর্ড না করা কল এড়াতে পারবে কিন্তু স্পষ্টতই বন্ধ হবে না
তারা উদ্দেশ্যমূলকভাবে এটা করছে। যদিও আপনি যুক্তি দিতে পারেন যে, যদি তারা রেকর্ডিং বাইপাস করতে চায় তবে তারা কেবল একটি ভিন্ন ফোন ব্যবহার করতে পারে…

আরেকটি পদ্ধতি হল অন্তর্নিহিত সিম কার্ডকে শুধুমাত্র ডেটা-সিম দিয়ে প্রতিস্থাপন করা, ব্যবহারকারীকে রেকর্ড করা অ্যাপ ব্যবহার করা ছাড়া আর কোনো বিকল্প নেই। এটি একটি কার্যকরী সমাধান কিন্তু এর মানে এই যে ফোন তখন সম্পূর্ণরূপে মোবাইল ডেটার (4G বা WiFi) উপর নির্ভর করবে এবং
কল রিসিভ করুন - অগত্যা একটি সমস্যা নয় কিন্তু আপনার কর্মীদের ফ্ল্যাকি ওয়াইফাই থাকলে বা দুর্বল সেলুলার ডেটা কভারেজ সহ জায়গায় ভ্রমণ করলে সীমাবদ্ধতা তৈরি করতে পারে।

3. সিম-ভিত্তিক মোবাইল রেকর্ডিং সমাধান

নেটওয়ার্ক-ভিত্তিক সমাধানগুলির মতোই, সিম-ভিত্তিক রেকর্ডিংয়ের অনেকগুলি একই সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে যেমন নেটওয়ার্ক MVR - কল এবং পাঠ্যগুলি কোনও "ব্যবহারকারীর হস্তক্ষেপ" ছাড়াই স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড করা হয়, তবে নম্বরগুলিকে এখনও বিদ্যমান থেকে দূরে সরানো দরকার
নেটওয়ার্ক।

নেটওয়ার্ক এবং সিম-ভিত্তিক মোবাইল কল রেকর্ডিংয়ের মধ্যে প্রধান পার্থক্য হল যে সিম-ভিত্তিক রেকর্ডিং সমাধানগুলি প্রাথমিক নেটওয়ার্ক ক্যারিয়ারের পরিবর্তে এমভিএনও (মোবাইল ভার্চুয়াল নেটওয়ার্ক অপারেটর) ব্যবহার করে, প্রায়শই বিভিন্ন দেশে উপস্থিতি সহ। এর মানে
এগুলি আন্তর্জাতিক অফিস সহ সংস্থাগুলি দ্বারা নিযুক্ত করা যেতে পারে যেখানে কর্মীদের রেকর্ড করা প্রয়োজন৷

যাইহোক, এটি একটি খরচ আসে. অনেক SIM-ভিত্তিক MVR সলিউশন বান্ডেল ডেটা ব্যবহারের চার্জের বাইরে অত্যন্ত ব্যয়বহুল, নির্দিষ্ট কিছু দেশে রোমিং করার সময় যথেষ্ট বিল শক হওয়ার ঝুঁকি সহ। এটি সাধারণত ইউকে, ইইউ এবং এর মধ্যে একটি সমস্যা নয়
USA, কিন্তু যেসব সংস্থার কর্মীরা এই এলাকার বাইরে ভ্রমণ করেন তাদের এটি মনে রাখা উচিত।

4. ডিভাইস-ভিত্তিক মোবাইল রেকর্ডিং সমাধান

মোবাইল কল এবং এসএমএস রেকর্ডিং ডিভাইস স্তরে সক্ষম করা যেতে পারে, তবে এটি অ্যান্ড্রয়েড ফোনের মধ্যে সীমাবদ্ধ (অ্যাপল এর মতো মজার হতে পারে)। ফোনে সফ্টওয়্যারের একটি অংশ ইনস্টল করার পরে, কল এবং পাঠ্যগুলি ডিভাইসে স্থানীয়ভাবে রেকর্ড করা হয় এবং পাঠানো হয়
মনোনীত কোম্পানি রেকর্ডিং সংরক্ষণাগার. কল শেষ হলে ফোনে 4G ডেটা বা ওয়াইফাই সিগন্যাল না থাকলে, রেকর্ডিং পাওয়া মাত্রই পাঠানো হবে।

যদিও আর্থিক সম্প্রদায়ে অ্যাপল ডিভাইসের প্রসারের সাথে, এই বিকল্পটি কখনও কখনও উপেক্ষা করা হয় ("আমাদের ব্যবসায়ীদের তাদের আইফোনগুলি ছেড়ে দেওয়ার কোনও উপায় নেই")। যাইহোক, এটি নেটওয়ার্ক-স্বাধীন এবং না হওয়ার সুবিধা রয়েছে
ব্যবহারকারীর আচরণে কোনো পরিবর্তনের প্রয়োজন - কল এবং পাঠ্যগুলি নেটিভ ডায়লার/এসএমএস ফাংশন ব্যবহার করে পাঠানো হয়, ঠিক স্বাভাবিক হিসাবে।

5. ক্লাউড-ভিত্তিক মোবাইল রেকর্ডিং সমাধান

যত বেশি ব্যবসা তাদের ভয়েস পরিষেবাগুলিকে ক্লাউডে নিয়ে যাচ্ছে এবং হোস্ট করা ফোন সিস্টেম এবং ইউনিফাইড কমিউনিকেশন প্ল্যাটফর্ম (মাইক্রোসফ্ট টিম সহ) পুরানো অন-প্রিমাইজ PABX পরিকাঠামো প্রতিস্থাপন করছে, ক্লাউড-ভিত্তিক কল রেকর্ডিং ক্রমবর্ধমান হয়ে উঠছে।
জনপ্রিয় পদ্ধতি।

যদিও এটি কঠোরভাবে একটি "মোবাইল রেকর্ডিং" সমাধান নয়, যেহেতু এটি ল্যান্ডলাইন নম্বর ব্যবহার করে এবং এসএমএস অফার করে না, এই বিকল্পটির বেশ কয়েকটি মূল সুবিধা রয়েছে এবং এটি মোবাইল ডিভাইসের মাধ্যমে যোগাযোগ রেকর্ড করার জন্য আরেকটি উপায় প্রদান করে৷ অনেক সংস্থার জন্য, পরিবর্তন হচ্ছে
গত কয়েক বছরে কাজের পরিবেশও অভ্যাসের পরিবর্তন ঘটিয়েছে।

হাইব্রিড এবং রিমোট ওয়ার্কিং সহ, কল করা এবং গ্রহণ করার জন্য ক্লাউড ফোন সিস্টেম ব্যবহার করা, যেমন Kerv-এর ফ্ল্যাগশিপ ভক্সিভো প্ল্যাটফর্ম বা Microsoft Teams, অনেক কোম্পানির জন্য আদর্শ হয়ে উঠেছে। কর্মচারীরা তাদের বিদ্যমান অফিস নম্বর ব্যবহার করতে সক্ষম হতে অভ্যস্ত
তাদের মোবাইল সহ যেকোন ডিভাইস থেকে ডাটা কানেকশন সহ যেকোনো জায়গা থেকে কল করুন এবং রিসিভ করুন।

স্টাফরা ইতিমধ্যেই তাদের কোম্পানির ক্লাউড-ভিত্তিক ফোন সিস্টেমের মোবাইল অ্যাপ ব্যবহার করতে অভ্যস্ত এবং এর ব্যবহারকারী ইন্টারফেসের সাথে পরিচিত, তা MS টিম বা অন্য কোন হোস্ট করা PBX হোক না কেন, প্রতিদিন এটি ব্যবহার করা শ্বাস-প্রশ্বাসের মতো স্বাভাবিকভাবেই আসে।

সমস্ত কল ক্যাপচার এবং আর্কাইভ করার জন্য এই সিস্টেমগুলিকে সহজেই একটি FCA এবং MiFID II- অনুগত রেকর্ডিং পরিষেবার সাথে সংযুক্ত করা যেতে পারে। টিমের ক্ষেত্রে, এটি ভিডিও মিটিং, IM চ্যাট, ফাইল শেয়ারিং এবং স্ক্রিন শেয়ারিং রেকর্ড করার জন্যও বাড়ানো যেতে পারে (যেকোন ব্যবহারকারীর জন্য
যেগুলো রেকর্ড করা দরকার - যেগুলো নেই, সেগুলো হতে হবে না)।

এই প্রযুক্তিগুলিকে কাজে লাগিয়ে, যা অনেক ক্ষেত্রে, তারা ইতিমধ্যেই ব্যবহার করে এবং এর সাথে পরিচিত, ফার্মগুলি তাদের কর্মীদের খুশি এবং অনুগত রাখতে পারে, পাশাপাশি প্রথাগত মোবাইল রেকর্ডিং সিস্টেম এবং সংস্থান স্থাপনের ব্যয়ও দূর করতে পারে।
তাদের পরিচালনা করা প্রয়োজন।

এছাড়াও, যেহেতু মাইক্রোসফ্ট টিমস একটি বিশ্বব্যাপী প্ল্যাটফর্ম, তাই এই বিকল্পটির বিশ্বজুড়ে অফিস রয়েছে এমন সংস্থাগুলির জন্য একটি একক বিশ্বব্যাপী সমাধান প্রদানের অতিরিক্ত সুবিধা রয়েছে।

উপসংহার

অফারে অনেকগুলি বিকল্পের সাথে, আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক মোবাইল কল রেকর্ডিং সমাধান নির্বাচন করা একটি বিভ্রান্তিকর এবং সময়সাপেক্ষ কাজ হতে পারে৷ একটি স্বাধীন এবং নিরপেক্ষ প্রযুক্তি অংশীদারের সাথে কাজ করা, সম্মতি রেকর্ডিংয়ে বছরের অভিজ্ঞতা সহ
স্থান, পুরো প্রক্রিয়াটিকে সহজ এবং দ্রুত করে তুলতে পারে এবং আপনাকে ব্যয়বহুল এবং সম্ভাব্য খ্যাতি-ক্ষতিকর ভুল করার ঝুঁকি এড়াতে সহায়তা করে।