ইমেল পার্সারদের জন্য একটি ব্যাপক নির্দেশিকা

উপর আশি শতাংশ ছোট এবং মাঝারি আকারের সংস্থাগুলি নতুন গ্রাহকদের আকৃষ্ট করার জন্য ইমেল বিপণন ব্যবহার করে এবং তাদের কাছে আগে থেকে থাকা গ্রাহকদের ধরে রাখে।

ইমেল আধুনিক ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের একটি অপরিহার্য উপাদান। ইমেলগুলিতে প্রায়শই গ্রাহকের যোগাযোগের তথ্য, গ্রাহকের অর্ডার নিশ্চিতকরণ, বিক্রেতার অর্থপ্রদানের অনুরোধ, লিড অনুরোধ এবং অনুরূপ গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক ডেটা থাকে।

ইমেল পার্সাররা সংস্থাগুলিকে তাদের ইমেল এবং সংযুক্তিতে আটকে থাকা সমস্ত ডেটা বের করতে এবং লিভারেজ করতে সহায়তা করতে পারে।

একটি ইমেল পার্সার কি?

একটি ইমেল পার্সার হল একটি টুল যা ইনকামিং ইমেল থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে ব্যবহৃত হয়। একটি মেল পার্সিং API ব্যবহার করে হেডার এবং ইমেল বিষয়বস্তু থেকে ডেটা বের করা যেতে পারে। উপরন্তু, এটি সরাসরি ইমেল সংযুক্তি যেমন PDF ফাইল, CSV ফাইল, ছবি এবং অন্যান্য নথির ধরন থেকে ডেটা বের করতে পারে।

ইমেল পার্সারগুলিকে নতুন বার্তাগুলি থেকে নির্দিষ্ট ডেটা ক্ষেত্রগুলি বের করার জন্য প্রোগ্রাম করা যেতে পারে। ব্যবহারকারী অসংগঠিত ইমেল ডেটাকে কাঠামোগত ডেটাতে পরিণত করতে পারে যা CRM বা ERP সফ্টওয়্যারে খাওয়ানোর জন্য সুবিধাজনক। ইমেল পার্সিং এইভাবে অপ্রয়োজনীয় ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি দূর করে।

ইমেল পার্সিং কি ওয়েব স্ক্র্যাপিংয়ের মতো?

ইমেল পার্সিং ওয়েব স্ক্র্যাপিংয়ের অনুরূপ। ওয়েব স্ক্র্যাপাররা সাধারণত HTML ওয়েবসাইট থেকে ডেটা সংগ্রহ করলে, ইমেল পার্সাররা শুধুমাত্র ইমেল হেডার, বডি এবং অ্যাটাচমেন্ট থেকে ডেটা বের করে।

ইমেল পার্সিং সফ্টওয়্যার একটি ইমেলের মধ্যে নির্দিষ্ট বাক্যাংশ এবং কীওয়ার্ড অনুসন্ধান করে।

ইমেল পার্সাররা সরাসরি আপনার ইনবক্সের জন্য ইমেল পুনরুদ্ধার করতে পারে। বিকল্পভাবে, তারা একটি ডেডিকেটেড ইমেল আইডিও প্রদান করে যাতে আপনার সমস্ত ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরওয়ার্ড করা যায়।

ইমেল পার্সিং টুলটি ব্যবহারকারীর দ্বারা সেট আপ করা পার্সিং নিয়মের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল থেকে ডেটা ক্ষেত্র সনাক্ত করবে এবং বের করবে। বেশিরভাগ ইমেল পার্সার ব্যবহারকারীদের একটি সাধারণ নো-কোড UI-তে কাস্টম পার্সিং নিয়ম সেট আপ করার অনুমতি দেয়।

কেন ইমেল পার্সিং গুরুত্বপূর্ণ?

ইমেল পার্সিং সফ্টওয়্যার প্রতিদিন ইমেলগুলি গ্রহণ করে এবং বিশ্লেষণ করে এমন সংস্থাগুলির উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে সহায়তা করে৷ কর্মচারীরা এখন উচ্চ মূল্যের কাজগুলিতে ফোকাস করতে পারে। একাধিক ইমেলের মাধ্যমে খুঁটিয়ে খুঁটিয়ে এক সময়ে তথ্যের সামান্য বিট বের করার জন্য।

স্বয়ংক্রিয় ইমেল পার্সিং ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রির চেয়ে অনেক বেশি সঠিক এবং ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, কম পার্সিং কনফিডেন্স সহ ডেটা ক্ষেত্রগুলি হাইলাইট করার জন্য পার্সিং নিয়মগুলি সেট আপ করা যেতে পারে – যা ম্যানুয়াল পর্যালোচনার জন্য পাঠানো যেতে পারে।

ইমেল পার্সিং এইভাবে ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি বাদ দিতে পারে এবং ন্যূনতম ম্যানুয়াল পর্যালোচনা নিশ্চিত করতে পারে।

ইমেল পার্সিং সুবিধা

পার্সিং ইমেলগুলি যেকোনো আকার এবং সেক্টরের ব্যবসার জন্য উল্লেখযোগ্য সুবিধা দেয়। এখানে তাদের কিছু:

সময় এবং অর্থ সাশ্রয়

উপরে উল্লিখিত হিসাবে, ইমেল পার্সারগুলি প্রচুর অযথা ম্যানুয়াল কাজ দূর করতে পারে। এটি কর্মীদের অন্যান্য উচ্চ মূল্যের কাজগুলিতে ফোকাস করতে সহায়তা করে যা সরাসরি কোম্পানির নীচের লাইনকে প্রভাবিত করতে পারে।

ডাউনস্ট্রিম ব্যবসায়িক অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে প্রায় অবিলম্বে ডেটা পাঠানো হয় তা নিশ্চিত করে ইমেল পার্সিং বিলম্ব কমাতে পারে।

স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ

ইমেল পার্সাররা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল থেকে আগ্রহের ডেটা ক্ষেত্রগুলি গ্রহণ করে৷ নিষ্কাশিত ডেটা তারপর যেকোন পছন্দের বিন্যাসে পরিবর্তন করা যেতে পারে। এবং সবশেষে ডাটা যেকোনো ডাউনস্ট্রিম সফটওয়্যার যেমন সিআরএম, ইআরপি বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে আমদানি করা যেতে পারে।

এই সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি একটি জিরো-টাচ স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লো হিসাবে সেট আপ করা যেতে পারে।

কাজের মান উন্নত করা

ম্যানুয়াল ক্রিয়াকলাপের জন্য কম প্রচেষ্টা নিবেদিত হলে, ডেটা এন্ট্রি ত্রুটিগুলি নাটকীয়ভাবে হ্রাস পায়। তথ্য বের করার জন্য শত শত ইমেলের মধ্য দিয়ে যাওয়ার কল্পনা করুন - এটি ম্যানুয়ালি পরিচালনা করার জন্য অনেক ডেটা!

তথ্য নিষ্কাশন স্বয়ংক্রিয় করতে একটি ইমেল পার্সার ব্যবহার করার সময় সঠিকতা নিশ্চিত করা হয়। ইমেল পার্সিং ডেটা নিষ্কাশনের গুণমান এবং নির্ভুলতার সাথে আপস না করে সহজেই স্কেল করা যেতে পারে।

জনপ্রিয় ইমেল পার্সিং ব্যবহারের ক্ষেত্রে

কার্যত যে কোনো ইমেল মূল্যবান ডেটা বের করার জন্য পার্স করা যেতে পারে। ব্যবসার নথি এবং লেনদেনের আপডেটগুলি প্রায়শই ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো হয় এবং এতে গুরুত্বপূর্ণ ডেটা থাকে।

এখানে কিছু জনপ্রিয় ইমেল পার্সিং ব্যবহারের ক্ষেত্রে রয়েছে:

ক্রয় অনুরোধ, ক্রয় আদেশ, চালান, ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট এবং অন্যান্য নথি প্রায়ই সংযুক্তি হিসাবে ইমেল করা হয়। ইমেল পার্সারের মাধ্যমে আপনি প্রতিটি ইমেল বা সংযুক্তি স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণীবদ্ধ/শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন এবং পরবর্তী প্রক্রিয়াকরণের জন্য একটি উপযুক্ত পার্সারের কাছে পাঠাতে পারেন।

ইমেলের মাধ্যমে একটি PO পাওয়ার কল্পনা করুন এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রাহককে চালান করুন! অথবা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্ত অর্থপ্রদানের রসিদগুলি থেকে ডেটা বের করা এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে খাওয়ানো।

সীসা ব্যবস্থাপনা এবং সমৃদ্ধকরণ

ব্যবসার প্রায়ই ইমেলের মাধ্যমে তাদের কাছে পৌঁছানোর সম্ভাবনা থাকে। এই ইমেলগুলিতে লিডের যোগাযোগের তথ্য এবং বিক্রয় এবং বিপণন দলের সাথে সম্পর্কিত অন্যান্য তথ্য রয়েছে। একটি ইমেল পার্সার স্বয়ংক্রিয়ভাবে সীসা তথ্য বের করতে পারে এবং সেলসফোর্স বা হাবস্পটের মতো সিআরএম-এ ডেটা আপডেট করতে পারে।

বিপণন দলগুলি তখন প্রাসঙ্গিক আউটরিচের সাথে এই লিডগুলিকে লক্ষ্য করতে পারে। অথবা বিক্রয় দলগুলি একটি উদ্ধৃতি পাঠিয়ে বা কলে ঝাঁপ দিয়ে এই জাতীয় লিডগুলি আরও যোগ্যতা অর্জন করতে পারে।

ই-কমার্স প্রক্রিয়া অটোমেশন

প্রতিটি ই-কমার্স ক্রয় অর্ডারের তথ্য, চালান এবং আপডেট সম্বলিত ইমেলের একটি সিরিজ ট্রিগার করে।

ইমেল পার্সিং API গুলি ইকমার্স সাইটগুলিকে অর্ডার পূরণ, চালান এবং গ্রাহক ফলো আপগুলিকে অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করতে পারে৷

ন্যানোনেটের সাথে কীভাবে ইমেল পার্সিং স্বয়ংক্রিয় করবেন

Nanonets এর সাথে একটি স্বয়ংক্রিয় ইমেল পার্সিং ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করার পদক্ষেপগুলি এখানে রয়েছে:

একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন

নিবন্ধন করুন Nanonets দিয়ে শুরু করতে।

একটি কাস্টম ইমেল পার্সার তৈরি করুন

কয়েকটি নমুনা ফাইল আপলোড করুন এবং আপনি যে ক্ষেত্রগুলি বের করতে চান তা চিহ্নিত করুন। AI আপনার দেখানো উদাহরণগুলির উপর ভিত্তি করে আপনার আগ্রহের ক্ষেত্রগুলি সনাক্ত করতে শিখবে - যত বেশি ভাল।

ইমেইলের স্ক্রিনশট ঠিক ঠিক কাজ করবে। এটি কিভাবে কাজ করে তা দেখতে নতুন ফাইলের সাথে কাস্টম এক্সট্র্যাক্টর পরীক্ষা করুন।

নোট করুন যে ন্যানোনেট সাধারণ নথির প্রকারের জন্য বাক্সের বাইরে এক্সট্রাক্টর অফার করে যা চালান, পিও, রসিদ এবং আরও অনেক কিছু সহ সংযুক্তি হিসাবে আসতে পারে।

উৎস (গুলি) সংজ্ঞায়িত করুন

যদি ইমেলগুলি আপনার প্রাথমিক উত্স হয়, তাহলে একটি Nanonets প্রাপ্তির ঠিকানা সেট আপ করুন এবং সেই ইমেল আইডিতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরোয়ার্ড করুন৷

আপনি ক্লাউড স্টোরেজ, ডাটাবেস থেকে ফাইলগুলির একটি স্বয়ংক্রিয় আমদানি সেট আপ করতে পারেন বা একটি API এর মাধ্যমে সংযোগ করতে পারেন।

ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করুন

আপনার তৈরি কাস্টম ডেটা এক্সট্র্যাক্টরের সাথে উত্সটিকে সংযুক্ত করে পুরো ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন৷ আপনি নিষ্কাশিত ডেটা একটি উপযুক্ত আউটপুট বিন্যাসে প্রক্রিয়া করার জন্য পার্সিং নিয়মগুলিও সংজ্ঞায়িত করতে পারেন।

অবশেষে আপনি যে গন্তব্যে পরিমার্জিত ডেটা রপ্তানি করতে চান তা নির্ধারণ করুন। আপনি Nanonets' API এর মাধ্যমে সরাসরি CRM বা ERP সফ্টওয়্যারে ডেটা রপ্তানি করতে পারেন।