ক্রয় আদেশ সম্পর্কে আপনার যা কিছু জানা দরকার

যদি এমন একটি নথি থাকে যা একটি কোম্পানির ক্রয়, গুণমান নিয়ন্ত্রণ, প্রশাসন এবং অর্থ বিভাগের জন্য একটি রেফারেন্স পয়েন্ট হিসাবে কাজ করে, তবে তা হল ক্রয় আদেশ - প্রায়শই PO হিসাবে উল্লেখ করা হয়।

আপনার ব্যবসা বড় বা ছোট হোক না কেন, ক্রয় আদেশ আপনার ইনভেন্টরি ট্র্যাক করতে, আপনার পণ্য বা পরিষেবার মানের মান এবং আপনার আর্থিক পরিকল্পনার কার্যকারিতা নিশ্চিত করতে একটি মুখ্য ভূমিকা পালন করে।

একটি ক্রয় আদেশ কি?

একটি ক্রয় আদেশ হল একটি সংস্থার দ্বারা উত্থাপিত একটি ক্রয় নথি যাতে প্রশাসন, উত্পাদন বা পরিষেবার উদ্দেশ্যে সংগ্রহ করা আইটেমগুলির বিবরণ থাকে। একটি PO-তে পণ্য/পরিষেবা কেনার ধরন এবং পরিমাণ, প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্য, মূল্য, ডেলিভারির তারিখ এবং ঠিকানা, সম্ভাব্য বাতিলকরণের সময়সীমা, অর্থপ্রদানের শর্তাবলী এবং অন্যান্য শর্তাবলীর বিবরণ রয়েছে।

ছোট ব্যবসায় একটি PO ব্যবসার মালিক বা সিইও দ্বারা উত্থাপিত হয়। বড় প্রতিষ্ঠানে একটি সংগ্রহ বা ফরমাশ - পত্র সাধারণত একটি বিভাগের ব্যবস্থাপকদের দ্বারা উত্থাপিত হয় এবং কোম্পানির প্রকিউরমেন্ট হেড বা ফিনান্স ম্যানেজারের কাছে পাঠানো হয়, যিনি একটি ক্রয় আদেশ দেন। একটি PO হল একজন ক্রেতা এবং একজন বিক্রেতার মধ্যে একটি লেনদেনের শুরু৷

ক্রয় আদেশের আইনি অবস্থা

একটি PO নিজেই জিনিসগুলির একটি তালিকা উপলব্ধ. যাইহোক, যখন একজন বিক্রেতা বা বিক্রেতা এটি গ্রহণ করে এবং এতে স্বাক্ষর করে, তখন একটি ক্রয় আদেশ একটি বাধ্যতামূলক চুক্তিতে পরিণত হয়। বিক্রেতা তখন ক্রয় আদেশের নির্দেশিকা অনুযায়ী ক্রেতার প্রয়োজনীয় জিনিসপত্র সরবরাহ করতে আইনত বাধ্য; এবং ক্রেতা উল্লিখিত সময়সূচী অনুযায়ী অর্থ পরিশোধ করতে বাধ্য। একটি নিশ্চিত ক্রয় আদেশ বৈধ যে পরিমাণে এটি আর্থিক প্রতিষ্ঠানের দ্বারা আপনার ব্যবসায় বাণিজ্য অর্থ প্রদানের গ্যারান্টি হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।

---

আপনার ম্যানুয়াল এপি প্রসেস স্বয়ংক্রিয় করতে খুঁজছেন? Nanonets কীভাবে আপনার দলকে এন্ড-টু-এন্ড বাস্তবায়নে সহায়তা করতে পারে তা দেখতে একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন এপি অটোমেশন.

একটি ডেমো তফসিল

---

একটি চালান কি?

একটি চালান হল একটি PO পূরণের জন্য একজন বিক্রেতা/বিক্রেতার দ্বারা উত্থাপিত একটি অর্থপ্রদানের চাহিদা। এটি বিল, এবং একটি ক্রয় আদেশের উপর ভিত্তি করে এবং সাধারণত একটি চালান নম্বর এবং একটি আইটেমযুক্ত মূল্য তালিকা সহ PO নম্বর থাকে৷ চালানটি ক্রয় আদেশে উল্লেখিত অর্থপ্রদানের শর্তাবলী অনুসারে তৈরি করা হয়। ক্রেতা অগ্রিম অর্থ প্রদানের প্রতিশ্রুতিবদ্ধ থাকলে, আইটেমগুলি পাঠানোর আগে চালান উত্থাপিত হয়; অন্যথায়, চালানটি সংগ্রহ করা আইটেমগুলির সাথে বিতরণ করা হয়। ক্রয় আদেশের শর্তাবলী অনুযায়ী অর্থ প্রদান করতে ক্রেতা আইনত বাধ্য। (একটি প্রফর্মা চালান কি?)

উদাহরণস্বরূপ, বিল হোয়াইট, সোর্সিং এবং সংগ্রহ একটি ফাইভ স্টার হোটেলের ম্যানেজার, প্যাটিসেরির শেফের কাছ থেকে একটি ওয়াফেল শঙ্কু প্রস্তুতকারক, রুটির বাক্স এবং চকোলেট ছাঁচের জন্য একটি ক্রয়ের অনুরোধ পান। বিল হোয়াইট প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম, ডেলিভারির তারিখ এবং প্রত্যাশিত মূল্যের স্পষ্ট বিবরণ সহ একটি ক্রয় আদেশ পূরণ করে এবং একটি রান্নাঘরের সরঞ্জাম কোম্পানির কাছে পাঠায়।  

রান্নাঘরের সরঞ্জাম কোম্পানি PO পায় এবং নিশ্চিত করে যে তারা অর্ডারটি পূরণ করতে পারে। তারা বিল হোয়াইটের কাছে একটি চালান সহ অর্ডারটি প্রেরণ করে। যখন শিপমেন্ট আসে, বিল হোয়াইট এবং হোটেলের অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার PO এবং চালানের বিরুদ্ধে ডেলিভারি নোট যাচাই করার জন্য একটি 3-ওয়ে ম্যাচ করেন। যাচাইকরণ সম্পূর্ণ হলে, অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার অর্থপ্রদানের জন্য চালান প্রক্রিয়া করে। অর্থপ্রদান করার পরে, ক্রয় আদেশ বন্ধ হিসাবে চিহ্নিত করা হয় এবং চালানটি পরিশোধিত হিসাবে সিল করা হয়।

ক্রয় আদেশ বনাম চালান

যদিও একটি ক্রয় আদেশ একটি চালান তৈরি করতে ব্যবহার করা হয়, তারা উভয়ই পৃথক নথি যা ক্রয় প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পর্যায়ে বিভিন্ন ব্যক্তি দ্বারা ব্যবহৃত হয়। এখানে দুটির মধ্যে কিছু প্রয়োজনীয় পার্থক্য রয়েছে।

একটি ক্রয় আদেশ:

- একটি ক্রয়ের আগে ক্রেতা দ্বারা তৈরি করা হয়

- ক্রয় করা পণ্য/পরিষেবার বিবরণ তালিকাভুক্ত করে

- একটি প্রস্তাবিত পেমেন্ট সময়সূচী আছে.

একটি চালান:

- বিক্রয়ের পরে বিক্রেতা দ্বারা উত্থাপিত হয় (ক্রয়)

- আইটেমাইজড মূল্য তালিকা সহ সরবরাহকৃত পণ্য/পরিষেবা নিশ্চিত করে

- তারিখ সহ পেমেন্ট সময়সূচী নির্দিষ্ট করে।

---

স্পর্শহীন AP ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করুন এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন সেকেন্ডের ভিতর. এখনই একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন।

একটি ডেমো তফসিল

---

ক্রয় আদেশ কিভাবে কাজ করে?

ক্রয় আদেশগুলি আপনার ব্যবসার বৃদ্ধির পূর্বাভাসের একটি ইঙ্গিতও। কি কিনবেন এবং কি পরিমাণে হবে তার সিদ্ধান্তগুলি অদূর ভবিষ্যতে আপনি যে পরিমাণ ব্যবসার পূর্বাভাস দিচ্ছেন তার উপর ভিত্তি করে। একবার এই চাহিদাগুলি চিহ্নিত হয়ে গেলে, প্রয়োজনীয় পণ্য বা পরিষেবাগুলির নির্দিষ্টকরণের সাথে ক্রয় আদেশ করা যেতে পারে।

একই সাথে, বিক্রেতা/বিক্রেতাদের প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য চিহ্নিত করা যেতে পারে এবং অনুমোদনের জন্য তাদের কাছে পাঠানো ক্রয় আদেশ। বিক্রেতা পর্যালোচনা করে এবং নিশ্চিত করে যে তারা টাইমলাইন পূরণ করতে এবং আপনার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে সক্ষম কিনা এবং ক্রয় আদেশ অনুমোদন করে, যা তারপরে আইনত বাধ্যতামূলক হয়ে যায়।

তদনুসারে, বিক্রেতার দায়িত্ব নিশ্চিত করার জন্য যে পণ্য বা পরিষেবাগুলি আপনার কাছে PO-এর শর্তে পৌঁছে দেওয়া হয়েছে। বিক্রেতাও চালান উত্থাপন করেন এবং ক্রয় আদেশে সম্মতি অনুসারে আপনার কোম্পানির দ্বারা অর্থ প্রদান করা হয়।

দক্ষতা বাড়াতে আপনার ক্রয় আদেশ ট্র্যাক করুন

ক্রয় আদেশ ট্র্যাকিং বা PO ট্র্যাকিং হল আপনার ক্রয় আদেশ গর্ভধারণ থেকে চূড়ান্ত ডেলিভারি পর্যন্ত পর্যবেক্ষণ করার প্রক্রিয়া। ঐতিহ্যগতভাবে, একবার একটি PO অনুমোদিত হলে ক্রেতাকে সরবরাহকারী বা শিপিং কোম্পানি বলা হয় চালানের অবস্থার জন্য। দ্রুত এবং দক্ষ প্রযুক্তি সম্পূর্ণরূপে ঐতিহ্যগত ধীর মোড প্রতিস্থাপন করেছে; এবং চালানগুলি এখন প্রতিটি পদক্ষেপে ট্র্যাক করা যেতে পারে।

স্ট্যান্ডার্ডাইজড ইলেকট্রনিক ক্রয় অর্ডার ফর্মগুলি প্রক্রিয়াকরণকে দ্রুত, দক্ষ এবং আরও অর্থনৈতিক করে তুলেছে। স্মার্ট ট্র্যাকিং সলিউশন সম্পূর্ণ রিয়েল-টাইম দৃশ্যমানতা এবং আপনার ক্রয় অর্ডারের সম্পূর্ণ প্রক্রিয়ার রিপোর্টিং সক্ষম করে:

• PO জমা
• বহু-পর্যায়ের অনুমোদন
• অগ্রিম শিপিং বিজ্ঞপ্তি
• বিলি
• চালান
• পেমেন্ট বন্ধ

আপনার ব্যবসার জন্য ক্রয় আদেশের গুরুত্ব

প্রারম্ভিক পর্যায়ে বিক্রেতাদের সাথে একটি পরিষ্কার যোগাযোগের চ্যানেলে আঘাত করা আপনার পক্ষে সহজ হতে পারে। যাইহোক, ব্যবসার বৃদ্ধির সাথে সাথে বিভিন্ন স্তরে এবং মানুষের বিভিন্ন দলের সাথে প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে। তাই, একটি অর্ডারের বিশদ বিবরণ হারিয়ে না যায়, পেমেন্ট মিস না হয় বা একই অর্ডারের জন্য ডুপ্লিকেট না হয়, সময় বাঁচানো এবং একটি অডিট ট্রেল স্থাপন করা নিশ্চিত করার জন্য ক্রয় আদেশ তৈরি করার জন্য একটি সিস্টেম স্থাপন করার পরামর্শ দেওয়া হয়। সঠিকভাবে নথিভুক্ত ক্রয় আদেশগুলি আপনার কোম্পানির দ্বারা কোন আইটেমগুলি কেনা হয়েছিল, কে সেগুলি কিনেছিল এবং কখন, কারা নিয়মিত বিক্রেতা এবং নির্দিষ্ট সময়ে কতটা ব্যয় মূলধন পাওয়া যায় তার একটি স্বচ্ছ ইতিহাস দেয়৷ এটি, পরিবর্তে, আরও ভাল আর্থিক ব্যবস্থাপনা সক্ষম করবে।

---

এই 30-মিনিটের লাইভ ডেমোটি বুক করুন এটি শেষবার করতে যেটি আপনাকে ইআরপি সফ্টওয়্যারে ইনভয়েস বা রসিদ থেকে ডেটা ম্যানুয়ালি কী করতে হবে৷

একটি ডেমো তফসিল

---

আপনার ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করার সুবিধা

ক্রয় আদেশ স্বয়ংক্রিয়তা হল সমগ্র স্ট্রিমলাইনিং ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া. ক্রয় আদেশ অটোমেশনের সবচেয়ে বড় সুবিধা হল সময় এবং শ্রম সাশ্রয় করা। বড় প্রতিষ্ঠানে অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম টিমের সদস্যদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে মূল্যায়ন এবং অনুমোদনের জন্য দলের প্রধানের কাছে ক্রয়ের অনুরোধ পাঠাতে সক্ষম করে। পিও তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে, এইভাবে কাগজপত্রের প্রয়োজনীয়তা, অনুমোদনের বিভিন্ন পর্যায়ে ডেটা এন্ট্রির ডুপ্লিকেশন এবং অন্যান্য চ্যালেঞ্জ যেমন:

---

- দক্ষতা এবং জবাবদিহিতার অভাব

- প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণের অভাব

- গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা ঝুঁকি.

কম মূল্যের কার্যকলাপে সময় বাঁচান। সামগ্রিক দক্ষতা বৃদ্ধি

আপনার ব্যবসার আকার যাই হোক না কেন, ক্রয় আদেশ অটোমেশনের সুবিধা অনেক। রিয়েল-টাইম প্রসেসিং এবং অনুমোদনের সাথে, অটোমেশন নিশ্চিত করে যে নিয়ম এবং নিয়ন্ত্রণগুলি অনুসরণ করা হয়, যখন এটি আপনার দলের প্রক্রিয়া দক্ষতা বাড়ায় এবং অনেকাংশে মানুষের ত্রুটি হ্রাস করে। এছাড়াও, এটি একটি সম্পূর্ণ অডিট ট্রেল প্রদান করে, যার ফলে অনুপস্থিত কাগজের ফাইলগুলি অনুসন্ধান করার ঝামেলা এড়ানো যায়। একটি সুবিন্যস্ত প্রক্রিয়া এবং খরচ এবং সময় সাশ্রয়ের সাথে প্রক্রিয়াগুলিতে নমনীয়তা, নিয়ন্ত্রণ এবং দৃশ্যমানতা আসে। উপরন্তু, একটি স্বয়ংক্রিয় ক্রয় প্ল্যাটফর্ম বিরামহীন সক্ষম করে চালান ম্যাচিং একটি স্বয়ংক্রিয় এপি বিভাগে।