ইমেল ম্যানেজমেন্টে রোবোটিক প্রক্রিয়া অটোমেশন কীভাবে শিক্ষকদের প্রভাবিত করতে পারে

রোবোটিক প্রসেস অটোমেশন (RPA) মানুষকে নির্দিষ্ট ধরণের পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি করা বন্ধ করতে সক্ষম করে যা প্রায়শই ম্যানুয়ালি করা হয়। যেহেতু অনেক ব্যক্তি এখন ইমেল পরিচালনার প্রয়োজনীয়তাগুলি পরিচালনা করার জন্য মূল্যবান সময় ব্যয় করে, এতে অবাক হওয়ার কিছু নেই যে তারা কীভাবে RPA তাদের ইনবক্সে সাহায্য করতে পারে তা দেখেছে। এখানে কিছু উদাহরণ দেওয়া হল কিভাবে এটি শিক্ষা খাতে কার্যক্রম উন্নত করতে পারে এবং কঠোর পরিশ্রমী শিক্ষকদের তাদের সময় মুক্ত করতে সাহায্য করতে পারে।

টাইপিং টাস্ক কমছে

কিছু RPA টুল ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ইমেলগুলিকে শিক্ষাবিদরা দেখার আগে পরিচালনা করতে পারে। এটি প্রায়শই তাদের সাধারণ কর্মদিবসের অনেকগুলি নিয়ে গঠিত অনেক ব্যস্ত কাজকে সরিয়ে দেয়।

এই ধরনের সমাধানগুলি সাধারণত একটি ইমেলের বিষয়বস্তুকে প্রথম ধাপ হিসেবে মূল্যায়ন করে। তারপর, তারা ইমেল যা বলে তার জন্য একটি আত্মবিশ্বাসের স্কোর তৈরি করবে। যদি RPA সিস্টেমের উচ্চ আস্থা থাকে, তাহলে এটি শিক্ষক বা ইমেল পরিচালনার সাথে জড়িত অন্য কারো কাছ থেকে ইনপুট ছাড়াই একটি প্রতিক্রিয়া পাঠায়। ইমেলের বিষয়বস্তুর উপর আরপিএ টুলের আস্থা কম থাকলে এবং নির্দেশিকা প্রয়োজন হলেই শিক্ষকরা জড়িত হন।

এই ধরনের সেটআপগুলি বিশেষভাবে উপযোগী হয় যখন অভিভাবক ইমেল পাঠান যার উত্তর দেওয়া সহজ। একজন শিক্ষাবিদ একটি RPA টুল ব্যবহারের জন্য নির্দিষ্ট টেমপ্লেট সেট আপ করতে পারেন। তারপর, ইমেলের বিষয়বস্তু আরও জটিল হলেই তাদের আরও বিস্তারিত প্রতিক্রিয়া টাইপ করতে হবে।

একটি উদাহরণ বিবেচনা করুন যেখানে শিক্ষার্থীরা ইমেলের মাধ্যমে হোমওয়ার্ক পাঠায়। একজন শিক্ষাবিদ একটি প্রয়োজনীয় সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলে গেছেন এমন কাজের প্রাপ্তি বা পতাকা নিশ্চিত করতে RPA ব্যবহার করতে পারেন।

স্কুল বছরের শুরুর মতো সময়কালেও RPA মূল্যবান, যখন একজন শিক্ষাবিদকে কয়েক ডজন নতুন ছাত্র এবং তাদের অভিভাবকদের স্বাগত ইমেল পাঠাতে হতে পারে। শিক্ষকদের এখনও চিঠিপত্রে ব্যক্তিগত স্পর্শ যোগ করতে হবে, তবে তারা এমন কিছু ইমেল বিষয়বস্তু বাদ দিতে বা হ্রাস করতে পারে যা প্রতিটি বার্তায় যেতে হবে।

"RPA শিক্ষকদের কোনো ইনপুট ছাড়াই ইমেল প্রতিক্রিয়া পাঠাতে পারে।" 

অত্যাবশ্যকীয় দায়িত্বের সময় সময় বাঁচান

অনেক চাকরির শিক্ষাবিদরা পুনরাবৃত্তি এবং পৃথকীকরণ উভয়ের বৈশিষ্ট্যই করে থাকেন। পাঠ পরিকল্পনা একটি চমৎকার উদাহরণ। পাঠের বিষয়বস্তু রাষ্ট্র বা জাতীয় মান পূরণ করে তা নিশ্চিত করতে শিক্ষকরা সাধারণত নির্দিষ্ট কাঠামো অনুসরণ করেন। যাইহোক, তারা শিক্ষার্থীর শক্তি এবং প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে প্রতিটি শিক্ষার্থীর জন্য পরিকল্পনাগুলিও সামঞ্জস্য করবে।

স্কটল্যান্ডে, অ্যাবারডিন সিটি কাউন্সিল পাঠ পরিকল্পনা তৈরির জন্য আরপিএ ব্যবহার করে দেশে প্রথম হয়েছে। এই RPA অ্যাপ্লিকেশন ইতিবাচক পরিবর্তন ঘটায় আরও 14 জন শিক্ষক নিয়োগের সমান কারণ এটা অনেক সময় বাঁচিয়েছে।

কিছু পাঠ পরিকল্পনা এমনকি ইমেল কিভাবে পাঠাতে হয় তা শেখানো শিক্ষার্থীদের অন্তর্ভুক্ত করে। এই বিষয়বস্তুটি বিশেষত অল্পবয়সী শিক্ষার্থীদের জন্য বা দ্বিতীয় ভাষা হিসেবে ইংরেজি শেখার জন্য উপকারী।

ইমেলগুলি অনেকের জন্য দৈনন্দিন জীবনের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ, কিন্তু প্রত্যেককে শিখতে হয়েছিল যে কীভাবে সেগুলি পাঠাতে হয়। একটি RPA সমাধান কল্পনা করুন যা শিক্ষকদের দ্রুত পাঠ পরিকল্পনা তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে, তারপর সরাসরি শিক্ষার্থীদের ইনবক্সে বিষয়ভিত্তিক সামগ্রী বিতরণ করতে পারে।

"স্কটল্যান্ডে ব্যবহৃত একটি RPA অ্যাপ্লিকেশন এত বেশি সময় সাশ্রয় করেছে যে এটি 14 জন নতুন শিক্ষাবিদ নিয়োগের সমতুল্য প্রদান করেছে।" 

শিক্ষকদের অগ্রাধিকার স্তর দ্বারা ইমেল দেখতে নিশ্চিত করা

ইমেল একটি সুবিধাজনক যোগাযোগ পদ্ধতি, কিন্তু এটি দ্রুত অপ্রতিরোধ্য হয়ে উঠতে পারে। এর কারণ হল বেশিরভাগ লোকের ইনবক্স সেট আপ করা থাকে যাতে তারা পৌঁছানোর সাথে সাথে সমস্ত ইমেল পেতে পারে। যাহোক, ইমেল পরিচালনার জন্য একটি সেরা অনুশীলন আপনি কীভাবে এবং কখন বার্তাগুলি পরিচালনা করবেন তা অগ্রাধিকার দেওয়া। আপনি প্রায় অবশ্যই কিছু তাত্ক্ষণিক মনোযোগ প্রয়োজন এবং অন্যদের সব প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হবে না খুঁজে পাবেন.

ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে RPA ব্যাকগ্রাউন্ডে কাজ করতে পারে। কিছু সিস্টেম সময়ের সাথে সাথে শেখে যে কোন ইমেলগুলি কম বা বেশি গুরুত্বপূর্ণ। লোকেরা সেটিংস পরিবর্তন করতে পারে যাতে তারা পূর্বনির্ধারিত সময়ে ব্যাচগুলিতে ইমেলগুলি দেখতে পায়। এইভাবে, যখনই একটি নতুন বার্তা আসে ব্যবহারকারীরা বাধা পান না।

কিছু RPA সিস্টেমও নির্দিষ্ট কীওয়ার্ড চিনতে শেখে। এর মধ্যে "অসুস্থ শিশু", "দেরীতে হোমওয়ার্ক" বা "মিস করা অ্যাসাইনমেন্ট" অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এগুলি এমন সমস্ত বিষয় যা একজন শিক্ষকের কাছ থেকে দ্রুত মনোযোগের প্রয়োজন হতে পারে।

অনেক শিক্ষাবিদ গত বেশ কয়েক বছর ধরে অসাধারণ চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন হয়েছেন এবং কেউ কেউ আছেন এখন বার্নআউট নিয়ে কাজ করছেন ফলস্বরূপ একটি সমস্যা হল তাদের প্রায়শই তাদের অনেক সময় শিক্ষকতা ছাড়া অন্য কাজে ব্যয় করতে হয়। RPA সেই সমস্যাটির সমাধান করতে পারে, বিশেষ করে এটি ইমেল পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত।

"কিছু আরপিএ সিস্টেম ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে পারে এবং সময়ের সাথে সাথে শিখতে পারে যা কমবেশি গুরুত্বপূর্ণ।" 

প্রক্রিয়াকরণের সময় এবং পদ্ধতির উন্নতি করা

অনেক শিক্ষা ব্যবস্থা প্রাথমিক সতর্কতা ব্যবস্থা হিসাবে ইমেল সামগ্রী ব্যবহার করে। উদাহরণস্বরূপ, কিছু শব্দগুচ্ছ ঝুঁকিপূর্ণ ছাত্র বা চরমপন্থী দৃষ্টিভঙ্গির সাথে একজনকে নির্দেশ করতে পারে যা নিজেকে বা অন্যদের বিপদে ফেলতে পারে।

ইউনাইটেড কিংডমে, ডিপার্টমেন্ট ফর এডুকেশন একটি RPA টুল মোতায়েন করেছে যা অটোমেটেড রোবট নেগেটিং দ্য অনারাস লগিং অফ ডেটা — বা ARNOLD নামে পরিচিত। ARNOLD ব্যবহার করার আগে, কর্মীরা পরিচালনা করেন জনসাধারণের কাছ থেকে প্রায় 120,000 ইমেল প্রতি বছর ম্যানুয়ালি একটি সিস্টেমে ডেটা স্থাপন করে। এটি উল্লেখযোগ্য সময় নিয়েছে, কাউকে একটি বার্তা পড়তে এবং প্রেক্ষাপটে এটি বুঝতে হবে, তারপর এটি সঠিক ব্যক্তির কাছে যাওয়ার আগে এটিকে শ্রেণিবদ্ধ করুন৷

এখন, ARNOLD প্রতিটি ইমেলকে ঝুঁকির স্তর অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করে পর্যালোচনা করে এবং শিক্ষা বিভাগের সিস্টেমে প্রয়োজনীয় ডেটা এন্ট্রি করে। RPA টুল প্রতিটি ইমেলের সাথে যুক্ত শত শত ভেরিয়েবল পরীক্ষা করে কিভাবে এটিকে শ্রেণীবদ্ধ করা যায় তা নির্ধারণ করে। এই সেটআপটি ইনকামিং ইমেলের সাথে লিঙ্ক করা ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি বাদ দিয়েছে।

স্টাফ সদস্যরা বলছেন যে এই পরিবর্তন তাদের প্রশাসনের পরিবর্তে পরিষেবা সরবরাহের দিকে মনোনিবেশ করতে সহায়তা করেছে। এটি তাদের পক্ষে দ্রুততম পদক্ষেপের প্রয়োজন এমন ইমেলগুলি সনাক্ত করা সহজ করে তোলে, যেমন ঝুঁকিপূর্ণ শিক্ষার্থী বা কম পারফরম্যান্স স্কুলগুলির বিষয়ে।

রোবোটিক প্রক্রিয়া অটোমেশন ইমেল পরিচালনাকে সহজ করে তোলে

আজকের শিক্ষাবিদরা লিখতে এবং ইমেলের প্রতিক্রিয়া এড়াতে পারেন না। যাইহোক, যেমন এই উদাহরণগুলি দেখায়, একটি রোবোটিক প্রক্রিয়া অটোমেশন টুল তাদের সময় বাঁচাতে এবং আরও ফলপ্রসূ এবং প্রাসঙ্গিক কাজে নিযুক্ত করতে সাহায্য করতে পারে।

কিছু শিক্ষা বিভাগের সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীরা ভিন্নভাবে কাজ করতে দ্বিধা করেন, বিশেষ করে যদি নতুন প্রক্রিয়াগুলির জন্য আর্থিক সংস্থান প্রয়োজন হয়। এর অর্থ হল শিক্ষকদের বিশেষভাবে বলতে হবে যে তারা বর্তমানে ইমেল লেখার জন্য কতটা সময় এবং শক্তি ব্যয় করে এবং কীভাবে RPA তাদের সেরা কাজটিতে আরও বেশি সময় দেওয়ার অনুমতি দেওয়ার ক্ষেত্রে একটি গেম-চেঞ্জার হবে।