কিভাবে বিল সংগঠিত? - সহজে বিল ট্র্যাক করার 3 টি উপায়

বিল জীবনের একটি অনিবার্য অংশ. আপনি একজন ব্যবসা, একজন ফ্রিল্যান্সার, বা একজন বেতনভোগী ব্যক্তি হোক না কেন, আপনার কাছে বিল থাকতে বাধ্য। বিলের ওভারলোড সহ, আপনি কিছু হারাতে এবং ভুলে যেতে বাধ্য।

দক্ষ বিল ব্যবস্থাপনা ভাল সংগঠন দিয়ে শুরু হয়, তাই আপনি কখনই একটি গুরুত্বপূর্ণ বিল হারাবেন না। কিন্তু কিভাবে দক্ষতার সাথে বিল সংগঠিত? কিভাবে শুরু করেছিল? এবং সহজে বিল ট্র্যাক করার সেরা অনুশীলন কি কি?

আমরা আপনার বিলগুলিকে সংগঠিত করার তিনটি উপায় নিয়ে আলোচনা করব যাতে আপনার প্রয়োজনের সময় সেগুলি সবসময় আপনার হাতে থাকে৷

---

কেন আপনি বিল সংগঠিত করতে হবে?

যখন আপনার কাছে একক ব্যক্তি কম সংখ্যক বিল পরিচালনা করেন, তখন এটি পরিচালনা করা সহজ। কিন্তু, বিল বাড়ার সাথে সাথে ত্রুটি ঘটতে বাধ্য। আপনার বিল ব্যবস্থাপনাকে গুরুত্ব সহকারে নেওয়ার কিছু কারণ এখানে রয়েছে:

নির্ধারিত তারিখ এবং পরিমাণের ট্র্যাক হারানো: একাধিক বিল, তাদের তারিখ এবং পরিমাণের ট্র্যাক রাখা একটি ক্লান্তিকর কাজ। এবং যদি আপনি পেমেন্ট মিস করেন, তাহলে আপনাকে অতিরিক্ত পরিমাণ অর্থ প্রদান করতে হতে পারে।

ক্ষতিকর ক্রেডিট স্কোর: সময়মত বিল পেমেন্ট আপনার ক্রেডিট স্কোরের সাথে লিঙ্ক করা হয়। এখানে একটি গর্ত লাইন নিচে আপনাকে ভারী খরচ হতে পারে.

পেমেন্ট রেকর্ড বজায় রাখা: একটি ব্যবসার জন্য, অনুগত থাকার জন্য অর্থপ্রদান, চালান, বিল এবং আরও অনেক কিছুর আর্থিক রেকর্ড বজায় রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি নিরীক্ষার সময়, আপনাকে অবশ্যই সঠিক এবং নির্ভরযোগ্য তথ্য উপস্থাপন করতে হবে। অনুপস্থিত বিল একটি ভুল সংকেত পাঠাতে পারে এবং আরও তীব্র নিরীক্ষার দিকে নিয়ে যেতে পারে।

অদক্ষ বাজেট: বিলগুলি ব্যয়ের প্রবণতা সম্পর্কে একটি ধারণা দেয় এবং আপনাকে আপনার বাজেট বনাম আপনার ব্যয়ের উপর নজর রাখতে সাহায্য করে। বিল পরিচালনা করতে ব্যর্থ হলে বাজেটের ট্র্যাক হারাতে পারে।  

এগুলি ছাড়াও, বিলগুলি সংগঠিত করা আপনাকে পরিচয় চুরি মোকাবেলা করতে, আর্থিক রেকর্ডগুলি পরিচালনা করতে এবং সময়মত বিল পরিশোধ নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে।

---

একটি প্রো মত বিল সংগঠিত করার 3 উপায়!

এই ব্লগটি আপনার বিল সংগঠিত করার এই তিনটি উপায় নিয়ে আলোচনা করবে। এই পদ্ধতিগুলি যথার্থতা, দক্ষতা এবং নির্ভরযোগ্যতার ক্রমবর্ধমান ক্রমে স্থাপন করা হয়।

• ম্যানুয়ালি বিল সংগঠিত
• বিল ডিজিটাইজ করা এবং ডেস্কটপে সাজানো
• স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ সহ স্বয়ংক্রিয় বিল সংস্থা

---

ম্যানুয়ালি বিল সংগঠিত

ম্যানুয়ালি বিল সংগঠিত করার জন্য খরচ শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য কাগজের ফোল্ডার এবং ক্যাবিনেট ব্যবহার করা জড়িত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বিনোদনের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত বিল যেমন ডিনার, টিম আউটিং এবং আরও অনেক কিছু সংরক্ষণ করতে "বিনোদন ব্যয়" লেবেলযুক্ত একটি ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন।

ম্যানুয়ালি বিলগুলি সংগঠিত করতে আপনি এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন:

• আপনার বিলগুলিকে তাদের নির্ধারিত তারিখ অনুসারে বাছাই করুন এবং আগত বিলগুলিকে ব্যয়ের বিভাগ অনুসারে শ্রেণিবদ্ধ করুন।
• আপনার বিলের জন্য একটি ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করুন। প্রতিটি ধরণের বিভাগের জন্য ফোল্ডার বা ক্যাবিনেট ব্যবহার করুন।
• অর্থপ্রদান এবং নির্ধারিত তারিখের ট্র্যাক রাখতে, একটি কাগজ বা এক্সেল স্প্রেডশীট ব্যবহার করুন এবং বিলের পরিমাণ, বকেয়া তারিখ, অর্থপ্রদানের স্থিতি এবং বিভাগ লিখুন।
• আপনার মোবাইল ডিভাইসে অনুস্মারক সেট আপ করুন যাতে আপনি বিল পরিশোধ করতে ভুলবেন না।
• বকেয়া আসার সাথে সাথে অর্থপ্রদান করুন এবং প্রতিটি বিলের জন্য অর্থপ্রদানের স্থিতি আপডেট করুন।
• আপনার সক্রিয় বিল ট্র্যাকিং শীট পরিচালনাযোগ্য রাখতে একটি পৃথক ফাইল বা সংরক্ষণাগারে পরিশোধিত বিল সংরক্ষণ করুন।
• আপনার বিল সংগঠিত এবং নিয়ন্ত্রণে রাখতে এই মাসিক প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন।

পেশাদাররা:

• এটি একটি সহজ পদ্ধতি।
• যে কেউ এক জায়গায় বিল বজায় রাখতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন।

কনস:

• অনেক ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা প্রয়োজন.
• ব্যয়ের প্রবণতা চিহ্নিত করা চ্যালেঞ্জিং।
• রসিদগুলি সহজেই হারিয়ে যেতে পারে বা নষ্ট হতে পারে।

---

বিল ডিজিটাইজ করা এবং ডিজিটালভাবে বাছাই করা

বিল ডিজিটাইজ করা বিলের ক্ষতি বা হারানোর ঝুঁকি কমাতে সাহায্য করতে পারে। ডিজিটালভাবে বিল সংগঠিত করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• প্রথম ধাপ হল বিল ডিজিটাইজ করা। আপনি আপনার ফোন ব্যবহার করে আপনার বিলের ছবি তুলতে পারেন।
• আপনি ব্যবহার করতে পারেন একটি বিল স্ক্যানার অ্যাপ বিল থেকে ডেটা বের করতে এবং দক্ষতার সাথে বিল ডিজিটাইজ করতে।
• আপনার ডেস্কটপে স্ক্যান করা ছবি আপলোড করুন।
• খরচ বিভাগের উপর ভিত্তি করে ফোল্ডার তৈরি করুন এবং নির্দিষ্ট ফোল্ডারে বিল আপলোড করুন।
• বিলের ধরন এবং তারিখের মতো প্রতিটি বিল দ্রুত শনাক্ত করতে একটি ফাইল নামকরণের নিয়ম ব্যবহার করুন।
• বিভাগ বা নির্ধারিত তারিখের উপর ভিত্তি করে সাবফোল্ডারগুলিতে ডিজিটাল বিলগুলি সংগঠিত করুন।
• আপনি এটি আপনার ডেস্কটপে বা গুগল ড্রাইভ, শেয়ারপয়েন্ট বা আরও অনেক কিছুর মতো অনলাইন সিস্টেমে করতে পারেন।
• এখন, বিলের শেষ তারিখ, অর্থপ্রদানের স্থিতি এবং পরিমাণের ট্র্যাক রাখতে একটি স্প্রেডশীট বা আর্থিক ব্যবস্থাপনার সরঞ্জাম ব্যবহার করুন।
• সময়মত বিল পরিশোধ নিশ্চিত করতে স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক সেট আপ করুন।
• ডেটা ক্ষতি থেকে রক্ষা করতে আপনার ডিজিটাল বিলগুলিকে একটি নিরাপদ ক্লাউড পরিষেবাতে ব্যাক আপ করুন৷

পেশাদাররা:

• পেমেন্ট শ্রেণীবদ্ধ করা এবং ট্র্যাক করা এবং আর্থিক বিশ্লেষণ করা সহজ।
• ডিজিটালভাবে বিল সংরক্ষণ করা বিল হারানোর বা ক্ষতির ঝুঁকি দূর করে।

কনস:

• ডিজিটালভাবে আর্থিক তথ্য সংরক্ষণ করা ডেটা নিরাপত্তা নিয়ে উদ্বেগ বাড়াতে পারে।
• প্রতিটি নতুন বিলের জন্য আপনাকে সম্পূর্ণ অনুশীলন করতে হবে।
• আপনি ডেটা হারাবেন না তা নিশ্চিত করতে আপনাকে অবশ্যই একাধিক ব্যাকআপ তৈরি করতে হবে।  

---

স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ সহ স্বয়ংক্রিয় বিল সংস্থা

স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ হল বিল সংগঠিত করার জন্য ম্যানুয়াল কাজগুলি দূর করার একটি দুর্দান্ত উপায়। বেশিরভাগ বিল সংস্থার কাজগুলি নিয়ম-ভিত্তিক, যার অর্থ সেগুলি সহজেই কোড করা যেতে পারে।

মত প্ল্যাটফর্ম ন্যানোনেটস নো-কোড ওয়ার্কফ্লো ব্যবহার করে বিল সংস্থাকে স্বয়ংক্রিয় করতে সাহায্য করতে পারে, ডকুমেন্ট ক্লাসিফায়ার, এবং নিরাপদ ক্লাউড স্টোরেজ। ন্যানোনেটে একটি স্বয়ংক্রিয় বিল পরিচালনার কর্মপ্রবাহ কেমন দেখায় তা এখানে:

• নথি আপলোড বিকল্পগুলি ব্যবহার করে একটি ইনকামিং বিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে Nanonets-এ আপলোড করা হবে।

• তারপর বিলটি OCR মডেলে পাঠানো হয়, যেখানে প্রাসঙ্গিক ডেটা বের করা হয়, যেমন বিলের পরিমাণ, নির্ধারিত তারিখ, অর্থপ্রদানের ঠিকানা, অর্থপ্রদানের শর্ত এবং আরও অনেক কিছু।

• এখন পরবর্তী পর্যায়ে একাধিক জিনিস ঘটবে:

1. বিল ডেটা সঠিকভাবে ফরম্যাট করা হয় যদি তাদের কোনো ত্রুটি থাকে। যেমন তারিখ বিন্যাস, ক্যাপিটালাইজেশন, বা বিশেষ অক্ষর অপসারণ।
2. বিলের পরিমাণ, ব্যয় বিভাগ এবং আরও অনেক কিছুর উপর ভিত্তি করে বিলের নাম পরিবর্তন করুন।
3. বিলের তথ্যের উপর ভিত্তি করে, বিলটিকে যথাযথ ব্যয়ের বিভাগে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়েছে।
4. কোনও ত্রুটির ক্ষেত্রে একটি অনুমোদন কার্যপ্রবাহ ট্রিগার হয়, যা ম্যানুয়াল পর্যালোচনার জন্য আপনাকে বিল পাঠায়।
5. কোনো অতিরিক্ত চার্জ নিশ্চিত করতে আপনি আপনার ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের সাথে বিলের ডেটা মেলাতে পারেন।

পেশাদাররা:

• ত্রুটি-মুক্ত এবং নির্ভরযোগ্য প্রক্রিয়া
• তৈরি করা হয় অডিট ট্রেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে.
• সময়মতো বিল পরিশোধ করার জন্য হারানোর, ক্ষতি করার বা ভুলে যাওয়ার ঝুঁকি নেই।
• অটোমেশন অনেক সময়, প্রচেষ্টা এবং অর্থ সাশ্রয় করে।

কনস:

• ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করার জন্য আপনাকে একবারের চেষ্টা করতে হবে। [আমাদের বিশেষজ্ঞ দল আপনাকে ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে সাহায্য করতে পারে।]

---

কেন বিল সংগঠিত করতে Nanonets ব্যবহার করবেন?

[এম্বেড করা সামগ্রী]

Nanonets হল একটি AI-ভিত্তিক OCR সফ্টওয়্যার যেখানে উন্নত নো-কোড রয়েছে ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন এবং গ্লোবাল পেমেন্ট প্ল্যাটফর্ম। Nanonets-এর সাহায্যে, আপনি নিয়ম-ভিত্তিক কর্মপ্রবাহ সহ যেকোনো ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।

ন্যানোনেটস' ওসিআর সফ্টওয়্যার বাজারে সেরা এক. এটি যেকোনো নথি থেকে ডেটা বের করতে পারে; পিডিএফ, ছবি, হাতে লেখা নথি, এক্সেল, ওয়ার্ড, ইত্যাদি 95%+ নির্ভুলতা এবং ম্যানুয়াল পদ্ধতির চেয়ে 10X দ্রুত।

তা ছাড়া, আপনি ডকুমেন্ট থেকে ডেটা বের করতে, নথি শ্রেণীবদ্ধ করতে, একটি ডাটাবেস ব্যবহার করতে Nanonets ব্যবহার করতে পারেন নথি যাচাই করা, সঞ্চালন তথ্য সমৃদ্ধ কাজ, এবং বিভিন্ন ফরম্যাট এবং ডাটাবেসে ডেটা রপ্তানি করে।

সম্ভাবনা সীমাহীন.

এখানে Nanonets বিবেচনা করার কিছু কারণ রয়েছে:

• জিমেইল, ড্রাইভ, শেয়ারপয়েন্ট, ডেস্কটপ এবং আরও অনেক কিছু থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথি আপলোড করুন।
• একটি নথি ক্লাসিফায়ার দিয়ে আগত নথিগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করুন।
• সহজ জন্য চমৎকার নথি ম্যাচিং নথি যাচাইকরণ.
• <15 মিনিটের মধ্যে যেকোনো নথি থেকে ডেটা বের করুন
• ডেটা বর্ধিতকরণ সম্পাদন করতে কাস্টম ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করুন, অনুমোদন অটোমেশন, এবং আরও
• নিরাপদ নথি সংরক্ষণ এবং নথি সংরক্ষণাগার.
• 5000+ সফ্টওয়্যারের সাথে ডেটা সিঙ্ক করার জন্য বিরামহীন একীকরণ।
• সম্পূর্ণরূপে কাস্টমাইজযোগ্য নো-কোড ইন্টারফেস।
• বিনামূল্যে মাইগ্রেশন সহায়তা।
• 7 দিন বিনামূল্যে ট্রায়াল
• নিবেদিত গ্রাহক সাফল্য ম্যানেজার।
• ভূমিকা ভিত্তিক অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ
• 24 × 7 সমর্থন

Nanonets এবং আরও অনেক কিছু করতে পারে তার একটি আভাস এখানে দেওয়া হল:

30,000-এর বেশি ব্যবহারকারী 30Mn-এরও বেশি নথি প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে Nanonets ব্যবহার করেন। ন্যানোনেটস হল একটি দৃঢ়, সুরক্ষিত এবং নো-কোড প্ল্যাটফর্মের সাথে তাদের নথি প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করতে চাওয়া ব্যবসাগুলির জন্য উপযুক্ত পছন্দ৷

আপনি মনে একটি নির্দিষ্ট ব্যবহারের ক্ষেত্রে আছে? আমাদের দলের সাথে যোগাযোগ করুন তাই আমরা আপনার ব্যবহারের ক্ষেত্রে আপনাকে সাহায্য করতে পারি।

---

আরও পড়ুন:

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• প্লেটোব্লকচেন। Web3 মেটাভার্স ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/