চালান ম্যাচিং

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় (এপি) প্রক্রিয়াগুলির একটি উল্লেখযোগ্য কার্যকলাপ হল চালান ম্যাচিং। এই মূল টাস্কে ঐতিহ্যগত পন্থা একটি ব্যবসার জন্য সময়, প্রচেষ্টা এবং মানব সম্পদ খরচ করতে পারে। উদ্ভাবনী প্রযুক্তি এবং স্বয়ংক্রিয় টুলসেট ব্যবহার করে একটি ব্যবসায় অতিরিক্ত সুবিধা এবং মূল্য প্রদানের জন্য ইনভয়েস ম্যাচিং অপ্টিমাইজ করতে পারে।

এই নিবন্ধটি চালান ম্যাচিং, বিভিন্ন প্রকার, স্পর্শহীনের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে একটি বিশদ অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে চালান প্রক্রিয়াকরণ or চালান পরিচালনা, এবং এর বিভিন্ন সুবিধা।

চালান ম্যাচিং কি?

চালান ম্যাচিং একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া যে তথ্য যাচাই করে এবং তুলনা করে ক্রয় আদেশ (পিও) বিক্রেতা চালান এবং পণ্য রসিদ যে সঙ্গে.

যখন একটি সংস্থা একটি বিক্রেতার পণ্য বা পরিষেবাগুলি ব্যবহার করতে চায়, তখন এটি বিস্তারিত প্রয়োজনীয়তা সহ একটি ক্রয় আদেশ উত্থাপন করে। প্রয়োজনীয় পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করার পরে, ক্রয়কারী সংস্থা দ্বারা একটি পণ্য রসিদ জারি করা হয়। বিক্রেতা তারপর পেমেন্ট ক্লিয়ারেন্স জন্য চালান উত্থাপন. চালান ম্যাচিং সঞ্চালিত হয় যখন এটি হয়.

ম্যাচিং ইনভয়েস নিশ্চিত করে যে পিও এবং ইনভয়েসের মধ্যে কোনো ত্রুটি বা অসঙ্গতি নেই। এটি বিক্রেতার বকেয়া দ্রুত নিষ্পত্তি সহজতর এবং ঝুঁকি প্রতিরোধ করে বিক্রেতা জালিয়াতি এবং প্রতারণামূলক চালানের জন্য অর্থপ্রদান।

একটি বিচ্যুতি কি?

চালান ব্যতিক্রম হিসাবে উল্লেখ করা হয়, একটি বিচ্যুতি ঘটে যখন চালানের বিবরণ এবং এর বৈধ নথি যেমন PO বা পণ্য/পণ্যের রসিদের মধ্যে অমিল থাকে।

বিচ্যুতি দুই ধরনের হতে পারে - পরিমাণ এবং মূল্য

• পরিমাণ বিচ্যুতি: PO এবং বিল করা চালানে আইটেমের পরিমাণ বা সংখ্যার মধ্যে পার্থক্য বোঝায়
• মূল্য বিচ্যুতি: PO-তে উল্লিখিত খরচ এবং চালানে উল্লিখিত মূল্যের মধ্যে একটি অমিল বোঝায়।

বিচ্যুতি সনাক্ত করা এবং পুনর্মিলন করা AP বিভাগের জন্য একটি কঠিন কাজ হতে পারে। বিচ্যুতিগুলি সহনশীলতার সীমার মধ্যে পড়ে কিনা তা দেখার জন্য মূল্যায়ন করা উচিত চালান প্রক্রিয়াকরণ অথবা সংশোধনের জন্য বিক্রেতার কাছে চালান ফিরিয়ে দিন।

সহনশীলতা স্তর ছোটখাট পরিবর্তনগুলিকে বোঝায় যা একটি চালানে শতাংশ বা পরিমাণে ঘটতে পারে। সহনশীলতার মাত্রা ছাড়িয়ে যাওয়া চালানগুলি 'হোল্ডে' রাখা হয় এবং বিক্রেতার কাছে সংশোধনের জন্য পাঠানো হয়।

---

আপনার ম্যানুয়াল এপি প্রসেস স্বয়ংক্রিয় করতে খুঁজছেন? Nanonets কীভাবে আপনার দলকে এন্ড-টু-এন্ড বাস্তবায়নে সহায়তা করতে পারে তা দেখতে একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন এপি অটোমেশন.

একটি ডেমো তফসিল

[এম্বেড করা সামগ্রী]

---

চালান ম্যাচিং জন্য প্রয়োজন

চলুন জেনে নেওয়া যাক কেন একটি ব্যবসার জন্য চালান যাচাই বা মেলানো এত গুরুত্বপূর্ণ।

চালান ম্যাচিং নিশ্চিত করে যে বিক্রেতা চালানগুলি পেমেন্ট প্রকাশ করার আগে সমর্থনকারী নথিগুলির বিরুদ্ধে যাচাই করা যেতে পারে। এটি ব্যবসাগুলিকে সাহায্য করে:

• নিশ্চিত করুন যে পেমেন্ট শুধুমাত্র বিক্রেতার কাছ থেকে প্রাপ্ত বৈধ পণ্য বা পরিষেবার জন্য করা হয়েছে
• পেমেন্টের দ্রুত এবং সঠিক রিলিজ বজায় রাখুন
• ত্রুটি এবং দ্বিগুণ অর্থপ্রদান দূর করে আরও ভাল স্বচ্ছতার সুবিধা দিন
• একাধিক বিক্রেতাদের জন্য অর্থপ্রদানের রেকর্ড ট্র্যাক করুন
• কোম্পানির অডিটের জন্য আরও ভালোভাবে প্রস্তুত থাকুন

নীচের পরবর্তী বিভাগে বিশদ বিবরণ হিসাবে বিভিন্ন ব্যবসা ইনভয়েস ম্যাচিংয়ের বিভিন্ন উপায় অনুসরণ করতে পারে।

চালান মেলার উপায়

প্রতিষ্ঠানে চালান ম্যাচিং প্রক্রিয়া সাধারণত নিম্নলিখিত উপায়ে সম্পন্ন করা হয়: 2-ওয়ে ম্যাচিং, 3-ওয়ে ম্যাচিং এবং অবশেষে 4-ওয়ে ম্যাচিং।

চালান অন্যান্য সম্পর্কিত বিরুদ্ধে বৈধ করা হয় নথি কর্মপ্রবাহ যে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন ক্রয় আদেশ, পণ্যের রসিদ, এবং পরিদর্শন স্লিপ। মেলার এই উপায়গুলি চালানের অসঙ্গতি এবং সহনশীলতার স্তরগুলিও পরীক্ষা করে যা অর্থপ্রদানের জন্য চালানটি সাফ হওয়ার আগে সমাধান করা দরকার।

2 ওয়ে ম্যাচিং

2-ওয়ে ম্যাচিং ইনভয়েস যাচাই করার একটি সহজ এবং সাধারণ উপায়। এতে অর্ডার কেনার জন্য ইনভয়েস মেলানো এবং সহনশীলতা যাচাই করা জড়িত। চালান যদি প্রয়োজনীয় মানদণ্ড পূরণ করে, তাহলে তা পরিশোধের জন্য নির্ধারিত হয়।

3 ওয়ে ম্যাচিং

3-ওয়ে ম্যাচিং চালান মেলার সবচেয়ে জনপ্রিয় পদ্ধতি। এটি একটি তিন-পদক্ষেপ প্রক্রিয়া জড়িত। ক্রয় আদেশে তালিকাভুক্ত বিবরণের পাশাপাশি পণ্যের প্রাপ্তির সঠিকতার জন্য চালানটি পরীক্ষা করা হয়। একবার সহনশীলতার মাত্রা ঠিক হয়ে গেলে, চালানটি অর্থপ্রদানের জন্য প্রস্তুত হয়।

4 ওয়ে ম্যাচিং

2-উপায় এবং 3-উপায় মিলের চেয়ে জটিল, 4-উপায় মিল বৈধকরণের আরেকটি ধাপ জড়িত। অর্ডার, পণ্যের রসিদ এবং পরিদর্শন স্লিপগুলি কেনার জন্য মিলিত চালানের প্রয়োজন হয়।

পণ্য সরবরাহের পরে, গ্রহণকারী বিভাগ পরিমাণের জন্য পরীক্ষা করে এবং একটি পরিদর্শন স্লিপ জারি করে যা স্বীকার করে যে প্রাপ্ত পরিমাণ সঠিক। তাই, শুধুমাত্র একটি চালান যা PO, পণ্যের রসিদ, সহনশীলতা এবং পরিদর্শন স্লিপের সাথে মেলে তা অর্থপ্রদানের জন্য উপযুক্ত বলে বিবেচিত হয়।

চালান মেলার এই উপায়গুলি নিশ্চিত করে যে সংস্থাগুলি কেবলমাত্র অর্ডার করা এবং প্রাপ্ত পণ্য/পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদান করে। এটি মিথ্যা চালান এবং অর্থপ্রদানের ত্রুটির বিরুদ্ধেও সুরক্ষা দেয় যা ব্যবসাগুলিকে তৃতীয় পক্ষের সাথে তাদের লেনদেনে আরও ভালভাবে ধরে রাখতে সক্ষম করে।

---

স্পর্শহীন AP ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করুন এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন সেকেন্ডের ভিতর. এখনই একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন।

একটি ডেমো তফসিল

---

চুক্তির সাথে মেলা ইনভয়েস

চালান ম্যাচিং পদ্ধতি ছাড়াও, কিছু কেনাকাটা একটি চুক্তি ম্যাচিং প্রক্রিয়া ব্যবহার করে করা যেতে পারে। নন-পিও ইনভয়েসিং হিসাবেও উল্লেখ করা হয়, এই ধরনের চালান একটি চক্রের মধ্যে ঘটে যাওয়া পুনরাবৃত্তি বা ইউটিলিটি পেমেন্টের জন্য ব্যবহার করা হয়।

চুক্তির মিলের ক্ষেত্রে, চালানটি বিদ্যমান চুক্তির সাথে তুলনা এবং যাচাই করা হয়। এই ধরনের চুক্তিবদ্ধ কেনাকাটার উদাহরণ হতে পারে মাসিক ইউটিলিটি বিল (বিদ্যুৎ, জল, ইত্যাদি), বিল্ডিং ভাড়া এবং রক্ষণাবেক্ষণের চার্জ, বিজ্ঞাপনের খরচ, আইনি বা পরামর্শ পরিষেবা এবং আরও অনেক কিছু।

এই ধরনের মিল একটি অভ্যন্তরীণ চালান অনুমোদন প্রক্রিয়ার সাপেক্ষে। যদি চুক্তি মেলে এবং অনুমোদন দেওয়া হয়, তাহলে নন-পিও চালানটি অর্থপ্রদানের জন্য নির্ধারিত হয়।

এটি অর্ডার এবং অন্যান্য সমর্থনকারী নথি ক্রয় করার জন্য ম্যাচিং ইনভয়েসগুলির প্রয়োজনীয়তা দূর করে। এটি পুনরাবৃত্ত প্রকৃতির অর্থপ্রদানের প্রাথমিক ক্লিয়ারেন্সের সুবিধা দেয়, সময়, প্রচেষ্টা এবং খরচ বাঁচায়।

অটোমেটেড ইনভয়েস ম্যাচিং কি?

স্বয়ংক্রিয় চালান ম্যাচিং বলতে উন্নত সরঞ্জাম এবং প্রযুক্তির সাহায্যে একটি কোম্পানির চালান ম্যাচিং প্রক্রিয়াকে ডিজিটাইজ করাকে বোঝায়; চালানগুলি মানুষের হস্তক্ষেপের প্রয়োজন ছাড়াই স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রক্রিয়া করা হয়।

স্বয়ংক্রিয় চালান ম্যাচিং প্রযুক্তি AP বিভাগগুলির কাজ করার পদ্ধতি পরিবর্তন করতে পারে। প্রাপ্ত চালানগুলি স্ক্যান করা হয়, একটি ডিজিটাল ফর্মে রূপান্তরিত হয়, অ্যালগরিদম ব্যবহার করে মিলে যায়, এবং সহনশীলতা সেটিংসের বিরুদ্ধে চেক করা হয়, এবং অনুমোদিত হলে, অর্থপ্রদানের জন্য প্রক্রিয়া করা হয় - সবই মানুষের নির্ভরতা ছাড়াই৷

অটোমেশন ব্যবহার করে চালান যাচাই বা মেলানো এবং তাদের প্রক্রিয়াকরণের কাজটি অনেক সুবিধা প্রদান করতে পারে। AI-চালিত অটোমেশন প্রযুক্তি যেমন OCR এবং RPA কার্যকর এবং ত্রুটি-মুক্ত হতে স্পর্শহীন চালান প্রক্রিয়াকরণকে উন্নত করতে পারে।

---

এই 30-মিনিটের লাইভ ডেমোটি বুক করুন এটি শেষবার করতে যেটি আপনাকে ইআরপি সফ্টওয়্যারে ইনভয়েস বা রসিদ থেকে ডেটা ম্যানুয়ালি কী করতে হবে৷

একটি ডেমো তফসিল

---

অটোমেটেড ইনভয়েস ম্যাচিং এ AI ব্যবহার করা

প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করার জন্য মেশিনের বুদ্ধিমত্তা ব্যবহার করা জটিল ক্লান্তিকর কাজ, সহজ এবং সহজ করে তুলতে পারে। AI-চালিত প্রযুক্তি যেমন OCR এবং RPA এপি প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে এবং ব্যবসায়িক দক্ষতা উন্নত করার জন্য কার্যকর সরঞ্জাম হতে পারে।

অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রেকগনিশন

OCR হল একটি প্রযুক্তি যা সম্পাদনার জন্য ডিজিটাল নথি থেকে তথ্য পড়ে এবং বের করে। প্রচুর পরিমাণে ডেটা নিয়ে কাজ করে এমন শিল্পগুলির জন্য দরকারী, কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা ব্যবহার করে ওসিআর ক্ষমতা একটি বর। এপি অটোমেশন.

OCR কার্যকর করতে পারে তথ্য সংগ্রহ, প্রাসঙ্গিক তথ্য টেনে নিষ্কাশন. এটি তারপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে PO এর সাথে চালানের সাথে মিল করার জন্য এটিকে রুট করে। এই পর্যায়ের পরে, চালান ম্যাচিং প্রক্রিয়াটি 2, 3, বা 4-ওয়ে ম্যাচিং ব্যবহার করে সম্পন্ন করা যেতে পারে। এই সব ম্যানুয়াল টাস্কিং প্রচেষ্টা, সময়, এবং ভাল প্রক্রিয়া দক্ষতা নিশ্চিত করার খরচ কমায়.

কিন্তু যদিও ওসিআর এপি প্রক্রিয়াগুলির অটোমেশনকে অপ্টিমাইজ করার জন্য একটি বিশাল অবদান রাখতে পারে, অটোমেশন প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ করার জন্য শুধুমাত্র ওসিআর যথেষ্ট নাও হতে পারে। সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া অটোমেশন অর্জনের জন্য OCR-এর সাথে আরেকটি শক্তিশালী প্রযুক্তি ব্যবহার করা আরও উপকারী হতে পারে।

রোবোটিক প্রক্রিয়া অটোমেশন

রোবোটিক প্রক্রিয়া অটোমেশন একটি জনপ্রিয় এবং দরকারী সফ্টওয়্যার প্রযুক্তি যা ডিজিটাল প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে OCR এর সাথে একত্রে ভার্চুয়াল সহকারী হিসাবে কাজ করতে পারে। সফ্টওয়্যারটি ব্যবহারকারীদের 'বট' তৈরি করতে দেয় যা মানুষের ক্রিয়াকলাপ অনুকরণ করে।

এই নির্ভরযোগ্য রোবটগুলি উচ্চ গতি এবং নির্ভুলতার সাথে 24/7 পরিচালনা করতে অনেক শিল্পে ব্যবহৃত হয়। সিস্টেম অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করে, এই বটগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পাদন করতে পারে জ্ঞানীয় তথ্য ক্যাপচার, এক্সট্রাক্ট করুন, এবং মানুষের মত করে ডেটা বিশ্লেষণ করুন। এর পাশাপাশি, তারা কিছু সেকেন্ডের মধ্যে সঠিক পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য উপযুক্ত প্রক্রিয়াগুলিতে নিষ্কাশিত ডেটা যোগাযোগ এবং রুট করতে পারে।

OCR সহ আরপিএ চালান পাওয়ার সময় থেকেই গতি, নির্ভুলতা এবং সংক্ষিপ্ত সময়-ফ্রেম সহ একটি AP চালান ম্যাচিং প্রক্রিয়াকে সহায়তা করতে পারে। এটি আপলোড করে, স্ক্যান করে, সম্পাদন করে তথ্য নিষ্কাশন, 2, 3, বা 4-ওয়ে ম্যাচিং শুরু করে, সেট সহনশীলতার জন্য চেক করে এবং সংশোধন বা অর্থপ্রদান প্রক্রিয়াকরণের জন্য চালান চিহ্নিত করে।

অটোমেটেড ইনভয়েস ম্যাচিং এর সুবিধা

স্বয়ংক্রিয় চালান ম্যাচিং অর্থপ্রদানের জন্য চালানগুলির সহজ প্রক্রিয়াকরণে সহায়তা করে। মানব হস্তক্ষেপের প্রয়োজনীয়তা দূর হওয়ার সাথে সাথে, কাগজপত্র এবং ম্যানুয়াল বৈধতা বজায় রাখার জটিলতাগুলিও বাতিল করা হয়।

টাচলেস ইনভয়েস প্রসেসিং দ্বারা দেওয়া কিছু উল্লেখযোগ্য সুবিধা হল:

• সময় সংরক্ষণ - ম্যানুয়াল চালান ম্যাচিং ক্লান্তিকর এবং সময়সাপেক্ষ। ইনভয়েস বিশদ পৃথকভাবে পরীক্ষা করা এবং 2,3 বা 4-উপায় প্রক্রিয়াগুলির সাথে যাচাই করা যথেষ্ট সময় নেয়। সুতরাং, এটি কোম্পানির কর্মচারীদের তাদের মূল্যবান সময় অন্যান্য মূল কাজগুলিতে উত্সর্গ করতে এবং সামগ্রিক উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে দেয়।
• সঠিকতা - AP প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়করণ ত্রুটির ঘটনা হ্রাস করে এবং প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে একটি মসৃণ কর্মপ্রবাহ নিশ্চিত করে। অমিল বা অসঙ্গতিগুলি সহজেই সনাক্ত করা হয় এবং শুধুমাত্র যখন একটি চালান সমস্ত স্তরে সাফ করা হয়, তখন এটি অর্থপ্রদানের জন্য নির্ধারিত হয়৷
• ডুপ্লিকেট এবং জালিয়াতি চালানের বিরুদ্ধে সুরক্ষা - স্বয়ংক্রিয় চালান ম্যাচিং চালান এবং সমর্থনকারী নথিগুলির মধ্যে সামঞ্জস্যপূর্ণ বৈধতা অন্তর্ভুক্ত করে। কোনো ব্যতিক্রমও সনাক্ত করা হয় এবং ম্যানুয়াল যাচাইয়ের জন্য পতাকাঙ্কিত করা হয়। এটি জালিয়াতি বা ডুপ্লিকেট চালানের বিরুদ্ধে সুরক্ষা এবং আরও ভাল ব্যবসা নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করে।
• বিক্রেতা সম্পর্ক প্রচার করে - স্বয়ংক্রিয় চালান প্রক্রিয়াকরণ ক্রয় আদেশের সাথে চালানগুলিকে দ্রুত মেলাতে পারে এবং বিক্রেতাদের সন্তুষ্ট রাখতে দ্রুত অর্থপ্রদান ত্বরান্বিত করতে পারে। পরিবর্তে, ব্যবসাটি আরও ভাল চুক্তির অফার এবং বর্ধিত লাভের জন্য প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট থেকে উপকৃত হতে পারে।
• দক্ষ খরচ বিশ্লেষণ - টাচলেস ইনভয়েস প্রসেসিং পৃথক লাইন আইটেমগুলির তথ্য প্রদান করে যা সর্বোচ্চ মূল্য প্রদানকারীকে সনাক্ত করতে সহায়তা করে৷ এই নির্ভরযোগ্য ডেটা কোম্পানির আরও মূল্য আনতে ভাল খরচ বিশ্লেষণ এবং প্রাসঙ্গিক বিক্রেতাদের নির্বাচন করতে সাহায্য করে।
• অডিট জন্য ভাল - অন্যান্য সহায়ক নথি সহ চালানগুলি নিরীক্ষার জন্য বাধ্যতামূলক৷ স্বয়ংক্রিয় চালান ম্যাচিং ব্যবহার করে ক্রয় আদেশ, পণ্যের রসিদ, পরিদর্শন স্লিপ এবং চালানগুলি একটি ডিজিটাল কেন্দ্রীভূত স্থানে উপলব্ধ রয়েছে যা প্রক্রিয়াটি ত্বরান্বিত করতে অডিটের সময় সহজেই অ্যাক্সেস করা যেতে পারে।

উপসংহার

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় ইনভয়েস ম্যাচিং এবং প্রক্রিয়াকরণ একটি জটিল প্রক্রিয়া। এআই-সক্ষম প্রযুক্তি কাস্টমাইজযোগ্য অটোমেশনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক সুবিধা প্রদান করতে পারে। স্বয়ংক্রিয়করণের মাধ্যমে, কোম্পানিগুলি নির্বিঘ্নে একত্রিত হতে পারে নথি ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়াগুলি, আরও ভাল স্বচ্ছতা তৈরি করে, অপ্টিমাইজড ব্যবসায়িক দক্ষতা এবং বৃদ্ধির জন্য ভাল ব্যবসায়িক সম্পর্ক বজায় রাখে।

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• প্লেটোব্লকচেন। Web3 মেটাভার্স ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/