স্প্রেডশীট রূপান্তর ওসিআর-এর চূড়ান্ত নির্দেশিকা: ওয়ার্কফ্লো, টুলস এবং নির্ভুলতা টিপস

আপনার কি কখনও পিডিএফ বা স্ক্যান করা ডকুমেন্ট থেকে স্প্রেডশীটে ডেটা বের করার প্রয়োজন হয়েছে? OCR একটি বাস্তব সময় বাঁচাতে পারে। শুধু আপনার নথিগুলি স্ক্যান করুন এবং চিত্রগুলিকে সম্পাদনাযোগ্য, অনুসন্ধানযোগ্য পাঠ্যে রূপান্তর করুন৷ PDF, ফটো বা স্ক্যান করা পৃষ্ঠাগুলির সাথে কাজ করা হোক না কেন, OCR ডেটা নিষ্কাশনকে সহজ করে তোলে।

এই নির্দেশিকা আপনাকে ওসিআর থেকে স্প্রেডশীট প্রক্রিয়ায় নিয়ে যাবে — স্ক্যানিং থেকে নির্ভুলতা উন্নত করা পর্যন্ত। আমরা OCR সরঞ্জামগুলির সুপারিশ করব এবং সঠিকতা বাড়ানোর জন্য টিপস দেব এবং বাস্তব-বিশ্বের OCR ব্যবহারের ক্ষেত্রে যা ম্যানুয়াল কাজের ঘন্টা বাঁচায়।

কেন ওসিআর দিয়ে স্প্রেডশীটে ডেটা পুনর্গঠন করবেন?

ওসিআর একটি সম্পূর্ণ গেম-চেঞ্জার। এটি আপনার স্ক্যান করা কাগজপত্র, PDF এবং ফটোতে লক করা ডেটা নিয়ে যায় এবং সেগুলিকে স্ট্রাকচার্ড ডেটাতে পরিণত করে। আমরা ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত স্প্রেডশীটের কথা বলছি। এটি সম্ভাবনার একটি সম্পূর্ণ নতুন বিশ্ব উন্মুক্ত করে।

স্প্রেডশীটে আপনার ডেটা সংগঠিত করার জন্য আপনার ওসিআর ব্যবহার করার বিষয়ে কেন বিবেচনা করা উচিত তা এখানে কিছু কারণ রয়েছে:

1. সহজ ডেটা বিশ্লেষণ

একবার আপনার ডেটা বের করা এবং একটি স্প্রেডশীটে সারি এবং কলামে সুন্দরভাবে সংগঠিত করা হলে, এটি বিশ্লেষণ করা এবং কাজ করা অনেক সহজ হয়ে যায়। আপনি দ্রুত প্রবণতা সনাক্ত করতে, বাছাই করতে, ফিল্টার করতে, সূত্রগুলি ব্যবহার করতে এবং পিভট টেবিল এবং চার্ট তৈরি করতে পারেন৷ স্ক্যান করা নথি বা পিডিএফগুলিতে এই স্তরের ডেটা ম্যানিপুলেশন সম্ভব নয়।

2. ভাল ডেটা গুণমান

স্প্রেডশীটে ওসিআর রূপান্তর আপনাকে পরিষ্কার, কাঠামোগত ডেটা দেয়। ওসিআর প্রক্রিয়া চলাকালীন ডেটা যাচাই এবং মানসম্মত করা যেতে পারে। এটি অসংগঠিত স্ক্যান করা নথির তুলনায় সামগ্রিক ডেটা গুণমান এবং নির্ভুলতা উন্নত করে।

3. উন্নত অনুসন্ধানযোগ্যতা

স্ক্যান করা নথি এবং চিত্রগুলি অনুসন্ধানের জন্য জটিল — OCR ছবিগুলিকে প্রকৃত পাঠ্যে রূপান্তর করে এটি ঠিক করে৷ একবার একটি স্প্রেডশীটে, ডেটা সম্পূর্ণরূপে অনুসন্ধানযোগ্য হয়ে ওঠে। আপনি অবিলম্বে আপনার যা প্রয়োজন খুঁজে পেতে পারেন.

4. উন্নত ডেটা শেয়ারিং

এক্সট্র্যাক্ট করা ডেটা সম্বলিত স্প্রেডশীটগুলি সহযোগিতার জন্য অন্যদের সাথে সহজেই ভাগ করা যেতে পারে। ডেটা এখন পৃথক নথি চিত্রগুলিতে আটকে থাকার পরিবর্তে একটি প্রমিত পুনঃব্যবহারযোগ্য বিন্যাসে রয়েছে৷

5. অটোমেশন ক্ষমতা

স্প্রেডশীট ডেটা ব্যবসায়িক সিস্টেম জুড়ে স্বয়ংক্রিয় এবং সুবিন্যস্ত হতে পারে। CSV ফাইল আউটপুট করার ক্ষমতা সহ, OCR নিষ্কাশিত ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাটাবেস এবং অন্যান্য লাইন-অফ-বিজনেস অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে প্রবাহিত হতে পারে।

6. ম্যানুয়াল প্রসেসিং এড়িয়ে যান

আপনার দলকে আর স্ক্যান করা নথিগুলি থেকে ম্যানুয়ালি ডেটা প্রতিলিপি করতে হবে না বা PDF-এর জন্য ক্লান্তিকর এবং অকার্যকর কপি-পেস্ট ওয়ার্কফ্লো সহ্য করতে হবে না। আপনি ত্রুটি কমাতে পারেন এবং একঘেয়ে ডেটা এন্ট্রি কাজগুলি বাদ দিয়ে ডেটা পরিষ্কার এবং যাচাইকরণের সময় বাঁচাতে পারেন। ফলস্বরূপ, আপনার কর্মীরা তাদের প্রচেষ্টাকে আরও উত্পাদনশীল এবং পরিপূর্ণ কাজের জন্য উত্সর্গ করতে পারে।

৩. স্কেলিবিলিটি

ওসিআর রূপান্তর স্কেল পাশাপাশি ডেটা ভলিউম বৃদ্ধি পায়। আপনার শত শত বা হাজার হাজার ডকুমেন্ট পেজ প্রসেস করার প্রয়োজন হোক না কেন, OCR অটোমেশন এটিকে মসৃণভাবে পরিচালনা করে। ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি বড় ভলিউমের জন্য দ্রুত স্কেল করে না।

স্প্রেডশীট ওয়ার্কফ্লোতে OCR

আপনি যখন এই মূল পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করেন তখন OCR দিয়ে নথিগুলিকে স্প্রেডশীটে রূপান্তর করা সহজ। একটি দক্ষ ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করে, আপনি ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রির ঘন্টা বাঁচাতে পারেন এবং PDF বা স্ক্যান করা ফাইলগুলিতে লক করা তথ্য দ্রুত অ্যাক্সেস করতে পারেন।

এর মধ্যে ডুব যাক।

1. OCR এর জন্য নথি সংগ্রহ করুন

প্রথমে, ডকুমেন্ট ইমেজ, পিডিএফ, বা স্ক্যান করা কাগজপত্র সংগ্রহ করুন যাতে আপনার এক্সট্র্যাক্ট করার জন্য প্রয়োজনীয় ডেটা রয়েছে। Nanonets আপনাকে ইমেল, ক্লাউড স্টোরেজ, ড্রপবক্স, গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ এবং আরও অনেক কিছু সহ একাধিক উত্স থেকে সহজেই ফাইল আমদানি করতে দেয়।

যেকোনো নতুন ফাইল বা ইনকামিং অ্যাটাচমেন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রক্রিয়া করার জন্য আপনি স্বয়ংক্রিয় ঘড়ি ফোল্ডার বা ইমেল সেট আপ করতে পারেন। এপিআই কল এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক সফ্টওয়্যারগুলির সাথে একীকরণও নির্বিঘ্ন ডেটা নিষ্কাশনের জন্য সেট আপ করা যেতে পারে।

2. ডেটা ক্ষেত্র সংজ্ঞায়িত করুন

এর পরে, আপনি যে ডেটা ক্ষেত্র বা কলামগুলি বের করতে চান তা নির্দিষ্ট করুন, যেমন চালান নম্বর, তারিখ, গ্রাহকের নাম, বকেয়া পরিমাণ ইত্যাদি। ন্যানোনেট ইনভয়েস, রসিদ, ব্যবসায়িক কার্ড এবং আরও অনেক কিছুর জন্য নথির প্রকারের জন্য বিভিন্ন AI মডেল অফার করে।

প্রাক-নির্মিত মডেলগুলি ইতিমধ্যেই জানে কিভাবে বুদ্ধিমত্তার সাথে প্রতিটি নথির প্রকার থেকে সাধারণ ক্ষেত্রগুলি বের করতে হয়। এছাড়াও আপনি আপনার নিজস্ব কাস্টম ক্ষেত্রগুলি কনফিগার করতে পারেন এবং এআই মডেলকে প্রশিক্ষণ দিতে পারেন। তারপরে আপনি কয়েকটি নমুনা সহ মডেলটি প্রস্তুত করতে পারেন। সমালোচনামূলক ডেটা কোথায় থাকে তা ম্যাপ করতে নমুনা নথিতে কেবল অঞ্চল আঁকুন।

এখন, আপনি OCR চালাতে এবং আপনার নথি থেকে ডেটা বের করতে প্রস্তুত। উচ্চ নির্ভুলতার সাথে জটিল নথি লেআউট থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেক্সট সনাক্ত করতে এবং ক্যাপচার করতে ন্যানোনেট উন্নত AI এবং ML অ্যালগরিদম ব্যবহার করে। AI প্রতিটি নথি "পড়ে", সংজ্ঞায়িত ক্ষেত্রগুলি বের করে এবং রপ্তানির জন্য প্রস্তুত কাঠামোগত ডেটা আউটপুট করে।

ডেটা ক্ষেত্র এবং AI মডেল সঠিকভাবে কনফিগার হয়ে গেলে এই ধাপটি সম্পূর্ণরূপে আপনার জন্য স্বয়ংক্রিয়। পর্দার আড়ালে, OCR প্রযুক্তি স্ক্যান করা ছবিকে টেক্সটে রূপান্তর করে। বুদ্ধিমান জোন সনাক্তকরণ তারপর প্রাসঙ্গিক ডেটা ক্ষেত্রগুলি বেছে নেয়।

4. তথ্য যাচাই ও সঠিক করুন

নির্ভুলতার জন্য নিষ্কাশিত ডেটা পর্যালোচনা করুন। Nanonets এটিকে সহজ করে তোলে কারণ এটি আপনাকে ডকুমেন্ট ভিউয়ারে সংশোধন করতে দেয়। আরও উন্নত ব্যবহারকারীদের জন্য, আপনি কাঠামোগত JSON আউটপুট সম্পাদনা করতে পারেন।

ক্যাপচার করা ডেটা যাচাই করার নিয়ম সেট আপ করতে আপনি স্বয়ংক্রিয় বৈধতা ক্ষমতাও ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যাচাই করতে পারেন যে তারিখটি একটি বৈধ সীমার মধ্যে পড়ে কিনা বা একটি থ্রেশহোল্ডের নীচে একটি সংখ্যাসূচক মান। কোনো বৈধতা সমস্যা পর্যালোচনার জন্য পতাকাঙ্কিত করা হয়.

5. স্প্রেডশীট ডেটা রপ্তানি এবং সংহত করুন

আপনার স্ক্যান করা নথি বা পিডিএফ থেকে নিষ্কাশিত কাঠামোগত ডেটা সম্বলিত চূড়ান্ত আউটপুট ডাউনলোড করা যেতে পারে এবং ডাউনস্ট্রিম উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে। Nanonets আপনাকে এটিকে একটি CSV, Excel, বা JSON ফাইল হিসাবে রপ্তানি করতে দেয়, যা আপনাকে সহজেই আপনার পছন্দের স্প্রেডশীট অ্যাপ্লিকেশন বা অন্যান্য ব্যবসায়িক সফ্টওয়্যারে ডেটা আমদানি করতে সক্ষম করে৷

এছাড়াও আপনি Google Sheets, QuickBooks, Salesforce, ইত্যাদির মতো জনপ্রিয় অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে সরাসরি সংহত করতে পারেন৷ Zapier ইন্টিগ্রেশন আপনাকে সীমাহীন ডেটা প্রবাহের জন্য 5000+ অ্যাপের সাথে সংযোগ করতে দেয়৷ এই ইন্টিগ্রেশন নিশ্চিত করে যে আপনার ডেটা রিয়েল-টাইমে আপনার সমস্ত প্ল্যাটফর্ম জুড়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।

কিভাবে স্প্রেডশীট প্রক্রিয়াতে OCR উন্নত করা যায়

OCR প্রযুক্তি নিখুঁত নয়। এটি কখনও কখনও নিম্ন-মানের স্ক্যান, জটিল লেআউট বা অস্বাভাবিক ফন্টগুলির সাথে লড়াই করতে পারে। কিন্তু, ওসিআর প্রক্রিয়ার সামান্য প্রান্তিক উন্নতিও উল্লেখযোগ্য সময় এবং খরচ সাশ্রয় করতে পারে।

ধরুন আপনি একটি বীমা ফার্ম চালান যেটি প্রতিদিন হাজার হাজার নথি প্রক্রিয়া করে। এমনকি OCR নির্ভুলতার 2% উন্নতি প্রতি সপ্তাহে শত শত শ্রম ঘন্টা বাঁচাতে পারে।

স্প্রেডশীট প্রক্রিয়াতে OCR উন্নত করার কিছু উপায় এখানে রয়েছে:

1. আপনার স্ক্যানের মান উন্নত করুন

আপনি যে নথিগুলি স্ক্যান করছেন তা পরিষ্কার এবং পাঠযোগ্য কিনা তা নিশ্চিত করুন। নিম্নমানের স্ক্যানের ফলে OCR প্রক্রিয়ায় ত্রুটি দেখা দিতে পারে। সুতরাং, আপনার OCR সিস্টেমে ফিড করার আগে ছবির গুণমান উন্নত করতে প্রিপ্রসেস স্ক্যান করুন।

স্ক্যানের মান উন্নত করার জন্য টিপস:

• একটি উচ্চ-রেজোলিউশন স্ক্যানার ব্যবহার করুন (অন্তত 300 ডিপিআই)। এটি সূক্ষ্ম বিবরণ ক্যাপচার করে যা OCR ইঞ্জিনকে সঠিকভাবে অক্ষর চিনতে সাহায্য করতে পারে।
• নিশ্চিত করুন যে পৃষ্ঠাগুলি সঠিকভাবে সারিবদ্ধ এবং তির্যক নয়। deskewing কাত স্ক্যান সংশোধন করে.
• স্ক্যান উজ্জ্বলতা এবং বৈসাদৃশ্য পরীক্ষা করুন। স্তরগুলি সামঞ্জস্য করুন যাতে পাঠ্যটি স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান হয় এবং খুব হালকা বা অন্ধকার না হয়।
• স্ক্যান করা ছবিতে ধুলো, দাগ বা শিল্পকর্ম এড়াতে স্ক্যানার গ্লাস পরিষ্কার করুন।
• আপনার স্মার্টফোন ব্যবহার করে উচ্চ মানের স্ক্যান ক্যাপচার করতে Adobe Scan বা অনুরূপ অ্যাপ ব্যবহার করুন।
• চিত্র বর্ধিতকরণ কৌশলগুলি ব্যবহার করুন যেমন তীক্ষ্ণ করা, শব্দ হ্রাস করা এবং বাইনারিকরণ।

2. আপনার নথি মানসম্মত করুন

ডকুমেন্ট লেআউট এবং ডিজাইনে সামঞ্জস্যতা উল্লেখযোগ্যভাবে OCR নির্ভুলতা উন্নত করতে পারে। যদি সম্ভব হয়, আপনার প্রক্রিয়া করা নথিগুলির বিন্যাসকে প্রমিত করুন। এর অর্থ হল প্রতিটি নথিতে ডেটা ক্ষেত্রগুলিকে একই স্থানে রাখা, সামঞ্জস্যপূর্ণ ফন্ট এবং আকার ব্যবহার করা এবং একটি পরিষ্কার, অগোছালো লেআউট বজায় রাখা।

নথির মানসম্মত করার জন্য এখানে কিছু টিপস রয়েছে:

• একই ধরনের সব নথির জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ টেমপ্লেট ব্যবহার করুন।
• প্রতিটি নথিতে প্রয়োজনীয় ডেটা ক্ষেত্রগুলি একই জায়গায় রাখুন।
• পরিষ্কার, সুস্পষ্ট ফন্ট ব্যবহার করুন এবং শৈল্পিক বা অস্বাভাবিক ফন্ট এড়িয়ে চলুন।
• বিশৃঙ্খলতা এড়িয়ে চলুন এবং লেআউট পরিষ্কার এবং সহজ রাখুন।
• গুরুত্বপূর্ণ পাঠ্য ক্ষেত্রের কাছাকাছি ইমেজ, লোগো এবং গ্রাফিক্স ব্যবহার সীমিত করুন।
• স্পষ্টতা উন্নত করতে পাঠ্য এবং পটভূমির জন্য উচ্চ-কন্ট্রাস্ট রং ব্যবহার করুন।

3. একটি AI-চালিত OCR সিস্টেমে বিনিয়োগ করুন

এই সিস্টেমগুলি প্রক্রিয়াকৃত প্রতিটি নথি থেকে শেখার জন্য মেশিন লার্নিং অ্যালগরিদম ব্যবহার করে, ক্রমাগত প্রাসঙ্গিক ডেটা চিনতে এবং বের করার ক্ষমতাকে উন্নত করে।

ন্যানোনেট একটি এআই-চালিত ওসিআর সিস্টেমের একটি প্রধান উদাহরণ। এটি বিভিন্ন ধরনের নথির জন্য প্রাক-প্রশিক্ষিত মডেল অফার করে এবং আপনাকে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী মডেলটি কাস্টমাইজ করতে দেয়। এটি যত বেশি ডেটা প্রসেস করে, তত ভাল এটি প্যাটার্ন চিনতে পারে এবং সঠিকভাবে ডেটা বের করে।

তাছাড়া, AI-চালিত OCR সিস্টেমের ভাষা স্বীকৃতি এবং প্রসঙ্গ বোঝার ক্ষমতা তাদের বিভিন্ন ভাষা, মুদ্রা, ট্যাক্স ফর্ম্যাট এবং আরও অনেক কিছুতে নথি পরিচালনা করতে দেয়। এটি তাদের অত্যন্ত বহুমুখী এবং বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রয়োজনের সাথে অভিযোজিত করে তোলে।

4. স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ সেট আপ করুন

আপনার OCR ওয়ার্কফ্লোতে পুনরাবৃত্তিমূলক ম্যানুয়াল পদক্ষেপগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে দক্ষতা বাড়াতে পারে এবং ত্রুটিগুলি কমিয়ে দিতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি স্বয়ংক্রিয়-আমদানি নিয়ম সেট আপ করতে পারেন যা নিশ্চিত করে যে OCR সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরিত প্রতিটি চালান প্রক্রিয়া করে accounting@yourbusiness.com.

ইআরপি-এর মতো ব্যবসায়িক সফ্টওয়্যারগুলির সাথে একীকরণ নির্বিঘ্ন ডেটা প্রবাহের অনুমতি দেয়। নিষ্কাশিত স্প্রেডশীট ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাউনস্ট্রিম ডেটাবেসে সিঙ্ক করতে পারে। স্বয়ংক্রিয় বৈধতা নিয়ম যেকোন নিষ্কাশন ত্রুটি তাড়াতাড়ি ধরতে সাহায্য করে। কর্মপ্রবাহ যথাযথ কর্মীদের পর্যালোচনার প্রয়োজন নথিগুলিকে রুট করতে পারে। স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি এবং অনুস্মারক নিশ্চিত করে যে কোন সময়সীমা মিস হয় না।

সর্বশেষ ভাবনা

স্ক্যান করা ডকুমেন্ট এবং পিডিএফ থেকে আমরা কীভাবে ডেটা বের করি এবং কাজ করি তা ওসিআর প্রযুক্তি বিপ্লব করেছে। চিত্রগুলিকে স্ট্রাকচার্ড স্প্রেডশীট ডেটাতে রূপান্তর করে, ওসিআর বিশ্লেষণ ক্ষমতা বাড়ানোর সময় ক্লান্তিকর ম্যানুয়াল এন্ট্রি দূর করে।

এই নির্দেশিকাটি যেমন উল্লেখ করেছে, সঠিক সরঞ্জামগুলির সাথে একটি দক্ষ OCR ওয়ার্কফ্লো তৈরি করা, যেমন Nanonets, প্রচুর পরিমাণে সময় বাঁচাতে পারে। নির্ভুলতার ছোটখাটো উন্নতিগুলিও দ্রুত উল্লেখযোগ্য সঞ্চয় করে।

OCR কিভাবে আপনার ব্যবসার কর্মপ্রবাহকে ত্বরান্বিত করতে পারে তা দেখতে চান? Nanonets আপনার নথি থেকে AI-চালিত ডেটা নিষ্কাশন পরীক্ষা করার জন্য একটি বিনামূল্যের সংস্করণ অফার করে। PDF টেবিল বা স্ক্যান করা চালানগুলিকে সম্পাদনাযোগ্য এক্সেল শীটে রূপান্তর করা সহজ ছিল না। শুরু করতে এখন সাইন আপ করুন!

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/