অ্যাকাউন্টস প্রদেয় আউটসোর্সিং কি?

ক্রমবর্ধমান ব্যবসাগুলিকে অনেক সরবরাহকারী এবং বিক্রেতাদের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখতে হবে। বিভিন্ন ইনভয়েসিং স্ট্যান্ডার্ড/প্রক্রিয়া সহ বিক্রেতারা তৈরি করতে থাকে অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া বেশ কষ্টকর। প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি আউটসোর্সিং এপি প্রক্রিয়াটিকে মসৃণ করতে সাহায্য করতে পারে এবং নিশ্চিত করে যে বিক্রেতাদের অর্থ প্রদানগুলি দক্ষতার সাথে সাফ করা হয়েছে।

প্রদেয় অ্যাকাউন্ট সম্পর্কে

পরিশোধযোগ্য হিসাব স্বল্পমেয়াদী বোঝায় দায় ক্রেডিট দিয়ে সরবরাহকারী/বিক্রেতাদের কাছ থেকে পণ্য বা পরিষেবা ক্রয়ের মাধ্যমে একটি কোম্পানির দ্বারা ব্যয় করা হয়। দ্য অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া একটি কোম্পানির জন্য অত্যাবশ্যক কারণ এটি ইনকামিং বিল বা চালানগুলির ট্র্যাক রাখে যা নিয়মিত সাফ করতে হয়।

যে সংস্থাগুলি তাদের AP প্রক্রিয়াগুলির উপর বোঝা কমাতে এবং ব্যবসার একটি মসৃণ প্রবাহ বজায় রাখতে চায় তাদের পরিষেবাগুলি ব্যবহার করতে পারে পরিশোধযোগ্য হিসাব আউটসোর্স কোম্পানি।

অ্যাকাউন্টস প্রদেয় আউটসোর্সিং কি?

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্সিং হল এমন একটি বিশেষ পরিষেবা প্রদানকারীকে নিয়োগ করার প্রক্রিয়া যিনি একাধিক AP ফাংশন গ্রহণ করতে পারেন যা ব্যবসার জন্য অভ্যন্তরীণভাবে পরিচালনা করা কঠিন বলে মনে হয়।

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্স কোম্পানিগুলি একটি সংস্থার বিদ্যমান AP প্রক্রিয়াগুলির সাথে একীভূত করার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা, সরঞ্জাম এবং প্রযুক্তি দিয়ে সজ্জিত।

সংবেদনশীল আর্থিক ডেটা নিয়ে কাজ করে এমন সংস্থাগুলি তাদের AP প্রক্রিয়াগুলির জন্য তৃতীয় পক্ষের বিক্রেতা ব্যবহার করতে দ্বিধাগ্রস্ত হতে পারে। তাই তারা পরিবর্তে এপি অটোমেশন বিবেচনা করতে চাইতে পারে।

---

আপনার কাস্টম গড়তে চান স্বয়ংক্রিয় চালান প্রক্রিয়াকরণ কর্মপ্রবাহ? যাও মাথা ন্যানোনেটস এবং বিনামূল্যে শুরু করুন! AI দিয়ে চালান পেমেন্ট স্বয়ংক্রিয় করুন.

---

এপি আউটসোর্সিং বনাম এপি অটোমেশন

এপি আউটসোর্সিং একটি তৃতীয় পক্ষের ব্যবসা প্রদানকারীর কাছে প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলি হস্তান্তর করে। এর মানে হল যে আপনি আপনার ব্যবসায়িক লেনদেন সম্পাদন করতে একটি বহিরাগত সত্তার অ্যাকাউন্ট প্রদেয় পরিষেবাগুলি ব্যবহার করেন৷ এপি অটোমেশন, তুলনায়, একটি গ্রহণ/একত্রীকরণ এপি সফটওয়্যার অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া নিষ্কাশন, যাচাই এবং অনুমোদন করতে।

আপনার অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলি আউটসোর্সিং অর্থপ্রদানকে স্ট্রীমলাইন করতে এবং শ্রম, সময় এবং ত্রুটিগুলি বাঁচাতে সহায়তা করতে পারে। একটি AP অটোমেশন সফ্টওয়্যার গ্রহণ করা আপনাকে আরও ভাল নিয়ন্ত্রণ পেতে পারে চালান ডেটা ক্যাপচার, নিরাপত্তা, এবং ব্যবসার দক্ষতা বাড়ানোর জন্য আরও ভালো ডেটা বিশ্লেষণে সাহায্য করে। কিন্তু এতে সফ্টওয়্যারে বিনিয়োগ করা এবং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার জন্য কর্মীদের প্রশিক্ষণের জন্য সময় বরাদ্দ করার মতো অন্যান্য খরচ বহন করা জড়িত।

প্রদেয় আউটসোর্সিং বা অটোমেশন অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে নির্বাচন করা সম্পূর্ণরূপে একটি ব্যবসার আকার এবং প্রকৃতির উপর নির্ভর করে। যদিও AP অটোমেশন তার অভ্যন্তরীণ AP প্রক্রিয়াগুলিকে সহজ করে তুলবে, আউটসোর্সিং একটি ব্যবসার জন্য আদর্শ হবে যা তার AP কাজের চাপ কমাতে চায়৷

আপাতত, প্রদেয় আউটসোর্সিং অ্যাকাউন্টের সুবিধা এবং অসুবিধাগুলির উপর ফোকাস করা যাক।

প্রদেয় আউটসোর্সিং অ্যাকাউন্টের সুবিধা

প্রদেয় অ্যাকাউন্ট আউটসোর্সিং একটি ব্যবসার জন্য অত্যন্ত সুবিধাজনক হতে পারে। দক্ষ আউটসোর্সিং প্রদানকারীরা একটি কোম্পানির এপি প্রক্রিয়াগুলিকে আরও দক্ষ করে তুলতে পারে; এইভাবে নগদ প্রবাহ উন্নত. সরবরাহকারী এবং বিক্রেতারা এইভাবে সময়মত পেমেন্ট থেকে উপকৃত হতে পারে।

এখানে কয়েকটি উপায় রয়েছে যার মাধ্যমে কোম্পানিগুলি তাদের AP প্রক্রিয়াগুলি আউটসোর্সিং থেকে উপকৃত হতে পারে:

1. ব্যয় হ্রাস

আপনার অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলি আউটসোর্সিং একটি ব্যবসার জন্য সাশ্রয়ী হতে পারে। ইন-হাউস AP প্রক্রিয়াগুলির জন্য লোক নিয়োগ করা, প্রশিক্ষণ সামগ্রীতে বিনিয়োগ করা এবং সরঞ্জাম/সফ্টওয়্যার প্রয়োজন যা ব্যবসার জন্য বেশ ব্যয়বহুল হতে পারে। আউটসোর্সিং এই ওভারহেডগুলি এড়াতে সাহায্য করতে পারে এবং আপনি প্রতি চালানের ভিত্তিতে প্রদানকারীকে অর্থ প্রদান করার সাথে সাথে বাজেট-বান্ধব হতে পারেন।

2. প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট

প্রদেয় অ্যাকাউন্ট আউটসোর্সিং বিক্রেতা চালান এবং অর্থপ্রদানকে স্ট্রিমলাইন করে আপনার AP প্রক্রিয়াগুলির দক্ষতা বাড়াতে পারে। এটি দ্বিগুণ অর্থপ্রদান বা মিসড ইনভয়েস থেকে মুক্তি পেতে সহায়তা করতে পারে। যেহেতু সবকিছু সংগঠিত, আপনি আরও ভাল ডিসকাউন্ট পেতে বিক্রেতার বিলের প্রাথমিক নিষ্পত্তিও করতে পারেন।

3. বর্ধিত দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতা

আপনার AP প্রক্রিয়াগুলিকে আউটসোর্স করা দ্রুত চালান প্রক্রিয়াকরণে সহায়তা করতে পারে। অ্যাকাউন্ট প্রদেয় পরিষেবা প্রদানকারী কোম্পানিগুলি শুধুমাত্র আপনার AP প্রক্রিয়াগুলিতে ফোকাস করে; দ্রুত এবং আরো নির্ভুলভাবে কাজ সম্পন্ন করা। এছাড়াও, AP প্রক্রিয়াগুলির যত্ন নেওয়ার সাথে সাথে, আপনার কর্মীরা বর্ধিত দক্ষতার সাথে উচ্চতর মূল্যের কাজগুলিতে মনোনিবেশ করতে পারে যা সামগ্রিকভাবে আরও ভাল উত্পাদনশীলতার দিকে পরিচালিত করে।

4. নিম্ন ত্রুটি এবং ভাল জালিয়াতি প্রশমন

চালানগুলিকে স্ট্রীমলাইন করার পাশাপাশি, প্রদেয় আউটসোর্সিং কোম্পানিগুলিও চালানগুলিতে ত্রুটির ঘটনা হ্রাস করে৷ সঠিক চেক এবং বৈধতা চালানোর মাধ্যমে, তারা চালানে ত্রুটি সনাক্ত করতে পারে এবং ভুল অর্থপ্রদান প্রতিরোধ করতে পারে। এপি বিশেষজ্ঞ এবং অত্যাধুনিক প্রযুক্তির ব্যবহার তাদের ঝুঁকি চিহ্নিত করতে এবং এর ঘটনা কমাতে সাহায্য করে প্রতারণা.

5. দক্ষ সম্পদ এবং সর্বশেষ প্রযুক্তি

অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় আউটসোর্সিং কোম্পানিগুলি AP প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য সাম্প্রতিক সরঞ্জাম বা সফ্টওয়্যারগুলির সাথে পরিচিত পেশাদারদের ব্যবহার করে৷ এর মানে হল যে আপনার ব্যবসায় আপনাকে বিনিয়োগ না করেই সর্বশেষ প্রযুক্তি এবং উচ্চ-নির্ভুল টুল দ্বারা চালিত হয়।

6. ধ্রুবক ট্র্যাকিং

অনেক অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্সিং কোম্পানি অফ-সাইট কাজ করে কিন্তু আধুনিক প্রযুক্তি ব্যবহার করে যা প্রতিটি ধাপে ট্র্যাক করা যায়। স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিংয়ের সাথে, ব্যবসাগুলি তাদের অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলির রিয়েল-টাইম অ্যাক্সেস এবং তথ্য পেতে পারে।

7. কর্মশক্তির অভাব নেই

AP প্রক্রিয়া, কর্মচারী অনুপস্থিতির কারণে বাধাগ্রস্ত হলে, ব্যবসায়কে বহুগুণ এবং বোঝা হতে পারে। আউটসোর্সিং প্রদানকারীদের একটি পর্যাপ্ত কর্মীবাহিনী (এবং ব্যাকআপ টিম) আপনার এপি প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করতে এবং পরিচালনা করার জন্য রয়েছে৷

প্রদেয় আউটসোর্সিং অ্যাকাউন্টের ত্রুটি

আউটসোর্সিং করার সময় আপনার প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি সমস্যা-মুক্ত বলে মনে হতে পারে এমন কিছু সমস্যা রয়েছে যা একটি ব্যবসা এখনও আউটসোর্সিংয়ের সাথে মুখোমুখি হতে পারে। AP আউটসোর্সিং এর সাথে দেখা দিতে পারে এমন কিছু অসুবিধাগুলি নীচে তালিকাভুক্ত করা হল৷

1. ত্রুটি-বৈধকরণ

আউটসোর্সিং কোম্পানিগুলি সবসময় স্বচ্ছ নাও হতে পারে যে তারা কীভাবে আপনার AP প্রক্রিয়াগুলির সাথে মোকাবিলা করে। আধুনিক প্রযুক্তি ব্যবহার সত্ত্বেও, ত্রুটি এখনও ঘটতে বাধ্য। এই ত্রুটিগুলি প্রায়ই অলক্ষিত যেতে পারে। এছাড়াও, আপনার প্রক্রিয়ার পরিবর্তনগুলি আউটসোর্সিং কোম্পানিগুলি দ্বারা আপনার AP প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করে সম্পূর্ণরূপে বাস্তবায়িত নাও হতে পারে, যার ফলে আরও ত্রুটি বা পুনরায় কাজ হতে পারে।

2. কম প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণ

যে কোন কোম্পানির সাথে ডিল করছে অ্যাকাউন্ট প্রদেয় সেরা অনুশীলন ইন-হাউস এর প্রক্রিয়াগুলির উপর বৃহত্তর নিয়ন্ত্রণ থাকতে বাধ্য। জরুরী অবস্থাগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া যেতে পারে এবং সরাসরি অনুমোদনের সাথে সরাসরি পরিচালনা করা যেতে পারে। একটি তৃতীয় পক্ষের প্রদানকারীর সাথে, আপনাকে তাদের শর্তাবলী এবং সময় অনুসারে খেলতে হবে। তারা দূরে অবস্থিত হতে পারে এবং প্রক্রিয়াগুলির স্বচ্ছতার অভাব একটি গুরুতর সমস্যা হয়ে উঠতে পারে।

3. ডুপ্লিকেশন সংক্রান্ত সমস্যা

অনেক অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্সিং কোম্পানি প্রতি চালানের ভিত্তিতে চার্জ করে। তাই, যদি আপনার ব্যবসার ডুপ্লিকেট চালান শেয়ার করে, তাহলে আপনাকে তার জন্যও অর্থ প্রদান করতে হবে। যদি আউটসোর্সিং প্রদানকারীদের ডুপ্লিকেট চালান সনাক্ত করার সুবিধা না থাকে, তাহলে ব্যবসাটি প্রয়োজনের চেয়ে বেশি খরচ বহন করে।

4. কম নমনীয়

একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্স কোম্পানির কিছু শর্ত ও শর্ত থাকতে পারে যা আপনার ব্যবসার জন্য কাজকে নমনীয় নাও করতে পারে। যদি বিক্রেতার সাথে একটি চুক্তি প্রক্রিয়াকরণের ক্ষেত্রে ব্যতিক্রমগুলি কভার না করে, তাহলে আপনার ব্যবসাকে আলাদাভাবে এটি মোকাবেলা করতে হবে। এর ফলে আরও জটিলতা, পুনরায় কাজ এবং অসুবিধা হতে পারে।

5. অতিরিক্ত নির্ভরতা

গুরুত্বপূর্ণ AP দায়িত্বগুলি হস্তান্তর করতে সক্ষম হওয়া ভাল হতে পারে তবে এটি একটি খরচে আসে। প্রকৃতপক্ষে আপনি গুরুত্বপূর্ণ লেনদেন জড়িত অ্যাকাউন্ট প্রদেয় পরিষেবাগুলির জন্য আউটসোর্সিং প্রদানকারীর উপর ব্যাপকভাবে নির্ভরশীল হয়ে পড়েছেন। তাই যদি প্রদানকারী নিরাপত্তা লঙ্ঘন বা এমনকি দেউলিয়া হওয়ার মতো চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন হয়, তাহলে আপনার কোম্পানির প্রক্রিয়াগুলি হঠাৎ স্থবির হয়ে যেতে পারে।

6. গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা সমস্যা

ব্যবসায়িকদের মনে রাখা উচিত যে তারা যখন আর্থিক তথ্য প্রকাশ করে এবং আউটসোর্স AP প্রক্রিয়াগুলি বেছে নেওয়ার সময় সংবেদনশীল ডেটাতে অ্যাক্সেস প্রদান করে তখন তারা গোপনীয়তা হারায়।

সাধারণত, এই জাতীয় তৃতীয় পক্ষগুলি সংবেদনশীল ডেটা সংরক্ষণ করতে অভ্যন্তরীণ সার্ভার এবং ক্লাউড স্টোরেজ ব্যবহার করে। যদিও এটি জড়িত উভয় পক্ষের জন্য কেন্দ্রীভূত অ্যাক্সেস হিসাবে কাজ করে, ডেটাও সম্ভাব্য নিরাপত্তা লঙ্ঘন এবং হ্যাক হওয়ার ঝুঁকিপূর্ণ।

প্রদেয় আউটসোর্সিং প্রদানকারী অ্যাকাউন্ট মূল্যায়ন

প্রয়োজনীয় সুবিধাগুলি কাটার জন্য আপনি কীভাবে সঠিক ধরনের অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্সিং পরিষেবা বেছে নিতে পারেন? সঠিক অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্স প্রদানকারী নির্বাচন করতে আপনি এখানে কিছু নির্দেশিকা অনুসরণ করতে পারেন:

• এপি আউটসোর্সিং ফার্ম নিয়ে গবেষণা করুন: একটি AP আউটসোর্সিং ফার্ম তাদের সাথে অংশীদারিত্ব করার আগে গবেষণা করা একটি ভাল অভ্যাস। প্রশংসাপত্র, ব্যবহারকারীর পর্যালোচনা বা প্রতিক্রিয়ার মাধ্যমে তথ্য বিক্রেতার কর্মক্ষমতা ইতিহাস হাইলাইট করতে পারে। পূর্ববর্তী প্রকল্পগুলির দিকে তাকানো একটি অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে পারে কিভাবে তারা ক্লায়েন্টদের, তাদের প্রক্রিয়াগুলি ইত্যাদি পরিচালনা করে।
• অভ্যন্তরীণভাবে আলোচনা করুন: আউটসোর্সিং প্রদানকারীর কাছে AP প্রক্রিয়াগুলি হস্তান্তর করার আগে ব্যবস্থাপনা এবং কর্মীদের সাথে একটি অভ্যন্তরীণ আলোচনা, পূরণ করার প্রয়োজনীয়তা এবং সম্ভাব্যভাবে উদ্ভূত চ্যালেঞ্জগুলির বিষয়ে স্পষ্টতা পেতে সহায়তা করতে পারে। যখন কোম্পানি, তার বিক্রেতা এবং আউটসোর্সিং প্রদানকারী একই পৃষ্ঠায় থাকে তখন দক্ষতা বৃদ্ধি পায় এবং ত্রুটিগুলি হ্রাস পায়।
• গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা ব্যবস্থা পরীক্ষা করুন: এপি আউটসোর্সিং সংস্থাগুলি এমনকি অন্য দেশে অবস্থিত হতে পারে। আউটসোর্সিং সংস্থাগুলিকে আপনার AP প্রক্রিয়াগুলির লাগাম নেওয়ার আগে, তাদের সুরক্ষা ব্যবস্থাগুলি এবং কীভাবে তারা আপনার আর্থিক ডেটার গোপনীয়তা বজায় রাখে তা পরীক্ষা করে দেখুন৷ এটি নিরাপত্তা লঙ্ঘন প্রতিরোধ করার জন্য জড়িত ঝুঁকি এবং নিরাপত্তা ব্যবস্থাগুলি মূল্যায়ন করতে সহায়তা করতে পারে।

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় আউটসোর্সিং পরিষেবা

প্রদেয় আউটসোর্সিং অ্যাকাউন্টগুলি অনেক সংস্থাগুলির জন্য একটি জনপ্রিয় ব্যবসায়িক অনুশীলন হয়ে উঠেছে যেগুলির ক্রমবর্ধমান AP প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করার ক্ষমতা এবং উপায় নেই৷ অনেক আউটসোর্সিং সংস্থাগুলি বহুদূরে বহু পরিষেবা প্রদানের জন্য উপলব্ধ।

আউটসোর্স করা হয় যে সবচেয়ে সাধারণ AP প্রক্রিয়া ক্রয় আদেশ or চালান ম্যাচিং (0r 3 উপায় মিল), চালান অটোমেশন, অসঙ্গতি রেজোলিউশন, এবং AP প্রশাসন। একটি ব্যবসা এটি আউটসোর্স করতে চায় কাজের পরিমাণ এবং জড়িত বাজেটের উপর নির্ভর করে তা বেছে নিতে পারে।

উপসংহার

অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় আউটসোর্সিং কোম্পানিগুলির জন্য তাদের AP প্রক্রিয়াগুলিকে দক্ষ ও সাশ্রয়ী করার জন্য একটি সহজ সমাধান। পথের ধারে হালকা হেঁচকি থাকা সত্ত্বেও আরও বেশি সংখ্যক ব্যবসা AP আউটসোর্সিং সংস্থাগুলির উপর নির্ভর করে তাদের AP প্রক্রিয়াগুলিকে পুনরায় ডিজাইন এবং প্রবাহিত করতে। নিয়োগ, অটোমেশন, বা আউটসোর্সিং হল একটি পছন্দ যা ব্যবসাগুলি তাদের উপায়, সময় এবং ক্ষমতার উপর নির্ভর করে মসৃণ AP প্রক্রিয়া এবং ভাল ব্যবসায়িক দক্ষতা নিশ্চিত করতে পারে৷