প্রদেয় হিসাব কি?

প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি হল একটি অ্যাকাউন্টিং শব্দ যা একটি কোম্পানির পণ্য বা পরিষেবাগুলির সুবিধা নেওয়ার জন্য - একটি বিক্রেতা বা একটি সরবরাহকারীর কাছে ঋণী অর্থকে বোঝায়।

যখন একটি কোম্পানি বিক্রেতা/সরবরাহকারীর কাছ থেকে পণ্য/পরিষেবা ক্রয় করে পরবর্তীতে অর্থ প্রদানের ব্যবস্থা করে, তখন অর্থ প্রদান করা না হওয়া পর্যন্ত অর্থকে প্রদেয় অ্যাকাউন্ট বলা হয়।  এটা ক্রেডিট একটি ফর্ম বিক্রেতা / সরবরাহকারী দ্বারা অফার করা হয়.

পেমেন্টের জন্য একটি চালান অনুমোদিত হলে প্রদেয় অ্যাকাউন্টটি রেকর্ড করা হয়। এটি সাধারণ লেজারে (বা AP সাব-লেজার) একটি বকেয়া পেমেন্ট বা দায় হিসাবে রেকর্ড করা হয়েছে যতক্ষণ না পরিমাণ অর্থ প্রদান করা হয়। প্রদেয়গুলি হতে পারে ট্রেড প্রদেয় (ভৌত পণ্যের ক্রয় যা একটি ইনভেন্টরিতে নথিভুক্ত করা হয়) বা ব্যয় প্রদেয় (পণ্য ও পরিষেবার ক্রয় যা চালান করা হয়, যেমন, বিজ্ঞাপন, বিনোদন, ভ্রমণ, অফিস সরবরাহ এবং ইউটিলিটি)।

---

স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা ক্যাপচার, বিল্ড কর্মপ্রবাহ এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন সেকেন্ডের ভিতর. কোন কোড প্রয়োজন. এখনই একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন। AI দিয়ে চালান পেমেন্ট স্বয়ংক্রিয় করুন.

একটি ডেমো তফসিল

---

সুচিপত্র

---

আপনার ম্যানুয়াল 3 উপায় ম্যাচ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে খুঁজছেন? Nanonets কীভাবে আপনার দলকে এন্ড-টু-এন্ড বাস্তবায়নে সহায়তা করতে পারে তা দেখতে একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন এপি অটোমেশন.

একটি ডেমো তফসিল

---

প্রদেয় অ্যাকাউন্টের একটি উদাহরণ

ABC বেকারি পাইকারি খুচরা বিক্রেতা, XYZ ট্রেডারদের কাছ থেকে প্রতি পাউন্ড 50 সেন্ট হারে 50 পাউন্ড চিনি অর্ডার করে। XYZ ট্রেডার্স বেকারিতে ডেলিভারির 30 দিনের ক্রেডিট পিরিয়ড অফার করে, যার মধ্যে ABC কে $25 বিল দিতে হবে। যতক্ষণ না বেকারি XYZ ব্যবসায়ীদের অর্থ প্রদান করে, ততক্ষণ পর্যন্ত $25 এর পরিমাণকে অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বলা হবে এবং বেকারির ব্যালেন্স শীটে ঋণদাতাদের প্রতি দায় হিসেবে দেখানো হবে।

অর্থপ্রদান প্রাপ্ত না হওয়া পর্যন্ত $25 XYZ ব্যবসায়ীদের ব্যালেন্স শীটে একটি সম্পদ হিসাবে রেকর্ড করা হয়।

প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে রয়েছে, পণ্য ক্রয়ের বাইরে, নিম্নলিখিতগুলি:

• পরিবহন এবং সরবরাহ সরবরাহ
• শক্তি / শক্তি / জ্বালানী
• মিথ্যা কথা
• লাইসেন্সকরণ
• সেবা (সমাবেশ/উপচুক্তি)

---

স্পর্শহীন AP ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করুন এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন সেকেন্ডের ভিতর. এখনই একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন।

একটি ডেমো তফসিল

---

প্রদেয় অ্যাকাউন্টের গুরুত্ব

নিম্নলিখিত কারণে AP গুরুত্বপূর্ণ:

এটি একটি সময়মত বিল পরিশোধ নিশ্চিত করে, যার ফলে কোম্পানির ক্রেডিট রেটিং এবং বিক্রেতাদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক উন্নত হয়।

• চালানের সময়মত অর্থ প্রদান সরবরাহ এবং পরিষেবাগুলির নিরবচ্ছিন্ন প্রবাহ নিশ্চিত করে, যা ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের নির্বিঘ্ন প্রবাহের দিকে পরিচালিত করে।
• সময়মত পেমেন্ট অতিরিক্ত অর্থ প্রদান, জরিমানা এবং অন্যান্য বিলম্ব ফি এড়ায়।
• সংগঠিত AP চালান এবং অর্থপ্রদানের পদ্ধতিগত ট্র্যাকিংয়ের অনুমতি দেয়।
• AP শুধুমাত্র বকেয়া থাকাকালীন অর্থপ্রদান করে এবং বিক্রেতার দ্বারা প্রদত্ত ক্রেডিট সুবিধা ব্যবহার করে নগদ প্রবাহ সহজ করে।
• কঠোর এপি এড়িয়ে যায় বিক্রেতা জালিয়াতি এবং চুরি।

এপি তার ত্রুটি ছাড়া নয়। এটি প্রায়শই সরবরাহকারীদের জন্য একটি আর্থিক বোঝা হিসাবে বিবেচিত হয় যাদের পণ্য এবং পরিষেবা সরবরাহের পরে অর্থপ্রদানের জন্য অপেক্ষা করতে হবে। কোম্পানির দিক থেকে, প্রদেয় দীর্ঘায়িত অ্যাকাউন্টের সাথে একটি ব্যালেন্স শীট একটি অনিশ্চিত নগদ অবস্থান নির্দেশ করে। এই ত্রুটিগুলি নৈতিক, আইনি এবং যৌক্তিক মাধ্যমে অতিক্রম করা যেতে পারে এপি প্রক্রিয়া.

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়ার উপাদান

প্রদেয় অ্যাকাউন্ট একটি মাল্টিস্টেপ প্রক্রিয়া এবং এতে কিছু প্রয়োজনীয় ধাপ রয়েছে:

• ক্রেডিট সিস্টেমে পণ্য/পরিষেবা সংগ্রহের কোম্পানির সিদ্ধান্তের সাথে AP শুরু হয়।
• ক্রেডিট সুবিধা প্রদান করে এমন সরবরাহকারী নির্বাচন করা।
• অনুমোদিত ক্রেডিট দিন, বিলম্বিত অর্থপ্রদানের চার্জ, প্রাথমিক অর্থ প্রদানে নগদ ছাড় ইত্যাদির পরিপ্রেক্ষিতে সরবরাহকারীদের ক্রেডিট নীতির তুলনা করা এবং কোম্পানির জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত শর্তগুলির সাথে সরবরাহকারী নির্বাচন করা।
• অনুসরণ আসাদন প্রক্রিয়া - ফরমাশ - পত্র, ক্রয় আদেশ, চালান, রসিদ – ব্যবসার।
• পণ্য প্রাপ্তির পরে প্রদেয় হিসাবে খাতায় চালান/বিল হিসাব করা।
• বুককিপিং কোম্পানির অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক নিরীক্ষা এবং ব্যয়ের ধরণ বিশ্লেষণে সহায়তা করে, যা ফলস্বরূপ আর্থিক পরিকল্পনা এবং মান ও প্রবিধান পূরণে সহায়তা করে।
• নির্ধারিত তারিখের আগে অর্থ প্রদান নিশ্চিত করতে বিলের তারিখগুলি ট্র্যাক করা।
• নির্ধারিত তারিখের আগে অর্থ প্রদান করা
• বিক্রেতার সাথে যোগাযোগ করে যে অর্থ প্রদান করা হয়েছে।

ক্রেডিট সময়কালের সম্পূর্ণ সুবিধা নেওয়া নগদ প্রবাহকে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সহায়তা করবে। যাইহোক, এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে ক্রেডিট শর্তাবলীর সবচেয়ে দক্ষ ব্যবহার হল কখন বিলগুলিকে সম্মান জানাতে হবে।

প্রচলিত হিসাব প্রদেয় বিভাগ

ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলির জন্য দায়ী একটি দল ক্রয় এবং সরবরাহকারীদের সাথে সম্পর্কিত আর্থিক লেনদেন রেকর্ডিং এবং প্রক্রিয়াকরণের জন্য দায়ী।

এই উদ্দেশ্যে বিভিন্ন পেশাদারদের নিযুক্ত করা হয়:

• ডেটা এন্ট্রি বিশ্লেষক ইনভয়েসগুলি গ্রহণ করার পরে ডিজিটাল সিস্টেমে ইনপুট করে।
• পেমেন্ট প্রসেসিং বিশ্লেষক যে তারিখে তাদের বকেয়া আছে সেই তারিখে চালান পরিশোধের দায়িত্বে থাকেন
• ব্যতিক্রম বিশ্লেষক ইনভয়েসে অসঙ্গতির সমাধান করে এবং পেমেন্ট ব্যর্থতার সমস্যাগুলি পরিচালনা করে।
• সার্জারির বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা কর্মীরা সরবরাহকারী ডাটাবেস তৈরি এবং পরিচালনা করে এবং বিভিন্ন সংগ্রহের ক্রিয়াকলাপের সাথে এটিকে সংযুক্ত করে।
• অ্যাকাউন্টস প্রদেয় ব্যবস্থাপক ত্রুটি-মুক্ত এবং নির্বিঘ্ন চালান পরিচালনার জন্য দলের সাথে সমন্বয় করে।

দলের সকল সদস্য শক্তিশালী সরবরাহকারী সম্পর্ক তৈরি এবং বজায় রাখার দিকে কাজ করে। দলটিকে অবশ্যই AP ব্যয়ের উপর ঘনিষ্ঠ নজর রাখতে হবে এবং নগদ বহিঃপ্রবাহ রক্ষা করতে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে হবে।  

একটি দক্ষ এবং ভালভাবে পরিচালিত অ্যাকাউন্ট প্রদেয় কর্মপ্রবাহ AP প্রক্রিয়ার ক্ষেত্রে কোম্পানিগুলিকে যথেষ্ট পরিমাণ সময় এবং অর্থ বাঁচাতে পারে। সংস্থাগুলি, বিরল অনুষ্ঠানেও পারে আউটসোর্স এপি বহিরাগত সংস্থাগুলির কার্যাবলী।

ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়ার চ্যালেঞ্জ

ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়ার নিম্নলিখিত সমস্যা আছে:

• ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রির সাথে সম্পর্কিত সমস্যা: সিস্টেমে চালানের ম্যানুয়াল এন্ট্রি সময়সাপেক্ষ, অদক্ষ এবং ত্রুটির প্রবণ হতে পারে। এই সমস্ত কোম্পানির কার্যকারিতা এবং নীচের লাইনে একটি টোল নিতে পারে।
• অর্থপ্রদানে বিলম্ব: ম্যানুয়াল তদারকি এবং ভুলের ফলে পেমেন্ট বিলম্বিত হতে পারে এবং সরবরাহকারীরা অসন্তুষ্ট হতে পারে। এটি বিক্রেতার কাছে ক্লায়েন্ট হিসাবে কোম্পানির ক্রেডিট রেটিং এবং বিশ্বাসযোগ্যতাকেও প্রভাবিত করতে পারে।
• অসুখী কর্মচারী: AP প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত অনেক কাজের জাগতিক, পুনরাবৃত্তিমূলক প্রকৃতি কাজের অসন্তোষ এবং কর্মচারী টার্নওভার সহ সম্পর্কিত সমস্যার কারণ হতে পারে।
• অস্বাভাবিক তথ্য: যেহেতু একটি কোম্পানি আকারে বৃদ্ধি পায় এবং আরও চালান পরিচালনা করতে হয়, বিক্রেতা, পণ্য, পরিষেবা, খরচ, ডেলিভারি এবং নির্ধারিত তারিখ সম্পর্কিত তথ্যের পরিমাণ অপ্রতিরোধ্য হয়ে উঠতে পারে। নথিগুলি সনাক্ত করাও কঠিন হয়ে ওঠে এবং হিসাবরক্ষণ একটি দুঃস্বপ্ন হয়ে উঠতে পারে।
• ডেটার অস্বচ্ছতা: পেপার ইনভয়েস এবং ফিজিক্যাল এপি ডকুমেন্ট ট্র্যাক করা কঠিন হয়ে উঠতে পারে যদি অসম্ভব না হয় যখন AP ডিপার্টমেন্টের আকার বৃদ্ধি পায় প্রচুর প্রকিউরমেন্ট প্রসেস মোকাবেলা করার জন্য।
• জালিয়াতির প্রবণতা: ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টের প্রদেয় সিস্টেমে দৃশ্যমানতার অভাব আপনার কোম্পানিকে নিরাপত্তা দুর্বলতা এবং জালিয়াতির কাছে প্রকাশ করতে পারে।

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করার সুবিধা

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিম্নলিখিত সুবিধার দিকে পরিচালিত করে:

• সময় সাশ্রয়: বলা হয় কাজের সপ্তাহের 25% জাগতিক ম্যানুয়াল চালান পরিচালনার কাজগুলিতে ব্যয় করা হয়, সময় যা আরও বেশি উত্পাদনশীল ক্রিয়াকলাপে ব্যয় করা যেতে পারে।
• খরচ সঞ্চয়: একটি একক চালানের ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াকরণের জন্য $12-15 খরচ পাওয়া গেছে। অটোমেশন এই খরচ অনেক দূর করতে পারে. এছাড়াও, স্বয়ংক্রিয় সমাধানগুলি চালানের নির্ধারিত তারিখগুলি ট্র্যাক রাখে এবং সর্বোত্তম সময়ে চালান পরিশোধ করতে সহায়তা করে, যার ফলে নগদ প্রবাহের উন্নতি হয়, বিলম্বে অর্থপ্রদানের চার্জ এড়ানো যায় এবং বিক্রেতাদের সাথে আরও ভাল সম্পর্ক বজায় থাকে।
• রাজস্ব উৎপাদন: অটোমেশন দ্বারা সক্রিয় সময়মত পেমেন্ট শুধুমাত্র বিলম্বিত অর্থপ্রদানের চার্জ এড়াতে পারে না বরং কোম্পানির ক্রেডিট রেটিং উন্নত করতে পারে এবং এটিকে বিক্রেতাদের কাছ থেকে ডিসকাউন্ট এবং রিবেটের জন্য উন্মুক্ত করে তোলে।
• ত্রুটি হ্রাস: ম্যানুয়াল চালান ব্যবস্থাপনা মানুষের তদারকির কারণে ত্রুটির সাথে যুক্ত। অটোমেশন ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলির সাথে সম্পর্কিত অনেক ত্রুটি দূর করতে পারে।
• অর্থপ্রদানের নমনীয়তা: অটোমেশন কখন এবং কীভাবে চালান (যেমন পেপার চেক, ACH, বা ভার্চুয়াল কার্ডের মাধ্যমে যেখানে আপনি নগদ-ব্যাক রিবেট পান) সে ​​সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম করতে পারে।
• ডেটার আরও ভাল রক্ষণাবেক্ষণ: কাগজপত্রের মাধ্যমে ম্যানুয়াল সিফটিং নির্যাতনমূলক এবং ত্রুটি প্রবণ হতে পারে। একটি ডিজিটাল ডাটাবেসের রক্ষণাবেক্ষণ আরও ভালভাবে ডেটা অ্যাক্সেস এবং পুনরুদ্ধারের অনুমতি দেয়, যার ফলে ক্রয়-থেকে-পে-চক্রকে সুগম করা হয়। এই ধরনের ব্যবস্থাপনা কোম্পানির ক্রয় এবং নগদ প্রবাহ রিপোর্টিং এবং ট্র্যাক করার জন্য বিশ্লেষণকে সক্ষম করে।
• নিরাপত্তা: অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অটোমেশন সমাধান একটি কেন্দ্রীভূত সার্ভার বা ক্লাউডে ডেটা সংরক্ষণ করতে পারে যা নিরাপত্তা প্রদান করে

একটি অ্যাকাউন্টস প্রদেয় সফ্টওয়্যারে কি সন্ধান করতে হবে

এটি একটি নির্বাচন করা গুরুত্বপূর্ণ এপি অটোমেশন সফটওয়্যার যা বিনিয়োগে সর্বোচ্চ রিটার্ন প্রদান করে। একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অটোমেশন সফ্টওয়্যার অবশ্যই ডেটা ক্যাপচার, চালান প্রক্রিয়াকরণ, স্বয়ংক্রিয় অনুমোদন এবং অর্থপ্রদান অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। একটি AP অটোমেশন সফ্টওয়্যার খুঁজতে গেলে যে মৌলিক বৈশিষ্ট্যগুলি সন্ধান করতে হবে তার মধ্যে রয়েছে:

• সঠিক চালান ডেটা ক্যাপচার: চালান ডেটাকে একটি সাধারণ ডিজিটাল বিন্যাসে রূপান্তর করা হল এপি অটোমেশনে দক্ষতা তৈরির একক সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক। ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি ব্যয়বহুল, ত্রুটির প্রবণ এবং সময় সাপেক্ষ। একটি ভাল ওসিআর টুল মানুষের হস্তক্ষেপ ছাড়াই প্রাসঙ্গিক ডেটা বুদ্ধিমান ক্যাপচার করতে দেয়, এইভাবে সময়, অর্থ এবং মানবিক ত্রুটিগুলি সাশ্রয় করে।

• সহজ চালান অনুমোদন: যারা চালান অনুমোদন করে তারা প্রায়ই ব্যস্ত ম্যানেজার এবং এক্সিকিউটিভ এবং স্বয়ংক্রিয় চালান অনুমোদন এই ধরনের কর্মীদের জন্য সহজ, স্বজ্ঞাত এবং সুবিধাজনক হতে হবে। অনুমোদনকারী ব্যক্তি যে ডিভাইস থেকে চালানটি অ্যাক্সেস করেন তা নির্বিশেষে একটি একক ক্লিকে একটি চালান দেখতে এবং অনুমোদন করতে সক্ষম হতে হবে৷
• রিয়েল টাইমে AP চালানগুলি ট্র্যাক করার ক্ষমতা: ওয়ার্কফ্লো টুলগুলিকে অবশ্যই যেকোনো স্টেকহোল্ডারকে সহজেই চালান ট্র্যাক করার অনুমতি দিতে হবে। এটি অ্যাকাউন্ট প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়ায় বিলম্ব, ভুল যোগাযোগ এবং অব্যবস্থাপনা এড়াবে।
• বিদ্যমান অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে ইন্টিগ্রেশন: কোম্পানি অন্যান্য ডিজিটাল প্ল্যাটফর্ম এবং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারে এবং AP টুলকে অবশ্যই ডেটা এবং ক্রিয়াকলাপে অমিল রোধ করতে তাদের সাথে একীভূত করতে সক্ষম হতে হবে।
• অর্থপ্রদানের স্বয়ংক্রিয়তা: AP প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত ধাপ হল অর্থপ্রদান। সমস্ত অনুমোদন রেকর্ড করার পরে, সফ্টওয়্যারটি সেই নির্দিষ্ট সংগ্রহের জন্য প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি সম্পূর্ণ এবং বন্ধ করার জন্য সরবরাহকারীর কাছে অর্থপ্রদান শুরু করতে এবং প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হতে হবে।
• ডেটা স্টোরেজ: কোম্পানির চাহিদার উপর নির্ভর করে, সমস্ত AP ডেটা একটি কেন্দ্রীয় সার্ভার বা ক্লাউডে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। AP অটোমেশন চালু করার আগে স্টোরেজের ধরন কোম্পানির দ্বারা সিদ্ধান্ত নিতে হবে।

উপসংহার

অ্যাকাউন্ট প্রসেসিং ক্রিয়াকলাপগুলির স্বয়ংক্রিয়তা ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াগুলির সাথে সম্পর্কিত সমস্যাগুলি দূর করতে পারে, যেমন সময় বিলম্ব, ত্রুটি এবং মানুষের প্রচেষ্টার অপচয়।  

দক্ষ AP সফ্টওয়্যার যেমন Nanonets আরও ভাল ক্রয়-থেকে-পে প্রক্রিয়াগুলি সক্ষম করতে পারে, ট্যাক্স সম্মতি নিশ্চিত করতে পারে, স্বয়ংক্রিয় 3-ওয়ে ম্যাচিং, অপ্টিমাইজ করুন এপি দিন বা ডিপিও, জালিয়াতি রোধ করুন, নগদ প্রবাহ প্রবাহিত করুন, বিক্রেতা সম্পর্ক বজায় রাখুন এবং পরবর্তী প্রজন্মের জন্য ডেটা সংরক্ষণ করুন। স্বয়ংক্রিয়তা দক্ষতা বৃদ্ধি করে এবং দীর্ঘমেয়াদী মূল্যের জন্য ক্রয়-থেকে-প্রদান প্রক্রিয়া সাজাতে পারে। AP প্রক্রিয়াকে ডিজিটালভাবে সক্ষম করা বিক্রেতা-ক্লায়েন্ট সম্পর্ককে প্রতিযোগিতামূলক সুবিধাতে পরিণত করার মাধ্যমে ব্যবসায়িক কৌশলগুলিকে অগ্রসর করবে।