দ্বিমুখী মিল কি?

যে কোনো কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং প্রতি মাসে চালান নিয়ে কাজ করে।

তাদের সাথে কাজ করার সময় সবচেয়ে চ্যালেঞ্জিং কাজগুলির মধ্যে একটি হল এই চালানগুলির যাচাইকরণ৷

একটি বিক্রেতা থেকে ক্রয় করা পণ্য বা পরিষেবার জন্য একটি কোম্পানির দ্বারা প্রাপ্ত সমস্ত চালান অর্থপ্রদান শুরু করার আগে সঠিকতা পরীক্ষা করা আবশ্যক।

এর জন্য, চালানে উল্লিখিত ক্রয়ের সমস্ত বিবরণ সংশ্লিষ্ট ক্রয় আদেশের সাথে মিলেছে যাতে অর্ডার করা পণ্য/পরিষেবা সঠিকভাবে এবং সম্মত মূল্যে সরবরাহ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে। এই যাচাইকরণ প্রক্রিয়াটিকে 2-ওয়ে ম্যাচিং বলা হয়।

আসুন দ্রুত বুঝতে পারি কিভাবে এটি কাজ করে।

প্রকিউরমেন্ট প্রসেসের রিক্যাপ

2-ওয়ে ম্যাচিং বোঝার আগে, আসুন দ্রুত পুনরালোচনা করা যাক কিভাবে একটি ব্যবসায়িক সেটিংয়ে প্রকিউরমেন্ট কাজ করে।

ক্রয় আদেশ (PO) এটি একটি আইনত বাধ্যতামূলক চুক্তি যা ক্রেতার দ্বারা বিক্রেতার কাছে জারি করা হয়, যা অর্ডার করা পণ্য/পরিষেবার প্রকার এবং পরিমাণ এবং দামের উপর সম্মত হয়।

চালান একটি আইনত বাধ্যতামূলক নথি যা ক্রেতার কাছে পণ্য/পরিষেবা ডেলিভারির সাথে বা পরে ক্রেতার কাছে বিক্রেতা দ্বারা জারি করা হয়। এটিতে বিক্রেতা, গ্রাহক, পণ্য/পরিষেবা সরবরাহ করা, মূল্য এবং অর্থপ্রদানের মোডের সমস্ত বিবরণ রয়েছে।

ধরা যাক একটি কোম্পানি ABC-এর আইটি বিভাগের আইটি এক্সিকিউটিভদের জন্য 10টি সুইভেল এক্সিকিউটিভ চেয়ার প্রয়োজন৷

• আইটি বিভাগ (কোম্পানীর নীতির উপর নির্ভর করে) উপযুক্ত ব্যবস্থাপকীয় শ্রেণিবিন্যাস জুড়ে একটি ক্রয়ের অনুরোধ জারি করতে পারে।
• পণ্য/পরিষেবার উপযুক্ত বিক্রেতা খুঁজতে কোম্পানির ক্রয় (বা সমতুল্য) বিভাগে একটি ক্রয়ের অনুরোধ পাঠানো হয়।
• একবার একজন বিক্রেতা চিহ্নিত হয়ে গেলে, পণ্য এবং মূল্য সনাক্ত করার জন্য প্রয়োজনীয় ভিত্তি কাজ করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, XYZ, অফিসের আসবাবপত্রের একটি সরবরাহকারী প্রতি চেয়ারে $250 মূল্যে সুইভেল এক্সিকিউটিভ চেয়ার প্রদান করতে পারে, পাঁচ দিনের মধ্যে বিতরণ করা হবে।
• একবার সরবরাহকারী XYZ চূড়ান্ত হয়ে গেলে, ক্রয় আদেশ ABC-এর ক্রয় বিভাগ দ্বারা উৎপন্ন হয়, পণ্যের উল্লেখ করে এবং সম্মত দাম।
• PO-এর একটি অনুলিপি XYZ-এ পাঠানো হয়, একটি ABC-এর ক্রয় বিভাগ দ্বারা সংরক্ষণ করা হয়, একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বিভাগে।
• যখন XYZ চেয়ার সরবরাহ করে, চালান এবিসিতে ডেলিভারির সাথে বা পরে সরবরাহ করা হয়।

এখন যেহেতু চালানটি প্রাপ্ত হয়েছে, ম্যাচিং প্রক্রিয়াটি ABC-এ অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দল দ্বারা সঞ্চালিত হয়।

2-ওয়ে ম্যাচিং কি?

দুই উপায় মিলেক্রয় অর্ডার ম্যাচিং নামেও পরিচিত, এটি যাচাই করার একটি প্রক্রিয়া ক্রয় আদেশ এবং সংশ্লিষ্ট চালান ম্যাচ যাতে চালান পরিশোধ করা যায়।

ম্যাচটি সাধারণত বিল করা পরিমাণ এবং চালানের মূল্যের জন্য তৈরি করা হয়। নিম্নলিখিত শর্ত পূরণ করা প্রয়োজন:

• চালানের পরিমাণ PO-তে অর্ডার করা পরিমাণের চেয়ে কম বা সমান।
• চালানের মূল্য PO-তে উদ্ধৃত মূল্যের চেয়ে কম বা সমান।

একটি সফল মিল একটি 100% সঠিক মিলকে নির্দেশ করতে পারে, বা ব্যবসার সেটিং এর উপর ভিত্তি করে একটি ম্যাচিং সহনশীলতা (যেমন >=95% মিল প্রয়োজন) ব্যবহার করে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে।

শুধুমাত্র একবার AP টিম দ্বারা যাচাইকরণের পরে ম্যাচ সফল হলে, অর্থপ্রদান শুরু করা হয়।

অসফল মিলের ক্ষেত্রে, চালান প্রক্রিয়াকরণ এবং অর্থপ্রদান বিরাম দেওয়া হয়। একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় ব্যবস্থাপক ম্যানুয়ালি চালান চেক করে এবং হয় চালান পেমেন্ট অনুমোদন করে বা চালান প্রত্যাখ্যান করে।

এটি 2-ওয়ে ম্যাচিং।

সহজ বোঝার জন্য একটি ফ্লোচার্টে 2-উপায় ম্যাচিং প্রক্রিয়াটিকে সংক্ষিপ্ত করা যাক।

গ্রাফ টিবি
A[একটি ক্রয়ের প্রয়োজন] -> সি [ক্রয় বিভাগে ক্রয়ের অনুরোধ পাঠান]
C -> D [ক্রয় বিভাগ উপযুক্ত বিক্রেতা খুঁজে পায়]
ডি -> ই[বিক্রেতা XYZ চূড়ান্ত করুন]
E –> F[পারচেজ ডিপার্টমেন্ট ক্রয় আদেশ তৈরি করে]
F –> G[PO এর একটি কপি XYZ-এ পাঠান, একটি ক্রয় বিভাগে রাখুন, একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বিভাগে পাঠান]
G –> H[বিক্রেতা XYZ চেয়ার সরবরাহ করে এবং চালান সরবরাহ করে]
H –> আমি [অ্যাকাউন্টস প্রদেয় দল দ্বারা ম্যাচিং প্রক্রিয়া]
আমি –> J{পরিস্থিতি পরীক্ষা করুন:
1. চালানের পরিমাণ ≤ PO পরিমাণ
2. চালানের মূল্য ≤ PO মূল্য}
J –> |ম্যাচ ≥ 95%| কে [সফল ম্যাচ, পেমেন্ট শুরু করুন]
J –> |মিল 95%| L[অসফল মিল, চালান প্রক্রিয়াকরণ এবং পেমেন্ট বিরতি]
L –> M[অ্যাকাউন্টস প্রদেয় ম্যানেজার নিজে চালান চেক করেন]
M –> |অনুমোদন| কে
M –> |প্রত্যাখ্যান | N [চালান প্রত্যাখ্যান করুন]

উপরের উদাহরণে, ধরুন ABC 2-ওয়ে ম্যাচিং মেনে চলছিল না।

ডিসকাউন্ট আলোচনার পর, তারা XYZ-এর সাথে সম্মত হিসাবে $10 ($2000/চেয়ারের পরিবর্তে $200/চেয়ার) ছাড়ের মোট মূল্যে 250টি চেয়ারের জন্য একটি ক্রয় আদেশ জারি করে৷

ক্রয় আদেশ পর্যালোচনা এবং গ্রহণ করার পরে, এবং 10টি চেয়ার বিতরণ করার পরে, XYZ $2500 ($250/চেয়ার) এর আসল মূল্যের জন্য একটি চালান পাঠায়। XYZ-এর চালান নির্মাতা হয়তো XYZ বিপণন ব্যক্তির দ্বারা ABC-এর ক্রয় বিভাগে বাল্ক কেনাকাটার জন্য দেওয়া ডিসকাউন্ট সম্পর্কে অবগত ছিলেন না। অথবা এটি একটি ইচ্ছাকৃত খারাপ ব্যবসা অনুশীলন হতে পারে.

যদি ইনভয়েসের বিবরণ তুলনা করা না হয় এবং PO বিবরণের সাথে মিলে যায়, তাহলে ABC-এ AP (অ্যাকাউন্টস প্রদেয়) টিম অতিরিক্ত $500 দিতে পারে যা মূলত মওকুফ করা হয়েছিল।

একটি দ্বিমুখী ম্যাচ প্রক্রিয়া একটি অর্থপ্রদান করার আগে এই ভুল ধরতে সাহায্য করতে পারে। প্রক্রিয়া নিশ্চিত করে যে সঠিক পরিমাণ এবং পরিমাণের জন্য শুধুমাত্র চালান প্রদান করা হয়।

2-উপায় মিলের গুরুত্ব

প্রদেয় অ্যাকাউন্টে নির্ভুলতা এবং আর্থিক নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখার জন্য দ্বি-মুখী মিল অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

• নির্ভুলতার নিশ্চয়তা: দ্বি-মুখী মিল নিশ্চিত করে যে চালানগুলি সংশ্লিষ্ট ক্রয় আদেশের বিরুদ্ধে যাচাই করে, অতিরিক্ত অর্থপ্রদান বা অবিলম্বিত পণ্য/পরিষেবার জন্য অর্থপ্রদান রোধ করে সঠিক।
• আর্থিক নিয়ন্ত্রণ: এটি আর্থিক নিয়ন্ত্রণ বাড়ায় এবং প্রদেয় অ্যাকাউন্ট প্রক্রিয়ায় ত্রুটি বা জালিয়াতির ঝুঁকি হ্রাস করে।
• বিক্রেতা সম্পর্ক: কার্যকরী বাস্তবায়ন স্বচ্ছতা এবং বিক্রেতার সম্পর্কের উপর আস্থা বাড়ায়, কারণ অসঙ্গতিগুলি অবিলম্বে সমাধান করা হয় এবং সমাধান করা হয়।
• সম্মতি: এটি অভ্যন্তরীণ ক্রয় নীতি এবং বাহ্যিক প্রবিধানগুলির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করে, আর্থিক ঝুঁকি এবং অডিট সমস্যাগুলি হ্রাস করে।
• খরচ বাঁচানো: অতিরিক্ত অর্থপ্রদান এড়ানো এবং দক্ষতার সাথে অসঙ্গতিগুলি সমাধান করে, কোম্পানিগুলি দীর্ঘমেয়াদে উল্লেখযোগ্য খরচ বাঁচাতে পারে।

কিভাবে ম্যানুয়াল 2-ওয়ে ম্যাচিং কাজ করে

ম্যানুয়াল 2-ওয়ে ম্যাচিং সাধারণত শুধুমাত্র খুব কম লেনদেন ভলিউম বা মানুষের তত্ত্বাবধানের প্রয়োজন নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা আছে এমন ব্যবসার দ্বারা পছন্দ করা হয়।

প্রক্রিয়াটি কেমন দেখাচ্ছে তা এখানে।

আসুন XYZ Inc.-এর উদাহরণ নেওয়া যাক, এবং তারা কীভাবে ম্যানুয়াল 2-ওয়ে ম্যাচিং প্রয়োগ করে তা অন্বেষণ করি। XYZ Inc. অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য Quickbooks ব্যবহার করে। এইভাবে তাদের ক্রয় প্রক্রিয়া 2-উপায় মিলের মতো দেখায়।

1. ক্রয় আদেশ (PO) তৈরি করা:

• Quickbooks একটি PO তৈরি এবং ব্যবস্থাপনা মডিউল অফার করে।
• XYZ Inc. সরাসরি Quickbooks-এ বিক্রেতার জন্য একটি PO তৈরি করে/পায়, অর্ডার করা আইটেম, পরিমাণ, দাম এবং ডেলিভারির তারিখের বিবরণ দিয়ে।

2. ভেন্ডর ইনভয়েসের রসিদ:

• চালানটি পাওয়ার পর, XYZ Inc. বিক্রেতার কাছ থেকে একটি চালান পায়, এছাড়াও Quickbooks-এ লগ ইন করে।
• ডেটা এন্ট্রি দল ম্যানুয়ালি আইটেমের বিশদ বিবরণ, পরিমাণ, মূল্য, ট্যাক্স এবং প্রতিটি চালানের বিপরীতে ডিসকাউন্ট তৈরি করে।

3. ম্যানুয়াল ম্যাচিং প্রক্রিয়া:

• প্রদেয় অ্যাকাউন্টের দলটি ম্যানুয়ালি Quickbooks-এ সংশ্লিষ্ট PO-এর সাথে চালানের বিবরণ মেলে, যাতে পরিমাণ এবং দামের সারিবদ্ধতা নিশ্চিত হয়।

4. যাচাইকরণ এবং অনুমোদন:

• যাচাইকৃত চালানগুলি Quickbooks-এর মধ্যে অর্থপ্রদানের জন্য অনুমোদিত হয়, যখন অসঙ্গতিগুলি পর্যালোচনার জন্য পতাকাঙ্কিত হয়৷
• পর্যালোচকরা ম্যানুয়ালি ইনভয়েসগুলি প্রক্রিয়া করে যা 2-তরফা ম্যাচিং ব্যর্থ হয়।

5. পেমেন্ট শুরু:

• Quickbooks ব্যবহার করে, XYZ Inc. তাদের পেমেন্ট পদ্ধতি অনুসরণ করে অনুমোদিত চালানের জন্য অর্থপ্রদান শুরু করে।

যদিও সূক্ষ্মভাবে, এই প্রক্রিয়াটি আর্থিক সততার জন্য একটি ভিত্তি স্থাপন করে।

2-ওয়ে ম্যাচিংয়ে চ্যালেঞ্জ

যদিও ম্যানুয়াল 2-ওয়ে ম্যাচিং ক্রয় অর্ডারের বিরুদ্ধে চালান যাচাই করার জন্য একটি হ্যান্ডস-অন পদ্ধতি নিশ্চিত করে, এটি বেশ কয়েকটি চ্যালেঞ্জ তৈরি করে:

ডেটা অমিল চ্যালেঞ্জ: অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দলকে অবশ্যই ক্রয় অর্ডারগুলিকে চালানগুলির সাথে ম্যানুয়ালি পরীক্ষা করে সারিবদ্ধ করতে হবে যা মিস বিবরণ এবং ধীর ক্রিয়াকলাপের দিকে পরিচালিত করে, উত্পাদনশীলতা এবং ব্যবসায়িক সম্পর্ককে ঝুঁকিপূর্ণ করে৷

দীর্ঘ প্রক্রিয়াকরণ সময়: প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি প্রায়ই 20% ইনভয়েসে ডেটার ভুলের সাথে বিতর্ক করে, এই ধরনের সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য তাদের সময় প্রায় 25% উৎসর্গ করে, যা প্রক্রিয়াগুলিকে বিলম্বিত করে এবং অপারেশনাল ঝুঁকি বাড়ায়।

জালিয়াতি এবং চুরির ঝুঁকি: অ্যাসোসিয়েশন অফ সার্টিফাইড ফ্রড এক্সামিনার্স (ACFE) দেখতে পায় যে সংস্থাগুলি সাধারণত জালিয়াতির জন্য বার্ষিক 5% রাজস্ব হারায়, অপরাধীরা প্রায়শই প্রতারণামূলক চালানের মাধ্যমে প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি ফাঁকি দেয়, যা সতর্কতা এবং আর্থিক সততার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ ঝুঁকি তৈরি করে।

একাধিক চালান বিন্যাস পরিচালনা: বড় প্রতিষ্ঠানগুলি বিভিন্ন উৎস থেকে ক্রয় আদেশ এবং চালানগুলি বিভিন্ন ফর্ম্যাটে যেমন ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, স্প্রেডশীট, ইডিআই, পিডিএফ, ছবি এবং কাগজের নথির জন্য এক্সএমএল ডকুমেন্ট পরিচালনা করে। ম্যানুয়াল একত্রীকরণ ত্রুটির প্রবণ, যা অতিরিক্ত অর্থপ্রদান, ভুল অর্থপ্রদান, এবং চালানের নকলের মতো সমস্যাগুলির দিকে পরিচালিত করে, যা শেষ পর্যন্ত উত্পাদনশীলতা এবং বিশ্বাসের ক্ষতির কারণ হয়৷

ম্যানুয়াল প্রসেসিংয়ের খরচের প্রভাব: প্রথাগত চালান এবং ক্রয় আদেশ মিলতে শ্রম, উপকরণ এবং ডাকের কারণে উল্লেখযোগ্য খরচ জড়িত, জরিমানা, বিলম্ব ফি এবং প্রক্রিয়াকরণ ত্রুটির কারণে ব্যবসা হারানোর অতিরিক্ত আর্থিক প্রভাব সহ। ম্যানুয়াল ইনভয়েস প্রসেসিং খরচ $15-50/ইনভয়েস পর্যন্ত উচ্চ ছুঁয়েছে বলে জানা যায়।

কিভাবে 2-উপায় মিল স্বয়ংক্রিয়?

স্বয়ংক্রিয় 2-ওয়ে ম্যাচিং আপনার অ্যাকাউন্টিং কাজের জন্য একটি সহায়ক রোবট থাকার মত।

আজ, এপি অটোমেশন টুলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরীক্ষা করতে পারে যে চালানের বিবরণগুলি আপনার ক্রয়ের অর্ডারগুলির সাথে মেলে, আপনার সময় বাঁচায় এবং ত্রুটিগুলি হ্রাস করে৷

এই সরঞ্জামগুলি অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে কাজ করতে পারে; অনেক সিস্টেমে ইন্টিগ্রেশন অপশন বা API/মিডলওয়্যার ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত আছে বিভিন্ন সিস্টেমের মধ্যে নির্বিঘ্ন ডেটা স্থানান্তর প্রদান করার জন্য।

এই ইন্টিগ্রেশনগুলির সাথে, ব্যবসাগুলি তাদের AP ওয়ার্কফ্লোতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে 2-ওয়ে ম্যাচিংকে একীভূত করতে পারে, এখনও অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে যা তারা স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে৷

Nanonets' AP অটোমেশন সফ্টওয়্যার, উদাহরণস্বরূপ, অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে একীভূত করা যেতে পারে, যেমন QuickBooks এবং সেজ। এখানে স্বয়ংক্রিয় 2-উপায় মিলে যাওয়া কর্মপ্রবাহের একটি সরলীকৃত চিত্র।

এটা কিভাবে কাজ করে?

ন্যানোনেটের মতো একটি AP অটোমেশন সফ্টওয়্যার কীভাবে দ্বি-মুখী ম্যাচিং প্রক্রিয়াটিকে সম্পূর্ণরূপে স্বয়ংক্রিয় করে তা দেখে নেওয়া যাক।

1. স্বয়ংক্রিয় চালান সংগ্রহ

Nanonets স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল, ড্রাইভ, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এবং ডাটাবেসগুলি থেকে ইনভয়েস এবং POগুলি আসার সাথে সাথে আমদানি করে এই প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে তোলে, নিশ্চিত করে যে প্রতিটি ডেটা একটি কেন্দ্রীভূত, ডিজিটাল সংগ্রহস্থলে তার স্থান খুঁজে পায়।

Nanonets স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইনবক্স থেকে সরাসরি ইমেল করা চালান এবং PO পুনরুদ্ধার করতে পারে, ইমেল সংস্থা এবং সংযুক্তি উভয় থেকে নির্বিঘ্নে প্রাসঙ্গিক তথ্য বের করে।

সমস্ত হাতে লেখা এবং মুদ্রিত চালানগুলি সহজেই স্মার্টফোন ব্যবহার করে স্ক্যান করা যায় বা সরাসরি প্ল্যাটফর্মে আপলোড করা যায়।

আপনার মেল, অ্যাপস এবং ডাটাবেস থেকেও চালান এবং পিও ন্যানোনেটে আমদানি করা যেতে পারে।

2. স্বয়ংক্রিয় ডেটা এন্ট্রি

ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রির ঘন্টাকে বিদায় বলুন। Nanonets AI এর সাথে, চালানগুলি 99% এর বেশি নির্ভুলতার সাথে পড়া হয়, যা ক্লান্তিকর কাজে ব্যয় করা সময়কে মারাত্মকভাবে হ্রাস করে।

এর অর্থ হল আপনার টিম আরও অর্থপূর্ণ কাজের উপর ফোকাস করতে পারে যখন Nanonets আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার/ইআরপিতে সরাসরি ডেটা নিষ্কাশন এবং ইনপুট করার যত্ন নেয়, কোনো ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ ছাড়াই।

3. বুদ্ধিমান 2-ওয়ে ম্যাচিং

AI ব্যবহার করে, Nanonets স্বয়ংক্রিয়ভাবে দ্বি-মুখী, ত্রি-মুখী, বা চার-মুখী ম্যাচিং সম্পাদন করে এবং ক্রস অর্ডারের সাথে এক্সট্র্যাক্ট করা ইনভয়েস ডেটাকে ক্রস রেফারেন্স করে, বিভিন্ন উত্স থেকে আমদানি করা রিপোর্ট এবং পরিদর্শন প্রতিবেদনগুলিকে আমদানি করে৷

4. অনুমোদন রাউটিং

সিস্টেমটি মানুষের পর্যালোচনার জন্য কোনো অসঙ্গতিকে পতাকাঙ্কিত করে, কিন্তু অন্যথায়, কোম্পানির মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন চালানগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদনের জন্য বা প্রি-সেট নিয়মের ভিত্তিতে সরাসরি অনুমোদিত হয়।

5. অনুমোদন

Nanonets-এর সাথে অনুমোদন আর কোনো বাধা নয়। তারা নমনীয় হয়ে ওঠে এবং আপনার সংস্থা যেখানে থাকে সেখানে বাস করে—সেটি ইমেল, স্ল্যাক বা টিমের মাধ্যমেই হোক না কেন। এটি বিঘ্নিত ফোন কলের প্রয়োজনীয়তা এবং অনুস্মারকগুলির খুব পরিচিত ব্যারেজ দূর করে৷

6. ইআরপি ইন্টিগ্রেশন

ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত ইন্টিগ্রেশনগুলি নিশ্চিত করে যে চালান এবং POগুলি আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার/ইআরপিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড করা হয়।

অনুমোদিত চালানগুলি আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে অর্থপ্রদানের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে সারিবদ্ধ হয়৷

7. রিয়েল-টাইম বিশ্লেষণ

Nanonets উন্নত বিশ্লেষণ ক্ষমতা এবং রিয়েল-টাইম ডেটা রিপোর্টিং অফার করে নিছক লেনদেন প্রক্রিয়াকরণের বাইরে চলে যায়।

এটি আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়ার রিয়েল-টাইম অন্তর্দৃষ্টি পেতে সাহায্য করে, আপনাকে ব্যয়ের ধরণগুলি নিরীক্ষণ করতে, খরচ-সঞ্চয়ের সুযোগগুলি সনাক্ত করতে এবং আর্থিক পূর্বাভাস উন্নত করতে সক্ষম করে৷

2-ওয়ে ম্যাচিংয়ের জন্য সঠিক সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা

2-ওয়ে ম্যাচিং স্বয়ংক্রিয় করার জন্য সঠিক সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা আপনার ব্যবসার আকার এবং প্রকারের উপর নির্ভর করে।

আপনি ইতিমধ্যে যা ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে কিছু বিকল্প স্বতন্ত্র সমাধান হিসাবে বা একটি বৃহত্তর অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের অংশ হিসাবে কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, বিদ্যমান সিস্টেমের সাথে একীভূত করা, যেমন ERP, কিছু সরঞ্জামের জন্য প্রয়োজনীয়।

• ন্যানোনেট মেলা প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করে চালান এবং ক্রয় আদেশ পরিচালনা সহজ করে তোলে। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনভয়েস এবং পিও-আমদানি করে, সঠিক ডেটা এন্ট্রি এবং ম্যাচিংয়ের জন্য AI ব্যবহার করে, সহজ এবং নির্বিঘ্ন ম্যানুয়াল পর্যালোচনার জন্য ফ্ল্যাগ অমিল করে এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার/ইআরপিতে রিয়েল টাইমে ডেটা আপডেট করে।
• Oracle-এর Payables টুলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে PO-এর সাথে ইনভয়েস মেলে, সেট টলারেন্স লেভেলের সাথে সম্মতি চেক করে এবং ইনভয়েসের বিবরণের উপর ভিত্তি করে বিল করা পরিমাণ ও পরিমাণ আপডেট করে।
• সেজ ইনট্যাক্ট লেনদেন এবং অনুমোদনের জন্য সেট ওয়ার্কফ্লো সহ ক্রয়কে স্ট্রীমলাইন করে। MineralTree স্বয়ংক্রিয়ভাবে PO-এর সাথে মিলে যাওয়া ইনভয়েসগুলিকে বা সেজ ইনট্যাক্টের রসিদগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালানগুলি থেকে বিশদগুলি ক্যাপচার করে এবং সেগুলিকে অনুমোদন এবং অর্থপ্রদানের প্রক্রিয়াগুলিতে সন্নিবেশিত করে৷ এটি কোম্পানির ERP-এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ সবকিছু রাখে।
• Nexonia খরচ আপনার সিস্টেমে গভীর একীকরণ সহ নমনীয়, ক্লাউড-ভিত্তিক ব্যয় ব্যবস্থাপনা অফার করে।
• টিপল্টি OCR এবং ডেটা এক্সট্র্যাকশনের মাধ্যমে চালান প্রক্রিয়াকরণকে সহজ করে, PO-এর সাথে ইনভয়েস মিলানোর নিয়ম সেট করে এবং পেমেন্টের জন্য প্রস্তুত করে।
• DocuWare মূল চালানের ডেটা বের করতে, বৈধ বিক্রেতা এবং সদৃশগুলি পরীক্ষা করতে এবং PO এবং ডেলিভারি নোটের সাথে ইনভয়েস মেলাতে, সঠিক পরিমাণ নিশ্চিত করতে AI ব্যবহার করে।

অনেক 2-উপায় ম্যাচিং টুল উপলব্ধ, প্রতিটি বিভিন্ন প্রয়োজনের জন্য ডিজাইন করা বৈশিষ্ট্য সহ।

কেন আপনি 2-উপায় মিল স্বয়ংক্রিয় করা উচিত

2-ওয়ে ম্যাচিং প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে একাধিক সুবিধা প্রদান করে।

কাগজবিহীন হ্যান্ডলিং

যখন ইনভয়েস এবং ক্রয় অর্ডারের মতো নথিগুলি সবই ডিজিটাল হয়, তখন কাগজবিহীন হ্যান্ডলিং কাগজের প্রয়োজনীয়তা কমিয়ে দেয় এবং প্রয়োজনীয় ম্যানুয়াল কাজের পরিমাণ হ্রাস করে। এর মানে জিনিসগুলি দ্রুত কাজ করে, সহজে বাড়তে পারে এবং আরও নমনীয়। নথিগুলি পাঠানো হয়, ডিজিটাল ফর্মে পরিণত হয়, বাছাই করা হয়, চেক করা হয়, অনুমোদন করা হয় এবং প্রক্রিয়া করা হয় কাউকে কাগজের চারপাশে সরানোর প্রয়োজন ছাড়াই। এখানে কিভাবে এটা কাজ করে:

1. সিস্টেম নতুন ইমেল খোঁজে.
2. তাদের উপর কাজ করতে ইমেল থেকে সংযুক্তি লাগে।
3. প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে সিস্টেম সংযুক্তিগুলি পড়ে।
4. এটি সেট নিয়মের বিপরীতে চালান বা ক্রয় আদেশের বিবরণ পরীক্ষা করে।
5. একটি চালান একসাথে রাখা হয়, নিয়ম অনুযায়ী ক্রয়ের আদেশ এবং রসিদগুলির সাথে মিলে যায়, নিশ্চিত করে যে কোন পুনরাবৃত্তি নেই।
6. এটি ব্যবহারকারীদের জানতে দেয় যে চালানগুলি সঠিকভাবে পরিচালনা করা হয়েছিল কিনা।

AI এর ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে শেখার এবং তাদের অনন্য চাহিদাগুলিকে সময়ের সাথে সাথে সিস্টেমটিকে আরও ভাল হতে সাহায্য করে।

দ্রুত ম্যাচিং

ম্যাচিং ক্রয় অর্ডার সিস্টেমের মাধ্যমে খুব দ্রুত সম্পন্ন করা যেতে পারে, এমন একটি কাজ যা মানুষের পক্ষে একা করা সত্যিই কঠিন।

স্কেলে প্রচুর নথিপত্র পরিচালনা করা

যখন প্রচুর ক্রয় আদেশ এবং চালান থাকে, তখন অটোমেশন সেগুলির মাধ্যমে বাছাই করা অনেক সহজ এবং দ্রুত করে।

নিরীক্ষার জন্য সর্বদা প্রস্তুত

সিস্টেমটি সবকিছুর উপর নজর রাখে, নিশ্চিত করে যে সবকিছু সঠিক এবং দ্রুত। ইতিমধ্যেই অনুমোদিত এবং সংগঠিত নথিগুলির সাথে, নিরীক্ষা প্রক্রিয়াগুলি মসৃণ।

কম কাজ, বেশি উৎপাদনশীলতা

AI মানুষের মস্তিষ্কের মতো ডেটা বোঝার জন্য জটিল অ্যালগরিদম ব্যবহার করে, কিন্তু দ্রুত। এটি শেখে এবং আরও ভাল হয়, যার অর্থ কম ম্যানুয়াল চেকিং প্রয়োজন।

কম রুটিন ওয়ার্কের সাথে, ফাইন্যান্স টিম পরিকল্পনা এবং বিশ্লেষণের মতো আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে ফোকাস করতে পারে, যা কোম্পানির লাভে সাহায্য করতে পারে।

কম ত্রুটি

এআই সিস্টেমগুলি প্রথম দিকে ভুল ধরতে পারে, পরে আরও বড় সমস্যা প্রতিরোধ করে৷ কিছু ভুল হলে, এটি দ্রুত IT টিমকে তা ঠিক করতে জানাতে দেয়।

অর্থ সঞ্চয় করে

যদিও একটি প্রাথমিক খরচ আছে, এই AI সিস্টেমগুলি চালানো সম্পূর্ণ বেতন দেওয়ার চেয়ে অনেক সস্তা হতে পারে।

নিরাপদ এবং বেড়ে উঠতে সক্ষম

সিস্টেমটি সর্বদা কাজ করতে পারে, লোকেদের থেকে ভিন্ন, অপারেশনগুলিকে আরও দক্ষ এবং সুরক্ষিত করে তোলে।

---

দ্বারা একটি জরিপ লেভেল রিসার্চ দেখায় যে চালানের দ্রুত অনুমোদন এবং কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি এআই-সক্ষম একটি সুইচ থেকে অভিজ্ঞ দুটি সুবিধা 2 একমুখী এবং 3-উপায় মিল প্রসেস, ইনভয়েস প্রসেসিং এবং 2-ওয়ে ম্যাচিং স্বয়ংক্রিয় ব্যবসার দ্বারা রিপোর্ট করা অসংখ্য অন্যান্য বাস্তব সুবিধার সাথে।

এটা মনে রাখা জরুরী যে স্বয়ংক্রিয় চালান প্রক্রিয়াকরণ এবং ক্রয় আদেশ মেলা আপনার ব্যবসার একাধিক ফাংশনকে উপকৃত করে:

• ফাইন্যান্স এক্সিকিউটিভরা বটম লাইন উন্নত করতে এবং কৌশলগত এবং কর্পোরেট সম্প্রসারণকে সমর্থন করার জন্য ব্যয় কমাতে এবং সংস্থানগুলি পুনরায় বরাদ্দ করতে পারেন।
• কর্পোরেট এক্সিকিউটিভরা অসংখ্য অটোমেশন টুল দ্বারা প্রদত্ত ড্যাশবোর্ড বিশ্লেষণের মাধ্যমে কর্মক্ষমতা এবং নগদ প্রবাহ ব্যবস্থাপনার অন্তর্দৃষ্টি অর্জন করে।
• অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় দলগুলি প্রতিষ্ঠিত অ্যাকাউন্টিং নীতিগুলি অনুসারে স্বয়ংক্রিয় রাউটিং, কোডিং এবং সরবরাহকারীর চালানগুলির সাথে মিল রেখে কাগজের চালান এবং ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াগুলির প্রয়োজনীয়তা দূর করতে পারে৷
• হিসাবরক্ষক এবং গবেষণা কর্মীরা ক্রয় আদেশ এবং চালানগুলিতে অবিলম্বে এবং ব্যাপক অ্যাক্সেস লাভ করে, যা ভবিষ্যতের পরিকল্পনা কার্যক্রমে সহায়তা করে।

উপসংহার

2-উপায় মিলের ধারণাটি যে কোনও ব্যবসার মধ্যে অ্যাকাউন্টিংয়ের ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া, প্রাথমিকভাবে একটি কোম্পানি এবং তার বিক্রেতাদের মধ্যে লেনদেনের নির্ভুলতা এবং অখণ্ডতা নিশ্চিত করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে।

এটি একটি সূক্ষ্ম যাচাইকরণ পদ্ধতি জড়িত যেখানে ক্রয় আদেশের বিবরণ (POs) সংশ্লিষ্ট চালানের সাথে মিলে যায় যাতে নিশ্চিত করা যায় যে অর্ডার করা পণ্য বা পরিষেবাগুলি সঠিকভাবে এবং সম্মত দামে বিতরণ করা হয়েছে।

এই প্রক্রিয়াটি কেবলমাত্র অতিরিক্ত অর্থপ্রদান বা অবিলম্বিত পণ্যগুলির জন্য অর্থ প্রদানের বিরুদ্ধে সুরক্ষা দেয় না বরং আর্থিক নিয়ন্ত্রণকে শক্তিশালী করে, বিক্রেতার সম্পর্কের প্রতি আস্থা বাড়ায় এবং সম্মতির মানগুলি মেনে চলে।

যদিও ম্যানুয়াল 2-ওয়ে ম্যাচিং মানুষের তত্ত্বাবধানের মাধ্যমে নির্ভুলতা প্রদান করে, এটি ডেটার অমিল, সময়ের অদক্ষতা, জালিয়াতির ঝুঁকি এবং ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াকরণের উচ্চ খরচের মতো চ্যালেঞ্জে পরিপূর্ণ।

অটোমেশনের আবির্ভাবের সাথে, 2-উপায় ম্যাচিং একটি চটকদার, ত্রুটি-প্রমাণ প্রক্রিয়া হয়ে ওঠে। Nanonets-এর মতো প্ল্যাটফর্মগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে 2-ওয়ে ম্যাচিং করে এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে নির্বিঘ্নে সংহত করে। এই অটোমেশন ইনভয়েস প্রক্রিয়াকরণকে স্ট্রীমলাইন করে, ডেটার নির্ভুলতা বাড়ায় এবং রিয়েল-টাইম অ্যানালিটিক্স সক্ষম করে, শেষ পর্যন্ত আরও শক্তিশালী আর্থিক ব্যবস্থাপনা এবং অপারেশনাল দক্ষতায় অবদান রাখে।

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/