10 bedste dokumenthåndteringssoftware i 2022

Kontorer rundt om i verden bliver papirløse. Dokumenthåndteringssystemer har erstattet rum fyldt med forretningsdokumenter. Oven i det kommer det med fordele som intelligent automatisering, færre fejl, yderligere besparelser, forbedret sikkerhed og meget mere.

Og det vokser hurtigt.

Markedet for dokumenthåndteringssoftware ligger i øjeblikket på USD 5.5 milliarder i 2022 og forventes at vokse til USD 16.4 milliarder i 2029 med en 16.8 % CAGR.

Let’s see how you can jump on the trend to optimize your business processes with efficient document management. This article will discuss the top 5 document management software in the market. Leading organizations use DMS tools mentioned below to automate their paper-based processes and enhance document security, indexing, and overall document processing.

Hvis du mangler tid, er her de 5 bedste anbefalinger til dokumentstyringssoftware i 2022, og hvordan de sammenlignes med hinanden:

---

Hvad er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering er en proces til at strømline indfangning, sporing, udtræk, verifikation, godkendelser og lagring af dokumenter som billeder, e-mails, word-dokumenter, PDF'er og andre forretningsrelaterede dokumentformater.

Dokumenthåndtering omfatter alt i dokumentets livscyklus – fra generation til bortskaffelse.

---

Hvad er dokumenthåndteringssoftware?

Dokumentstyringssoftware (DMS) er intelligent automatiseringssoftware, der automatiserer alle aspekter af dokumentets livscyklus med workflowautomatisering, såsom oprettelse, indsamling, dataudtræk, klassificering, verifikation, godkendelser, modifikation, databasesynkronisering, lagring og sikkerhed.

Dokumentstyringssystem gør det nemmere at finde og arbejde med dine filer med funktioner som dokumentmærkning, fuldtekstsøgning (dette giver dig mulighed for at søge efter filer ved at søge efter nøgleord) og rollebaserede adgangslagringsfaciliteter.

Det er dog mere end blot dokumentopbevaring; det organiserer din database, automatiserer manuelle opgaver som dataindtastning, forbedrer medarbejdernes produktivitet og vedligeholder aktivitetslogfiler til revisioner.

---

Funktioner at kigge efter, mens du vælger et dokumenthåndteringssystem

Hold øje med disse funktioner, mens du leder efter et dokumenthåndteringssystem:

• Dokumentinput – Kan du automatisk fange dokumenter fra flere kilder?
• Dokumentindeksering – Kan du automatisk sortere dokumenter?
• Dokumentsøgning – Kan du søge efter dokumenter ved hjælp af nøgleord?
• Dokumentbehandling – Kan du udtrække data fra dokumenter ved hjælp af OCR?
• Workflow Automation – Kan du bruge workflows til at automatisere dokumentbehandling?
• Dokumentsikkerhed – Er dokumenterne hostet i sikker opbevaring? Har du rollebaseret adgang?
• Tilpasning – Kan du tilpasse arbejdsgange og processer?
• Integrationer – Integreres det med de forretningsværktøjer, du bruger?
• Fleksibel hosting – Kan du vælge lagringsmuligheder på stedet eller i skyen?

---

Top 5 dokumenthåndteringssoftware i 2022

#1. Nanonetter

Nanonets er en AI-baseret dokumenthåndteringssoftware med indbygget kraftfuld OCR, kodefri arbejdsgange og sikker opbevaring. Nanonets kan automatisere alle dokumentprocesser som dokumentfangst, dataudtræk, dokumentbekræftelse, dokumentsøgning, dokumentarkivering og mere. Du kan styre dine dokumenter med rollebaseret adgang og fleksible hostingmuligheder.

Nanonets forenkler dokumenthåndtering med kodefri brugerdefinerede dokumentarbejdsgange, 5000+ integrationer og avanceret OCR-software.

FORDELE

• Hent nemt dokumenter fra datakilder som Gmail, Drive, Outlook og mere.
• Automatiserede arbejdsgange til at fange, digitalisere, verificere og gemme dokumenter
• Godkendelsesarbejdsgange for at få godkendelse på alle de markerede dokumenter
• Nem integration med 5000+ apps via API og Zapier
• Foruddannede OCR API-modeller til at udtrække information fra dokumenter
• Udtræk data fra poster med >95 % nøjagtighed
• Brugervenlig grænseflade – lær hvordan du bruger den på 30 minutter eller mindre
• Skabeloner og nemme tilpasningsmuligheder
• Rollebaseret adgangskontrol
• 24 × 7 support

ULEMPER

• Ingen muligheder for dokumentgenerering
• Kan ikke bruges til e-signering af dokumenter

---

#2. Samtaler

Huddle tilbyder et online dokumenthåndteringssystem til organisationer, der kan oprette en online-hub til at styre dokumentsamarbejde, revision, godkendelser og diskussioner på en sikker platform.

Ligesom online Google Drive-lagring kan du problemfrit dele, give begrænset adgang eller sikre dine filer for at forbedre sikkerheden. Huddle tilbyder også betalte planer, der giver ekstra lagerplads, tilføjelser som mobilapps, videokonferencefunktioner osv.

FORDELE

• Nem at bruge og lære
• Dokumentversionering
• Sikker cloud-dokumentlagring
• Nem fildelingsmuligheder for eksterne brugere
• Nem onboarding-proces
• Nem integration med Microsoft Office Suite

ULEMPER

• Samarbejdsfunktioner kunne forbedres
• Højsikkerhedsfunktioner som 2-faktor-godkendelse mangler.

---

#3. Alfresco One

Alfresco One dokumenthåndteringssoftware er designet til Enterprise Content Management. Den kan bruges enten som en cloud-baseret tjeneste eller installeret på stedet. Softwaren tillader effektiv styring af virksomhedsindhold med virksomhedsdokumentsøgning, sikker lagring, OCR-dokumentbehandling og intelligent dokumentanalyse.

FORDELE

• Fantastiske funktioner til lagring og deling af dokumenter
• Masser af tilpasningsmuligheder
• Komplekse og vidtfavnende use cases.

ULEMPER

• Brugergrænsefladen er ikke særlig intuitiv.
• Svært at sætte op
• Arbejdsgange er komplekse at finde ud af.

---

#4. OpenKM

OpenKM er et alt-i-et dokumenthåndteringssystem, der kombinerer alle aspekter af dokumenthåndtering, samarbejde, distribution og opbevaring i én platform. Virksomhedens dokumentstyringssoftware giver fuld kontrol over virksomhedens indhold, forbedrer sikkerheden med detaljerede aktivitetslogfiler og opretholder dokumentflowet med automatisering.

FORDELE

• Funktionsrig DMS-platform
• Godt for ikke-teknologiske mennesker
• Nemme integrationer
• Fremragende oppetid
• Scanner for virus på alle opdaterede dokumenter

ULEMPER

• UI er dateret
• OCR er ikke altid nøjagtig

---

eFileCabinet

eFileCabinet er en cloud-baseret dokumenthåndteringssoftware i virksomhedskvalitet til små og mellemstore virksomheder. eFileCabinet giver dig mulighed for at administrere alle dine papirdokumenter, e-mails, fakturaer, kontrakter og andre vigtige oplysninger på ét sted.

FORDELE

• Skabeloner til mappestruktur
• Træk og slip workflow builder
• Sikker fillagring

ULEMPER

• Langvarig onboarding-proces
• Det understøtter ikke masseændringer
• halter nogle gange

---

Her er nogle flere dokumenthåndteringssystemer, der kræver særlig omtale:

Google-dokumenter

Google Docs er en gratis dokumenthåndteringssoftware, der kan tilgås overalt, hvilket gør det til et ideelt valg for freelancere og små virksomheder, der arbejder eksternt med kunder i andre dele af verden. Som en bonus, Google Docs OCR kan konvertere billeder til redigerbar tekst.

Microsoft SharePoint

SharePoint hjælper organisationer med at dele dokumenter, forbinde mennesker og strømline dokumentprocesser. SharePoint ligner Google Drev, hvor medarbejdere kan samarbejde og vedligeholde en intern liste over dokumenter for nem adgang. Du kan kombinere Microsoft Sharepoint med Microsoft Power Automate Og brug automatiserede dokumentarbejdsgange.

Viewpoint Team

Viewpoint Team er et kraftfuldt dokumenthåndteringssystem til byggefagfolk. Det er den eneste løsning, der giver de værktøjer, du har brug for sagsbehandling fra start til slut, herunder samarbejdsprocesser med kunder, sikker gennemgang og godkendelse processer for dokumenter, og adgangsrettigheder kontrol.

Odoo

Odoo er en open source ERP- og CRM-software med et gratis dokumentstyringssystemmodul til finansprofessionelle. Odoo giver organisationer mulighed for at have en papirløs regnskabsafdeling ved at digitalisere dokumenter, automatisere dokumentprocesser og problemfrit integrere med andre Odoo-applikationer.

Dokmee

Dokmee er en dokumenthåndteringssoftware, der giver dig mulighed for at gemme, organisere og dele dine dokumenter, e-mails og andre vigtige filer.

---

Hvilket dokumenthåndteringssystem er det bedste for din virksomhed i 2023?

Vi har kortlagt de væsentlige funktioner i de fem bedste dokumentstyringssoftware nævnt i artiklen ovenfor for at lette dit valg af den bedste dokumentstyringssoftware til din virksomhed og dine behov. Tag et kig på øjebliksbilledet, prøv den gratis prøveperiode, kortlæg dine krav og vælg det bedste værktøj.

Ifølge øjebliksbilledet er Nanonets den bedste dokumenthåndteringssoftware. Selvom Nanonets ikke har mulighed for dokumentgenerering, kan du bruge nemme integrationer med Google-pakken til hurtigt at generere dokumenter. Nanonets tilbyder også en gratis prøveperiode og gratis kontoopsætning med migreringshjælp.

Efterfulgt af Nanonets er OpenKM det næstbedste dokumenthåndteringssystem. Det er en open source ERM-software. Brugssagen til dokumenthåndtering er begrænset til finansprofessionelle og tilbyder en gratis prøveperiode i 15 dage.

---

Nanonetter som dit dokumentstyringssystem

[Indlejret indhold]

Nanonets er en nem at bruge software, der ikke kræver intens træning eller opsætning for at begynde at bruge. Her viser vi, hvorfor du bør overveje Nanonets som din dokumenthåndteringssoftware.

Intelligent Datafangst:

Virksomheder har masser af dokumenter som formularer, fakturaer, kvitteringer, ordrer osv. Nanonetter hjælper virksomheder med at digitalisere og udtrække relevant information fra disse dokumenter vha. intelligent OCR API.

Automatiserede arbejdsgange:

Fremskynd tempoet i forretningsprocesser ved at automatisere alle manuelle trin som dokumentindsamling, dokumentbekræftelse, 3-vejs matchning, godkendelser og mere.

Dashboards i realtid:

Brug udgiftsdashboards til at overvåge dit forbrug, mærkede udgifter og forstå trends i realtid. Overvåg relevante KPI'er som %STP-fakturaer, %betalte fakturaer osv. med data fra Nanonets.

Cloud & On-Premise hostingmuligheder:

Vælg den hostingmulighed, der passer til dine krav.

integrationer:

Nem integration er et must. Du kan ikke ændre din teknologistack, så den kan rumme én software. Nanonets integreres med al din software nemt Zapier og API integrationer. Nanonets integreres med Xero, Quickbooks, SAP osv.

Skabeloner og brugerdefinerede modeller:

Med Nanonets kan du enten bruge foruddefinerede arbejdsgange som fakturaer, konnossementer, indkøbsordrer eller kreditorer eller oprette din egen tilpassede AI-tilstand.

Gennemsigtige priser:

Nanonets har en gennemsigtig prispolitik på $499/måned og $0.1/dokumentscanning. Ingen skjulte gebyrer for nogen kunde.

Konklusion

Med digital transformation i fremmarch, er det på høje tid, du investerer i et dokumenthåndteringssystem til din virksomhed. Det gør mere end at digitalisere filer. Et dokumenthåndteringssystem strømliner strømmen af ​​dokumenter i organisationen og giver et ekstra lag af sikkerhed til forretningsdokumenterne. Fordelene ved dokumenthåndtering gør det muligt for organisationer at forblive konkurrencedygtige og produktive.

Ikke desto mindre, at vælge bedste dokumenthåndteringssoftware for din virksomhed kræver en dybdegående forståelse af, hvad din virksomhed har behov for, og hvilken type DMS der passer til den. Så sørg for at udforske dine muligheder og afprøve dem selv.

FAQ sektion