En dybdegående guide til e-faktureringsautomatisering PlatoBlockchain Data Intelligence. Lodret søgning. Ai.

En dybdegående guide til e-fakturaautomatisering

Tidsstempel: 6. juli 2022 kl. 4

En dybdegående guide til e-fakturaautomatisering

Leder du efter en e-faktureringsautomatiseringsløsning? Stop med at lede! Download ekspertens guide til e-faktureringsautomatisering nu!

Download Buyer's Guide to AP Automation
// $Id: $
function zf_ValidateAndSubmit(){ if(zf_CheckMandatory()){ if(zf_ValidCheck()){ if(isSalesIQIntegrationEnabled){ zf_addDataToSalesIQ(); } return true; }else{ return false; } }else{ return false; } } function zf_CheckMandatory(){ for(i = 0 ; i < zf_MandArray.length ; i ++) { var fieldObj=document.forms.form[zf_MandArray[i]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ if ( fieldObj.nodeName=='OBJECT' ) { if(!zf_MandatoryCheckSignature(fieldObj)){ zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } }else if (((fieldObj.value).replace(/^s+|s+$/g, '')).length==0) { if(fieldObj.type =='file') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } else if( fieldObj.nodeName=='SELECT' ) {// No I18N if(fieldObj.options[fieldObj.selectedIndex].value=='-Select-') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } else if( fieldObj.type =='checkbox' || fieldObj.type =='radio' ){ if(fieldObj.checked == false){ fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } }else{ var checkedValsCount = 0; var inpChoiceElems = fieldObj; for(var ii = 0; ii < inpChoiceElems.length ; ii ++ ){ if(inpChoiceElems[ii].checked === true ){ checkedValsCount ++; } } if ( checkedValsCount == 0) { inpChoiceElems[0].focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } } } return true; } function zf_ValidCheck(){ var isValid = true; for(ind = 0 ; ind < zf_FieldArray.length ; ind++ ) { var fieldObj=document.forms.form[zf_FieldArray[ind]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ var checkType = fieldObj.getAttribute("checktype"); if( checkType == "c2" ){// No I18N if( !zf_ValidateNumber(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c3" ){// No I18N if (!zf_ValidateCurrency(fieldObj) || !zf_ValidateDecimalLength(fieldObj,10) ) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c4" ){// No I18N if( !zf_ValidateDateFormat(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c5" ){// No I18N if (!zf_ValidateEmailID(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c6" ){// No I18N if (!zf_ValidateLiveUrl(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c7" ){// No I18N if (!zf_ValidatePhone(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c8" ){// No I18N zf_ValidateSignature(fieldObj); } } } } return isValid; } function zf_ShowErrorMsg(uniqName){ var fldLinkName; for( errInd = 0 ; errInd < zf_FieldArray.length ; errInd ++ ) { fldLinkName = zf_FieldArray[errInd].split('_')[0]; document.getElementById(fldLinkName+"_error").style.display = 'none'; } var linkName = uniqName.split('_')[0]; document.getElementById(linkName+"_error").style.display = 'block'; } function zf_ValidateNumber(elem) { var validChars = "-0123456789"; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; if (numValue.charAt(0) == "-" && numValue.length == 1) { return false; } for (i = 0; i < numValue.length && result == true; i++) { strChar = numValue.charAt(i); if ((strChar == "-") && (i != 0)) { return false; } if (validChars.indexOf(strChar) == -1) { result = false; } } return result; } else { return true; } } function zf_ValidateDateFormat(inpElem){ var dateValue = inpElem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if( dateValue == "" ){ return true; }else{ return( zf_DateRegex.test(dateValue) ); } } function zf_ValidateCurrency(elem) { var validChars = "0123456789."; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(numValue.charAt(0) == '-'){ numValue = numValue.substring(1,numValue.length); } if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; for (i = 0; i = 0) { var decimalLength = numValue.substring(numValue.indexOf(‘.’) + 1).length; if (decimalLength > decimalLen) { return false; } else { return true; } } return true; } function zf_ValidateEmailID(elem) { var check = 0; var emailValue = elem.value; if (emailValue != null && !emailValue == “”) { var emailArray = emailValue.split(“,”); for (i = 0; i < emailArray.length; i++) { var emailExp = /^[w]([w-.+'/]*)@([a-zA-Z0-9]([a-zA-Z0-9-]{0,61}[a-zA-Z0-9])?.)+[a-zA-Z]{2,22}$/; if (!emailExp.test(emailArray[i].replace(/^s+|s+$/g, ''))) { check = 1; } } if (check == 0) { return true; } else { return false; } } else { return true; } } function zf_ValidateLiveUrl(elem) { var urlValue = elem.value; if(urlValue !== null && typeof(urlValue) !== "undefined") { urlValue = urlValue.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(urlValue !== "") { var urlregex = new RegExp("^((((h|H)(t|T)|(f|F))(t|T)(p|P)((s|S)?)://[-.\w]*)|(((w|W){3}\.)[-.\w]+))(/?)([-\w.?,:'/\\+=&;%$#@()!~]*)?$"); // Same regex as website_url in security-regex.xml. Men enkelt skråstreg er erstattet med to skråstreg. return(urlregex.test(urlValue)); } } returner sand; } funktion zf_ValidatePhone(inpElem){ var ZFPhoneRegex = { PHONE_INTE_ALL_REG: /^[+]{0,1}[()0-9-. ]+$/, PHONE_INTE_NUMERIC_REG: /^[0-9]+$/, PHONE_INTE_CONT_CODE_ENABLED_REG: /^[(0-9-.][()0-9-.

.zf-tempContDiv
{ max-width: max-indhold; polstring:10px; margin-venstre: auto; margin-right: auto;
}
#submitbtn{ padding:10px;
}
#submitbtn{
baggrundsfarve: #546fff;
farve: #fff;
grænse: deaktiveret;
bredde: 120px;
grænseradius: 50px;
margen til venstre: 10px;
markør: markør;
padding: 15px;
}
#emailField{
grænse: deaktiveret;
baggrundsfarve: #e0e3e8;
polstring: 15px;
skriftstørrelse: 14px;
grænseradius: 50px;
bredde: 250px;
disposition: 0;
margen: 0;
tekstjustering: venstre;
padding-venstre: 20px;
}






var zf_DateRegex = new RegExp(“^(([0][1-9])|([1-2][0-9])|([3][0-1]))[-](Jan|Feb|Mar|Apr|May|Jun|Jul|Aug|Sep|Oct|Nov|Dec|JAN|FEB|MAR|APR|MAY|JUN|JUL|AUG|SEP|OCT|NOV|DEC)[-](?:(?:19|20)[0-9]{2})$”);
var zf_MandArray = [ "E-mail"]; var zf_FieldArray = [ "E-mail"]; var isSalesIQIntegrationEnabled = falsk;
var salesIQFieldsArray = [];

Fakturaer er både afgørende og uundgåelige for virksomheder. Fakturabehandling er et stort ansvar for Kreditorafdelingen. Manuel behandling af fakturaer er kedelig, tidskrævende og udsat for fejl. En af de mest effektive løsninger, der ser ud til at være en gamechanger, er e-fakturering.

Elektronisk fakturering eller e-fakturering hjælper organisationer med at lette AP-funktioner og strømline dem. Det reducerer fakturabehandlingstiden, overtager gentagne opgaver og muliggør en smidig funktion mellem virksomheden og dens kunder.

Denne artikel giver et dybt indblik i, hvad e-fakturering handler om, hvordan automatisering kan hjælpe e-fakturering, fordele og udfordringer og meget mere.

var contentsTitle = "Indholdsfortegnelse"; // Indstil din titel her, for at undgå at lave en overskrift til den senere var ToC = “

"+contentsTitle+"

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Hvad er e-fakturering?

E-fakturering, en form for elektronisk fakturering, refererer til den automatiserede proces med at generere fakturaer. Sendt fra en leverandør til en køber for de leverede varer eller tjenester, er denne elektroniske dokumentudveksling et lovligt godkendt dokument, der bruges til handel mellem en virksomhed og dens kunder/partnere.

Sammenlignet med fakturaer, der sendes via e-mails som PDF-vedhæftede filer, er transmission, modtagelse, behandling og betalingshåndtering i elektronisk fakturering fuldstændig digital.

Elektronisk fakturering er en ideel erstatning for papirfakturering og hjælper med at eliminere problemer, der opstår under manuelle faktureringsprocesser.

Vigtigheden af ​​e-fakturering

Begrebet elektronisk fakturering er ikke nyt for virksomheder. Fra det tidspunkt, hvor Den Europæiske Union vedtog e-fakturering som standard og udstedte en Direktiv i 2014 har mange lande, inklusive Hong Kong, Japan, Sydamerika, Asien og flere fulgt trop.

2012 Global e-faktureringsundersøgelse blev udført af Basware, en førende inden for cloud-baserede e-fakturering og køb-til-betal-løsninger i samarbejde med The Institute of Financial Operations, en anerkendt myndighed og underviser for finansiel drift, og beskriver, hvordan elektronisk fakturering ekspanderer på verdensplan. Ifølge undersøgelsen sås "øget anvendelse og brug af e-fakturering, hvor 73 % af de adspurgte brugte elektronisk fakturering til en vis grad i 2012, hvilket var en stigning på godt 14 % fra 2011. Tilsvarende har leverandørmodstanden mod e-fakturering betydeligt faldet fra 46 % i 2011 til 26 % i 2012«.

Elektronisk fakturering er en gamechanger for mange organisationer, der har at gøre med flere kunder eller købere og dagligt skal håndtere adskillige fakturaer. Da de er juridisk acceptable i virksomheder, tjener de også overholdelsesformål uden besvær.

Elektronisk fakturering hjælper med at formalisere behandlingen af ​​fakturaer, forbedrer arbejdsgangen og effektiviserer betalingsprocessen. Automatiseringsværktøjer, der bruges i e-fakturering, gør processen glat, sikker, fejlfri og effektiv.

Ønsker du at skrabe data fra PDF dokumenter, konvertere PDF til XML or automatisere bordudtræk? Tjek Nanonets' PDF-skraber or PDF-parser at konvertere PDF-filer til database indgange!

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Hvad er e-fakturaautomatisering?

E-faktureringsautomatisering refererer til implementeringen af ​​software designet til at gøre faktureringsprocessen elektronisk eller computeriseret for at gøre det nemt at bruge. Disse e-faktureringsløsninger er i stand til at automatisere hele processen fra data læses til fakturaregistrering til at dirigere dem fra sælgers til købers kreditorsystem, uanset fakturaformatet, til betalingsbehandling.

E-faktureringsløsninger kan være en vigtig del af kreditorautomatisering. Det muliggør smidigere arbejdsgange såsom understøttelse af integration af systemer, automatisering af opgaver såsom fakturamatchning og -godkendelser og håndtering af gentagne opgaver, der er nødvendige for at fuldføre fakturabetalingsprocessen.

Hvordan fungerer e-faktureringsautomatisering?

E-faktureringsløsninger genererer en fakturadokumentfil, som automatisk importeres til systemet. EDI (elektronisk dataudveksling), XML (extensible markup language) eller CSV (kommaseparerede værdier) er et par af de almindelige dataformater, der bruges til at eksportere filer i elektronisk fakturering.

Teknologiske fremskridt har gjort det muligt automatisk at bruge kunstig intelligens (AI) og maskinlæringsteknologier (ML) indsamle data og eliminer selv den fjerne mulighed for fejl.

Automatiserede e-faktureringsløsninger er designet til at udføre alle valideringer med forudindstillede regler for at verificere, at de fakturaer, der rejses og sendes til deres kunder, er nøjagtige og letlæselige. Dataene fra e-faktureringsløsninger er for det meste gemt i en centraliseret cloud-baseret platform, som leverandører og købere kan bruge til at administrere fakturadataene.

Vil du automatisere gentagne manuelle opgaver? Tjek vores Nanonets workflow-baserede dokumentbehandlingssoftware. Udtræk data fra fakturaer, identitetskort eller ethvert dokument på autopilot!

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Automatiseringens rolle i e-fakturering

E-fakturering er en velsignelse for mange små og mellemstore virksomheder, der er afhængige af regelmæssige betalinger for at drive og opretholde deres virksomheder. Automatisering gør elektronisk fakturering til en leg.

Ved at fange relevante data og forhindre uautoriserede ændringer sikrer det en fejlfri proces. Der er ikke plads til overfakturering eller duplikerede betalinger, da forudindstillede regler validerer dataene, før betalingsbehandling finder sted.

Automatisering gør det muligt at integrere e-faktureringsløsninger med eksisterende systemer. Fakturaer kan hæves, sendes og videresendes til den relevante person ved at indstille passende niveauer for adgang og sikkerhed for at beskytte data mod misbrug eller tab.

E-faktureringsløsninger optimerer betalingsprocessen, reducerer medarbejdernes arbejdsbyrder, muliggør compliance og revisionsspor og giver mere synlighed i kreditorprocessen til analyse og beslutningstagning.

Hvordan kan e-fakturering bruges?

E-fakturering er en komplet proces, og nogle få grundlæggende krav bør være på plads, for at den kan bruges effektivt.

  • Et ERP (enterprise resource planning) eller et regnskabssystem bør være til stede for at se de involverede transaktioner.
  • Regler skal være foruddefinerede, og routing skal sættes efter diskussion af input fra kreditorer, informationsteknologi (IT) og indkøbsteams.
  • Valideringsregler for fakturaundtagelser, 3-vejs matchning af faktura, og sende meddelelser, når fakturaer er godkendt eller afvist.
  • Pilottest for at se, hvordan systemerne og processen fungerer
  • Implementer den automatiserede proces i realtid

Typer af e-fakturering

Udbredelsen af ​​e-fakturering vokser i mange lande. Selvom nogle lande ikke har regler for overholdelse af e-fakturering, udføres det stadig, da det fremmer en bedre effektivitet af fakturabetalingsprocessen. I den forstand er e-fakturering klassificeret i 2 typer – e-fakturering uden overholdelse og e-fakturering med overholdelse.

E-fakturering uden overholdelse

I denne type overholder e-fakturaen kun det dataformat, som er aftalt af køber og sælger, og den er ikke i overensstemmelse med landets elektroniske faktureringsregler. De fulgte processer er:

  • De involverede parter, dvs. køber og leverandør, beslutter og aftaler data og format på fakturaen.
  • Fakturaen vil have strukturerede data ved hjælp af enten EDI-teknologi eller simple webformularer
  • En e-faktura oprettes og sendes af leverandøren enten fra deres debitorsystem eller via en webbaseret formular.
  • E-fakturaen modtages i et format, der straks kan behandles af købers kreditorsystem

E-fakturering med compliance

Lande varierer i deres regler og regler for e-fakturering. E-fakturaer, der overholder overholdelse, følger en lignende proces med undtagelserne:

  • Fakturaformatet er bundet af lovgivningen og reglerne i handelsparternes lande
  • Specifikke retningslinjer fra regeringen vedrørende indholdsvalidering, sikkerhed osv. følges ved elektronisk fakturering.
  • Fakturaer kan bruges til revision og merværdiafgift (moms).
  • Intet papir involveret

E-fakturering med compliance er en bedre metode, da det letter revisionsspor. Afhængigt af de områder, hvor handelstransaktionerne finder sted, er det klogt at følge den type e-fakturering for større forretningsmæssige fordele.

Vil du bruge robotprocesautomatisering? Tjek Nanonets workflow-baseret dokumentbehandlingssoftware. Ingen kode. Ingen besværlig platform.

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Fordele ved at bruge e-faktureringsautomatisering

Automatisering ved hjælp af e-faktureringsløsninger kan lette kreditorfunktioner og bringe store fordele for handelspartnere og deres virksomheder. Nogle af de største fordele ved at bruge automatiserede elektroniske faktureringsløsninger er:

Ideel erstatning for papirfakturaer

Oprettelse og behandling af papirfakturaer er besværlig, fejlbehæftet og kræver tid og kræfter fra både sælgere og købere. Hvor mange transaktioner eller flere købere er involveret, bliver processen møjsommeligt vanskelig. E-faktureringsløsninger kan eliminere problemer som fakturaen i en dataform og behøver ikke papir.

Strømlinede processer og reduceret ekspeditionstid

E-faktureringsløsninger hjælper med at optimere fakturabehandlingscyklussen og hjælper med at reducere tid og kræfter brugt på forskellige stadier, herunder sporing, godkendelse og behandling af betalinger. Eliminering af behovet for papirfakturaer, validering og matchning af relaterede dokumenter og automatisering af gentagne opgaver kan alt sammen sænke behandlingstiden og resultere i en hurtigere ekspeditionstid.

Forbedrede forhold

E-faktureringsløsninger fungerer som en bro til at opretholde gode relationer mellem forretningspartnere. Da alt er automatiseret, kan leverandører spore status på deres fakturaer uden at skulle ringe eller maile gentagne gange til bekræftelse. Selv fejl rettes hurtigere, og godkendelser er sat til at muliggøre hurtigere behandling af fakturaer. Samlet set bidrager dette til forbedrede relationer og problemfri funktion.

Fremmer synlighed og gennemsigtighed

Elektronisk fakturering kan øge synligheden i hele faktureringsprocessen. Automatiserede e-faktureringsløsninger sporer fakturaer, valideringer og godkendelsesprocesser og muliggør detaljerede revisionsspor. Transaktionsdata i realtid giver øget synlighed i forpligtelser og forbedrer dermed prognosenøjagtigheden.

Lavere omkostninger

Elektronisk fakturering kan give store besparelser for virksomheder. Elektronisk fakturering sikrer øget cash flow, da fakturaer leveres med det samme til behandling. Konvertering til e-fakturering kan reducere papiromkostningerne, behandlingsomkostningerne med næsten 70 %. Ved at bruge e-faktureringsløsninger kan interessenter spore betalinger, analysere forbrugstendenserne og finde flere muligheder for at spare omkostninger. Mens hurtige betalinger gavner leverandørerne, gavner rabatter ved tidlig betaling købere, hvilket fører til omkostningsbesparelser for begge parter.

Højere compliance

Overholdelse er en af ​​de største fordele ved at bruge e-faktureringsløsninger. Disse løsninger er designet til at håndtere overholdelse. E-fakturering eliminerer papirspor og gemmer fakturadata og alle andre relaterede dokumenter centralt for at lette overholdelse af momslovgivningen. Det bevarer ægtheden af ​​fakturadataene og forhindrer, at de nemt bliver ændret.

Lavere risici

Med e-faktureringsløsninger sænkes eller elimineres forskellige risici. Duplikering af fakturaer og overfakturering, der er almindeligt med manuelle fakturaer, er udelukket ved e-fakturering, da valideringsregler tager sig af dem. Sikre krypteringsprotokoller kontrollerer hver e-faktura, markerer svigagtige fakturaer og forhindrer datamisbrug eller datatab af forretningsoplysninger.

Grønt initiativ

Skift til e-fakturering eliminerer behovet for at vedligeholde papirfakturaer. Udover at hjælpe med det grønne initiativ for et bedre globalt miljø, gør e-faktureringsløsninger også virksomheder omkostningseffektive og energieffektive. Nogle af de største fordele på denne front er:

  • Fjernelse af behovet for papir i faktureringsprocessen
  • Sænket tryk og transport
  • Mindre behov for menneskelig arbejdskraft
  • Mindre spild
  • Mindre fysisk opbevaring

Hvis du arbejder med fakturaer og kvitteringer eller bekymrer dig om ID-bekræftelse, så tjek Nanonets online OCR or PDF-tekstudtrækker at udtrække tekst fra PDF-dokumenter gratis. Klik nedenfor for at lære mere om Nanonets Enterprise Automation Solution.

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Top Use Cases til e-faktureringsautomatisering

E-fakturering øger synligheden af ​​en virksomheds økonomiske situation og fungerer som et uundværligt prognoseværktøj. E-faktureringsløsninger kan også muliggøre samarbejdende kunderelationer, som igen understøtter rettidig fakturabetaling. En fælles portal for e-fakturering mellem leverandør og kunder giver adgang til relevante dokumenter for begge parter, hvilket kan mindske tvister og misforståelser og dermed fremme bedre kundeforhold. Nanonetter er blevet brugt til digitalisering af fakturaer af mange kunder. Nedenfor finder du nogle vellykkede anvendelsesmuligheder for automatisering af e-fakturering ved hjælp af Nanonets:

  • ACM tjenester: ACM Services er en fuld-service miljøsaneringsentreprenør baseret i Maryland, USA. Brugen af ​​Nanonets AI har hjulpet ACM Services med at automatisere fakturaudtrækning, hvilket sparer 90 % tid for Kreditor-teamet.
  • In2 Projektledelse, brugte et australsk byvandsselskab Nanonets Pre-trained Invoice Extractor til at fange fakturaoplysninger i realtid og dirigerede disse oplysninger til In2 Project Managements SQL-database. De udtrukne oplysninger blev valideret mod kundens forbrugsstyringssystem. Den opdaterede database blev tilsluttet Power BI, som sendte indsigtsfulde visualiseringer via e-mail.
  • Augeo, et virtuelt revisionsfirma i USA, brugte Nanonets' Ai-drevne databehandlingsplatform til digitalisering af fakturaer og upload af e-fakturadata til et regnskabsprogram til videre behandling og arbejdsgang.
  • Glade juvelerer, en familieejet virksomhed i USA, bruger NanoNets til at digitalisere og organisere fakturaer, der kommer ind som e-mails, køre det gennem fakturamodellen for at fange vigtige fakturaoplysninger som sælgernavn, fakturabeløb, fakturadato, forfaldsdato osv., og gem fakturaerne i skyen i mapper struktureret efter sælgernavne. NanoNets implementerede den tilpassede arbejdsgang for Happy Jewelers på < 7 dage fra kontraktunderskrivelsesdatoen. Dette påvirkede økonomiteamet direkte, som nu kunne behandle 50 % flere fakturaer på samme tid uden at ansætte flere.

Udfordringer ved at bruge E-Faktura og E-Faktura automationssystemer

Ligesom der er mange fordele ved at bruge e-fakturering, så er der også et par udfordringer ved at tage e-faktura i brug. De er:

Valg af e-faktureringsløsning

Den største udfordring er at beslutte, om man vil gå ind for en e-faktureringsløsning ved at gøre brug af tilgængelige ressourcer eller at bruge en e-faktureringstjenesteudbyder. Implementering af en e-faktureringsløsning betyder investering i omkostninger, ressourcer, tid og færdigheder. At få de nødvendige licenser, onboarding af partnere på forskellige lokationer med varierende tekniske muligheder, vedligeholde opdateringer og imødekomme ændringer er de forskellige udfordringer ved at vælge en in-house e-faktureringsløsning. At bruge en tjenesteudbyder kan være en meget nemmere og gennemførlig mulighed, men organisationer skal sikre, at de understøtter B2B-standarder, giver integrationsmuligheder, har flersproget support, giver cloud-baseret adgang og kan rampe op til skiftende regler.

Meget teknisk og kompleks proces

Implementering af e-fakturering kan være en vanskelig opgave. Det har brug for konsensus og indsats fra både interne teams såsom IT, indkøb, økonomiteams og muligvis også nogle skattekonsulenter for at hjælpe med landebestemmelser. Tilgængeligheden af ​​nødvendige ressourcer og teknisk knowhow til at etablere en problemfri funktion af systemerne i begge ender er en stor udfordring, der skal løses.

Systemintegration

Integration er en af ​​de største udfordringer i forbindelse med e-fakturering. Automatiserede løsninger skal sikre, at alle systemer, herunder kreditorer, debitorer og ERP-systemer, muliggør en smidig faktureringsbetalingsproces. Den udførte integration bør understøtte udvekslingen af ​​dokumentet uanset formatet, tillade valideringer og være i overensstemmelse med landets regler.

Kundens modvilje

Elektronisk fakturering vil kun fungere, hvis der er accept af at foretage ændringer fra en manuel til en digital proces fra kundens side. Mange kunder foretrækker måske den gammeldags proces med at vedligeholde manuelle fakturaer, især hvis der ikke er nogen landslovgivning, der pålægger dem at følge e-fakturering. At overbevise kunderne ved at diskutere fordelene på forhånd og endda give træning til at håndtere den digitale proces kan lette udfordringerne med e-fakturering.

Data opbevaring

Valg af elektronisk fakturering kan reducere den nødvendige datalagring sammenlignet med papirfakturaer. Derfor kan statslige love påbyde opbevaring af e-fakturaer i lange perioder. Selv en mellemstor organisation kan håndtere adskillige fakturaer hver dag. Udover ledsagende dokumenter såsom indkøbsordrer, skal varemodtagelser og kontrakter muligvis vedligeholdes for at lette moms- og revisionsformål. Dette tegner sig for en masse datalagring, hvilket kan vise sig at blive stadig sværere for organisationer.

Fejl og forsinkelser

Små fejl kan føre til uoverstigelige forsinkelser. Forsinkelser kan opstå på grund af inkompatible versioner af e-faktureringsløsninger, manglende eller overskydende tal i datafelter og mismatch af stamdata med dem på leverandørfakturaer. Selvom e-fakturering betyder berøringsfri behandling, kan denne form for forsinkelser kræve menneskelig involvering og genudførelse af hele fakturaprocessen fra bunden, hvilket gør det til en stor udfordring for leverandøren at modtage betalinger.

Vil du automatisere gentagne manuelle opgaver? Spar tid, indsats og penge, mens du øger effektiviteten!

Prøv Nanonets gratis

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }

Hvordan vælger man den bedste software i henhold til kravene?

Med den stigende efterspørgsel efter e-faktureringsløsninger bliver det en vanskelig opgave at vælge en god løsning. Her er nogle vigtige tips, der kan bruges til at vælge den bedste e-faktureringsløsning til virksomhedens behov:

Letter elektronisk dokumentudveksling

E-faktureringsløsningen skal understøtte konfiguration af forskellige fakturaformater og flere betalingsformer. Det bør muliggøre udveksling af dokumenter mellem handelsparterne uden hensyntagen til deres størrelse eller tekniske formåen. Andre medfølgende dokumenter, der er nødvendige for at behandle fakturaen, skal understøttes for at gøre processen komplet.

Nem systemintegration

De fleste virksomheder vil gerne beholde funktionaliteterne i Enterprise Resource Planning (ERP)-systemerne. En e-faktureringsløsning bør have mulighed for let at integrere med eksisterende systemer og webformularer og muliggøre straight-through-behandling (STP) med købers og sælgers systemer.

Valideringstjek og overholdelse

Effektive e-faktureringsløsninger bør kunne udføre gode datakvalitetstjek. Det bør validere, om obligatoriske felter er fanget, data på fakturaen matcher dem i tilknyttede dokumenter, såsom indkøbsordrer eller kontrakter, og varemodtagelser, opfylder etablerede handelsregler og overholder overensstemmelseskriterier fastsat af de respektive lande.

Arkivering og skylagring

Arkivering af e-fakturaer i længere perioder er fastsat som et kriterium af mange lande. Derfor bør e-faktureringsløsningen være i stand til at understøtte den med tilstrækkelige krav til cloud storage. Derudover er skybaseret adgang den foretrukne tilstand til opbevaring og adgang under behandlingen af ​​fakturaer og for at lette lette revisionsspor.

Effektivt støttesystem

En god e-faktureringsløsning vil sandsynligvis tilbyde god support til sine kunder med hensyn til funktioner og muligvis tilpasning. Det bør understøtte flere sprog og tidszoner for at imødekomme globale partnerskaber og forretningstransaktioner. Det bør også være i stand til at udføre rettidige opdateringer for at holde trit med eventuelle ændringer i regler eller landes momslove.

Tag væk

Elektronisk fakturering er i øjeblikket en stigende tidevand, som mange lande kan udnytte til at opnå gode forretningsmæssige fordele. Det er en af ​​de bedste strategier, som virksomheder kan anvende for at muliggøre digitalisering af fakturaprocesser. Håndtering af betalingsprocesser er nødvendig og afgørende for, at alle virksomheder kan overleve i en konkurrencepræget verden. Brug af automatisering i e-fakturering sikrer, at fakturaprocessen kan fremskyndes, strømlines, gøres sikker, overholder reglerne og kan garantere gode afkast til ikke kun leverandøren og køberen, men til de lande, der tilskynder til det.

Ofte Stillede Spørgsmål

Hvad er e-fakturering, og hvordan fungerer det?

Elektronisk fakturering eller e-fakturering refererer til at bruge digitale metoder til at oprette og sende fakturaer til købere til betalingsbehandling i stedet for at bruge almindelige papirfakturaer.

Elektronisk fakturering fungerer ved at bruge strukturerede dataformater, der garanterer systeminteroperabilitet mellem køber og sælger. Valideringsregler, overholdelse af overholdelse og cloud-baseret adgang gør e-fakturaer til et sikkert, sikkert og juridisk gyldigt digitalt dokument til forretningstransaktioner.

Er e-fakturering obligatorisk?

Elektronisk fakturering er i stigende grad populær i det omfang, det er blevet obligatorisk i mange lande for at undgå GST-unddragelse og for at øge skatteopkrævningen, med Europa førende. Mens lande som Mexico og Brasilien bruger regeringskontrollerede systemer til at påbyde e-fakturering, har det amerikanske finansministerium givet mandat til e-fakturering for alle sine leverandører. Tilsvarende har Norge og Danmark påbudt e-fakturering for deres offentlige transaktioner, og Indien har gjort e-fakturering obligatorisk for virksomheder, der krydser en omsætning på 20 crores for at muliggøre overholdelse af GST. Lande som Storbritannien, Tyskland, Frankrig og flere søger at gøre elektronisk fakturering obligatorisk for den offentlige sektor.

Hvem er berettiget til e-faktura i GST?

Den nye digitale globalisering har gjort beskatning kompliceret, og regeringer over hele verden udnytter teknologi til at muliggøre metodisk beskatning. Mange lande kræver nu direkte indsendelse af elektroniske finansielle dokumenter direkte fra en virksomheds ERP-system under indgivelsen af ​​selvangivelser. Sådanne automatiserede digitale indsendelser muliggør bedre revision og håndhævelse af regeringer og skattemyndigheder. E-fakturering er særlig nyttig i denne henseende. Ifølge en indberette af Accounts Payable Network, har mindst 56 lande vedtaget eller seriøst overvejede e-faktureringsmandater allerede i 2013, et tal, der er nødt til at være steget siden da.

De typer virksomheder, der er berettiget til e-fakturering, især til skatte- og GST-formål, varierer fra land til land. De fleste lande, der har et GST-system, har berettigelseskriterier for e-fakturering.

USA er den eneste større økonomi, der ikke har et moms- eller GST-system, og derfor er der endnu ikke en ramme eller et mandat for e-fakturering i det pågældende land. Ikke desto mindre tyer nogle få stater i USA langsomt til digital fakturering. For eksempel fremmer The Business Payments Coalition (BPC) ledet af Federal Reserve Bank of Minneapolis indførelsen af ​​elektroniske business-to-business (B2B) betalinger, overførselsdata og fakturering. Et nuværende initiativ fra BPC er at udvikle og vedligeholde standarder og krav for at muliggøre omfattende udveksling af e-fakturaer.

Hvad er formålet med e-faktura?

Formålet med at bruge en e-faktura er at overvinde nødvendigheden af ​​at bruge papirfakturaer og øge effektiviteten af ​​fakturabetalingsprocessen. Organisationer søger at øge besparelserne i form af omkostninger, indsats og tid, udover at øge hastigheden og nøjagtigheden fra tidspunktet for oprettelsen af ​​fakturaen, til det tidspunkt, hvor betalinger er clearet. Digitaliseringen af ​​e-fakturaer hjælper også med at overholde compliance- og momsreglerne og sikre sikkerheden og sikkerheden af ​​vigtige dokumenter til revision.

Hvad er forskellen mellem faktura og e-faktura?

En faktura er et kommercielt papirdokument, der sendes fra en leverandør til køber for at opkræve betaling for varer og tjenesteydelser. En scannet papirfaktura eller en, der er oprettet i Word, kaldes en digital faktura. E-fakturaer er fakturadatafiler udstedt enten ved hjælp af elektronisk dataudveksling (EDI) eller extensible markup language (XML) formater eller gennem standard internetbaserede webformularer.

Hvordan genereres e-faktura?

E-fakturaer oprettes af leverandører eller leverandører gennem regnskabs- eller faktureringssoftware. Følgende er trinene for at generere en e-faktura:

  • E-faktura skemaet med obligatoriske parametre udfyldes først og derefter oprettes en JSON fil
  • Et unikt fakturareferencenummer (IRN) genereres
  • E-fakturaen signeres derefter digitalt, og der genereres en hurtig svarkode (QR), så den kan tilgås selv gennem håndholdte enheder.
  • Fakturaen uploades til fakturaregistreringsportalen (IRP) til godkendelse
  • De uploadede data deles med E-way bill og GST-systemet
  • Den digitalt signerede JSON sammen med IRN og QR-kode sendes tilbage til sælgeren af ​​portalen, og køberen vil også modtage fakturaen på deres e-mail-id.

Hvem er fritaget for e-fakturering?

Den slags virksomheder, der er undtaget fra e-fakturering, varierer også fra land til land. I Indien er f.eks. forsikringsselskaber, banker og finansielle institutioner, godstransportbureauer, transporttjenesteudbydere og enheder i den særlige økonomiske zone, frihandels- og lagerzonerne fritaget for at indsende e-fakturaer til GST/beskatning. ZUGFeRD, NLCIUS og Finvoice er nogle af de e-faktureringsstandarder, der bruges i hele EU, med oplysninger om, hvilke typer virksomheder der er og ikke er berettigede eller undtaget fra e-fakturering. Alle disse standarder er baseret på EN 16931-standarden (semantisk datamodel) og kan henvises til for flere detaljer om undtagelser.

Hvad er e-faktureringssoftware?

En e-faktureringsløsning eller -software er et værktøj, der bruges til at strømline fakturaprocessen i kreditorer (AP). Det bruger strukturerede dataformater til at gøre leverandør- og kundesystemer kompatible og bruger passende feltkortlægning for bedre interoperabilitet. Softwaren bruger normalt en cloud-baseret database eller Saa til adgang og opbevaring.

Hvad er grænsen for en e-faktura?

Grænsen for e-fakturaer varierer fra land til land, og det er bedst at få oplysninger om specificerede grænser fra skatteafdelingen i det relevante land. For eksempel, i Indien, virksomheder med en omsætning på 50 Cr. – 100 kr. er forpligtet til at indsende e-fakturaer til skattemæssige formål.

var contentsTitle = "Indholdsfortegnelse"; // Indstil din titel her, for at undgå at lave en overskrift til den senere var ToC = “

"+contentsTitle+"

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanonetter online OCR & OCR API har mange interessante brug sager that kunne optimere din virksomheds ydeevne, spare omkostninger og øge væksten. Finde ud af hvordan Nanonets' use cases kan gælde for dit produkt.

Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring