Spiste vi for meget på software?

Det er lidt over et årti siden Marc Andreesen var berømt erklærede, at software æder verden. Han havde ret. Nu er vi i en ny fase: Der er kraftfuld software overalt, hvor vi ser hen, og vi har forbrugt it uden meget hensyn til de langsigtede virkninger. Så meget, at vi i dag står over for et ironisk spørgsmål: Overspiste vi? 

Vores tallerkener er helt sikkert fyldt med enhver tænkelig anvendelse, og de er alle så fristende. Ved du, hvor mange apps du nogensinde har tilmeldt dig? Måske snesevis eller endda hundredvis? Det gennemsnitlige antal installerede apps pr. Okta-kunde er steget 22 % over de seneste 4 år. IT-chefer, jeg taler med, joker ofte med, at deres virksomheder har flere SaaS-apps end ansatte.

Denne kan være et problem og dig bør bekymre sig om dette. Organisationer, der lader deres appetit vokse ukontrolleret, står over for tre store risici:

• Omkostninger: Da fjernarbejde er blevet standarden, har vi set software blive den næststørste udgiftslinje for mange virksomheder. Imidlertid, op til 25 % af SaaS-apps og licenser forbliver ubrugte. Hvis din virksomheds to største udgifter er mennesker og teknologi, spilder du en masse penge på en af ​​dine største udgifter.
• Overholdelsesrisici: For at sælge cloud-baseret software eller gemme klientdata i skyen skal du blive eller forblive SOC2-, ISO 27001- eller endda SOX-kompatibel. Tænk på din virksomhed og dens data som et slot. Du skal bevise over for revisorer, at det er godt beskyttet. Forestil dig nu hver app som et vindue, døråbning, bro eller indgang til dit slot. Jo flere apps, jo mere kontrol vil du modtage fra revisorer.
• Operationel effektivitet: Forskellen mellem en god kok og en kok i verdensklasse handler om, hvordan de styrer deres personale til at håndtere alle ingredienserne ved hånden. Dit team samarbejder bestemt ikke godt, når de bruger flere typer af den samme app, såsom Monday, Jira, Asana eller ClickUp. Interne supportbilletter vokser også eksponentielt med antallet af anvendte apps.

Ikke desto mindre (og for at skubbe madmetaforen et skridt videre), mange af de apps din virksomhed bruger faktisk er ingredienserne til at bygge et godt produkt. Det er jo kompliceret at bygge en teknologivirksomhed. Og for at gøre det effektivt har du brug for de rigtige komponenter og værktøjer. Men tricket til at drage fordel af dem - til at blive en 3-stjernet Michelin-restaurant med software - er at tænke på, hvordan man mesterligt administrerer al din software. 

En metode til at opnå dette, til at frigøre din virksomheds fulde potentiale gennem teknologi, er at ændre prioriteterne for it, sikkerhed og indkøb — de teams, der generelt bekymrer sig om softwaredrift. I stedet for at få dem til at løse problemer (f.eks. løse it-billetter), så hjælp dem med at skabe infrastruktur, der sætter medarbejderne i stand til selv at betjene software og blive en selvstyret arbejdsstyrke.

appokalypse. Eller er det …?

Men først: Hvordan er vi nået hertil, til i dag, hvor virksomheder lever på SaaS og lever gennem det, jeg i spøg omtaler som appokalypse? Hvad er årsagerne til vores softwareafhængighed?

Bedre UX af moderne software har adskilt traditionel virksomhedssoftware

Medarbejdere bruger flere og flere specialiserede apps for at få succes på arbejdet. Vi bruges til at bruge Microsoft-produkter til næsten alt. Nu bruger vi Airtable i stedet for Excel, Notion i stedet for Word, Pitch i stedet for PowerPoint. For at sætte nogle tal bag, hvad mange af os ser i vores daglige liv: Over 42 % af Oktas Office365-kunder implementer nu også Zoom i stedet for blot at bruge Microsoft Teams, og 26% af dem bruger også Box på trods af at de har OneDrive.

Enkeltpersoner bruger flere apps på grund af nem og gratis adoption

Traditionelt blev virksomhedsprodukter solgt top-down: CIO'en besluttede at købe Salesforce eller Microsoft Office, og de blev standard for hele virksomheden. Men startups som Slack og Dropbox populariseret bottom-up vækst, og i dag, 67 % af udviklervirksomhederne (f.eks. Datadog eller AWS) har en gratis plan eller prøveperiode. Vi behøver ikke længere oprette et opkald med sælgere eller bede IT om tilladelse længere – vi blot tilmeld dig den gratis version af værktøjet.

Kort sagt: Apps er her, der, overalt. Men overdrev vi det? Bruger vi i virkeligheden for mange apps? Det tror jeg ikke. Tværtimod, software kan give os superkræfter til at drive virksomheden hurtigere fremad. 

Behandl teknologi som en forretningsdrivende

Tænk på din bil. Det kræver 30,000 dele at skabe kun én bil. Men frem for at skrue ned på antallet af dele, udviklede bilfabrikanterne i stedet den mest effektive metode til at samle bilen. Innovationen kom fra, hvordan de bragte forskellige dele sammen. For eksempel Toyota produktionssystem, også kaldet "lean manufacturing", blev en kernekonkurrence-differentiator for Toyota. Et princip var at minimere spild og løbende forbedre driften ved at bringe problemer til overfladen hurtigt. Agile softwareudvikling og "lean startup"-metoden var inspireret af Toyotas system med "byg, mål, lær." 

Ligesom Toyota bør virksomheder tænke over, hvordan man ændrer deres driftsprincipper omkring software og gør dem til en konkurrencedygtig differentiator. Traditionelle tilgange til styring af teknologi er ikke tilstrækkelige. Virksomheder tror ofte, at centralisering er svaret, men i dette tilfælde er det ikke det. Der er simpelthen for mange apps at kæmpe med, foruden andre faktorer som sikkerhed og compliance.

Centraliseret softwareadministration er fjenden

I 1944, Central Intelligence Agency udgivet en guide om, hvordan du saboterer din arbejdsplads. Punkt nr. 1 var aldrig at tage genveje og altid gå gennem en centraliseret "kanal". Tænk på sidste gang, du havde brug for adgang til en app eller en tilladelse. Du skulle gennem en kanal oprettet af en IT-billet og sad fast og ventede. Eller hvad med sidste gang, du skulle købe et nyt stykke software? Det kan tage 2 til 3 måneder indtil du får alle de nødvendige godkendelser til at købe en applikation. 

Her er grunden til, at centralisering ikke virker, og hvorfor tilgange til at rette det kan gå glip af målet.

Centralisering skaber flaskehalse

Mere end halvdelen af ​​alle apps anskaffes og administreres af fageksperter i forskellige teams - hvoraf mange bare vil anskaffe sig deres værktøjer og komme i gang. Afdelinger som IT, sikkerhed eller indkøb skal dog hjælpe med de fleste af disse anmodninger. Ud fra det, vi ser, er mellem 40 % og 60 % af alle it-billetter relateret til softwareadgangsproblemer, som i gennemsnit tager omkring 19 timer at løse. Medarbejdere sidder fast og venter, og administratorer bliver knust af travlt arbejde som f.eks. kontooprettelse. Administrationsomkostningerne stiger for hver ekstra app. 

Centralisering fører til utætte spande

Virksomheder centraliserer også tilsynet for at mindske omkostninger, overholdelse eller sikkerhedsrisici. Logikken er sund, idet medarbejderne ikke bare skal købe dubletsoftware eller modtage overdrevne admin-tilladelser. Men gennemgang af hundredvis af apps og tusindvis af konti er ikke skalerbar med en centraliseret tilgang – det skaber utætte buckets, hvor medarbejdere stadig modtager og beholder unødvendig adgang til apps, uden at nogen ved det. For eksempel, 25 % eller mere af softwaren går ubrugt i de fleste virksomheder. Eller, Segments sikkerhedsteam viste det sidste år 60 % af dets 669 administratorroller ikke blev brugt aktivt.

Flere medarbejdere er ikke løsningen

Ofte indvender driftsteams, at de ikke er så godt finansieret som andre afdelinger, hvilket får dem til at bevæge sig langsommere, end de egentlig ønsker. Så hvorfor øger vi ikke løbende antallet af administratorer med antallet af apps, vi bruger? Problemstillingen ligger dog netop i det spørgsmål og med den antagelse, at problemet kun kan løses ved at centralisere hjælp og overvågning. Det er en løsning, der ikke skalerer.

Centralisering af softwareadministration er en underlig ting. Det forsøger at gøre tingene lettere, men på en eller anden måde gør det tingene værre for alle, efterhånden som antallet af apps stiger. Så, hvordan kan vi genskabe holdenes roller der bekymrer sig om softwaredrift - nemlig IT, sikkerhed og indkøb?

Gør den kompatible vej til den nemme vej

Lad os se det i øjnene: medarbejdere vil næsten altid tage den nemmeste vej til værdi. Hvis din tilgang til administration af software forbliver centraliseret med masser af flaskehalse, så vil medarbejderne fortsætte med at omgå dine politikker ved at gøre ting som at købe software i hemmelighed. Det er en ond cirkel. For at mange enkeltpersoner kan handle ansvarligt — og ændre forholdet mellem IT/sikkerhed/indkøb og resten af ​​organisationen — den kompatible vej skal blive den mest bekvemme vej. 

Selvstyre er den nye tilgang til at administrere software

At tackle denne kompleksitet kan kun ske, hvis vi giver kontrol og ansvar tilbage til medarbejdere og deres teams. I stedet for at give folk mad, lærer du folk at lave mad uden at brænde sig. Grundlæggende er målet at finde en måde, hvor incitamenter afstemmes, så medarbejdere, der handler på den mest omkostningseffektive og sikre måde, også løser deres egne problemer hurtigst. 

Vi er allerede betinget af gør-det-selv, når det kommer til at købe mad og gas – og endda tjekke ind til en flyrejse – så hvorfor ikke med administration af virksomhedssoftware? I stedet for at bede IT om support (eller arbejde gennem "kanaler", som CIA beskrev i sin guide til sabotage på arbejdspladsen), kunne IT gøre det muligt for medarbejderne at hjælpe sig selv hurtigt og ansvarligt. I stedet for at være den centraliserede henrettelsesarm, sikkerhed, indkøb og IT skal blive den virksomhedsinterne platform der giver medarbejdere den rette infrastruktur.

Automatisering er fantastisk, men det kræver centraliseret support, og det skalerer ikke med hundredvis af apps.

At vedtage en proces og struktur for selvstyre er et vigtigt problem at løse, fordi det direkte påvirker bundlinjen. Organisationer, der ikke fokuserer på at udvikle sig fra deres systemiske centraliserede opsætning til selvbetjening, risikerer at spilde enorme mængder penge på ubrugt software, tanker den næste compliance-revision og får hele organisationen til at køre ineffektivt. Det er en ledelsesprioritet at ændre, hvordan din organisation fungerer, så den kan frigøre sit fulde potentiale ved strategisk at bruge tredjepartsapplikationer i stedet for at blive overvældet af dem.

Spørgsmålet virksomheder bør stille sig selv er hvordan man koder selvbetjening så mange steder som muligte. For eksempel:

• Når først IT har skabt arbejdsgange omkring, hvem der skal godkende hvilken app, kan medarbejderne anmode om apps, tilladelser, interne værktøjer eller endda udviklerressourcer uden IT-hjælp. 
• Hvis indkøb bygger et system omkring, hvem der skal godkende hvilken type softwarekøb, kan medarbejderne gå videre og bruge det selvbetjeningssystem. 
• Hvis sikkerhed implementerer en måde at give adgang til følsomme apps eller tilladelser kun i et bestemt tidsrum, behøver de ikke at gennemgå adgangen centralt hele tiden.

Inkorporer selvstyre i dine mål

Alle disse eksempler viser hvordan rollen som softwaredriftsteams kan ændre sig: I stedet for at løse supportbilletter eller advarsler, kunne de fokusere på at indkode systemet på den rigtige måde og coache hele organisationen undervejs. Ud over det er en anden tilgang til at ændre teknologiledelse gennem en selvstyret arbejdsstyrke at opmuntre alle dine teamledere på tværs af din organisation til indarbejde selvbetjening i deres OKR'er or V2MOM proces. 

For eksempel har IT normalt et mål omkring at reducere krav til operationelt antal medarbejdere gennem automatisering. Automatisering er fantastisk, men det kræver centraliseret support, og det skalerer ikke med hundredvis af apps. I stedet kunne IT forsøge at reducere krav til operationelt antal medarbejdere gennem selvbetjening. Eller, IT tilføjer nogle gange et mål om at reducere den tid, det tager at reagere på billetter. Igen er dette mål lavet under den antagelse, at hjælpen skal centraliseres. Prøv i stedet at tilføje et mål for at reducere procentdelen af ​​anmodninger, der ikke kræver en første berøring fra IT.

Up til 25 % af SaaS-apps og licenser forbliver ubrugte. Hvis din virksomheds to største udgifter er mennesker og teknologi, spilder du en masse penge på en af ​​dine største udgifter.

Selvstyre kan også starte med en lille øvelse for at reducere SaaS-forbruget. Det er umuligt at administrere hundredvis af leverandører centralt, men det kan fungere at gøre noget så simpelt som at sende hver Outreach.io- eller Smartsheet-bruger en e-mail, der forklarer, at du forsøger at spare på softwareudgifter. Anmod om en 👍, hvis de ikke bruger softwaren længere, så du kan kræve licensen tilbage.

Eller bed alle dine appadministratorer om at hjælpe med at reducere overforbrug. Opret et delt regneark med softwareapps og årlige omkostninger, og bed dem derefter om at reducere så mange omkostninger som muligt ved enten at fjerne licenser eller helt annullere apps. For at gøre dette til en teamudfordring og afstemme incitamenter skal du tilbyde en præmie for hver ubrugte eller overflødige app, de sletter, og et pengeincitament til de tre bedste administratorer, der reducerer SaaS-forbruget mest. Denne tilgang giver dig et første indblik i, hvad det vil sige at have en selvstyret arbejdsstyrke.

Er vi fulde endnu?

At bygge en teknologivirksomhed er kompliceret - især i dag. I stedet for at beklage alle de værktøjer, vi bruger, kan en bedre udnyttelse af energi være at skabe en effektiv måde at styre både dine værktøjer og deres underliggende processer på. At styrke dine teams og medarbejdere gennem selvstyre kan blive en konkurrencedygtig differentiator. Ikke alene vil medarbejderne føle sig som en integreret del af processen og derfor have en andel i dens succes, men dem inden for IT, sikkerhed og indkøb vil blive sande enablere i stedet for billet- eller alarmopløsere. 

Så ja, vi har måske en alt-du-kan-spise SaaS-buffet foran os, men vi har værktøjerne og viden til at mætte vores appetit og få alle disse valg til at fungere til vores fordel. Det kræver bare viljestyrke at ændre vores forhold til software.

Udgivet 27. september 2022