Enterprise Content Management 101 PlatoBlockchain Data Intelligence. Lodret søgning. Ai.

Enterprise Content Management 101



Enterprise Content Management 101

Leder du efter en virksomhedsautomationsløsning? Stop med at lede!

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Information er, med Peter Sondergaard, senior VP, Gartner Research, ord "det 21. århundredes olie, og analytics er forbrændingsmotoren." Selvom information faktisk er afgørende for driften af ​​nutidens verden, er den nuværende tidsalder af "informationsoverbelastning" (et begreb opfundet i 1970'erne af Alvin Toffler i hans bog, Fremtidige Shock) har medført indholdsstyringsproblemer. Ingen steder ses problemer med indholdsstyring bedre end i store virksomheders indholdsarkiver.  

ECM eller Enterprise Content Management tilbyder en løsning på det overvældende problem med content management i virksomheder. Konceptet, introduceret af Foreningen for Informations- og Billedledelse (AIIM) i 2001, er nu vokset til at omfatte strategier, værktøjer, processer og færdigheder, som en virksomhed har brug for for at administrere alle sine informationsaktiver på tværs af sin livscyklus.

var contentsTitle = "Indholdsfortegnelse"; // Indstil din titel her, for at undgå at lave en overskrift til den senere var ToC = “

"+contentsTitle+"

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;


Enterprise Content Management – ​​det grundlæggende.

Alle virksomheder har forskellige, unikke behov for indholdsstyring for at give nem og systematisk adgang til driftsdata til alle interessenter i virksomheden. Efterhånden som en virksomhed vokser i størrelse, vokser dens informationsbase også relateret til produktdetaljer, inventar, tilgodehavender/gæld, kunder, forskning og udvikling, økonomi, faciliteter, aktiver og menneskelige ressourcer. En virksomheds informationsindhold var traditionelt papirdokumenter såsom fakturaer, CV'er og kontrakter, men er nu vokset til at omfatte lyd- og videofiler, webindhold, indhold på sociale medier, e-mail-interaktioner og mere. video- og lydfiler, opslag på sociale medier, e-mail, webindhold og mere. Håndteringen af ​​så stort indhold kan blive uhåndterligt for en organisation.

An AIIM undersøgelse viste, at den samlede gennemsnitlige tid brugt på at administrere information samt søgning er 45 minutter, hvilket er nogenlunde 8% af arbejdsdagen. Endnu værre rapporterer IDC, at medarbejderne ikke kan finde den information, de leder efter 46 % af tiden, og hele 2.5 time bruges hver dag på at søge information. Sådanne gener, ud over at påvirke arbejdermoralen, påvirker også produktiviteten i en virksomhed. Ifølge ovenstående IDC-rapport mister Fortune 500-virksomheder i gennemsnit $60-85 milliarder i direkte omkostninger alene, og endnu mere på alternativomkostninger, på grund af spildtid på at søge efter information.

Enterprise Content Management 101

Løsningen på ovenstående problem? Enterprise Content Management (ECM).

ECM er et paraplybegreb, der dækker over teknologien, strategien og metoden, der bruges til at styre en organisations informationsindhold. I betragtning af, at indholdsstyring, datastyring og informationsstyring i forretningssprog er stærkt korrelerede tilgange, vil vi bruge ordene information, data og indhold i flæng i forhold til en virksomheds digitale arkiveringssystem.


Ønsker du at skrabe data fra PDF dokumenter, konvertere PDF til XML or automatisere bordudtræk? Tjek Nanonets' PDF-skraber or PDF-parser at konvertere PDF-filer til database indgange!

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Udviklingen af ​​ECM

Virksomheder har altid tilstræbt at udtænke strategiske tilgange til styring af operationelt indhold, så alle deltagere og interessenter er udstyret med den information og data, der kræves for at drive og træffe beslutninger. Effektiv styring af en virksomheds indhold giver mulighed for effektiv opgavestyring, hvilket resulterer i tidsbesparelser og bedre indtægtsgenerering. Værktøjerne til en virksomheds indholdsstyring har udviklet sig i løbet af de sidste to årtier, fra netværksfildelinger til nye AI-forbedrede ECM-løsninger

Netværksfildeling var det tidligste værktøj til lagring af information og omfattede flytbare lagermedier, centraliserede servere på computernetværk, World Wide Web-baserede hyperlinkede dokumenter og distribueret peer-to-peer-netværk. Selvom fildelinger var nemme at anvende, fejlede de ud over en kritisk størrelse af data og var notorisk usikre, og data kunne blive uorganiserede.

Den næste generation af Enterprise Content Management (ECM) tilgang introduceret af Gartner, tjente til at overvinde begrænsningerne ved netværksfildeling. Disse ECM-systemer inkorporerede biprodukter såsom Alfresco og OpenText, omfatter en masterdatabase, der gemmer data i forskellige formater (Word, Excel, PDF, billeder osv.). Mens ældre ECM-løsninger tillader datasikkerhed og en vis mængde indholdsorganisering, imødekommer de ikke nye behov såsom global fildeling og synkronisering, gruppekommunikation, teamsamarbejde osv., som alle går ud over simpel dokumentindsamling og dataadgang og involvere interaktive systemer.

I de senere år har AI-teknologier såsom maskinlæring, naturlig sprogbehandling og datamining resulteret i smartere ECM-systemer, der giver slutbrugere nye muligheder såsom intelligent informationssøgning, chatbot-funktioner og Robotic Process Automation. Et eksempel på intelligent informationssøgning ved hjælp af smart ECM er Microsofts Projekt Cortex som analyserer forskellige typer indhold fra forskellige kilder i en virksomhed og organiserer det i delte emner såsom projekter, produkter, processer og kunder for at skabe et vidennetværk, som brugerne kan få adgang til som en del af deres søgeresultater.

Hvad er Enterprise Content Management Solution?

Enterprise Content Management blev oprindeligt designet til at styre transaktionsindholdet i en virksomhed, som igen var relateret til handlingsrettede resultater af virksomheden. Den mindre organisation kunne potentielt administrere indhold blot ved at bruge traditionelle kommunikationsformer som e-mail, telefoner og fysiske filer og mapper, men sådanne arkaiske indholdsstyringssystemer forhindrer virksomheden i at skalere og udvide.  

Over tid er Enterprise Content Management-løsninger dog vokset til at omfatte hele organisationens informationsaktiver. Sammen med dokumentlagring kommer moderne Enterprise Content Management-systemer med omfattende funktioner såsom kontrolleret adgang til filer, dataskrabning til specifikke slutanvendelser, indlejret analyse og andre funktioner, der muliggør automatisering af forretningsprocesser som kontraktstyring og samarbejdsværktøjer. Faktisk kan ECM-løsninger potentielt blive en del af indholdslivscyklusstyringen i en organisation og overlappe med journalstyring og forretningsprocesstyring for at hjælpe med at reducere operationelle risici, øge effektiviteten og muliggøre bedre rentabilitet.

Enterprise Content Management 101

Vil du automatisere gentagne manuelle opgaver? Tjek vores Nanonets workflow-baserede dokumentbehandlingssoftware. Udtræk data fra fakturaer, identitetskort eller ethvert dokument på autopilot!

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Elementerne i Enterprise Content Management

Enterprise Content Management-løsninger omfatter fire væsentlige elementer

Enterprise Content Management 101

Virkningen af ​​Enterprise Content Management

Enterprise Content Management muliggør følgende funktioner til bedre forretningsdrift:

  • Strømlinet arkivering af information, der hjælper med hurtig adgang til og genfinding af relevante data på de rette tidspunkter.
  • Eliminering af fysiske data (papirarbejde) og rod i forbindelse med arkivering af fysiske dokumenter, hvilket hjælper med bedre dokumenthåndtering og langtidslagring.
  • Skræddersyet strukturering af data afhængigt af virksomhedens behov og kompetence, for at muliggøre krydsreferencer, kontekstetablering og gennemsigtighed af dokumentation på tværs af virksomheden.

En effektiv ECM-løsning omfatter følgende opgaver:

Indholdsdigitalisering

Automatiseringsværktøjer kan kombinere en eller flere af følgende funktioner til forskellige niveauer af indholdsstyring: datafangst, dataklassificering, versionskontrol og revisionssporingsfunktioner med funktioner til sikkerhed, søgning, indeksering og administration. I den seneste tid er dette vokset til at omfatte Rich Media Management, orienteret mod håndtering af ikke-tekstindhold såsom fotografier, lydklip og videosamlinger, som hjælper med funktioner og streaming og omkodning.

Integration og grænseflader

Enterprise Content Management-værktøjer tillader grænseflade mellem forskellige automatiserede Business Process Management-processer (BPM) og kan forbindes til metadata, automatiserede dokumentgodkendelser og semi- eller fuldautomatisk workflow. Nogle almindelige funktioner, der skal integreres, er e-mails, produktivitetsværktøjer såsom tekstbehandlingsprogrammer og regneark, forretningssystemer såsom CRM og ERP og eksisterende systemer, der er specifikke for afdelinger som HR, økonomi og jura. ECM-løsningen bør være kompatibel med de eksisterende softwareapplikationer, der er i brug til rutinemæssige jobfunktioner, såsom redigering af dokumenter, lagring af datafiler, søgning og elektronisk registreringsfremstilling og bevaringsværktøjer. Et godt ECM-system skal aktivt integrere og tilføje værdi til disse eksisterende kerneværktøjer.

Sikkert samarbejde

Enterprise Content Management har fået meget større betydning i COVID-verdenen end før på grund af fjernarbejdets udbredelse, der har nødvendiggjort indholdsdeling og samarbejde over fiberoptiske kabler og satellitter. De bedste Enterprise Content Management-værktøjer udnytter kraften i teknologier såsom granulære adgangstilladelser, dokumentkryptering og versionskontrol for at muliggøre sikkert samarbejde mellem interessenter og bevarelse af datasikkerhed.

Indholdsanalyse og genfinding

ECM-løsninger er udstyret med funktioner, der giver brugerne mulighed for at hente specifik information inde fra en organisation. Indhold er ofte spredt ud over virksomheden i flere, ofte afbrudte systemer. En god enterprise content management-løsning skal bygge bro over siloerne af information og bringe dem en fælles platform, der er egnet til nem og metodisk datahentning. Den intelligente analyse af forskellige indholdstyper for at udtrække relevant information kan låse op for værdi i indhold og give handlekraftig indsigt til beslutningsprocesser.

Records Management

Virksomhedens politikker og lovbestemmelser kan nødvendiggøre opbevaring af specifikke dokumenter i forudbestemt tid og kan også have regler om bortskaffelse. ECM's Records Management-funktioner kan hjælpe med at sikre indholdets uforanderlighed og muliggøre overholdelse ved at kontrollere og anvende opbevaringsplaner. I moderne tid omfatter arkivstyring også Web Site Content Management.

Opbevaring af indhold

Placeringen af ​​det digitale indhold – på lokale servere kontra skyen – er en vigtig del af Enterprise Content Management-løsninger. I begge tilfælde er sikkerhed og overholdelse afgørende for indholdslagring. Styring af lagerinformation omfatter placeringen af ​​lagring, netværk, sikkerhed, datacenterarkitektur, in-transit-forbindelser, indbygget redundans og adgangsbegrænsninger for datareplikering.


Vil du bruge robotprocesautomatisering? Tjek Nanonets workflow-baseret dokumentbehandlingssoftware. Ingen kode. Ingen besværlig platform.

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Fordele ved ECM-systemer

  • Sammenhæng i driften: Et godt ECM-system kan samle det uensartede indhold i en organisation til en enkelt platform og derved bringe data- og opgavesammenhæng.
  • Tidsbesparelser og hurtigere ekspeditionstider: Den tidsbesparelse, som
    Automatiseret datahåndtering kan fortrydes, hvis der ikke er en overordnet proces til at integrere dem i en organisations større arbejdsparaply. De sømløse forbindelser mellem de forskellige opgaver, som Enterprise Content Management-systemet tilbyder, kan hjælpe med at undgå sådanne forsinkelser og flaskehalse i virksomhedens daglige drift.
  • Omkostningsbesparelser: Manuelle forretningsprocesser, især dem, der koordinerer indhold fra flere afdelinger og grene af en organisation, kræver betydelig menneskelig kapital. ECM-systemer kan hjælpe med at eliminere det manuelle arbejde, der er involveret i mange indholdsstyringsoperationer.
  • Miljøfordele: Digital Enterprise Content Management-systemer kan skære papir fra virksomhedens daglige aktiviteter. https://nanonets.com/blog/paperless-office/ af virksomheder skåner ikke kun miljøet og eliminerer papirrod på kontoret, men øger også produktiviteten med over 50 %.
  • Fejlreduktion: At have en fælles platform, hvor alt virksomhedens individuelle indhold kan tilgås, og sammenhængen i data forhindrer fejl, der er almindelige, når indhold fordeles på tværs af virksomheden vilkårligt.
  • Bevarelse af menneskelig kapital: ECM'er kan eliminere menneskelig involvering i verdslige, gentagne aktiviteter. Det kan frigøre medarbejdere, der ellers er engageret i opgaver såsom dataindtastning eller kundeinteraktion på første niveau, fra disse tidskrævende opgaver.
  • Gennemsigtighed: EEnterprise Content Management-løsninger kan centralisere data og øge gennemsigtigheden over hele linjen, samtidig med at de logisk integrerer forretningsfunktionaliteterne spredt ud over organisationen. Det opstiller også sikkerhedsforanstaltninger og sporbarhed af information, som sikrer bedre overholdelse af relevante regler.
  • Revisionsberedskab: ECM tillader ikke kun standardisering af driften, men sikrer også vedligeholdelse af registreringer af alle stadier af en forretningsproces, og skaber derved et revisionsspor.
  • Beslutningstagning: At genkende og prioritere virksomhedsdækkende indhold kan være udfordrende, især når der er for mange parametre, der påvirker virksomhedens funktion. AI-funktionerne i moderne Enterprise Content Management-løsninger kan hjælpe med hurtige forudsigelser baseret på data og historie, hvilket kan hjælpe med beslutninger på ledelsesniveau.
  • Udvidelse: Efterhånden som kundebasen og den operationelle portefølje udvides, kan håndteringen af ​​forskelligt indhold blive uhåndterlig og føre til flere ledelsesudfordringer. ECM-systemer muliggør strømlining af alt virksomhedsindhold og tillader derved virksomheden at skalere.
  • ECM'er sikrer overholdelse af både interne og eksterne regler og standarder, der direkte eller indirekte styrer virksomhedens informationsstyring.

Eksempler på Enterprise Content Management-løsninger

Medicinal: Sundhedssektoren kører på indhold. Der er indhold relateret til patientdatahåndtering, sundhedspersonalestyring, vedligeholdelse af infrastruktur, kvalitetskontrol, fakturering osv. I mangel af en fælles content management løsning håndteres indholdstyperne af separate afdelinger og samler alle data og processer under en enkelt platform ville bidrage til en bedre effektivitet af hele sundhedsvæsenet. Derudover kan det også sikre overholdelse af regler og øge pålideligheden blandt offentligheden.

Forsyningskæde: På intet andet tidspunkt i nyere historie har afbrydelsen af ​​forsyningskæden været mere alvorlig end under pandemien. ECM-løsninger inden for lagerstyring, indkøb, planlægning og transport af information kan hjælpe med at forudsige forsinkelser og derved foretage og udløse beredskabstrin for at undgå storstilede forstyrrelser.

Finans og regnskab: Fordelene ved Enterprise Content Management-løsninger til de økonomiske aspekter af en virksomheds drift kan ikke overvurderes. Kreditorafdelingen yder for eksempel finansiel, administrativ og kontorstøtte til købsprocessen i en virksomhed og håndterer et bjerg af indhold i dens daglige drift. Indholdet, især det økonomiske indhold, i AP-afdelingen skal problemfrit integrere de forskellige funktioner i indkøb-til-betal-processen, der spænder over indkøbsordrestyring, leverandørstyring/kommunikation, fakturastyring, produktsporing og betaling. Enterprise Content Management i AP-drift, såsom fakturahåndtering og indkøbsordrestyring, kan hjælpe med at organisere indkøbsprocessen i virksomheder.

Detailbranchen: ECM kan øge effektiviteten af ​​front-end-processer såsom målrettet, generering af indhold på sociale medier, kundestyring osv., og også integrere det med back-end-processer såsom lagerstyring, procure-to-pay-processen, fakturering, og forsendelsesopgaver. Enterprise Content Management kan også analysere driftsmønstre og kundeadfærd og bruge oplysningerne til præcis beslutningstagning, der øger omsætningen og rentabiliteten.

Ovenstående er blot nogle få eksempler på områder, som ECM ville have gavn af. Uddannelsessektoren vil især have gavn af ECM-løsninger, fordi undervisningsdriften er indholdsdrevet. Regeringsorganer og -afdelinger ville også drage fordel af ECM-løsninger, og digital styring af indhold ville lette og fremskynde styringsprocessen og derved komme landene til gode.


Hvis du arbejder med fakturaer, kvitteringer eller bekymrer dig om ID-bekræftelse, så tjek Nanonets ud online OCR or PDF-tekstudtrækker at udtrække tekst fra PDF-dokumenter gratis. Klik nedenfor for at lære mere om Nanonets Enterprise Automation Solution.

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Implementering af ECM-løsninger

Enterprise Content Management-løsninger er ikke plug-and-play-systemer og skal tilpasses til en virksomhed. Implementeringen af ​​et ECM-system skal indebære en klar identifikation af organisationens behov, typen af ​​organisationskultur, datatype og ERP og andre systemer, som ECM skal integreres med. AIIM, en forening dedikeret til informationshåndteringsindustrien, anbefaler en grundig vurdering af følgende aspekter, før du implementerer et Enterprise Content Management-system:

  • Driftsbegreb
  • Information Governance Framework
  • Forretnings- og systemkrav
  • Klassifikationsskema,
  • Brugergrænseflade og miljø,
  • IT infrastruktur,
  • Udrulning, og
  • Support efter implementering.

Disse er grupperet under følgende krav:

Enterprise Content Management 101

Vurderingen af ​​de organisatoriske krav skal bl.a

  • Vurdering af den eksisterende teknologiske infrastruktur og beredskab.
  • Øjeblikkelige og langsigtede forandringsledelsesovervejelser.
  • Der kræves niveauer af informationssikkerhed og tilpasning til lovgivningsoverholdelse.
  • Taksonomi og metadata behov for dataklassificering og genfinding.
  • Records management og governance.
  • Lagerkapacitetsbehov – on-premise versus cloud
  • Katastrofegenopretningsstrategi
  • Træningsmuligheder og opgraderingspotentiale

En detaljeret implementerings- og valideringsplan er en kritisk forudsætning for implementeringen af ​​ECM-løsninger. Pilotforsøg kan hjælpe med at identificere og løse procesrelaterede flaskehalse, før Enterprise Content Management implementeres i virksomheden. Industristandarder er tilgængelige for stresstest af nøglefunktioner, såsom stor datahåndtering eller forskellige typer dataindstrømning, og der kan søges hjælp fra fagfolk til at designe og implementere ECM-løsninger, der er specifikke for en virksomhed.

For at opnå fordelene ved en ECM-løsning skal virksomheder involvere alle interessenter i at vælge Enterprise Content Management-produktet og -leverandøren, udvikle implementeringsplanen, implementere planen og træne brugere. ECM implementeringens køreplan skal forbinde organisationens behov for informationsstyring, kultur og forretningsprocesser.

Valg af en Enterprise Content Management-løsning

Faktorer, der skal overvejes, når du vælger en Enterprise Content Management-løsning omfatter:

  • Hardwarekrav – Har virksomheden den passende teknologiske infrastruktur til at køre softwaren effektivt?
  • Behov for ekstra hardware såsom signaturpuder, scannere osv.
  • Funktioner inkluderet i softwaren som f.
  • Nem oprettelse af dokumenter
  • Elektroniske meddelelser, anmeldelser, godkendelser
  • Logfiler over workflowaktivitet til revisionsformål
  • Konvertering af ad-hoc rutiner til gentagelige procedurer
  • Omkostninger til softwaren og dens vedligeholdelse.
  • Tilgængelighed af afbetalingshjælp fra producenten.
  • Tilgængelighed og omkostninger ved teknisk support.
  • Datalagring og backup muligheder.
  • Behov for uddannelse af personale til at bruge systemet.
  • Niveau af integration med eksisterende softwareprodukter.

Vil du automatisere gentagne manuelle opgaver? Spar tid, indsats og penge, mens du øger effektiviteten!

.cta-first-blue{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: #546fff; farve: hvid; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; baggrund: hvid; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #546fff !vigtigt; } .cta-second-black{ overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radius: 0px; font-weight: fed; skriftstørrelse: 16px; linjehøjde: 24px; polstring: 12px 24px; baggrund: hvid; farve: #333; højde: 56px; tekst-align: venstre; display: inline-flex; flex-retning: række; -moz-box-align: center; align-items: center; bogstavmellemrum: 0px; kassestørrelse: border-box; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; baggrund:#333; overgang: alle 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !vigtigt; grænse: solid #333 !vigtigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: fit-content; polstring-højre: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: fit-content; } .cta-main{ display: flex; }


Nanonetter som en del af din Enterprise Content Management-løsning

Nanonets er en OCR-software, der kan være en del af den større ECM-løsning, fordi den udnytter AI- og ML-kapaciteter til automatisk at udtrække ustrukturerede/strukturerede data fra PDF-dokumenter, billeder og scannede filer.

Den AI-drevne kognitive intelligens fra Nanonets tillader håndtering af semi-strukturerede og endda usete dokumenttyper, mens den forbedres over tid. Nanonets algoritme & OCR-modeller lærer løbende. De kan trænes eller genoptrænes flere gange og er meget tilpasselige.

Nanonets API giver høje hastigheder og stor nøjagtighed i linjepostudtræk af data og driver automatisering til linjepoststyring. Outputtet kan tilpasses til kun at udtrække specifikke tabeller eller dataindtastninger af interesse.

Nanonets alsidighed skyldes deres evne til at udføre følgende opgaver:

  • Nøjagtig registrering af tabelstrukturen for en linjepost, der indeholder dokumenter som formularer.
  • Alle linjepostposter, der er til stede i formerne som navn, produkt, pris, totalsum, rabatter osv.
  • Dataene kan udtrækkes som JSON-output, der kan gøre det muligt at bygge tilpassede apps og platforme.
  • Selvom softwaren tilbyder en fantastisk API og dokumentation til udviklere, er den også ideel til organisationer uden et internt team af udviklere.

Denne alsidighed tillader brugen af ​​Nanonets i en række forskellige funktioner og afdelinger i en organisation – kreditorer, HR, lagerstyring osv. Dette gør det til et ideelt system til at blive integreret i et Enterprise Content Management-setup.

Enterprise Content Management 101

Yderligere faktorer, der gør Nanonets til en god tilføjelse til ECM-løsninger, er:

  • Det er et værktøj uden kode
  • Nem integration af Nanonets med de fleste CRM-, ERP-, indholdstjenester eller RPA-software.
  • Ingen efterbehandling nødvendig: Nanonets OCR kan genkende håndskrevet tekst, billeder af tekst på flere sprog på én gang, billeder med lav opløsning, billeder med nye eller kursive skrifttyper og varierende størrelser, billeder med skyggetekst, skrå tekst, tilfældig ustruktureret tekst, billedstøj, slørede billeder og mere .
  • Arbejder med brugerdefinerede data gennem brug af brugerdefinerede data til træning af OCR-modeller.
  • Genkendelse af flere input: Nanonets OCR kan genkende håndskrevet tekst, billeder af tekst på flere sprog på én gang, billeder med lav opløsning, billeder med nye eller kursive skrifttyper og varierende størrelser, billeder med skyggetekst, skrå tekst, tilfældig ustruktureret tekst, billedstøj, slørede billeder og flere sprog
  • Uafhængighed af formater: Nanonetter er slet ikke bundet af skabelonen for dokumenter. Du kan indfange data kognitivt i tabeller eller linjeposter eller et hvilket som helst andet format.

Take Away

Fremskridt inden for cloud-, mobil-, AI- og analyseteknologier har forbedret omfanget af indholdsstyringsløsninger. Enterprise Content Management-løsninger kan øge produktiviteten blandt slutbrugere ved at skabe en integreret kultur, hvor virksomhedsindhold fanges, lagres, behandles og bruges til effektivitetsforbedringer i hele virksomheden.


var contentsTitle = "Indholdsfortegnelse"; // Indstil din titel her, for at undgå at lave en overskrift til den senere var ToC = “

"+contentsTitle+"

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanonetter online OCR & OCR API har mange interessante brug sager that kunne optimere din virksomheds ydeevne, spare omkostninger og øge væksten. Finde ud af hvordan Nanonets' use cases kan gælde for dit produkt.


Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring