Hvordan automatiserer du dit arbejdsgang for godkendelse af AP-fakturaer?

Hvordan automatiserer du dit arbejdsgang for godkendelse af AP-fakturaer?

Tidsstempel: 21. november 2023 kl. 6
Hvordan automatiserer du dit arbejdsgang for godkendelse af AP-fakturaer? PlatoBlockchain Data Intelligence. Lodret søgning. Ai.

AP-godkendelsesprocessen er arbejdsgangen for at få autorisation til at betale leverandørfakturaer (med kreditbetalingsbetingelser), der er inkluderet i kreditorer, før de betales. Automatisering af kreditorgodkendelsesprocessen i din virksomhed er afgørende, fordi det sparer betydelig tid, reducerer omkostninger, forbedrer likviditetsstyringen, styrker interne kontroller, og forbedrer leverandørtilfredsheden. 

Fordele ved at strømline arbejdsgangen for godkendelse af AP-fakturaer

Din virksomhed vil opleve tids- og omkostningsbesparelser og undgå problemer og frustrationer, når den implementerer et strømlinet elektronisk AP-godkendelsessystem til godkendelse af fakturabetalinger i kreditorer i stedet for at bruge en manuel kreditorgodkendelsesproces. 

Tids- og omkostningsbesparelser ved at strømline arbejdsgangen for godkendelse af AP-fakturaer

Når din virksomhed strømliner arbejdsgangen for godkendelse af AP-fakturaer, undgår den de ekstra omkostninger, tidsforbrug og frustrationer ved en manuel AP-fakturagodkendelsesproces fra:

  • Ekstra, tidskrævende trin i arbejdsgangen for godkendelse af AP-faktura
  • flaskehalse
  • Manglende og mistede papirdokumenter
  • Gentagende opfølgning med godkendere
  • Besvarelse af mange indgående leverandøropkald og e-mails om betalingsstatus, når fakturaer ikke godkendes til tiden til betaling

Strømlining af arbejdsgangen for godkendelse af AP-fakturaer starter med en forståelse af den ineffektive manuelle godkendelsesproces, der i øjeblikket eksisterer i forhold til at bruge softwareproduktivitet fra AP-automatisering med dens automatiserede trin, regler, routing og andre indbyggede effektiviteter. I modsætning til den manuelle kreditorgodkendelsesproces for leverandørfakturaer giver AP automatiseringssoftware strømlinet elektronisk AP-godkendelse.

Ineffektive arbejdsgange i en manuel kreditorgodkendelsesproces

I en manuel betalingsgodkendelsesproces kan dit kreditorpersonale sende papirdokumenter, inklusive matchede fakturaer, indkøbsordrer og modtagedokumenter, til hver relevant fakturagodkender. Disse AP-fakturagodkendelsesprocesdokumenter kommer dog ikke fra den samme kilde eller bliver oprettet på samme tid. 

Manuel arbejdsgang for AP-fakturagodkendelse kan betyde brug af midlertidige arkivmapper i arkivskabe til at akkumulere papirdokumenter i et sæt, der er hæftet til fakturaen og manuelt kontrolleret for linjepostmatching. (Dokumenter verificeres først manuelt og matches af kreditorafdeling, kodet til regnskab og indtastet i regnskabs- eller ERP-systemet for at registrere dem, før fakturaer videresendes til godkendere i AP-godkendelsesprocessen.) 

Hvis dette er din virksomheds papirbaserede ældre system til AP-fakturagodkendelsesprocessen, har du yderligere forretningsomkostninger til lageropbevaring for at arkivere papirregistreringer. Tilføj tid til at finde den faktura, du leder efter, i kasser med lagrede poster, når det er tid til revision af indkomstskatten i senere år. Og håber, at den nødvendige faktura ikke er gået tabt inden da. (Hvis din virksomhed bruger en scanningstjeneste til at scanne papirfakturaer til digital arkivering, skal du tilføje denne type omkostninger i stedet).

Problemer med en manuel leverandørfakturagodkendelsesproces 

En manuel leverandørfakturagodkendelsesproces for kreditorer har iboende problemer, som tager tid og koster penge at løse:

  1. Hvem er godkender for netop denne faktura? Vil der kræves en yderligere godkendelse fra en anden autoriseret person i betalingsgodkendelsesprocessen for fakturaer over et specificeret beløb?
  2. Er denne godkender fysisk tilgængelig på kontoret til at godkende fakturaer understøttet af andre papirdokumenter?
  3. Vil godkenderen straks godkende fakturaerne, eller vil AP-personalet spilde tid på manuelt at udsende rykkere som en del af sin fakturagodkendelsesproces?
  4. Vil papirfakturaer og matchende dokumenter gå tabt under denne AP-godkendelsesproces?
  5. Kreditorafdelingen skal kontakte leverandøren, når der mangler fakturaer. Dette problem forsinker fakturabehandlingen, herunder AP-fakturagodkendelsesprocessen.
  6. Vil en leverandør fortsætte med at sende produkter til tiden til din virksomhed, når dens betalinger er væsentligt forsinkede på grund af en forsinket fakturagodkendelsesproces?
  7. Vil din virksomhed pådrage sig dyre gebyrer for forsinket betaling fra leverandøren eller gå glip af at optjene rabatter til tidlig betaling, som leverandøren tilbyder i sine 2/10, netto 30 fakturabetalingsbetingelser?

Sådan automatiseres godkendelsesprocessen for kreditorer

Med software til AP-automatisering, herunder automatiseret digital fakturaregistrering og fakturabehandling med elektronisk AP-godkendelse, strømliner din virksomhed sin AP-fakturagodkendelses-workflow og sparer tid og penge ved at undgå problemerne med et langsomt og fejltilbøjeligt manuel fakturagodkendelsessystem. 

For at forstå, hvordan du automatiserer kreditorgodkendelsesprocessen, skal du overveje, hvordan du bruger AP-automatiseringssoftware til at strømline din virksomheds AP-godkendelse af leverandørgæld. Oplev derefter et stort indblik i hele kreditor-workflowet i Flow (af Nanonets), en AP-automatiseringssoftware. 

Brug af AP Automation Software til at strømline AP-godkendelser

AP-automatiseringssoftware inkluderer processer til AP-godkendelse. Med Nanonets Flow, et AP-automatiseringssoftwareprodukt, kan din virksomhed opnå effektivitet for at spare mindst otte timer om ugen i sin AP godkendelsesproces, ved hjælp af AI (kunstig intelligens) og robot procesautomation (RPA) teknologi. Din virksomhed behøver ikke konstant at forberede opfølgende e-mails eller bruge kreditorpersonale til at kommunikere med godkendere under godkendelsesprocessen for kreditorer. 

Til AP-godkendelse giver Flow dig mulighed for at tilføje specifikke godkendere til kreditorfakturaer eller bruge AI-drevne, regelbaserede automatiserede godkendelser. Den automatiserede software til forbrug og gæld kan tilpasses fuldt ud til at udføre virksomhedsgodkendelser i dets AP-fakturagodkendelsesworkflow. Virksomhedens politik er indlejret i systemet med disse automatiserede regler for AP-godkendelsesrouting til autoriserede godkendere og indbyggede godkendermeddelelser. 

Nanonets, et skybaseret system med digital faktura capture, muliggør elektronisk AP-godkendelse ved hjælp af e-mail, Slack eller onlinesoftwaren. Til betalingsgodkendelsesprocessen kan godkendere hurtigt godkende leverandørfakturaer og medarbejderkvitteringer, uanset hvor de er. 

Oversigt over Kreditor Workflow i en AP Automation Software

Flow AP automatiseringssoftware by Nanonets lader din virksomhed strømline sine kreditorarbejdsgange og forbedre effektiviteten. Flow-softwaren bruger en dashboard-menu til:

  • Fakturaer
  • Kvitteringer
  • Leverandører
  • Team
  • Godkendelser
  • integrationer
  • Analyse

Flowautomatiseringssoftware brugt til kreditorstyring vil: 

  1. Modtag, læs elektronisk og indhent automatisk fakturadata efter linjepost med AI
  2. Behandle hurtigt fakturaer til rettidig betaling
  3. Opret og brug automatiserede regler til at aktivere den elektroniske betalingsgodkendelsesproces for fakturaer, tilføj en godkender og automatiser routing til udpegede godkendere for at fuldføre deres fakturagodkendelser. 
  4. Autosync godkendte og kodede fakturaer til dit regnskabssoftware
  5. Lad dig betale en godkendt leverandørfaktura (ved hjælp af en integreret betalingspartner)

For at importere fakturaer til Flow AP-automatiseringssystemet kan leverandører automatisk importere dem via e-mail eller fællesdrev eller uploade fakturaer direkte til Flow gennem Tilføj en faktura. Flow læser fakturaerne vha AI automatisering teknologi og fanger fakturadata efter linjepost for leverandørfakturastyring, gennemgang, godkendelse, registrering og betaling. 

Fakturabehandling for kreditorer omfatter følgende trin:

  • Fakturamodtagelse 
  • Fakturabekræftelse
  • 3-vejs matchning af fakturaer med indkøbsordrer og modtagelsesdokumenter
  • Godkendelse af fakturabetaling i kreditorgodkendelsesprocessen
  • Fakturabetaling. 

Overvej fakturabehandling som et sæt workflow-trin for hele faktura-til-betaling-processen i kreditorer. Fakturabehandling forbedrer den interne kontrol for at opdage og markere fejlundtagelser og gennemtvinger adskillelsen af ​​opgaver for fakturabehandling og fakturagodkendelse. I denne artikel fokuserer vi på AP-godkendelsestrinnet i fakturabehandling.  

Konklusion

Med software til AP-automatisering, herunder automatiseret digital fakturaregistrering og fakturabehandling med elektronisk AP-godkendelse, strømliner din virksomhed sin AP-fakturagodkendelses-workflow og sparer tid og penge ved at undgå problemerne med et langsomt og fejltilbøjeligt manuel fakturagodkendelsessystem. For at begynde at forbedre din virksomheds AP-godkendelsesworkflow, tag en produktrundvisning eller se en demo af AP-automatiseringsløsningen, Flow af Nanonets. 

Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring