Sådan identificeres og forhindres leverandørsvindel

Leder du efter en AI-baseret AP Automation-løsning? Tjek Nanonets for bedre nøjagtighed, større fleksibilitet og et bredt sæt af integrationer med andre regnskabs-, ERP-systemer og mere!

Planlæg en demonstration

---

At drive en virksomhed indebærer håndtering af en lang række risici. Risiko for svindel kan opstå fra involvering med tredjeparter såsom leverandører eller endda ansatte. En sådan voldsom svindel forbundet med proces med kreditorer er leverandørsvindel.

Leverandørsvindel kan forekomme fra en eller flere kilder på en meget sofistikeret måde. Hvis det ikke opdages, kan det koste virksomhederne alvorligt. Læs videre for at vide mere om leverandørsvindel, dets kategorier og måder at opdage og forhindre det på.

Indholdsfortegnelse

Hvad er leverandørsvindel

Leverandørsvindel henviser til fejlbehandlinger, der kan begås for personlig vinding af en sælger, flere leverandører eller en medarbejder på gældsforpligtelser (AP) af en virksomhed.

Med enkle ord er det en form for fidus, der involverer falske en leverandørs eller en modtagers kontooplysninger i AP for at omdirigere betalinger. Betalingssvig kan begås af:

• En eller flere medarbejdere
• En eller flere leverandører
• Samarbejde mellem leverandør(er) og medarbejder(e)
• En ekstern enhed, der ændrer en leverandørs betalingsoplysninger, der er ukendt for nogen

Nogle gange kan den involverede kompleksitet gøre det svært at afsløre sælgersvindel og gøre virksomheder sårbare over for store tab.

Hvem påvirker det

Typisk kan leverandørsvindel påvirke små og mellemstore virksomheder ganske alvorligt. Sådanne organisationer har en højere risiko, da de har tendens til ikke at have stærke kontroller eller kontrolpunkter, der kan spore og lokalisere sådanne svig.

Desuden er mindre organisationer, der har mindre teams af medarbejdere, afhængige af minimumspersonale til at håndtere flere AP funktioner. Derfor kan en medarbejder, der er ansvarlig for at modtage fakturaer samt godkende betalinger, blive fristet til at manipulere optegnelserne, hvilket igen kan forårsage væsentlig skade på en virksomheds økonomi og troværdighed.

Det betyder ikke, at større organisationer ikke er i fare. Men med deres midler, kapacitet og relativt større personale vil de sandsynligvis implementere robust risikokontrol, der kan sænke forekomsten af ​​leverandørsvindel.

Mindre organisationer er mere modtagelige for leverandørsvig, hvis de mangler midlerne og evnen til at implementere sporingsprocesser og kontroller. Uden dem kan det være svært at forhindre eller afbøde de forskellige kategorier af svindel, der kan begås i deres AP-afdeling.

Kategorier af leverandørsvindel

Leverandørsvindel kan variere meget i måden, hvorpå det udføres. Det kan kategoriseres som beskrevet nedenfor:

• Faktureringssvig: henviser til betalingsmanipulationer, der udføres på 2 måder af medarbejdere. Det kan involvere enten en falsk leverandør eller at foretage duplikerede betalinger ved hjælp af en faktisk leverandørs konto.
• Fiktiv leverandør – En medarbejder, der har tilstrækkelig kontrol og adgang, opretter en falsk leverandørkonto eller et skalfirma, registrerer det som leverandør og foretager regelmæssige betalinger til denne konto.
• Duplikerede betalinger – En medarbejder bruger en ægte leverandørs konto, manipulerer betalingsregistreringerne og starter dobbeltbetalinger på en leverandørs faktura. Den ekstra betaling bliver herefter overført til medarbejderens konto.
• Tjek manipulation: Denne form for bedrageri involverer en medarbejder, der engagerer sig i at forfalske eller ændre oplysninger på en kreditorcheck for at dirigere betalinger til en personlig bankkonto.
• Modtagelse af bestikkelse: Som et resultat af en forståelse mellem en leverandør og en medarbejder, involverer denne form for svindel, at medarbejderen modtager personlige pengeoverførsler fra leverandøren i bytte for ekstra fordele eller salg.
• Overskydende fakturering: Når en sælger fakturerer virksomheden for overskydende mængder/priser, end hvad der oprindeligt var aftalt, betegnes det som overfakturering. Denne form for praksis kan udføres alene eller i samarbejde med en medarbejder.
• Prisfastsættelse: Denne type svindel sker, når to leverandører samarbejder om at fastsætte priser til højere end normale priser. Køberen/virksomheden er så tvunget til at betale højere priser uanset sælger. Medarbejdere kan tjene som interne kilder for leverandører til at få følsomme oplysninger om budgetter.
• Budrigning: En almindelig måde at begå svindel på, det sker normalt gennem samarbejde mellem 2 eller flere leverandører og medarbejdere for at få indkøbskontrakten til fordel for den højestbydende. Medarbejderen vil blive behørigt kompenseret for at opmuntre til og medvirke til svindlen.
• Cybersvindel: Sandsynligvis den sværeste form at opdage, sådanne sager om sælgersvindel udføres af ukendte, uautoriserede personer uden nogen forbindelse til hverken virksomheden eller sælgeren. Her kan eksterne enheder manipulere en eksisterende leverandørs konto og omdirigere betalinger til deres konti. Hele transaktionen foregår elektronisk, hvilket gør detektion og forebyggelse endnu sværere for virksomheder.

Opdagelse og forebyggelse af leverandørsvindel

Det er ikke let at opdage og forhindre leverandørsvindel, men det kan lade sig gøre. Når først du har identificeret nøgleområder, hvor der er mangel på kontrol, kan implementering af stærkere kontroller og foranstaltninger gå langt i at forhindre sager om leverandørsvindel. Lad os se de forskellige måder, hvorpå kontroller kan implementeres i en organisation for at forhindre leverandørsvindel.

Leverandørkontrol

Da de fleste tilfælde af leverandørsvindel involverer sælgere, kan det potentielt reducere forekomsten af ​​visse forholdsregler lige fra udvælgelse til betaling. Her er nogle potentielle kontroller:

• Efter due diligence i leverandørregistreringsprocesserne. Opmærksomheden bør være fokuseret på at verificere leverandøroplysninger såsom postadresser, herunder postbokse, kontaktnumre, leverandørafgiftsidentifikationsnumre, kontaktpersoner og bankkonti.
• Vedligeholdelse af en centraliseret leverandørdatabase med faste præferencer. At have en separat liste over højrisikoleverandører kan hjælpe med at igangsætte yderligere godkendelser til clearing af betalinger.
• Udførelse af en gennemgang af leverandører gennem en ekstern revision/kilde eller en medarbejder uden for leverandørafdelingen for en uvildig vurdering.
• Bekræftelse af, at en leverandørs adresse eller andre oplysninger ikke stemmer overens med nogen medarbejders oplysninger eller ligner en eksisterende leverandør.
• Kontrol af leverandørstamfiler med jævne mellemrum for at sikre, at faktureringsvolumen er realistisk, og at der ikke er nogen uoverensstemmelser.

Medarbejderforanstaltninger

Selvom det betegnes som leverandørsvindel, er det ofte gennem en insiders hjælp, at de fleste bedragerier orkestreres. Nogle nøgleforanstaltninger til at kontrollere medarbejdernes involvering i sådan svindel er:

• Udførelse af grundige baggrundstjek, mens du ansætter nye medarbejdere eller bureauer (hvornår outsourcing af kreditorer)
• Holde finansielle oplysninger hemmelige og begrænset til medarbejdere på højere niveauer
• Større organisationer kan adskille medarbejdernes opgaver på forskellige niveauer for bedre intern kontrol. Derfor,
• En person, der er ansvarlig for at indtaste leverandørdata, bør være anderledes end dem, der godkender leverandørerne, da dette kan eliminere oprettelsen af ​​falske leverandører
• Forskelligt personale bør håndtere at modtage varer eller tjenester, behandle fakturabetalinger og godkende godkendelser af betalinger
• Mindre virksomheder kan rotere medarbejdernes opgaver i leverandøren/AP/indkøbsafdeling eller reb i ledere til at overvåge vigtige opgaver, som kan eliminere chancerne for at planlægge en svindel.

Brug af fakturamatchningsmetoder

Fakturamatchning er en af ​​de effektive måder, der kan bruges af små til store organisationer til at forhindre den almindelige forekomst af leverandørsvindel.

Fakturamatchning er en proces, der bruges af virksomheder til at kontrollere leverandørfakturaer mod andre relevante dokumenter som f.eks indkøbsordre (PO), varemodtagelser, inspektionssedler og endda mod kontrakter.

Disse obligatoriske kontroller kan hjælpe med at verificere ægtheden af ​​leverandørfakturaer, før de godkendes til betaling. Faktura/PO matchning kan gøres på forskellige måder.

• To-vejs matchning – Det udføres ved at matche fakturaen med den oprindelige indkøbsordre (PO). Denne proces verificerer, at de varer eller tjenester, der er anført på fakturaen, stemmer overens med dem, der er bestilt af organisationen.
• Tre-vejs matchning – Denne proces involverer dobbelttjek på fakturaen. Fakturaen matches først til indkøbsordre og derefter til modtagelse af varerne. Det hjælper med at verificere, at de varer/tjenester, der er anført på fakturaen, stemmer overens med PO og også er blevet leveret korrekt.
• Fire-vejs matchning – Den mest omfattende matchningsproces kræver, at fakturaen kontrolleres i forhold til 3 andre dokumenter, nemlig PO, varemodtagelsen og en kontrolseddel. Denne procedure sikrer, at de varer/tjenester, der er nævnt på fakturaen, modtages i henhold til PO og også er blevet inspiceret for at verificere, at de er nøjagtige.
• Ikke-PO eller kontraktmatching – I situationer, hvor virksomheder ikke bruger flere dokumenter, matches sælgers faktura med kontraktaftalen for at verificere, at de nævnte priser og ydelser ikke afviger fra selve kontrakten.

Anvendelse af data mining-teknikker

Data mining er en moderne teknik til at analysere enorme mængder data og opdage mønstre, der hjælper med forretningsanalyse og beslutningstagning. Denne teknik er meget præcis til afsløring af svindel og kan udnyttes til at afbøde tilfælde af sælgersvindel.

Ved hjælp af trendanalyse kan data mining opdage anomalier, der kan indikere svigagtig aktivitet. Organisationer kan bruge data mining-teknikker til at kontrollere for specifikke mønstre, der omfatter:

• Betalinger, der afviger fra normal procedure, lave dollar-uoverensstemmelser og beløb, der er maksimeret til godkendelsesgrænsen
• Dublerede betalinger på samme dato til samme leverandør eller det samlede antal betalinger, der overstiger kontraktaftalen
• Betalinger foretaget uden for åbningstid
• Afvigelser i leverandøroplysninger såsom variation i leverings- og betalingsadresser, brug af samme indkøbsordre i fakturaer, ikke-sekventielle fakturanumre osv.

Andre organisatoriske foranstaltninger

Ud over større foranstaltninger kan virksomhederne anvende andre passende foranstaltninger for at holde leverandørsvindel i skak. Nogle af de levedygtige er:

• Oprettelse af en svindelhotline – Et anonymt hjælpelinjeopsætning kan hjælpe medarbejderne med at rapportere uregelmæssigheder uden at bekymre sig om konsekvenserne. Det skaber en atmosfære af årvågenhed og kan hjælpe organisationen med at implementere korrigerende foranstaltninger hurtigt.
• Skærm intern kontrol – En organisation bør sikre, at kontrolprocedurer er på plads, og at alle fra ledelsen til begynderniveauet er opmærksomme på dem. Uddannelse og opdatering af medarbejderne om leverandørsvindel kan hjælpe dem til at blive mere bevidste om risici og konsekvenser. Udførelse af periodiske risikovurderinger kan give indsigt i smuthuller, der skal rettes for at afbøde leverandørsvig.
• Godkendelser i to niveauer – Både leverandørgodkendelser og betalingsgodkendelser skal køres gennem en flerlags godkendelsesproces. Dette kan sikre, at virksomheden får lovlige leverandører, og at betalinger er under bedre kontrol med mere end én medarbejder, der overvåger processen.

Konklusion

Svindel med leverandører kan tage hårdt på en organisation og koste den dyrt. Forebyggelse af leverandørsvindel nødvendiggør ordentlig planlægning, gennemgang og opdatering af virksomhedens politikker med jævne mellemrum. Forebyggende foranstaltninger bør implementeres på flere niveauer for at afbøde svig og beskytte organisationer mod alvorlige tab i fremtiden.