Fakturagodkendelse Automatisering

Introduktion

De fleste virksomheders Kreditorafdelinger (AP) har interne regler for fakturahåndtering der inkluderer godkendelser. Hvad er fakturagodkendelser? Hvad er en arbejdsgang for manuel fakturagodkendelse? Hvorfor automatisere arbejdsgangen for godkendelse af fakturaer?

Læs videre for at forstå processen for fakturagodkendelse.

---

---

---

Ønsker du at automatisere dine manuelle AP-processer? Book en 30-minutters live demo for at se, hvordan Nanonets kan hjælpe dit team med at implementere ende-til-ende AP -automatisering.

Planlæg en demonstration

---

Driften af ​​Accounts Payable (AP) afdelingen i en virksomhed, hvad enten den er produkt- eller serviceorienteret, er afgørende for virksomhedens produktivitet og for opretholdelsen af ​​gode leverandørrelationer. En effektiv AP-afdeling, der yder finansiel, administrativ og kontorstøtte til købsprocessen i en virksomhed, skal have et organiseret system, der problemfrit integrerer de forskellige funktioner i indkøb-til-betal-processen, der spænder over indkøbsordrestyring, leverandørkommunikation, faktura styring, produktsporing og betaling.

Fakturahåndtering påbegyndes, når en faktura modtages af en virksomhed og slutter med betalingen af ​​fakturaen, er en af ​​de vigtigste funktioner i virksomhedens AP-afdeling. Hvor forenklet det end kan lyde, er fakturahåndtering ikke, eller bør ikke være, en to-trins proces med "modtag faktura, betal faktura." Det gælder især for virksomheder, der foretager mange indkøb og ender med et stort antal fakturaer. En god fakturahåndteringsprotokol skal nødvendigvis indebære verifikation af legitimiteten af ​​alle fakturaer og multi-level godkendelser, før de kan behandles til betaling.

Arbejdsgangen for godkendelse af faktura

Arbejdsgangen for godkendelse af faktura er en kaskade af trin i indkøb-til-betal-processen, der tages for at sikre, at en faktura modtaget af virksomheden er legitim og matcher den afgivne ordre. Fakturagodkendelsen involverer flere niveauer af kontrol af personale, der er ansvarlige for en indkøbsordre og/eller en leverandør. Hver virksomhed kan have sit eget unikke godkendelsesworkflow

En typisk arbejdsgang for godkendelse af faktura omfatter følgende trin:

En faktura ankommer til en virksomhed. Fakturaen kan være i form af en papirkopi eller en PDF-vedhæftet fil eller en mere avanceret form for en digital faktura, der skal arkiveres i det relevante afsnit til behandling.

• Fakturavalidering: Når fakturaen er indgivet, er den knyttet til alle andre dokumenter, der er relateret til den pågældende transaktion, såsom indkøbsrekvisition, indkøbsordre, tilbuddet fra leverandøren, anden kommunikation fra leverandøren osv. Dette omtales almindeligvis som "tre-vejs matching" , de tre dokumenter, der skal matches, er Indkøbsordre, Faktura og Leveringskvittering, men matchning kan også omfatte andre dokumenter. Andre faktorer, der skal overvejes for validering, omfatter:
  Er betalingsbetingelserne matchede?
  Er nogle lovede rabatter inkluderet?
  Er fakturaen blevet kodet til de relevante udgiftskonti?
  Er der præstationsproblemer efter modtagelsen, der berettiger tilbageholdelse af betaling?
• Fakturaundtagelser: En undtagelse er rejst, når en faktura har ufuldstændige eller forkerte oplysninger. Fakturaen omdirigeres til relevante medarbejdere for at spore og rette fejlen. Dette efterfølges af genudstedelser af fakturaer, genbekræftelser og matchning i tilfælde af fejlretning eller svindelundersøgelse i tilfælde af uafklarede undtagelser.
• Godkendelse: Når den er verificeret, sendes fakturaen til personale på forskellige niveauer afhængigt af virksomhedens politikker. Antallet og arten af ​​godkendelser varierer mellem virksomheder, afdelinger, produkttype og fakturabeløb. Som et eksempel kan indkøbsafdelingen være nødt til at godkende en faktura for at bekræfte nøjagtigheden af ​​leverandørens fakturering, før betaling kan behandles. Nogle virksomheder kræver fakturabeløb, der er højere end en tærskel for at kræve yderligere godkendelser fra en leder eller CFO.
• Betaling: Fakturaen kommer i betalingskøen efter alle godkendelser er indhentet.

Mange små og mellemstore virksomheder har fortsat manuelle arbejdsgange for godkendelse af fakturaer. Disse kan involvere handlinger så rudimentære som at have et tekstbehandlingsdokument à la en SOP, med afgrænsede trin og distribution af dokumentet til de forskellige deltagere i arbejdsgangen, der skal bruges som guide. Dette er, som man kan forestille sig, en uorganiseret proces, der kræver, at deltagerne bliver ved med at henvise til dokumentet efter trinene, hvilket kan føre til fejl.

I mange små virksomheder er der ikke engang sådan en SOP, og der er bare en generel procedure, der videregives mund-til-mund til de forskellige deltagere, hvilket er en opskrift på katastrofe, når virksomheden gennemgår nogen form for forandring, det være sig opskalering eller ændring af medarbejderbasen.

---

Opsæt berøringsfri AP-arbejdsgange og strømline kreditor-processen på sekunder. Book en 30-minutters live demo nu.

Planlæg en demonstration

---

Problemer med den manuelle arbejdsgang for godkendelse af fakturaer

Nogle af de specifikke udfordringer ved manuel fakturagodkendelsesworkflow er:

• fejl: Menneskelige fejl på grund af overarbejde eller blot forglemmelse kan føre til dobbeltbetalinger, underbetalinger, forsinkede betalinger eller manglende betalinger, som alt sammen kan koste virksomheden flere penge og tid.
• Manglende dokumenter: Papirarbejde kan resultere i fejlplacering og tab af vigtige dokumenter som f.eks. fakturaer. Dette kan føre til et væld af problemer på tværs af den regnskabsmæssige gældscyklus, startende med friktion med leverandøren til forsinkede operationer.
• Spild af menneskelig indsats: Manuelle godkendelsesprocesser spilder menneskelig indsats, der kan bruges mere konstruktivt i mere produktive aktiviteter.
• Tidsforsinkelser: Når der kræves flere godkendelser for at en faktura kan godkendes, og når virksomheden behandler flere fakturaer i løbet af sin hverdag, kan det være tidskrævende at indhente godkendelser inden behandlingen af ​​fakturaen. Op til 20 % af fakturaerne indeholder jævnligt forkerte eller ufuldstændige oplysninger, og en manuel fakturagodkendelsesworkflow resulterer i, at AP-afdelingen bruger 25 % af sin tid på at løse problemer og spore manglende information.
• Forsinkede betalinger: Forsinkelser i at få godkendelser kan igen føre til forsinkelser i betalingerne, hvilket som tidligere nævnt kan være dyrt for virksomheden. I USA var 3 billioner USD bundet op af forsinkede betalinger blandt små virksomheder i 2019, hvilket førte til ansættelsespauser, lagerindkøbsgrænser og en reduktion i medarbejdertimer for at få enderne til at mødes. Forsinkelser kan også føre til sene modtagelser af bestilte varer, dårlig kreditvurdering, dårlige forhold til leverandører og gebyrer/bøder.
• Opacitet af fakturastien: Det er vanskeligt eller endda umuligt at spore status for en faktura i dens vej til validering og godkendelse, hvilket gør backchecking og fore-planlægning vanskelig.
• Sårbarhed for svindel: Fakturasvindel kan være tredjepartssvig, arbejdsfejl, duplikerede betalinger på grund af forsinkelser eller interne. En vandtæt godkendelsesproces er påkrævet for at forhindre svindel. Det gælder især i krisetider. For eksempel har Covid-19-pandemien angiveligt øget forekomsten af ​​fakturasvindel i 2020. Fakturasvindel kan vise sig som unormalt fakturavolumen, uansvarlighed for varer i forhold til faktura, uoverensstemmelser mellem PO og faktura og tvivlsom medarbejderadfærd. Disse kan ikke registreres manuelt, især når forretningsomfanget er højt.

Automatisering af fakturagodkendelses workflow

Automatisering af fakturagodkendelse kan hjælpe med at lette processen og spare tid. Nogle af fordelene ved automatisering af fakturagodkendelse er:

• Hurtigere validering: Dette er måske den vigtigste fordel ved automatisering. Automatisk sammenligning af fakturaen med andre relaterede dokumenter kan eliminere de tidsforsinkelser, der er forbundet med manuel tre-vejs matchning, da alle dokumenter relateret til en transaktion er digitalt lagret på samme sted og nemt kan sammenlignes enten visuelt eller gennem en AI-baseret software. Automatiske arbejdsgange for godkendelse af fakturaer kan integreres med databaser og andre regnskabssystemer til automatisk matchning uden menneskelig indgriben.
• Hurtigere godkendelser: Automatiserede meddelelser og påmindelser kan eliminere forsinkelser i fakturagodkendelser. Integrationen af ​​elektroniske signaturer og digitale formularer kan muliggøre on-the-go godkendelser fra forskellige deltagere i processen, så fysisk fravær fra kontoret ikke vil forsinke godkendelsesprocessen.
• Omkostningsbesparelser: En rapport fra 2018 fra Levvel (tidligere Paystream Advisors) viste, at mistede rabatter (44 %), forsinkede betalinger (39 %) og dobbeltbetalinger (29 %) var de vigtigste fakturabehandling bekymringer i virksomheder, og alle tre kan overvindes ved hjælp af automatisering.
• Ansvarlighed: Automatiseret sporing af transaktioner i realtid giver mulighed for synlighed på fakturaens status i godkendelseskæden. Inkluderingen af ​​uforudsete begivenheder og påmindelser i arbejdsgangen kan eliminere vejspærringer og tillade gennemsigtighed for hurtigere godkendelser. Automatisering af godkendelsesprocessen skaber også et revisionsspor, der viser de forskellige niveauer af godkendelser, der er gennemført, og de niveauer, der ikke er.
• Dokumentsikkerhed: Digitalisering af alle dokumenter som en del af den automatiserede fakturagodkendelsesworkflow kan forhindre tab af dokumenter, der almindeligvis er forbundet med fysisk flytning af dokumentet rundt i virksomheden til validering og godkendelse. Automatisering giver mulighed for integration af arbejdsgangen med virksomhedens dokumenthåndteringssystem og andre bogføringsværktøjer til automatisk opdatering og arkivering af registreringer.
• Overholdelse af lovgivningen: Automatiseret fakturagodkendelsesworkflow giver nem adgang til alle relevante data under revisioner, hvilket letter overholdelse af lovgivningen.
• Bedre business intelligence: Automatiserede arbejdsgange til godkendelse af fakturaer kan muliggøre nem adgang og vurdering af købsdata og forbrug, og derved tillade bedre rapporteringsmekanismer og beslutningstagning.
• Bedre leverandørstyring og relationer: Systematisk organisering af fakturagodkendelsesprocesser kan hjælpe med bedre leverandørstyring, og undgåelse af forsinkelser i betalingen kan gavne leverandørrelationer.
• Fjernelse af svindel: Automatisering af arbejdsgangen for godkendelse af fakturaer kan eliminere svindel ved at tillade kontrol på tværs af arbejdsgangen og øge synligheden. Uregelmæssigheder kan automatisk markeres under den automatiske tre-vejs match, og elektronisk signaturverifikation kan forhindre både intern og ekstern svig og tilhørende tab.

---

Book denne 30-minutters live demo for at gøre dette til den sidste gang, du nogensinde bliver nødt til manuelt at indtaste data fra fakturaer eller kvitteringer i ERP-software.

Planlæg en demonstration

---

Fuldt automatiseret fakturagodkendelsesproces

• Faktura digitalisering: Fakturaer i forskelligt format skal først digitaliseres til et standardformat. Da hver faktura indeholder nøgledata, der bruges i regnskabsmæssig ressourceplanlægning og beslutningstagning i virksomheden, er nøjagtighed i dataudtræk essentiel. De data, der læses fra fakturaer, overføres som regel derefter til ERP-, regnskabs- eller dataanalyseplatforme, der bruges af virksomheden til efterfølgende behandling.
• Automatiseret validering: Automatiseret tre-vejs matchning kan fange relevante data fra fakturaer, PO'er og kvitteringer og autobehandle dem på en måde, der efterligner det menneskelige sind. Af dem kan den AI-aktiverede behandling også sammenligne og matche registreringer og træffe beslutninger, såsom at sende transaktionen, markere fejl eller rejse undtagelser.
• Automatiseret undtagelseshåndtering: Når der markeres fejl, eller der rejses undtagelser, sendes fakturaen straks videre til det relevante personale, som kan rette fejlene. Dette kan reducere tidsforsinkelser, der er forbundet med manuel fejlhåndtering.
• Automatiske godkendelser: Efter matchning og validering sendes fakturaerne automatisk til det relevante personale til godkendelse. Anvendelse af digitale signaturer og godkendelser i digital form kan forhindre forsinkelser.
• Behandle betaling: Efter godkendelse videresender det automatiserede system fakturaen til økonomiteamet til betalingsbehandling, hvorefter transaktionen lukkes og data arkiveres.

Virksomheder, der søger at anvende automatiske fakturagodkendelses-workflowsystemer, skal overveje følgende faktorer, når de skal vælge værktøjet til det:

• Den infrastruktur og it-ressourcer, der kræves for at understøtte softwaren
• Den økonomiske forpligtelse, der er forbundet med opsætning og drift af systemet
• Integration med andre systemer i virksomheden
• De niveauer af automatisering og menneskelig indgriben, der kræves/mulig i virksomheden
• Tilgængelighed af knowhow inden for virksomheden og kundesupport fra producenten af ​​softwaren
• De nødvendige niveauer af datasikkerhed
• Adgangsniveauet – dette vil afgøre, hvor dataene skal lagres – i en lokal maskine, en central server eller skyen.

Nanonetter til automatiseret fakturagodkendelse

Den AI-baserede Nanonets OCR-motor kan hjælpe dig med at automatisere fakturabehandling og gøre det til en problemfri proces. Det understøtter en række filtyper og håndterer både strukturerede og ustrukturerede fakturaer. Invoice OCR API fra Nanonets kan hjælpe med at minimere de manuelle opgaver med dataindtastning i dit regnskabssoftware.

Data kan automatisk uploades, kommenteres og modeltrænes til at forudsige uden en enkelt linje kode, bekymre sig om GPU'er eller finde de rigtige arkitekturer til dine deep learning-modeller. Du kan også erhverve JSON-svarene for hver forudsigelse for at integrere den med dine egne systemer og bygge maskinlæringsdrevne apps, der er bygget på avancerede algoritmer og en stærk infrastruktur til fakturahåndtering og -godkendelse.

Nanonets-teknologien understøtter integrationer med andre systemer såsom integration til en Mysql-database, QuickBooks eller Salesforce og er platformagnostisk. Nanonets er nøjagtige og skalerbare, sparer tid og penge for din AP-afdeling og supercharger din fakturagodkendelsesproces og styrker derved leverandørrelationer.

Slut dig til ligaen med over 20,000 virksomheder på 4 kontinenter i at bruge Nanonets til dine fakturahåndteringsoperationer.

---

Ønsker du at automatisere fakturagodkendelsesprocessen? Giv nanonetter™ et spin for højere nøjagtighed, større fleksibilitet, efterbehandling og et bredt sæt af integrationer med andre regnskabs-, ERP-systemer og mere!

---

Konklusion

Fordelene ved digitalisering af de økonomiske aspekter af en virksomheds drift bliver i stigende grad anerkendt af virksomheder. Dette har nødvendiggjort vedtagelsen af ​​automatisering i workflowstrukturer. Automatisering af arbejdsgangen for godkendelse af fakturaer kan hjælpe virksomheder med at bruge mindre tid på hverdagsaktiviteter såsom manuel fakturahåndtering og i stedet fokusere på deres kernekompetencer for at forbedre bundlinjen og forblive konkurrencedygtige.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• Platoblokkæde. Web3 Metaverse Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/