Xero er cloud-baseret, SaaS regnskabssoftware til små erhvervskunder i mange lande. Xero-virksomheden, der blev grundlagt i 2006, er baseret i New Zealand. Xeros software håndterer kreditorer som et traditionelt system, der kræver manuel dataindtastning. Til Xero-kreditorautomatisering integrerer Xero-kunder tredjeparts AP-automatiseringssoftware.
Sådan administreres AP på Xero
Administrer kreditorer (AP) på Xero ved at udføre disse nødvendige processer:
- Modtag en leverandørfaktura eller en anden regning via e-mail til Xero-regnskabssystemet eller ved scanning
- Godkend fakturaen
- Bestil betaling
- Xero tilføjer faktura/regning til kreditorer
- Betaling foretaget
- Faktura/regning markeret som betalt
Men bemærk, at disse trin, der kan udføres i Xero, ikke dækker mange manuelle opgaver. For eksempel skal kreditorafdelingens medarbejdere visuelt bestemme det fakturaer er korrekte gennem manuelle verifikationsprocesser og opnår godkendelser.
Disse nøjagtighedsverifikationsprocesser inkluderer 3-vejs matchning (eller 2-vejs matchning) af fakturaen med indkøbsordren (PO) og en modtagerapport, hvis relevant, for modtagelse af varer.
AP-medarbejdere skal bestemme, hvilken/hvilke udpegede budgetansvarlige(r) skal godkende fakturaen i overensstemmelse med virksomhedens udgiftspolitik. Kreditorer sender derefter de matchede (ofte papirbaserede) dokumenter til den rigtige godkender og følger op med godkenderne, når deres godkendelse ikke er rettidig.
Kreditor betaler fakturaerne i et parti. Måske bruger kreditorer stadig gammeldags papirchecks. Når du bruger papirchecks, kræves disse manuelle trin:
- At få CFO eller controller til at godkende kontrolkørslen
- Få autoriserede check-signaturer
- Udskrivning af checks på papir
- Adskillelse og arkivering af en checkkopi med de matchede fakturadokumenter
- Fyldning og postkonvolutter med checks og vedhæftede remitteringsråd
- Besvarelse af indgående leverandøropkald eller e-mails, der anmoder om den aktuelle betalingsstatus
Xero kreditor arbejdsgange
De følgende beskrivelser vedrører Xero kreditor-arbejdsgange til udførelse af kreditorprocesser i Xero-kernekreditorsoftwaren.
Registrer og indtast leverandørregninger/fakturaer
Brugere af Xeros Business-udgaveplaner, som inkluderer tidlige, voksende og etablerede SaaS-prisplaner, modtager indbygget Hubdoc funktion, der fanger regninger og kvitteringer i Xero. Hubdoc er en Xero-partner til OCR-datafangst, der udtrækker data fra dokumenter og opretter transaktioner i Xero. Xero-fakturerings-e-mailadressen vises på enhver statusfane på siden Købsoversigt.
For at registrere leverandørregninger og fakturaer i Xero ved hjælp af Hubdoc-funktionen, skal regningen være en vedhæftet fil i e-mail i stedet for at være indlejret i selve e-mailen. Til denne e-mailregistreringsproces videresender du regninger modtaget fra enhver leverandør til din Xero-regnings-e-mailadresse.
De fleste dokument- og billedformater fungerer, når e-mail regninger til din Xero-organisations unikke e-mailadresse for at oprette et udkast til regning med en vedhæftet e-mail-regning. Du kan e-maile op til 10 regninger i en enkelt e-mail, som vil oprette separate regninger i Xero. Den maksimale e-mailstørrelse er 25 MB.
Den e-mailede regning vil være i din virksomheds basisvaluta i stedet for en udenlandsk valuta. Kun med et abonnement, der inkluderer multivaluta, kan du manuelt ændre valutaen på regningen eller fakturaen til den udenlandske valuta i Xero.
Kun hvis Xero kan læse den e-mailede regning med succes, vil nogle felter, inklusive disse, automatisk udfyldes og blive udpeget i Xero med et lynikon:
- Kontakt
- Dato
- I alt
- Afleveringsdato
- Henvisning
Bemærk, at denne fakturaregistreringsproces muligvis ikke er fuldstændig eller nøjagtig og stadig kræver udførelse af manuelle trin (angivet i Xero-linket til at sende regninger via e-mail) i menuen Business/Bills to Pay og for påkrævet valutaomregning.
Hvis du ikke bruger Xeros Hubdoc-funktion til e-mail-registrering af regninger, skal du udføre manuel dataindtastning til tilføje fakturaer og regninger ind i Xero-regnskabssoftwaresystemet. Vælg Ny regning i menuen Virksomhed/Regninger, der skal betales, og indtast detaljer for felterne. Gem regningen og send den til godkendelse, inden du betaler regningen.
Du vil manuelt kode disse kreditorregninger til den korrekte udgifts- eller aktivkonto, såsom varelager.
Betal regninger og registrere betalinger
Til betale regninger, planlæg regninger i systemet (efter batch) ved at indtaste betalingsdatoen og sætte et flueben på fakturaer, der betales. Når regningen er betalt, registrerer Xero transaktionen som en reduktion af kreditorer som en debet og en balancerende dobbelt bogføringskredit til kontanter (og eventuel rabat på tidlig betaling).
Tilføjelse af nye leverandører
I Xero regnskabssoftware, Xero opretter nye leverandører som kontakter og bestemmer, hvordan du bruger disse kontakter – enten som leverandører eller kunder eller begge dele. Indlæser du en regning, bruges Kontakten som leverandør. Derfor behøver du ikke flytte kontakter til leverandører. Når du bruger Hubdoc i Xero, vil Hubdoc automatisk opsætte leverandøren i Xero regnskabssoftwaresystem til dig, når fakturaen er modtaget. Ellers kræves manuel dataindtastning for at oprette leverandører i Xero.
Håndtere udgifter og refusioner
Med Xero kan du se og administrere fakturaer, udgifter og refusioner fra den cloud-baserede onlinesoftware eller med en mobilenhed, der bruger Xero-appen. Din synlighed i forbrugsstyring vil ikke være så omfattende, som den ville være med AP-automatiseringssoftwareintegration.
Automatisering af Xero AP-workflow med Nanonets
Du kan fuldautomatisere alle Xero AP-arbejdsgange til fakturamodtagelse og fakturabehandling, inklusive betalinger, med Nanonets Flow, dets AP-automatisering og software til fakturabehandling for kreditorer. Nanonetter bruger bedste praksis for kreditorer i sin AP-automatiseringssoftware.
Nanonetter hjælper dig med at opnå leverandør onboarding nemt og har fremragende dokumenthåndtering relateret til kreditorer. Leverandører vælger en betalingsmetode.
Nanonets Flow AP automatiseringssoftware giver dig mulighed for at videresende e-mails eller scanne fakturaer til Nanonets med AI/ML-forbedret intelligent OCR (optisk tegngenkendelse) for at fange fakturadata elektronisk efter linjepost med overskrifter. Men Nanonets er en OCR-ekspert og har en meget højere nøjagtighedsrate for at fange fakturadata, end Xero med HubDocs pålideligt kan levere for hver faktura. Nanonetter AI-dataindtastning er nøglen til at låse op for nøjagtighed og effektivitet.
Nanonets giver din virksomhed rettidig, berøringsfri fakturabehandling uden menneskelig indgriben eller manuelle processer, der er drevet af kunstig intelligens (AI) og dens undergruppe, machine learning (ML). Automatiseret software Fakturabehandling omfatter trin til verificering af fakturaer, matchning af faktura, godkendelse af fakturaer til betaling og betaling af godkendte regninger og fakturaer i partier.
Du vil være i stand til at kræve leverandørrabatter til tidlig betaling, når du betaler inden for det korte antal dage, der er angivet på dine fakturabetalingsbetingelser, som at betale inden for 10 dage for 2/10, netto 30 for at modtage 10 % rabat fra den forfaldne fakturasaldo i stedet for at betale det fulde fakturabeløb på 30 dage. Når du tager førtidsbetaling rabatter på leverandørgæld for lagervarer er omkostningsbesparelserne imponerende.
Med Nanonets, efter at du har registreret fakturadataene, verificerer Nanonets fakturaerne og kontokodningen og synkroniserer disse data med dit regnskabssystem. Nanonets matcher fakturaer med støttedokumenter, herunder indkøbsordre (PO'er) og varemodtagelser, når det er relevant.
Din virksomhed kan opsætte fakturagodkendere og forbrugsgrænser i overensstemmelse med din virksomhedspolitik eller lade AI håndtere arbejdsgange for godkendelse af faktura automatisk for dig inden for Nanonets, hvis du foretrækker det. Godkender har valget mellem at afvise eller godkende fakturaer til betaling.
Planlæg og foretag globale elektroniske betalinger i et udvalg af valutaer ved hjælp af effektive, store batches med Nanonets. Derefter vil Nanonets afstemme og matche interne optegnelser eller transaktioner eller betalinger med bankkonti, kreditkortudtog eller andre kilder til kontoafstemning.
Nanonets giver dit virksomhedsteam intelligente visninger med indsigt i virksomhedens udgifter, hvilket giver dig mere kontrol til at administrere virksomhedens omkostninger.
Konklusion
Xero kreditorarbejdsgange er meget tidskrævende. Når din virksomhed begynder at strømline arbejdsgange med Xero + AP Automation, behøver kreditorpersonalet ikke at udføre disse gentagne manuelle dataindtastningstrin for hver leverandør, faktura eller medarbejderudgiftsrapport, der kræver refusion.
Find ud af hvordan Flow af Nanonets kan overlade Xero kreditorautomatiseringsarbejdsgange og give mere nøjagtighed og økonomiske kontroller.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
- PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
- PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
- PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
- :har
- :er
- :ikke
- $OP
- 10
- 2006
- 30
- a
- I stand
- overensstemmelse
- Konto
- Bogføring og administration
- Konti
- gældsforpligtelser
- kreditorautomatisering
- nøjagtighed
- præcis
- opnå
- adresse
- Tilføjer
- Efter
- AI
- Alle
- beløb
- an
- ,
- En anden
- enhver
- ap automatisering
- app
- anvendelig
- Anvendelse
- godkendelse
- godkendelser
- Godkend
- godkendt
- ER
- kunstig
- kunstig intelligens
- Kunstig intelligens (AI)
- AS
- aktiv
- autoriseret
- automatisere
- Automatiseret
- automatisk
- Automation
- Balance
- afbalancering
- Bank
- bankkonti
- bund
- BE
- før
- være
- BEDSTE
- Bill
- Sedler
- Bolt
- både
- virksomhed
- erhvervskunder
- men
- by
- Opkald
- CAN
- fange
- fanger
- Optagelse
- kort
- Kontanter
- CFO
- lave om
- karakter
- karaktergenkendelse
- kontrollere
- Afkrydsning
- Kontrol
- valg
- Vælg
- krav
- kode
- Kodning
- selskab
- Selskabs
- fuldføre
- kompatibel
- omfattende
- konklusion
- kontakt
- kontakter
- kontrol
- controller
- kontrol
- Konvertering
- Core
- korrigere
- Koste
- omkostningsbesparelser
- Omkostninger
- lande
- dæksel
- skabe
- skaber
- kredit
- kreditkort
- valutaer
- Valuta
- Nuværende
- Kunder
- data
- indtastning af data
- Dato
- Dage
- Debit
- Afdeling
- udpeget
- detaljer
- Bestem
- bestemmer
- enhed
- Rabat
- rabatter
- dokumentet
- dokumenthåndtering
- dokumenter
- Dont
- udkast
- grund
- Tidligt
- nemt
- udgave
- effektivitet
- effektiv
- elektronisk
- elektronisk
- emails
- indlejret
- Medarbejder
- medarbejdere
- Indtast
- indtastning
- indrejse
- etableret
- Hver
- eksempel
- fremragende
- udgifter
- ekspert
- Uddrag
- Feature
- Fields
- Arkivering
- finansielle
- flow
- efter
- følger
- Til
- udenlandsk
- udenlandsk valuta
- Videresend
- Grundlagt
- fra
- fuld
- fuldt ud
- giver
- Give
- Global
- varer
- Dyrkning
- håndtere
- Håndterer
- Have
- headers
- hjælper
- højere
- Hvordan
- HTTPS
- menneskelig
- ICON
- if
- billede
- imponerende
- in
- omfatter
- omfatter
- Herunder
- Indgående
- angivet
- i stedet
- integrere
- integration
- Intelligens
- Intelligent
- interne
- indgriben
- ind
- opgørelse
- faktura
- fakturabehandling
- fakturaer
- IT
- Varer
- ITS
- selv
- Nøgle
- stor
- læring
- lad
- Lets
- lyn
- ligesom
- grænser
- Line (linje)
- LINK
- Børsnoterede
- belastning
- placeret
- Lot
- maskine
- machine learning
- mailing
- lave
- administrere
- ledelse
- styring
- manuel
- manuelt
- mange
- markeret
- Match
- matchede
- tændstikker
- matchende
- maksimal
- Kan..
- Menu
- metode
- ML
- Mobil
- mobil enhed
- mere
- bevæge sig
- meget
- skal
- nødvendig
- Behov
- behov
- netto
- Ny
- Varsel..
- nummer
- opnå
- OCR
- of
- tit
- on
- online
- kun
- optisk tegngenkendelse
- or
- ordrer
- Andet
- Ellers
- ud
- oversigt
- side
- betalt
- Papir
- papirbaseret
- partner
- Betal
- betale
- betaling
- betalingsmetode
- betalinger
- land
- Udfør
- udfører
- måske
- planer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- PO
- politik
- PoS
- strøm
- foretrække
- prissætning
- behandle
- Processer
- forarbejdning
- give
- køb
- indkøbsordre
- indkøb
- Sats
- hellere
- Læs
- kvitteringer
- modtage
- modtaget
- modtagende
- anerkendelse
- optage
- optegnelser
- reduktion
- relaterede
- remittance
- repetitiv
- indberette
- anmoder
- påkrævet
- Kræver
- højre
- veje
- s
- SaaS
- Gem
- Besparelser
- scanne
- planlægge
- se
- Vælg
- send
- adskille
- sæt
- sæt
- Kort
- Shows
- enkelt
- Størrelse
- lille
- Small Business
- Software
- nogle
- Kilder
- tilbringe
- Personale
- udsagn
- Status
- Steps
- Stadig
- strømlining
- abonnement
- Succesfuld
- sådan
- Tillæg
- leverandør
- leverandører
- Støtte
- systemet
- Tag
- taget
- opgaver
- hold
- vilkår
- end
- at
- deres
- derefter
- derfor
- Disse
- tredjepart
- denne
- Gennem
- tidskrævende
- rettidig
- til
- berøringsfri
- traditionelle
- transaktion
- Transaktioner
- enestående
- oplåsning
- brug
- anvendte
- bruger
- ved brug af
- sælger
- Verifikation
- verificere
- meget
- visninger
- synlighed
- visuelt
- hvornår
- som
- vilje
- med
- inden for
- uden
- Arbejde
- workflow
- arbejdsgange
- ville
- Xero
- Du
- Din
- zephyrnet