OCR og fakturascanningssoftware til Sage

I den travle virksomhedsverden bliver det mere og mere udfordrende at håndtere kreditorer og fakturabehandling manuelt.

Udfordringerne er mange:

• møjsommeligt langsom manuel dataindtastning
• altid tilstedeværende risiko for menneskelige fejl
• manglende effektivitet i godkendelsesprocessen

Virksomheder søger konstant måder at strømline disse kritiske operationer på. I dag kan AP-automatiseringsteknologi automatisere, hvad der engang var en besværlig proces. Når parret med Sage regnskabssoftware suiter på markedet, bliver integrationen af ​​AP Automation software en nødvendighed for virksomheder, der sigter efter effektivitet og nøjagtighed. Nanonets-integration med Sage repræsenterer et spring fremad i styring af finansielle transaktioner, der sætter en ny standard for operationel effektivitet i den digitale tidsalder. Lad os se, hvordan det fungerer, og hvordan du kan konfigurere det til dine teams.

Udviklingen af ​​fakturabehandling

Fakturabehandlingens rejse fra dens traditionelle, manuelle rødder til den digitale grænse er en fortælling om teknologisk udvikling.

Før 1980'erne: Manuel kreditor

Kreditorprocesser var helt manuelle og involverede fysiske fakturaer, papirchecks og finansbøger.

1980'erne-1990'erne: Digital Ledgers

Tidlige softwareløsninger tilvejebragte grundlæggende digitale hovedbogsfunktioner, hvilket strømlinede nogle dele af processen.

2000'erne: Elektronisk fakturering låst op

Internettet revolutionerede kreditorer og introducerede elektronisk fakturering, onlinetransaktioner og e-mail-kommunikation. Denne æra oplevede en betydelig reduktion i papirbaserede processer.

2010'erne: Brugervenlige cloudløsninger

Cloud-baserede løsninger muliggjorde mere skalerbare, fleksible og tilgængelige økonomiske operationer, mens mobilteknologi muliggjorde on-the-go fakturahåndtering og godkendelser.

Sidst i 2010'erne - i dag: Automatiserede kreditorløsninger

Den seneste udvikling involverer brugen af ​​automatisering og kunstig intelligens til at automatisere hele processen, herunder -

• Regnskab og AP Intelligence: Fremkomsten af ​​AI-baserede regnskabssystemer har indvarslet en ny æra af effektivitet. Disse systemer er i stand til at udføre gentagne opgaver såsom indtastning af data, fakturamatchning og transaktionsbehandling, og de fungerer med en hastighed og nøjagtighed ud over menneskelige evner.
• Forbundet arbejdsgang på tværs af apps: I nutidens indbyrdes forbundne digitale landskab er problemfri kommunikation mellem applikationer afgørende. E-mails, AP-værktøjer, regnskabssoftware, ERP'er og andre databaser fungerer nu sammen og automatiserer datafangst og synkronisering på tværs af platforme.
• Intelligent datafangst: Ved at udnytte AI-teknologier som naturlig sprogbehandling og optisk tegngenkendelse (OCR) automatiserer nutidens systemer udtrækning og fortolkning af data fra forskellige fakturaformater. Dette omfatter håndtering af ustrukturerede og scannede data med hidtil uset effektivitet, hvilket gør kreditor-processen glattere og mere præcis end nogensinde før.

OCR-teknologi til fakturascanning

OCR (Optical Character Recognition) forenkler, hvordan virksomheder håndterer dokumenter. I vores tilfælde scanner OCR fakturaer og andre papirdokumenter og omdanner dem til digital tekst. Den digitale tekst fortolkes ved hjælp af AI, og fakturadetaljer udtrækkes –

• Felter (fakturedato, fakturanummer, beløb, sælgeroplysninger, køberoplysninger osv.)
• Linjeposter (beskrivelser og omkostninger ved de solgte varer og tjenester).
• GL-koder (automatisk tildelt af AI baseret på tidligere data).
• Andre dimensioner baseret på kontekst (udgiftskategorisering osv.)

Hvilken indflydelse har OCR og fakturascanningssoftware?

Forskellige rapporterede statistikker understreger virkningen af ​​automatiseringssoftware. Disse tal repræsenterer en fortælling om den slags succes, som du og dit team kan se frem til at opleve.

Dramatiske omkostningsreduktioner i behandlingen

Lad os starte med din afdelings økonomiske sundhed. AP Automation har vist sig at reducere behandlingsomkostningerne med svimlende 70 %. Dette handler ikke kun om at spare øre; det handler om at omfordele dit budget til vækst, træning og måske endda den kontor-espressomaskine, som alle har kigget på. Tænk på dette som en investering i både dit teams effektivitet og deres velvære.

Tid er essensen

Nu forestil dig at reducere din fakturabehandlingstid med 384 %. Dette dramatiske fald betyder, at dit team kan behandle flere fakturaer hurtigere end nogensinde før, hvilket frigør tid til at fokusere på strategiske initiativer, der virkelig betyder noget. Med AP Automation bliver "det har jeg ikke tid til" "Hvad er det næste på dagsordenen?"

Fejlreduktion for ro i sindet

Vi ved, at fejl kan være mere end bare irriterende – de kan være dyre. Med en reduktion på 37% i fakturabehandlingsfejl, AP Automation bringer ro i sindet til dine operationer. Færre fejl betyder færre timer brugt i korrektionscyklusser og mere tillid til din dataintegritet. Dette udmønter sig også i mindre friktion med leverandører og interessenter, hvilket udjævner vejen for jævnere relationer og operationer.

Dyrkning af leverandørrelationer

Apropos relationer, lad os tale om de 76 % af organisationerne, der rapporterer øget leverandørtilfredshed. Dette er nøglen. Glade leverandører betyder en pålidelig forsyningskæde og muligheder for forhandlinger og rabatter hen ad vejen. Dine leverandører vil bemærke og værdsætte punktligheden og nøjagtigheden af ​​dine betalinger, takket være AP Automation.

Cash Flow Optimering gennem Tidlig Betalingsrabat

En besparelse på 3 % gennem førtidsbetalingsrabatter giver din organisation et finansielt ansigtsløft, forbedrer dit cash flow og giver dig mere gearing og fleksibilitet i dine finansielle operationer.

Overholdelse uden komplikationer

Til sidst, kronjuvelen i AP Automation: 100 % stressfri overholdelse. I en tid, hvor regulatoriske krav er stadigt stigende, er det intet mindre end mirakuløst at opnå fuldstændig overholdelse uden stress.

Nanonetter til OCR og fakturascanning i Sage

For virksomheder, der bruger Sage til deres regnskabsbehov, er den manuelle proces med håndtering af fakturaer ikke kun en tålmodighedsprøve, men også et betydeligt ressourceforbrug. En OCR- og fakturascanningssoftware til Sage omdanner denne kritiske, men besværlige proces til en strømlinet, effektiv arbejdsgang.

Lad os tage et kig på, hvordan regnskabshold kan bruge en OCR-baseret AP-automatiseringssoftware som Nanonets og integrere den med Sage for at strømline deres regnskabsmæssige arbejdsgang.

Manuel AP Workflow i Sage

Lad os gennemgå den typiske manuelle AP-proces for en virksomhed, der bruger Sage:

Fakturamodtagelse: Fakturaer ankommer i forskellige formater, herunder papir og digitalt. Personalet skal manuelt indsamle og organisere disse dokumenter.

Manuel sortering og GL-kodning: Hver faktura sorteres derefter ud fra kriterier som leverandør, beløb eller forfaldsdato, hvilket kræver betydelig tid og indsats. Hver faktura skal derefter kodes til de relevante hovedbogskonti.

Indtastning af data: Kritiske oplysninger fra hver faktura, såsom leverandøroplysninger, beløb og datoer, indtastes manuelt i Sage.

Fakturabekræftelse: Afhængigt af virksomhedens politikker kan fakturaer gennemgå to-vejs (faktura og PO), tre-vejs (faktura, PO og modtagerapport) eller fire-vejs (faktura, PO, modtagelsesrapport og inspektionsrapport) matching til verificere transaktioner.

Godkendelse: Når først de er verificeret, sendes fakturaer til godkendelse, der ofte involverer flere afdelinger eller myndighedsniveauer.

Betaling Processing: Godkendte fakturaer er planlagt til betaling baseret på vilkår og cash flow overvejelser.

Afstemning: Endelig afstemmes betalinger i Sage, hvilket sikrer, at alle transaktioner er nøjagtigt afspejlet i finansielle poster.

Automatiseret AP Workflow med Nanonets

Lad os nu genforestille denne arbejdsgang med Nanonets integreret i Sage:

Fakturamodtagelse: Forestil dig dette – hver faktura, din virksomhed modtager, uanset kilden, lander pænt på ét digitalt sted. Fakturaer importeres automatisk fra rodet af e-mails, drev og databaser, så snart de ankommer, hvilket sparer dig tid og reducerer fejl.

Nanonets læser automatisk e-mailede fakturaer fra e-mailtekst og vedhæftede filer.

Alle håndskrevne og udskrevne fakturaer kan nemt scannes ved hjælp af en smartphone eller uploades direkte til platformen.

Digitale kvitteringer kan enten oprettes og printes direkte ved hjælp af Nanonets-platformen eller importeres til Nanonets fra din mail, apps og databaser.

Denne proces sikrer, at hvert stykke data, uanset dets oprindelse, finder sin plads i et centraliseret, digitalt lager, klar til yderligere handling.

Automatiseret dataindtastning: Nanonets AI læser fakturaer med over 99 % nøjagtighed, hvilket skærer timerne ned til blotte øjeblikke. Denne ændring betyder, at dit team kan droppe det slid og dykke ned i det arbejde, der faktisk betyder noget. Data udtrækkes derefter og indtastes direkte i Sage uden manuel dataindtastning.

Automatiseret sortering og GL-kodning: Nanonets bruger OCR til automatisk at genkende og kategorisere fakturaer efter leverandør, dato, beløb og andre relevante kriterier. GL-kodetildeling kan automatiseres ved –

• Træning på tidligere data: Dette indebærer upload af historiske finansielle dokumenter og transaktioner mærket med historisk korrekte GL-koder. Modellen lærer af disse eksempler præcist at forudsige GL-koder for nye transaktioner.

• Out of the Box Gen AI: Ved at bruge Nanonets GenAI kan vores software fortolke teksten på finansielle dokumenter på en måde, der efterligner menneskelig forståelse. Dette gør det muligt at udtrække relevant information, kontekst og semantik for at anvende komplekse ræsonnementer til at tildele GL-koder nøjagtigt, selv i tilfælde hvor transaktionsdetaljerne er tvetydige eller sparsomme.

Intelligent fakturabekræftelse: Ved at udnytte AI udfører Nanonets automatisk to-vejs, tre-vejs eller fire-vejs matchning ved at læse og krydshenvise de udtrukne fakturadata med indkøbsordrer, modtage rapporter og inspektionsrapporter, der findes i Sage.

Validering: Systemet markerer eventuelle uoverensstemmelser til menneskelig gennemgang, men ellers bliver fakturaer, der matcher virksomhedens kriterier, automatisk sendt til godkendelse eller direkte godkendt baseret på forudindstillede regler.

Godkendelse: Godkendelser med Nanonets er ikke længere en flaskehals. De bliver fleksible og lever, hvor din organisation gør – uanset om det er på e-mail, Slack eller Teams. Dette eliminerer behovet for forstyrrende telefonopkald og den alt for velkendte byge af påmindelser.

Betaling Processing: Godkendte fakturaer sættes automatisk i kø til betaling i henhold til deres betingelser, hvilket optimerer likviditetsstyringen.

Afstemning: Du kan importere dine kontoudtog, og Nanonets afstemmer betalingerne automatisk i Sage, hvilket sikrer, at regnskaber er opdaterede og nøjagtige, og dine bøger lukker 90 % hurtigere.

Vi diskuterede de håndgribelige fordele ved at bruge OCR og fakturascanningssoftware til Sage tidligere. Men oven i købet repræsenterer overgangen fra en manuel til en automatiseret AP-proces ikke kun et skift i, hvordan opgaverne udføres, men en grundlæggende transformation i økonomiafdelingens rolle. Med værktøjer som Nanonets flytter økonomiteams sig fra backoffice-funktioner til strategiske bidragydere og udnytter realtidsdata og analyser til at drive forretningsbeslutninger. Dette er fremtidens økonomi, og det er tilgængeligt nu for Sage-brugere gennem automatiseringens kraft med Nanonets.

---

Som vi har undersøgt, er integrationen af ​​Nanonets med Sage regnskabssoftware en game-changer for virksomheder, der er bundet ned af ineffektiviteten ved manuel fakturabehandling. Udviklingen fra manuelle til automatiserede kreditorprocesser er ikke kun et skridt fremad; det er et spring ind i en fremtid, hvor finansielle operationer strømlines, fejlprocenter styrtdykker, og strategisk beslutningstagning styrkes af dataanalyse i realtid. Ved at gå fra manuel slid til strategisk indsigt kan finansteams udstyret med de rigtige automatiseringsværktøjer drive deres virksomheder mod større rentabilitet, smidighed og konkurrencefordele i den digitale tidsalder.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
• PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
• PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
• PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/