I en verden, hvor tid er penge, søger både virksomheder og kunder problemfrie betalingsmetoder, der sparer tid og øger effektiviteten.
Did you know that it could take small-to-mid-sized companies up to 25 dage at fuldføre behandlingen af en enkelt faktura?
Indtast betalingsautomatisering – en løsning, der har vundet popularitet i nyere tid på grund af pandemien og det nye konkurrenceprægede landskab. Ved at automatisere betalingsprocessen kan virksomheder og enkeltpersoner spare tid og minimere risikoen for fejl.
I denne artikel vil vi undersøge fordelene ved betalingsautomatisering, hvordan det virker, og hvordan det kan implementeres for at forenkle betalingsprocesser og booste bundlinjen for virksomheder i alle størrelser. Uanset om du er en lille virksomhedsejer eller finansdirektør i en stor virksomhed, kan betalingsautomatisering være den løsning, du har brug for.
Hvad er betalingsautomatisering?
Betalingsautomatisering er et system, der behandler betalingsrelaterede data og udfører handlinger med minimal menneskelig involvering.
Ulemperne forbundet med manuelle betalingsprocesser har ført til behovet for betalingsautomatisering. Almindelige udfordringer omfatter menneskelige fejl, tidskrævende opgaver, mangel på gennemsigtighed, sikkerhedsrisici og reduceret produktivitet.
Automatisering af betalingsprocesser reducerer risikoen for fejl, fremskynder betalingsbehandlingstiden, forbedrer gennemsigtigheden, øger sikkerheden og øger produktiviteten. Betalingsautomatisering er ikke længere kun en luksus for store virksomheder, men bliver mere og mere nødvendig for virksomheder i alle størrelser.
På individniveau kan betalingsautomatisering involvere automatisk betaling af kreditkortregninger, afdrag på realkreditlån, indbetalinger af lån og opsparingsindskud.
På forretningsniveau involverer betalingsautomatisering brug af softwareværktøjer til at styre og fuldføre processen med at betale leverandører. Dette inkluderer at godkende betalinger, sende dem gennem forskellige betalingsmetoder såsom ACH-overførsler, checks, overførsler og virtuelle kortbetalinger.
Automatisering fremskynder betalingsbehandlingstiden, hvilket sikrer, at betalinger foretages præcist og til tiden. De bedste automatiserede betalingstjenester integrerer problemfrit disse processer, hvilket reducerer risikoen for fejl og sparer virksomheder tid og penge.
Hvordan fungerer betalingsautomatisering?
Virksomheder modtager fakturaer fra leverandører for produkter eller tjenester modtaget fra sidstnævnte. Fakturaen behandles, typisk i AP-afdelingen, og er godkendt til betaling.
Betalingsautomatiseringssystemer er normalt indbygget i et omfattende AP-automatiseringssystem, der omfatter forskellige processer, herunder fakturaregistrering, kodning, gennemgang, godkendelse, betalingsautorisation og betalingsudførelse.
I betalingsautorisationsfasen kan automatisering indebære etablering af kodningsregler i softwaren for at igangsætte betalinger.
I en manuel proces ville en AP-administrator indsende en batch af betalinger til gennemgang af en betalingsautorisator, som derefter ville bestemme, hvilke betalinger der skal frigives, tilbageholdes eller afvises. I mangel af betalingsautorisatoren kan betalingsfrigivelsesprocessen dog blive forsinket, hvilket udgør en væsentlig hindring for manuelle handlinger.
Med automatisering kan en fakturabetaling godkendes eller afvises fra ethvert sted, uanset om det er på kontoret, hjemme eller på farten. På dette stadium kan betalingsautorisatoren også beslutte, hvornår betalingen skal planlægges, såsom at udskyde den til forfaldsdatoen for at spare kontanter eller betale tidligt for at modtage rabat.
Under betalingsudførelsesfasen af den automatiserede proces planlægges og transmitteres godkendte betalinger. Når betalingen er foretaget, synkroniseres detaljerne tilbage til regnskabssystemet, og fakturaen markeres som betalt. Desuden er alle fortegnelser over godkendelse, fakturakopier, kvitteringer og betalingsoptegnelser knyttet til fakturaen, hvilket gør det muligt for enhver, der skal undersøge transaktionen i fremtiden, at finde alle relevante oplysninger ét sted.
En af de mest almindelige metoder til automatiserede betalingssystemer er ACH-overførsler. Betalingsprocessen ved hjælp af ACH-overførsler involverer, at betalingsmodtageren opretter en betalingsordre, som modtages af den oprindelige bank. Ophavsmandens bank kompilerer alle PO'erne og sender dem til en ACH til behandling. ACH-operatøren godkender og frigiver derefter PO-beløbet til modtagerbanken. Denne proces giver betalingsautomatiseringstjenester mulighed for hurtigt og præcist at behandle betalinger uden væsentlig menneskelig involvering, hvilket reducerer risikoen for fejl og forbedrer den overordnede effektivitet af betalingsprocessen.
Typer af betalingsautomatisering
Betalingsautomatisering kan komme i forskellige former, hver med sine unikke fordele. Her er nogle af de mest almindelige typer betalingsautomatisering:
- ACH (Automated Clearing House) Payments: ACH payments are electronic transfers of funds between bank accounts in the United States. They are a cost-effective and reliable way to automate payments, particularly for recurring transactions like payroll or vendor payments. ACH payments are processed in batches, making them more efficient than wire transfers
- Wire Transfers: Wire transfers are a method of transferring funds electronically between banks, typically for large or urgent payments. Wire transfers can be expensive and time-consuming compared to other forms of payment automation, but they are also secure and reliable.
- Credit Card Payments: Credit card payments are a popular form of payment automation, particularly for online transactions. Credit card payments are fast, secure, and widely accepted, making them an ideal option for businesses that need to make purchases quickly.
- Electronic Invoicing Electronic invoicing, or e-invoicing, is the process of sending invoices electronically, rather than by mail. E-invoicing can save businesses time and money by automating the invoicing process, reducing errors, and improving cash flow. E-invoicing also enables businesses to track payments more efficiently and communicate with their customers in real time.
Fordele ved betalingsautomatisering
Her er nogle af de primære fordele ved betalingsautomatisering:
Hurtige betalinger
Automatiserede betalingsløsninger kan fremme hurtig betaling for virksomheder med alle niveauer af transaktionsvolumener. I tilfælde af virksomheder med lav fakturavolumen var automatiserede systemer vist at have rettidig betaling 33 % af tiden, sammenlignet med 24 % uden automatisering. Tilsvarende oplevede virksomheder med moderat fakturavolumen en lignende tendens, hvor 42 % af PO-fakturaerne blev betalt til tiden med automatisering, mod 25 % uden.
Større niveauer af nøjagtighed
Automatisering af betalingsbehandling øger nøjagtigheden ved at validere fakturadata mod ERP eller regnskabssystemer, eliminere manuelle processer og papiroverdragelser, der forårsager fejl, og markere duplikerede fakturaer.
Samarbejde mellem leverandører og interne interessenter lettes, og business intelligence bruges til at identificere problemleverandører. Nogle teknologiudbydere garanterer nøjagtighed. Elektronisk samarbejde muliggør effektiv fejlløsning sammenlignet med manuelle metoder, der er afhængige af usporede e-mails og telefonopkald. Ifølge "Hvordan, hvorfor og ROI af AP Automation” rapport, oplevede 23% af virksomhederne en reduktion i dubletfakturaer som følge af implementering af automatisering.
Omkostningsreduktion
Automatiserede betalingssystemer tilbyder betydelige omkostningsfordele for virksomheder ved at øge udnyttelsesgraden af rabatter ved tidlig betaling og reducere bøder for forsinket betaling. IOFM benchmarks viser, at de fleste kreditorafdelinger fanger mindre end 21 procent af alle rabatter ved tidlig betaling, men automatisering hjælper med at rydde vejen for virksomheder til at betale flere af deres fakturaer inden for rabatperioden ved at strømline fakturagodkendelsescyklussen. IOFM-rapporten viser også, at en kreditorafdeling, der behandler 5,000 fakturaer om måneden, kan spare $55,650 om måneden ved hjælp af automatisering.
Øget produktivitet
Betalingsautomatisering giver regnskabsfolk mulighed for at fokusere på strategiske opgaver som likviditetsplanlægning. Det reducerer også behovet for fuldtidsansatte, hvilket øger produktiviteten og rentabiliteten. Samarbejde i realtid om delte dokumenter strømliner processer og eliminerer unødvendige forsinkelser, hvilket gør arbejdet lettere for fjernmedarbejdere. Dette resulterer i øget bekvemmelighed, færre frustrationer og stridigheder og et mere fredeligt arbejdsmiljø. Medarbejdere kan bidrage til den løbende forbedring af kreditor-processen, hvilket hjælper med virksomhedens fortsatte vækst.
Reducerer mulighederne for svindel
De decentraliserede manuelle betalingsprocesser udgør en betydelig sårbarhed over for svindel, da der er flere indgangspunkter for falske fakturaer, der skal betales, og begrænset indsigt i, hvem der får betalt for hvad. Automatisering strømliner dog processen, hvilket gør det muligt for alle fakturaer at rejse gennem ét online system for fuldstændig synlighed og nem identifikation af mistænkelige betalinger. AP Automation-løsninger etablerer automatiserede betalingskontroller, herunder pligtopdeling, dobbeltfaktorautentificering og positive betalingsfiler, som forhindrer intern svindel og beskytter mod kontoovertagelser. Positive Pay Files sender dagligt en fil med udstedte checks til de tilsvarende banker, hvilket muliggør verifikation af autoriserede betalinger.
Best Practices for betalingsautomatisering
Opsætning og implementering af automatiserede betalingstjenester sikrer ikke automatisk, at en virksomhed høster fordelene. For virkelig at drage fordel af betalingsautomatisering er det vigtigt at følge bedste praksis for implementering og administration. Denne praksis hjælper ikke kun med at undgå dyre fejl, men sikrer også langsigtet succes og bæredygtighed for virksomhedens bundlinje. Ved at følge nogle af de bedste fremgangsmåder, der er anført nedenfor, kan virksomheder automatisere betalinger med større effektivitet og reducere omkostningerne.
- Sikring af overholdelse af regler: Virksomheder bør sikre, at deres betalingsautomatiseringsprocesser overholder alle relevante regler, såsom Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), General Data Protection Regulation (GDPR) og Anti-Money Laundering (AML) regler . Overholdelse af disse regler kan hjælpe med at beskytte virksomheden mod juridiske og økonomiske risici.
- Bekræftelse af betalingsoplysninger: Inden de påbegynder en betaling, bør virksomheder bekræfte nøjagtigheden af betalingsoplysningerne, såsom modtagerens navn, bankkontonummer og routingnummer. Dette kan hjælpe med at forhindre fejl og undgå at sende betalinger til den forkerte modtager.
- Opretholdelse af sikkerhed og databeskyttelse: Betalingsautomatiseringsprocesser bør designes med robuste sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte mod svindel, hacking og databrud. Dette inkluderer implementering af kryptering, multi-faktor autentificering og regelmæssig overvågning af adgangslogfiler. Virksomheder bør også sikre, at de overholder reglerne om databeskyttelse og beskytter følsomme oplysninger, såsom bankkontooplysninger og personlige data.
- Regelmæssig gennemgang og opdatering af processer: Betalingsautomatiseringsprocesser bør regelmæssigt gennemgås og opdateres for at sikre, at de stadig er effektive og effektive. Dette omfatter overvågning for eventuelle fejl eller problemer, gennemgang af arbejdsgange og godkendelsesprocesser og inkorporering af feedback fra interessenter. Ved regelmæssigt at gennemgå og opdatere deres betalingsautomatiseringsprocesser kan virksomheder løbende forbedre deres drift og opnå bedre resultater.
Nanonetter som en del af din betalingsautomatiseringsrejse
Nanonets har et internt tilbud kaldet Flow der automatiserer gæld end-to-end. Det er en platform, der er ideel til små til mellemstore virksomheder, der ønsker at automatisere deres AP-proces på en fuldt tilpasselig, men skalerbar måde.
Med automatiseret import, klassens bedste dataudtræk, fleksible godkendelser og alle betalingsmuligheder understøttet, er Flow ideel til virksomheder i vækst, der ønsker at formalisere deres økonomifunktion.
Nanonets kan også hjælpe med at automatisere Kreditor-processen ved at:
- Import og konsolidering af data fra flere kilder – e-mail, scannede dokumenter, digitale filer/billeder, cloud storage, ERP, API osv.
- Indsamling og udtrækning af data intelligent fra fakturaer, kvitteringer, regninger og andre finansielle dokumenter.
- Kategorisering og kodning af transaktioner baseret på forretningsregler.
- Opsætning af automatiserede godkendelsesarbejdsgange for at få interne godkendelser og administrere undtagelser.
- Foretage betalinger på tværs af 45+ valutaer globalt ved hjælp af ACH, kort eller bankoverførsler.
- Afstemning af alle transaktioner.
- Problemfri integration med ERP'er eller regnskabssoftware som Quickbooks, Sage, Xero og mere.
Tag væk
Automatiseringen af betalingsprocessen kan i høj grad gavne virksomheder og deres kunder. Det strømliner betalingsbehandlingen, reducerer fejl og tilbyder en bredere vifte af betalingsmuligheder til kunderne. Ved at anvende betalingsautomatiseringsteknologier såsom AI-drevne betalingssystemer, intelligent regnskabssoftware og mobile betalingsmuligheder kan virksomheder forbedre deres økonomiske sundhed, øge effektiviteten og forbedre kundetilfredsheden. Ved at investere i betalingsautomatisering kan virksomheder være på forkant, frigøre værdifulde ressourcer og fokusere på deres kernekompetencer.
Efterhånden som automatiseret betalingsbehandling fortsætter med at udvikle sig, vil den utvivlsomt spille en stadig mere afgørende rolle for virksomheders succes på tværs af alle brancher.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- Platoblokkæde. Web3 Metaverse Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
- :er
- $OP
- 000
- 7
- a
- accelererer
- adgang
- Ifølge
- Konto
- Bogføring og administration
- Konti
- gældsforpligtelser
- nøjagtighed
- præcist
- ACH
- opnå
- tværs
- aktioner
- Vedtagelsen
- fordele
- mod
- forude
- AI-drevne
- Alle
- Alle transaktioner
- tillade
- tillader
- AML
- beløb
- ,
- hvidvaskning af penge
- nogen
- ap automatisering
- api
- godkendelse
- godkendt
- ER
- artikel
- AS
- forbundet
- At
- Godkendelse
- tilladelse
- automatisere
- Automatiseret
- automater
- Automatisk Ur
- automatisk
- Automatisering
- Automation
- tilbage
- Bank
- bankkonto
- bankkonti
- Banker
- baseret
- BE
- blive
- før
- jf. nedenstående
- gavner det dig
- fordele
- BEDSTE
- bedste praksis
- Bedre
- mellem
- Sedler
- boost
- Bund
- brud
- bygget
- virksomhed
- business intelligence
- virksomheder
- by
- kaldet
- Opkald
- CAN
- fange
- kort
- kortbetalinger
- tilfælde
- Kontanter
- pengestrøm
- Årsag
- CFO
- udfordringer
- Kontrol
- klar
- Rydning
- Cloud
- Cloud Storage
- Kodning
- samarbejde
- KOM
- Kom
- Fælles
- kommunikere
- Virksomheder
- selskab
- sammenlignet
- konkurrencedygtig
- fuldføre
- Compliance
- omfattende
- konsolidere
- indhold
- fortsatte
- fortsætter
- kontinuerligt
- bidrage
- kontrol
- bekvemmelighed
- Core
- VIRKSOMHED
- Selskaber
- Tilsvarende
- Koste
- omkostningseffektiv
- Omkostninger
- kunne
- Oprettelse af
- kredit
- kreditkort
- kritisk
- valutaer
- skøger
- kunde
- Kundetilfredshed
- Kunder
- tilpasses
- cyklus
- dagligt
- data
- Databrænkelser
- databeskyttelse
- databeskyttelse
- datasikkerhed
- Dato
- decentral
- beslutte
- Forsinket
- forsinkelser
- Afdeling
- afdelinger
- indskud
- konstrueret
- detaljer
- Bestem
- forskellige
- digital
- Rabat
- rabatter
- tvister
- dokumenter
- ulemper
- hver
- Tidligt
- lettere
- Effektiv
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- elektronisk
- elektronisk
- eliminerer
- eliminere
- emails
- indlejret
- medarbejdere
- muliggør
- muliggør
- vedrører generelt
- kryptering
- ende til ende
- Forbedrer
- sikre
- sikring
- indrejse
- Miljø
- ERP
- fejl
- fejl
- væsentlig
- etablere
- oprettelse
- etc.
- udvikle sig
- udførelse
- dyrt
- erfarne
- udforske
- lettes
- falsk
- FAST
- tilbagemeldinger
- få
- File (Felt)
- Filer
- finansiere
- finansielle
- Finde
- fleksibel
- flow
- Fokus
- følger
- efter
- Til
- formular
- formularer
- bedrageri
- Gratis
- fra
- fuldt ud
- funktion
- fonde
- Endvidere
- fremtiden
- GDPR
- Generelt
- generelle data
- Generel databeskyttelsesforordning
- få
- få
- Globalt
- Go
- større
- stærkt
- Dyrkning
- Vækst
- garanti
- hacking
- Have
- Helse
- hjælpe
- hjælper
- link.
- hold
- Home
- hus
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- menneskelig
- ideal
- Identifikation
- identificere
- implementering
- implementeret
- gennemføre
- importere
- Forbedre
- forbedring
- in
- omfatter
- omfatter
- Herunder
- inkorporering
- Forøg
- øget
- Stigninger
- stigende
- stigende
- individuel
- enkeltpersoner
- industrier
- industrien
- oplysninger
- indlede
- integrere
- Intelligens
- Intelligent
- interne
- undersøge
- investere
- involvere
- involvering
- Udstedt
- spørgsmål
- IT
- ITS
- Kend
- Mangel
- landskab
- stor
- Sent
- hvidvaskning
- Led
- Politikker
- Niveau
- niveauer
- ligesom
- Limited
- Line (linje)
- forbundet
- Likviditet
- Børsnoterede
- lån
- placering
- langsigtet
- længere
- leder
- Lav
- Luksus Boliger
- lavet
- lave
- Making
- administrere
- ledelse
- leder
- manuel
- markeret
- foranstaltninger
- metode
- metoder
- mindste
- fejl
- Mobil
- penge
- overvågning
- Måned
- mere
- mere effektiv
- Pant
- mest
- flere
- navn
- nødvendig
- Behov
- behov
- Ny
- nummer
- hindring
- of
- tilbyde
- tilbyde
- Tilbud
- Office
- on
- ONE
- igangværende
- online
- Produktion
- operatør
- Muligheder
- Option
- Indstillinger
- ordrer
- Andet
- samlet
- ejer
- betalt
- pandemi
- Papir
- del
- især
- Bestået
- Betal
- betale
- betaling
- Betalingskort
- betalingsmetoder
- betalingsbehandling
- Betalingstjenester
- Betalingssystemer
- betalinger
- Lønningsliste
- procent
- udfører
- periode
- personale
- Personlig data
- fase
- telefon
- telefonopkald
- Place
- planlægning
- perron
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- Leg
- PO
- punkter
- Populær
- popularitet
- PoS
- positiv
- praksis
- forhindre
- primære
- Beskyttelse af personlige oplysninger
- Problem
- behandle
- Behandlet
- Processer
- forarbejdning
- produktivitet
- Produkter
- professionelle partnere
- rentabilitet
- fremme
- beskytte
- beskyttelse
- udbydere
- indkøb
- QuickBooks
- hurtigt
- rækkevidde
- Sats
- hellere
- RE
- ægte
- realtid
- kvitteringer
- modtage
- modtaget
- nylige
- optegnelser
- tilbagevendende
- reducere
- Reduceret
- reducerer
- reducere
- fast
- regelmæssigt
- Regulering
- regler
- frigive
- Udgivelser
- relevant
- pålidelig
- fjern
- fjernarbejdere
- indberette
- Løsning
- Ressourcer
- resultere
- Resultater
- gennemgå
- revideret
- gennemgå
- Risiko
- risici
- robust
- ROI
- roller
- regler
- s
- tilfredshed
- Gem
- besparelse
- Besparelser
- skalerbar
- planlægge
- planlagt
- problemfrit
- sikker
- sikkerhed
- sikkerhedsrisici
- Søg
- afsendelse
- følsom
- Tjenester
- delt
- bør
- Vis
- Shows
- signifikant
- lignende
- Tilsvarende
- forenkle
- enkelt
- størrelser
- lille
- Small Business
- Software
- løsninger
- Løsninger
- nogle
- Kilder
- hastigheder
- Stage
- interessenter
- standard
- står
- Stater
- forblive
- Stadig
- opbevaring
- Strategisk
- strømlining
- indsende
- succes
- sådan
- leverandører
- Understøttet
- mistænksom
- Bæredygtighed
- systemet
- Systemer
- Tag
- opgaver
- Teknologier
- Teknologier
- at
- Fremtiden
- deres
- Them
- Disse
- Gennem
- tid
- tidskrævende
- gange
- til
- værktøjer
- spor
- transaktion
- Transaktioner
- Overførsel
- overførsler
- transmittere
- Gennemsigtighed
- rejse
- Trend
- typer
- typisk
- utvivlsomt
- enestående
- Forenet
- Forenede Stater
- Unsplash
- opdateret
- opdatering
- presserende
- sædvanligvis
- Værdifuld
- forskellige
- sælger
- leverandører
- Verifikation
- verificere
- versus
- Virtual
- synlighed
- bind
- mængder
- sårbarhed
- Vej..
- Hvad
- hvorvidt
- som
- WHO
- bredt
- bredere
- vilje
- Tråd
- med
- inden for
- uden
- Arbejde
- arbejdere
- arbejdsgange
- arbejder
- virker
- world
- ville
- Forkert
- Xero
- Du
- Din
- youtube
- zephyrnet