Den komplette guide til dokumentarkivering

---

Hvordan fungerer elektronisk dokumentarkivering?

Dokumentarkivering er ikke en engangsaktivitet, men når du først har indstillet en ordentlig forretningsproces, kan du automatisere den. Lad os se, hvordan man dokumenterer arkivering.

Trin 1: Indledende vurdering

Forstå dine nuværende dokumentprocesser. Hvordan håndterer du væsentlige og ikke-væsentlige dokumenter? Har du en fast proces? Håndteres alle dokumenter på én gang, eller er processen ad hoc?

Tag et kig ind

• Hvordan genereres, registreres, kategoriseres og navngives dokumenter?
• Hvordan er proceduren for digitalisering af dokumenter?
• Hvad er kravene for at slette eller kassere et dokument?
• Hvem håndterer dokumentundtagelser?
• Hvilke dokumenter er nødvendige for en revision?

Du bør også forstå antallet af dokumenter, du vil håndtere for at få en idé.

Ud fra denne indledende vurdering arbejder du med at udarbejde flows for processerne.

Trin 2: Identificer mål og roller

Når du har forstået processerne, kan du prøve at kortlægge årsagerne til dokumentarkivering.

• Vil du reducere driftsomkostningerne ved håndtering af dokumenter?
• Gør du dette for at overholde retningslinjerne for datasikkerhed?
• Forsøger du at optimere din journalstyring?
• Gør ledelsen dette for at forbedre synlighed i ressourcerne?

Baseret på målene kan du prioritere dem og ændre dokumentarkiveringsprocesser. Forstå interessenternes roller i processen.

• Hvem skal overvåge dokumentarkiveringsprocessen?
• Hvilke autorisationsniveauer vil du bruge til at begrænse adgangen til arkiverede data?
• Hvordan vil du sikre medarbejdernes overholdelse?

Trin 3: Implementer en fastholdelsesplan

Nu er det tid til at sætte en fastholdelsesplan. Dybest set forstå de dokumenter, der skal opbevares, og dem, der ikke gør.

Du skal vedligeholde originale årsregnskaber, da de kan være påkrævet hen ad vejen. Undersøg de føderale, lokale, statslige og branchespecifikke regler, du skal følge.

F.eks. opbevare alle IRS og skatterelaterede dokumenter i mindst syv år.

Dernæst skal du rive alle dokumenter ned, som ikke kræver at blive arkiveret eller aldrig vil blive gemt permanent, såsom leverandørkataloger, uønsket post og duplikerede kopier. Du kan digitalisere dem ved at scanne dem og udtrække information ved hjælp af OCR-software.

Ansæt en NAID-leverandør (National Association of Information Destruction) til sikker transport, efterfølgende bortskaffelse og destruktion af materialer for at undgå ethvert potentielt ansvar.

Trin 4: Digitaliser papirfiler

Digitaliser papirfiler for at reducere omkostningerne, spare plads og forbedre dokumentorganiseringen.

Du kan bruge OCR-software sammen med en dokumentscanner til at sortere, organisere, mærke og indeksere filer for forbedret søgbarhed.

Trin 5: Vælg et lager

Hvis du går efter digital lagring, skal du vælge mellem: bånd-, disk- og cloud-lagring. Hver har sine fordele og ulemper, der er forbundet med langsigtet sikkerhed, integritet og nem adgang med software til arkivstyring.

Trin 6: Automatiser med dokumentarbejdsgange

Når alle processer og alle variabler er kortlagt, er det tid til at udrulle processen.

En fordel ved at bruge dokumenthåndteringssoftware som Nanonets er at være i stand til at automatisere alle processer og opsætte notifikationer til interessenter, så du ikke går glip af fejlfiler. Se trin til oprettelse af dokumentarkiveringsflow.

Trin 7: Overvåg og optimer

Ingen proces er perfekt i starten. Efter implementering af dokumentarbejdsgangene, modtag feedback fra interessenterne om, hvordan processen kan forbedres.

Hvilke virksomheder ville have gavn af dokumentarkivering?  

Din virksomhed skal fokusere på dokumentarkivering, hvis:

• Din virksomhed beskæftiger sig med en masse papirarbejde regelmæssigt
• Du skal muligvis have adgang til gamle dokumenter i fremtiden
• Revisioner er almindelige for virksomheder, der ligner dig
• Du skal opbevare dokumenter som en del af overholdelse og lovkrav

Hvis disse faktorer er relevante for din virksomhed, skal du muligvis arkivere dine dokumenter.

Hvorfor vælge elektronisk dokumentarkivering?

Reducer omkostninger og spar plads

Uanset om du driver et omfattende internationalt selskab eller en nystartet virksomhed, er det vigtigt at spare udgifter, hvor man kan. Digital dokumentarkivering kan muliggøre dette ved at frigøre areal og mindske driftsudgifterne.

De begrænsede dokumenter, du har på stedet at regulere, jo færre penge og tid skal der bruges på at administrere dem.

Forbedre workflow og ydeevne

Tilstrækkelig digital dokumentarkivering kan forbedre din virksomheds ydeevne og arbejdsgang. Ifølge estimaterne behøver så meget som 80% af produktionsdata ikke at være let tilgængelige.

Ved at arkivere disse data kan du lette adgangen til resten af ​​dine data og potentielt forbedre din ydeevne.

---

Start dokumentarkivering med Nanonets. Betroet af 30,000+ brugere fra 500+ virksomheder til at automatisere 30 millioner+ dokumenter! Vurderet 4.9 på G2. Giv det en chance! Start din gratis prøveperiode or bestil et opkald med os.

---

Dokumentarkivering brugssager

Dokumentarkivering er nyttig for næsten alle slags virksomheder. Lad os tage et kig på nogle virkelige anvendelser af dokumentarkivering i forskellige brancher.  

Forretningsdokumenter såsom kontrakter, breve og projektdokumentation kan indsamles gennem årene, hvilket forekommer i enorme mængder, hvilket øger lagerudgifterne. Når arbejdere har brug for at hente data fra disse referencer, kan manuel søgning gennem enorme dokumentlagre tage timer ud af dagen.

• Financial Services virksomheder skal sikre, at alle deres dokumenter er klar til revision. Det er her dokumentarkivering hjælper dem med at vedligeholde alle logfiler over kunder, pengevekslingskvitteringer og andre juridiske dokumenter, når det kræves.
• Retail virksomheder skal muligvis gemme alle deres kunde-, leverandør- og leverandøroplysninger i tilfælde af eventuelle uoverensstemmelser i fremtiden.
• Advokatfirmaer og juridiske afdelinger skal gemme alle sagsrelaterede kontrakter, dokumenter og faxer som PDF'er. De skal hurtigt finde dokumenter og tilbud ved hjælp af intelligent søgning og tags. Det er her, dokumentarkivering er praktisk.
• Offentlige tjenester beskæftige sig med en masse information dag ud og dag ind. Ikke alt er relevant nu, men de skal gemme al den information, som skal være let tilgængelig på et senere tidspunkt ved et klik på en knap.
• Virksomheder kan optimere deres dokumenthåndtering med effektiv dokumentarkivering. Ved at konvertere deres papirdokumenter til et søgbart bibliotek kan medarbejderne reducere tidsforbruget på at søge efter dokumenter, og digitalisering kan også forbedre datasynlighed.

---

Automatiser dokumentarkivering med Nanonets. Udtræk data fra fakturaer, identitetskort eller ethvert dokument på autopilot! Start din gratis prøveperiode nu!

---

Dokumentarkivering med nanonetter

Nanonets er en intelligent dokumenthåndteringssoftware med indbygget OCR-software, der kan hjælpe dig med at konvertere alle dine papirdokumenter til et digitalt søgbart format. Nanonets er let at bruge med en kodefri træk-og-slip workflow builder, der kan automatisere enhver manuel dokumentproces.

Sådan kan du bruge Nanonets til at arkivere dine dokumenter:

Kortlæg alle dine processer og interessenter i din proces

Opret en konto på Nanonets og vælg en brugerdefineret OCR-model for at oprette en OCR-model til dine behov, eller du kan også vælge fra de forudtrænede OCR-modeller.

Upload dokumenterne og træne modellen til at udtrække dataene i det format, du ønsker.

Når du først er tilfreds med modellen, kan du konfigurere automatisk videresendelse af alle dokumenter til en bestemt e-mail. Gå til Workflow > Importer > Modtag filer via e-mail

Når dokumentindtagelsen er konfigureret, vil din OCR-model automatisk modtage scannede dokumenter og udtrække teksten fra dokumenterne i det format, du vælger.

Du kan udtrække dataene i databasen efter eget valg ved at vælge en eksportindstilling fra arbejdsgangen.

Du kan tilføje en godkendelsessektion ved at tilføje godkendelsesstadier, gennemgangstyper, regler for at markere filer og mere.

Du kan også tilføje regler for at forbedre data, omdøbe filer, kategorisere og sortere dokumenter og mere. Brug for hjælp? Vores team er her for at hjælpe dig med at sætte det hele op!

Gå over til Nanonets og prøv at gøre det selv nu. Eller bed vores team om at gøre det for dig!

Nanonets bruges af 30,000+ glade fagfolk til at automatisere deres dokumentprocesser hvert år. Her er et øjebliksbillede af Nanonets' præstation

Her er hvad vores kunder siger om os.

Har du en kompleks dokumentarkiveringsproces, kan vores dygtige team hjælpe dig med at forenkle og automatisere hele processen, så den er effektiv og fungerer efter dine krav. Vil du dele dine krav med os? Opret et opkald or send os en mail.

---

Vil du automatisere udtræk af dokumentdata? Tjek Nanonets. Ingen kode. Ingen besværlig platform. Sfå din gratis prøveperiode og udtrække data fra dokumenter på autopilot.

---

Dokumentarkivering vs filsikkerhedskopiering

Dokumentarkivering er dybest set at tage en fil backup, ikke? Nå, det er lidt anderledes.

Dokumentarkiveringsprocessen er kun til passive dokumenter, mens sikkerhedskopier er konstrueret til aktive filer, der bruges i daglige systemer.

Formålet med et dokumentarkiv er at beholde de originale dokumenter, hvis de er nødvendige af flere årsager i fremtiden, hvorimod målet med en filsikkerhedskopiering er at beholde en kopi af aktive filer i tilfælde af, at de faktiske filer bliver beskadiget eller tabt, hvilket sikrer operationel kontinuitet.

Lad os se på flere forskelle mellem dokumentarkivering og filsikkerhedskopiering.

	Dokumentarkiv	Dokument backup
Mål	Langtidsopbevaring af dokumenter, der ikke bruges lige nu	Gem en kopi af de seneste data i tilfælde af datatab eller korruption
KØB Brugte	Efter behov – f.eks. Revidere	Når aktuelle data er beskadiget eller ikke kan indlæses
data	Gemt som kopi. Data overskrives ikke	Data overskrives
Type af lagrede data	Originaldata – f.eks. Økonomiske rapporter	Duplikat af aktuelle data som kopi
Speed	Genopretningshastighed er ikke et problem	Skal være i realtid
Semester	Langvarig opbevaring	Kort til mellemlang opbevaring

FAQ

Hvorfor digitalisere dokumenter?

Produktiv dokumenthåndtering: Indekserede, digitaliserede dokumenter kan eksporteres til et system og automatisk lagres i digitale biblioteker, hvor deres brug kan dokumenteres, spores og administreres.

Enkel genbrug af tekst: Når et udskrevet emne gendannes til redigerbar tekst, kan det ændres og genbruges i Microsoft Excel eller Word, hvilket sparer tid, der generelt bruges på at genskabe og genindtaste dokumenter.

Søgbarhed: Dokumenter, inklusive nøgleord i metadata eller tekst, kan detekteres af elektroniske søgenetværk og angives inden for få sekunder.

Enkel adgang: Digitale dokumenter kan til enhver tid hentes fra hovedlageret og distribueres hurtigt via e-mail, hvilket eliminerer behovet for at lave udskrevne kopier.

Hvad er dokumentarkiveringssoftware?

Dokumentarkiveringssoftware konverterer dokumenter til digitale optegnelser, der kan arkiveres, let tilgås og administreres effektivt, hvilket hjælper din institution

spar på lagerudgifter, øge medarbejdernes produktivitet og fremskynde forretningsprocedurer.

Tilstrækkelige til langtidsarkivering er de konverterede lister små med forhøjet visuel kvalitet. De kan læses på forskellige apparater, let tilgængelige fra isolerede steder og arkiveres centralt i elektroniske arkiver, digitale biblioteker eller dokumenthåndtering

netværk. Enhver virksomhed kan fremskynde interne procedurer og øge effektiviteten ved at levere nem adgang til digitalt lagrede kopier med definerede adgangsrettigheder.

---

Use Nanonets for at automatisere dokumentarkiveringsprocessen og organisere dine filer på autopilot!

---