En virksomheds kreditorafdeling (AP) har det meget vigtige ansvar at spore, hvad virksomheden skylder til leverandører og leverandører og verificere, at betalinger er godkendt og foretaget til disse modparter. Uden en AP-afdeling ville en virksomhed have svært ved at spore alle de fakturaer, den modtager fra sine leverandører, og sikre, at disse forpligtelser overholdes. Disse kortfristede forpligtelser, virksomheden har, er kreditorerne og er en vigtig forpligtelse, virksomheden skal varetage.
Hvad er kreditorer?
En kreditor er simpelthen en løbende gæld, som en virksomhed skylder til en sælger eller leverandør. Generelt skal en kreditor betales af AP-afdelingen inden for cirka 30 dage. Det samlede kreditorbeløb fremgår af virksomhedens balance i afsnittet for kortfristede forpligtelser.
En kreditor repræsenterer et skyldigt beløb; det er ikke en transaktion, der allerede er betalt kontant. Det er penge, der skylder for et køb, virksomheden har foretaget på kredit.
En kreditor er ikke en faktura. Fakturaen er et papir eller digitalt dokument, der opkræver virksomheden for køb af varer eller tjenesteydelser, den har foretaget. Kreditorerne er det skyldige beløb. En kreditor er heller ikke et tilgodehavende, som er et beløb, som en virksomhed skylder for sine varer eller tjenesteydelser, den har solgt til andre virksomheder på kreditvilkår.
Hvad er en kreditorafdeling?
Fordi en kreditor er så vigtig for en virksomheds succes og sundhed, vil de fleste virksomheder have en dedikeret AP-afdeling. Kreditorteamets primære opgave er at sikre, at al gæld, som virksomheden har pådraget sig, er korrekt registreret og betalt.
Hvis denne kreditorfunktion ikke opfyldes af AP-afdelingen, vil leverandører og leverandører ikke blive betalt. I denne situation vil der opstå dårlige forhold mellem virksomheden og dens leverandører, hvilket kan påvirke virksomhedens mulighed for at skaffe nødvendige varer og tjenesteydelser i fremtiden.
Udover at sørge for, at alle får betalt til tiden, har AP-afdelingerne også til opgave at sikre, at der ikke laves regnskabsmæssige fejl. Den skal holde øje med svindel, forsøge at undgå fejl og afstemme eventuelle fundne uoverensstemmelser.
En anden kreditorfunktion AP-afdelinger har er at opnå rabat ved tidlige betalinger på fakturaer. Mange leverandører tilbyder sådanne rabatter, når betalinger foretages inden forfaldsdatoen på en faktura, så kreditorafdelingen kan være med til at reducere overhead i en virksomhed, hvilket naturligvis er en løbende bekymring for enhver virksomhed.
Roller i en AP-afdeling
Der er mange ansvar for kreditorafdelingen, og disse opgaver er fordelt på flere medarbejdere i betalingsafdelingen. En lille virksomhed må kun have en kreditormedarbejder. En større operation kan have følgende medarbejdere i sin kreditorafdeling:
- Kreditorkoordinator
- Faktura til Pay Manager
- Regnskabsadministrator
- Kreditorspecialist
- Regnskabsassistent
En meget stor virksomhed kunne også have en Kreditoransvarlig, som er ansvarlig for hele AP-afdelingen. De nøjagtige opgaver, der er tildelt hver rolle i en kreditorafdeling, vil variere efter virksomhed og størrelsen af operationen.
Arbejdsgang i AP-afdelinger
I hver AP-afdeling er der en arbejdsgang, der beskriver start-til-slut rejsen med at indkøbe ydelser og varer og derefter behandle de fakturaer, der er forbundet med sådanne køb og sikre, at alle får betalt til tiden. Denne trinvise procedure kan være enten digital eller manuel, hvor det digitale format tilbyder den nemmere og mindre tidskrævende metode. I begge tilfælde vil arbejdsgangen for et kreditorteam generelt spore følgende oversigt:
#1) Optag fakturaen. Fakturaen, enten fysisk eller elektronisk, skal indtastes i softwareprogrammet Enterprise Resource Planning (ERP). Som allerede nævnt kan dette gøres af en menneskelig eller digital medarbejder.
#2) Godkendelse. Efter at fakturaen er korrekt katalogiseret, skal den godkendes. Igen kan dette trin enten være manuelt eller automatiseret.
#3) Betalingstilladelse. Betaling for fakturaen skal godkendes på dette tidspunkt. Det er kreditorafdelingens ansvar at indhente denne tilladelse fra den relevante part i virksomheden.
#4) Transmission. Efter at betalingen er blevet godkendt, skal den sendes og bekræftes. Selvom fysiske betalingsmetoder såsom check eller kontanter stadig kan bruges i nogle tilfælde, vinder digitale betalinger stadig større popularitet, især dem, der kan integreres med AP software.
Det er vigtigt for betalingsafdelingen nøje at overvåge end-to-end workflow-processen. Hvis denne kreditorfunktion ikke udføres korrekt, kan der opstå fejl, hvilket vil belaste AP-teamet mere.
Funktioner af AP-afdelinger
Der er flere vigtige ansvarsområder for kreditorafdelinger, som AP-teams skal være flittige til at udføre. Generelt har de en tendens til at falde ind under en af følgende kategorier:
#1) Afstem regnskaber. AP-afdelinger skal forhindre falske gebyrer og korrigere eventuelle uligheder for at dukke op i kontoudtog eller andre finansielle dokumenter.
#2) Løs problemer med fakturadata. Kreditorteamet skal identificere eventuelle uoverensstemmelser i de data, der fremgår af en faktura og hurtigt rette oplysningerne.
#3) Behandle fakturaer. De fakturaer en virksomhed modtager fra sine leverandører skal behandles af kreditorafdelingen så de kan betales rettidigt.
#4) Fakturabetalinger. En vigtig kreditorfunktion er at foretage betaling på en faktura.
#5) Interne betalinger. Udover at betale fakturaer skal en betalingsafdeling også administrere interne betalinger for ting som kontorartikler og portoomkostninger.
#6) Gem fakturaer og match dem. Fakturaer skal matches med deres indkøbsordrer. De skal også opbevares fysisk eller elektronisk, hvor sidstnævnte metode giver den mest effektive metode til forskning og genfinding.
#7) Bevar gode relationer med leverandører. At holde leverandør-forretningsforholdet i gang er en vigtig opgave for AP-afdelinger. Når fakturaer betales til tiden, og oplysninger hurtigt afklares og opbevares, er fremtidige transaktioner mere tilbøjelige til at være problemfrie.
Organisering af kreditorteamet
Jo bedre organiseret en betalingsafdeling er, jo mere værdifuld vil den være for virksomheden. Med den rette organisation bliver arbejdsgangen også mere effektiv. Her er nogle tips til at strukturere en AP-afdeling på den mest ressourcefulde måde:
# 1) Dokumenter alt. Sørg for, at hvert køb af virksomheden har en indkøbsordre (PO), så der kan oprettes en post. Der bør også føres en log over skatte-id-numre.
#2) Gem optegnelser for nem genfinding. Dokumenter med datostempler bør opbevares på ét sted, der er let tilgængeligt.
#3) Dobbelttjek. Få forskellige AP-teammedlemmer til at dobbelttjekke hinanden for at forhindre svindel og fejl.
#4) Afstem konti regelmæssigt. Fortrinsvis på daglig basis, verificere, at fakturaer matcher PO'er. Før et register over eventuelle uoverensstemmelser og deres løsninger.
#5) Brug digitale betalinger. Nutidens elektroniske betalingsformer, herunder Automated Clearing House (ACH), er effektive og nemme. Ofte koster de ikke mere end papirbetalinger og er nemmere at holde styr på.
# 6) Automatiser AP-teamet. Udover betalinger kan mange kreditorfunktioner digitaliseres. At gøre det har mange fordele, herunder undgåelse af dataindtastningsfejl.
Hvordan automatisering kan gavne AP-afdelinger
Kreditorhold, der opgraderer til dagens nyeste software, vil høste utallige fordele. Den ældre, manuelle papirbaserede måde at udføre kreditorfunktioner på er tidskrævende og arbejdskrævende. AP-afdelinger, der skifter til fuld automatisering med avanceret software, vil kunne behandle fakturaer hurtigere med færre fejl og unøjagtigheder. Og fordi nutidens bedste AP-programmer kommer med kunstig intelligens (AI), der er brug for lidt menneskelig input til mange opgaver.
For eksempel er dagens avancerede AP-software i stand til at læse e-mails, scanne fakturaer og automatisk fange vigtige detaljer fra disse dokumenter. Realtidsmeddelelser kan sendes ud til AP-teammedlemmer, når der er behov for mere opmærksomhed. Fordi dette system fungerer på autopilot, kræves der mindre menneskelig indsats fra medarbejderne.
AP software kan også inkorporere regler for arbejdsgang. For eksempel kan en faktura sendes af et program til den rigtige afdeling til godkendelse. Betalingskontroller kan indbygges til betaling af fakturaer, og disse kontroller kan redigeres af forskellige faktorer, såsom betalingsbeløb. En betaling kan automatisk trækkes fra virksomhedens bankkonto. AI udfører disse opgaver helt af sig selv. Og med maskinlæring kan AI lære af erfaring.
Alt, hvad programmet gør, registreres i en hovedbog, og denne post kan efterses efter behag. Endnu en gang, fordi dette revisionsspor oprettes automatisk af et softwareprogram, kræves der mindre menneskeligt arbejde.
Software designet til AP-afdelinger kan også integreres med andre digitale regnskabsværktøjer, hvilket skaber et holistisk fuldt elektronisk regnskabssystem, der gør kreditorfunktioner nemmere og mindre tidskrævende for medarbejderne.
Opsummere
Enhver virksomhed, der ønsker at få succes, har brug for en produktiv AP-afdeling med det rigtige udstyr. Kreditorafdelinger, der er afhængige af forældet papirbaseret teknologi, risikerer at blive efterladt af deres konkurrenter. Nutidens sofistikerede digitale værktøjer giver mange fordele til betalingsafdelinger, hvoraf ikke mindst er mindre menneskelig indsats og hurtigere behandlingstider.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
- PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
- PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
- PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :har
- :er
- :ikke
- $OP
- 30
- a
- evne
- I stand
- Om
- tilgængelig
- Konto
- Bogføring og administration
- Konti
- gældsforpligtelser
- ACH
- fremskreden
- fordele
- påvirke
- Efter
- igen
- AI
- Alle
- allerede
- også
- Skønt
- blandt
- beløb
- an
- ,
- enhver
- kommer til syne
- passende
- godkendelse
- godkendt
- ER
- kunstig
- kunstig intelligens
- AS
- tildelt
- forbundet
- At
- deltage
- opmærksomhed
- revision
- autoriseret
- Automatiseret
- automatisk
- Automation
- undgå
- Bad
- Balance
- Balance
- Bank
- bankkonto
- grundlag
- BE
- fordi
- været
- før
- bag
- gavner det dig
- fordele
- udover
- BEDSTE
- Bedre
- virksomhed
- virksomheder
- by
- CAN
- fange
- tilfælde
- tilfælde
- Kontanter
- kategorier
- afgift
- afgifter
- kontrollere
- afklaret
- Rydning
- nøje
- Kom
- Virksomheder
- selskab
- Selskabs
- konkurrenter
- Bekymring
- kontrol
- korrigere
- korrekt
- Koste
- Omkostninger
- kunne
- modparter
- Kursus
- oprettet
- Oprettelse af
- kredit
- Nuværende
- dagligt
- data
- Dato
- Dage
- Gæld
- dedikeret
- leverer
- Afdeling
- afdelinger
- beskriver
- konstrueret
- detaljer
- forskellige
- svært
- digital
- Digital Betalinger
- digitaliseret
- rabatter
- Divided
- dokumentet
- dokumenter
- gør
- gør
- færdig
- fordoble
- ned
- grund
- hver
- Tidligt
- lettere
- nemt
- let
- effektiv
- indsats
- enten
- elektronisk
- elektronisk
- emails
- emerge
- medarbejdere
- ende til ende
- sikre
- sikring
- indtastet
- Enterprise
- Hele
- udstyr
- ERP
- fejl
- især
- Hver
- alle
- eksempel
- udførelse
- erfaring
- øje
- faktorer
- Fall
- Mode
- hurtigere
- færre
- finansielle
- efter
- Til
- format
- formularer
- fundet
- bedrageri
- fra
- fuld
- funktion
- funktioner
- fremtiden
- vinder
- generelt
- få
- gå
- godt
- varer
- Have
- Helse
- hjælpe
- link.
- holistisk
- hus
- HTTPS
- menneskelig
- ID
- identificere
- if
- vigtigt
- in
- Herunder
- uoverensstemmelser
- indarbejde
- Incorporated
- afholdt
- oplysninger
- indgang
- instans
- integrere
- Intelligens
- interne
- ind
- faktura
- fakturaer
- IT
- ITS
- selv
- rejse
- Holde
- holdt
- arbejdskraft
- stor
- større
- seneste
- LÆR
- læring
- mindst
- Ledger
- til venstre
- mindre
- passiver
- ligesom
- Sandsynlig
- lidt
- placering
- log
- maskine
- machine learning
- lavet
- lave
- maerker
- Making
- administrere
- manuel
- mange
- Match
- matchede
- Kan..
- Medlemmer
- nævnte
- mødte
- metode
- metoder
- fejl
- penge
- Overvåg
- mere
- mere effektiv
- mest
- flere
- skal
- utal
- nødvendig
- behov
- behov
- ingen
- meddelelser
- numre
- forpligtelse
- forpligtelser
- opnå
- of
- tilbyde
- tilbyde
- Office
- Officer
- tit
- ældre
- on
- engang
- ONE
- igangværende
- kun
- drift
- or
- ordrer
- ordrer
- organisation
- Organiseret
- Andet
- ud
- skitse
- betalt
- Papir
- papirbaseret
- part
- Betal
- betale
- betaling
- betalingsmetoder
- betalinger
- udføres
- udfører
- udfører
- tilladelse
- fysisk
- Fysisk
- planlægning
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- PO
- Punkt
- popularitet
- PoS
- forhindre
- primære
- problemer
- procedure
- behandle
- Behandlet
- forarbejdning
- giver
- produktiv
- Program
- Programmer
- passende
- korrekt
- give
- køb
- indkøbsordre
- indkøb
- sætte
- hurtigt
- Læs
- realtid
- høste
- resumé
- tilgodehavende
- modtager
- optage
- registreres
- optegnelser
- reducere
- register
- regelmæssigt
- relationer
- forhold
- stole
- repræsenterer
- påkrævet
- forskning
- ressource
- ressourcestærke
- ansvar
- ansvar
- hentning
- højre
- Risiko
- roller
- regler
- Kør
- scanne
- Sektion
- sendt
- Tjenester
- flere
- ark
- kort sigt
- bør
- Vis
- ganske enkelt
- Situationen
- Størrelse
- lille
- Small Business
- So
- Software
- solgt
- SOLVE
- nogle
- sofistikeret
- taler
- udsagn
- Trin
- Stadig
- butik
- opbevaret
- struktur
- lykkes
- succes
- sådan
- leverandør
- leverandører
- forsyninger
- sikker
- Kontakt
- systemet
- Opgaver
- opgaver
- skat
- hold
- Holdkammerater
- hold
- Teknologier
- tendens
- vilkår
- end
- at
- Fremtiden
- oplysninger
- deres
- Them
- derefter
- Der.
- Disse
- de
- ting
- denne
- dem
- tid
- tidskrævende
- rettidig
- gange
- tips
- til
- nutidens
- også
- værktøjer
- I alt
- Sporing
- spor
- Sporing
- Trail
- transaktion
- Transaktioner
- prøv
- forståelse
- Unsplash
- opgradering
- brug
- anvendte
- Værdifuld
- forskellige
- variere
- sælger
- leverandører
- verificeres
- verificere
- verificere
- meget
- ønsker
- Vej..
- GODT
- Hvad
- hvornår
- som
- WHO
- vilje
- med
- inden for
- uden
- arbejdstager
- arbejdere
- workflow
- ville
- zephyrnet