Hvad er kreditoroutsourcing?

Voksende virksomheder skal opretholde relationer med mange leverandører og leverandører. Leverandører med forskellige faktureringsstandarder/procedurer har en tendens til at lave kreditorprocesser ret besværligt. Outsourcing af kreditorer kan hjælpe med at udjævne AP-processen, samtidig med at det sikres, at betalinger til leverandører afvikles effektivt.

About Accounts Payable

Betalingspligtige refererer til det kortsigtede passiver pådraget af en virksomhed ved køb af varer eller tjenesteydelser fra leverandører/sælgere på kredit. Det kreditorprocessen er afgørende for en virksomhed, da den holder styr på indgående regninger eller fakturaer, der skal udlignes regelmæssigt.

Organisationer, der ønsker at reducere byrden på deres AP-processer og opretholde et jævnt forretningsflow, kunne bruge tjenesterne fra en Betalingspligtige outsource virksomhed.

What is Accounts Payable Outsourcing

Kreditoroutsourcing er processen med at ansætte en specialiseret tjenesteudbyder, som kan overtage flere AP-funktioner, som virksomheder har svært ved at håndtere internt.

Kreditor outsource virksomheder er udstyret med de nødvendige færdigheder, værktøjer og teknologi til at integrere med en organisations eksisterende AP-processer.

Organizations dealing with sensitive financial data may be hesitant to use a third-party vendor for their AP processes. Hence they might want to consider AP Automation instead.

---

Vil du bygge din brugerdefinerede Automated invoice processing workflow? Gå over til Nanonetter og kom i gang gratis! Automatiser fakturabetalinger med AI.

---

AP Outsourcing vs AP Automation

AP Outsourcing involverer overdragelse af kreditorprocesser til en tredjeparts virksomhedsudbyder. Det betyder, at du bruger en ekstern enheds kreditortjenester til at udføre dine forretningstransaktioner. AP Automation, til sammenligning er vedtagelse/integration af en AP software at udtrække, validere og godkende kreditorprocesser.

Outsourcing af dine kreditorprocesser kan hjælpe med at strømline betalinger og spare på arbejdskraft, tid og fejl. Ved at vedtage en AP-automatiseringssoftware kan du få bedre kontrol over indsamling af fakturadata, sikkerhed og hjælp til bedre dataanalyse for at øge virksomhedens effektivitet. Men det indebærer at afholde andre omkostninger såsom at investere i softwaren og afsætte tid til at træne medarbejderne i at bruge softwaren.

Valget mellem kreditor outsourcing eller automatisering afhænger helt af størrelsen og arten af ​​en virksomhed. Mens AP-automatisering vil gøre dets interne AP-processer nemmere, vil outsourcing være ideelt for en virksomhed, der ønsker at reducere sin AP-arbejdsbyrde.

Lad os indtil videre fokusere på fordele og ulemper ved outsourcing af kreditorer.

Benefits of Accounts Payable Outsourcing

Outsourcing af kreditorer kan være yderst fordelagtigt for en virksomhed. Dygtige outsourcing-udbydere kan gøre en virksomheds AP-processer mere effektive; og dermed forbedre pengestrømmen. Leverandører og leverandører kan således drage fordel af rettidige betalinger.

Her er et par måder, hvorpå virksomheder kan drage fordel af at outsource deres AP-processer:

1. Omkostningsreduktion

Outsourcing af dine kreditorprocesser kan være omkostningseffektivt for en virksomhed. Interne AP-processer kræver ansættelse af folk, investering i træningsmaterialer og udstyr/software, som kan være ret dyrt for en virksomhed. Outsourcing kan hjælpe med at undgå disse omkostninger og stadig vise sig at være budgetvenlig, da du betaler udbyderen pr. faktura.

2. Early Payment Discounts

Accounts payable outsourcing can increase the efficiency of your AP processes by streamlining vendor invoices and payments. This can help steer clear of double payments or missed invoices. Since everything is organized, you can also make early settlements of vendor bills to get better discounts.

3. Forbedret effektivitet og produktivitet

Outsourcing af dine AP-processer kan hjælpe med hurtigere fakturabehandling. Virksomheder, der tilbyder kreditortjenester, fokuserer kun på dine AP-processer; udføre arbejdet hurtigere og mere præcist. Med AP-processer, der tages hånd om, kan dine medarbejdere også fokusere på opgaver med højere værdi med øget effektivitet, hvilket fører til bedre produktivitet generelt.

4. Lower Errors and Better Fraud Mitigation

Udover at strømline fakturaer reducerer kreditorudliciteringsvirksomheder også forekomsten af ​​fejl i fakturaer. Ved at køre korrekte kontroller og valideringer kan de identificere fejl i fakturaer og forhindre forkerte betalinger. Brugen af ​​AP-eksperter og sofistikeret teknologi hjælper dem med at identificere risici og reducere forekomsten af bedrageri.

5. Skilled Resources & Latest Technology

Virksomheder, der outsourcing af kreditorer, bruger fagfolk, der er bekendt med de nyeste værktøjer eller software til at optimere AP-processer. Det betyder, at din virksomhed er drevet af den nyeste teknologi og højpræcisionsværktøjer, uden at du behøver at investere i dem.

6. Constant Tracking

Mange virksomheder, der outsourcing af kreditorer, arbejder off-site, men bruger moderniseret teknologi, der kan spores ved hvert trin. Med automatiseret sporing på plads kan virksomheder få realtidsadgang og information om deres processer for kreditorer.

7. No Shortage of Workforce

AP-processer kan, hvis de afbrydes på grund af medarbejdernes fravær, formere sig og belaste virksomheden. Outsourcing-udbydere har en tilstrækkelig arbejdsstyrke (og backup-teams) til at træde ind og administrere dine AP-processer.

Drawbacks of Accounts Payable Outsourcing

Selvom outsourcing af dine kreditorer kan virke problemfri, er der nogle problemer, som en virksomhed stadig kan stå over for med outsourcing. Nedenfor er anført nogle af de ulemper, der kan opstå ved AP-outsourcing.

1. Error-validation

Outsourcing-virksomheder er måske ikke altid gennemsigtige i, hvordan de håndterer dine AP-processer. På trods af brug af moderne teknologi er der stadig fejl. Disse fejl kan ofte gå ubemærket hen. Ændringer i dine processer er muligvis ikke fuldt implementeret af outsourcingfirmaer, der håndterer dine AP-processer, hvilket resulterer i flere fejl eller omarbejde.

2. Less Process Control

Ethvert firma der beskæftiger sig med bedste praksis for kreditorer internt er forpligtet til at have større kontrol over sine processer. Nødsituationer kan prioriteres og håndteres med det samme med direkte godkendelser. Med en tredjepartsudbyder bliver du nødt til at spille efter deres vilkår og timings. De kan være placeret langt væk, og manglen på gennemsigtighed i processer kan blive et alvorligt problem.

3. Issues with Duplication

Mange outsourcingvirksomheder, der er ansvarlige, opkræver på en faktura-basis. Derfor, hvis din virksomhed deler dubletfakturaer, skal du også betale for det. Hvis outsourcing-udbydere ikke har mulighed for at opdage duplikerede fakturaer, så ender virksomheden med at pådrage sig flere omkostninger end nødvendigt.

4. Less Flexible

En kreditorudliciteringsvirksomhed kan have visse vilkår og betingelser, som muligvis ikke gør arbejdet fleksibelt for din virksomhed. Hvis en kontrakt med sælgeren ikke dækker undtagelser i behandlingen, så skal din virksomhed håndtere det separat. Dette kan resultere i mere kompleksitet, omarbejdelse og besvær.

5. Over Dependency

At kunne overdrage afgørende AP-ansvar kan være godt, men det har en omkostning. Faktum er, at du bliver stærkt afhængig af outsourcing-udbyderen for kreditortjenester, der involverer vitale transaktioner. Så hvis udbyderen står over for udfordringer såsom sikkerhedsbrud eller endda konkurs, så kan din virksomheds processer gå i stå.

6. Privacy and Security Issues

Virksomheder bør huske, at de mister privatlivets fred, når de videregiver finansielle oplysninger og giver adgang til følsomme data, mens de vælger at outsource AP-processer.

Normalt bruger sådanne tredjeparter interne servere og cloud storage til at gemme følsomme data. Selvom det fungerer som centraliseret adgang for begge involverede parter, er dataene også tilbøjelige til potentielle sikkerhedsbrud og hacks.

Evaluating Accounts Payable Outsourcing Providers

Hvordan kan du vælge den rigtige form for outsourcing af kreditorer for at høste de nødvendige fordele? Her er nogle retningslinjer, du kan følge for at vælge den rigtige outsourceleverandør til debitorer:

• Undersøg AP Outsourcing-firmaet: Det er en god praksis at undersøge et AP-outsourcingfirma, før du samarbejder med dem. Oplysninger via testimonials, brugeranmeldelser eller feedback kan fremhæve leverandørens præstationshistorik. At se på tidligere projekter kan give et indblik i, hvordan de håndterer kunder, deres processer mv.
• Diskuter internt: En intern diskussion med ledelsen & personalet, inden overdragelse af AP-processer til en outsourcing-udbyder, kan hjælpe med at få klarhed over de krav, der skal opfyldes, og udfordringer, der potentielt kan opstå. Effektiviteten øges, og fejlene reduceres, når virksomheden, dens leverandører og outsourcingudbyderen alle er på samme side.
• Tjek for privatliv og sikkerhedsforanstaltninger: AP outsourcing virksomheder kan endda være placeret i et andet land. Før du lader outsourcingfirmaerne overtage tøjlerne i dine AP-processer, skal du kontrollere deres sikkerhedsforanstaltninger, og hvordan de opretholder privatlivets fred for dine finansielle data. Dette kan hjælpe med at vurdere den involverede risiko og de sikkerhedsforanstaltninger, der er på plads for at forhindre sikkerhedsbrud.

Accounts Payable Outsourcing Services

Outsourcing af kreditorer er blevet en populær forretningspraksis for mange virksomheder, der mangler evnen og midlerne til at håndtere deres voksende AP-processer. Mange outsourcingfirmaer vidt og bredt er tilgængelige for at tilbyde en lang række tjenester.

De mest almindelige AP-processer, der er outsourcet, er indkøbsordre or matchning af faktura (0r 3-vejs matchning), fakturaautomatisering, uoverensstemmelsesløsning og AP-administration. En virksomhed kan vælge, hvad den ønsker at outsource afhængigt af omfanget af arbejdet og det involverede budget.

Konklusion

Accounts payable outsourcing is a handy solution for companies to make their AP processes efficient & cost-effective. More and more businesses rely on AP outsourcing firms to redesign and streamline their AP processes despite mild hiccups along the way. Hiring, automation, or outsourcing is a choice businesses can make depending on their means, time, and capability to ensure smoother AP processes and better business efficiency.