Ein umfassender Leitfaden für E-Mail-Parser

Auf über achtzig Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen nutzen E-Mail-Marketing, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden zu halten.

E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Geschäftsabläufe. E-Mails enthalten häufig Kontaktinformationen von Kunden, Auftragsbestätigungen von Kunden, Zahlungsaufforderungen von Lieferanten, Lead-Anfragen und ähnliche wichtige Geschäftsdaten.

E-Mail-Parser können Unternehmen dabei unterstützen, alle in ihren E-Mails und Anhängen eingeschlossenen Daten zu extrahieren und zu nutzen.

Was ist ein E-Mail-Parser?

Ein E-Mail-Parser ist ein Tool zum Sammeln von Informationen aus eingehenden E-Mails. Daten können mithilfe einer Mail-Parsing-API aus dem Header und E-Mail-Inhalt extrahiert werden. Darüber hinaus kann es Daten direkt aus E-Mail-Anhängen wie PDF-Dateien, CSV-Dateien, Bildern und anderen Dokumenttypen extrahieren.

E-Mail-Parser können so programmiert werden, dass sie bestimmte Datenfelder aus neuen Nachrichten extrahieren. Der Benutzer kann unstrukturierte E-Mail-Daten in strukturierte Daten umwandeln, die bequem in CRM- oder ERP-Software eingespeist werden können. E-Mail-Parsing eliminiert somit unnötige manuelle Dateneingaben.

Ist E-Mail-Parsing wie Web Scraping?

E-Mail-Parsing ähnelt dem Web-Scraping. Während Web Scraper im Allgemeinen Daten von HTML-Websites sammeln, extrahieren E-Mail-Parser nur Daten aus E-Mail-Headern, -Bodys und -Anhängen.

E-Mail-Parsing-Software sucht nach bestimmten Ausdrücken und Schlüsselwörtern in einer E-Mail.

E-Mail-Parser können E-Mails direkt für Ihren Posteingang abrufen. Alternativ bieten sie auch eine dedizierte E-Mail-ID, an die alle Ihre E-Mails automatisch weitergeleitet werden können.

Das E-Mail-Parsing-Tool erkennt und extrahiert dann automatisch Datenfelder aus E-Mails, basierend auf den vom Benutzer festgelegten Parsing-Regeln. Die meisten E-Mail-Parser ermöglichen es Benutzern, benutzerdefinierte Parsing-Regeln in einer einfachen Benutzeroberfläche ohne Code einzurichten.

Warum ist E-Mail-Parsing wichtig?

E-Mail-Parsing-Software trägt zur Steigerung der Produktivität von Unternehmen bei, die täglich E-Mails empfangen und analysieren. Mitarbeiter können sich jetzt auf höherwertige Aufgaben konzentrieren. Anstatt mehrere E-Mails zu durchsuchen, um nacheinander kleine Informationen zu extrahieren.

Die automatisierte E-Mail-Analyse ist viel genauer als die manuelle Dateneingabe und kann zum Einrichten von Workflows verwendet werden. Beispielsweise können Parsing-Regeln eingerichtet werden, um Datenfelder mit geringer Parsing-Zuverlässigkeit hervorzuheben – die zur manuellen Überprüfung gesendet werden können.

E-Mail-Parsing kann somit die manuelle Dateneingabe eliminieren und eine minimale manuelle Überprüfung sicherstellen.

Vorteile der E-Mail-Analyse

Das Analysieren von E-Mails bietet Unternehmen jeder Größe und Branche erhebliche Vorteile. Hier sind einige davon:

Zeit und Geld sparen

Wie oben erwähnt, können E-Mail-Parser eine Menge verschwenderischer manueller Arbeit eliminieren. Dies hilft den Mitarbeitern, sich auf andere hochwertige Aufgaben zu konzentrieren, die sich direkt auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken können.

E-Mail-Parsing kann auch Verzögerungen reduzieren, indem sichergestellt wird, dass Daten fast sofort an nachgelagerte Geschäftsanwendungen gesendet werden.

Workflows automatisieren

E-Mail-Parser entnehmen automatisch relevante Datenfelder aus E-Mails. Die extrahierten Daten können dann in ein beliebiges bevorzugtes Format geändert werden. Und schließlich können die Daten in jede nachgelagerte Software wie CRM, ERPs oder Buchhaltungssoftware importiert werden.

Dieser gesamte Prozess kann als automatisierter Zero-Touch-Workflow eingerichtet werden.

Verbesserung der Arbeitsqualität

Wenn weniger Aufwand für manuelle Vorgänge aufgewendet wird, werden Dateneingabefehler drastisch reduziert. Stellen Sie sich vor, Sie müssten Hunderte von E-Mails durchgehen, um Informationen zu extrahieren – das sind nur eine Menge Daten, die manuell verwaltet werden müssen!

Die Genauigkeit ist gewährleistet, wenn ein E-Mail-Parser zur Automatisierung der Datenextraktion verwendet wird. Das Parsing von E-Mails kann einfach skaliert werden, ohne die Qualität und Genauigkeit der Datenextraktion zu beeinträchtigen.

Beliebte Anwendungsfälle für das Parsing von E-Mails

Praktisch jede E-Mail kann analysiert werden, um wertvolle Daten zu extrahieren. Geschäftsdokumente und Transaktionsaktualisierungen werden häufig per E-Mail gesendet und enthalten wichtige Daten.

Hier sind einige beliebte Anwendungsfälle für das Parsing von E-Mails:

Bestellanforderungen, Bestellungen, Rechnungen, Kontoauszüge und andere Dokumente werden oft als Anhang per E-Mail versendet. Mit E-Mail-Parsern können Sie jede E-Mail oder jeden Anhang automatisch klassifizieren/kategorisieren und zur weiteren Verarbeitung an einen geeigneten Parser senden.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Bestellung per E-Mail und stellen dem Kunden automatisch eine Rechnung! Oder automatisch Daten aus angehängten Zahlungsbelegen extrahieren und in Ihre Buchhaltungssoftware einspeisen.

Lead-Management und -Anreicherung

Unternehmen haben oft Interessenten, die sie per E-Mail kontaktieren. Diese E-Mails enthalten die Kontaktinformationen des Leads und andere Informationen, die für Vertriebs- und Marketingteams relevant sind. Ein E-Mail-Parser kann Lead-Informationen automatisch extrahieren und die Daten in einem CRM wie Salesforce oder Hubspot aktualisieren.

Marketingteams können diese Leads dann mit relevanter Reichweite ansprechen. Oder Vertriebsteams können solche Leads weiter qualifizieren, indem sie ein Angebot senden oder einen Anruf tätigen.

Automatisierung von E-Commerce-Prozessen

Jeder E-Commerce-Kauf löst eine Reihe von E-Mails mit Bestellinformationen, Rechnungen und Aktualisierungen aus.

E-Mail-Parsing-APIs können E-Commerce-Websites dabei helfen, Auftragserfüllung, Versand und Kundennachverfolgung zu optimieren.

So automatisieren Sie das E-Mail-Parsing mit Nanonets

Hier sind die Schritte zum Einrichten eines automatisierten E-Mail-Parsing-Workflows mit Nanonets:

Ein Konto erstellen

Verein registrieren um mit Nanonets zu beginnen.

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten E-Mail-Parser

Laden Sie einige Beispieldateien hoch und markieren Sie die Felder, die Sie extrahieren möchten. Anhand der von Ihnen gezeigten Beispiele lernt die KI Ihre Interessensgebiete zu identifizieren – je mehr desto besser.

Screenshots von E-Mails reichen vollkommen aus. Testen Sie den benutzerdefinierten Extraktor mit neuen Dateien, um zu sehen, wie er funktioniert.

Beachten Sie, dass Nanonets sofort einsatzbereite Extraktoren für gängige Dokumenttypen anbietet, die als Anhänge eingehen können, darunter Rechnungen, Bestellungen, Quittungen und mehr.

Definieren Sie die Quelle(n)

Wenn E-Mails Ihre primäre Quelle sind, richten Sie eine Nanonets-Empfangsadresse ein und leiten Sie alle relevanten E-Mails automatisch an diese E-Mail-ID weiter.

Sie können auch einen automatischen Import von Dateien aus Cloud-Speichern, Datenbanken oder eine Verbindung über eine API einrichten.

Richten Sie den Arbeitsablauf ein

Erstellen Sie den gesamten Workflow, indem Sie die Quelle mit dem von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Datenextraktor verbinden. Sie können auch Parsing-Regeln definieren, um die extrahierten Daten in ein geeignetes Ausgabeformat zu verarbeiten.

Definieren Sie schließlich das Ziel, in das Sie die verfeinerten Daten exportieren möchten. Über die API von Nanonets können Sie die Daten direkt in CRM- oder ERP-Software exportieren.