In allen Branchen veröffentlichen Unternehmen immer mehr Inhalte online.
Dies ist nach der Pandemie noch deutlicher geworden, als die globale Gemeinschaft online ging, um die physischen Einschränkungen zu überwinden, die ihnen durch den Lockdown auferlegt wurden.
Websites werden verwendet, um Produkte und Dienstleistungen an Kunden zu verkaufen, um Verkaufs- und Marketingmaterialien zu veröffentlichen und zu teilen, und – von kleinen Unternehmen bis hin zu Landesregierungen – als primärer Kommunikationskanal mit Mitgliedern der breiten Öffentlichkeit.
Die Verbreitung digitaler Inhalte stellt uns vor neue Herausforderungen. Finanzunternehmen müssen beispielsweise eine Reihe von Compliance-Verpflichtungen erfüllen, um digitale Kanäle (einschließlich Websites) für die Werbung bei Kunden zu nutzen. An anderer Stelle müssen Organisationen möglicherweise Aufzeichnungen über den Inhalt ihrer Website zum Zwecke der Streitbeilegung führen, und andere möchten möglicherweise Website-Seiten nur wegen ihrer kulturellen oder historischen Bedeutung, als öffentliche Aufzeichnung oder als Bezugspunkt für zukünftige Marketingkampagnen aufbewahren .
Die Website-Archivierung ist die einzige Möglichkeit, Website-Inhalte so zu erhalten, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder aufgerufen werden können. Es ist die einzige Möglichkeit, eine stabile, zeitgestempelte, nachweislich authentische und unabhängige Version von Webinhalten zu erstellen und zu pflegen. Da die Archive unabhängig sind, sind sie vollständig von der ursprünglichen Website-Architektur getrennt und enthalten nur die Elemente, die zum Zeitpunkt der Archivierung live waren, wodurch eine Iteration entsteht, die ihrer ursprünglichen Form so nahe wie möglich kommt.
Es gibt viele Gründe, warum eine Organisation ihre Website archivieren sollte, aber in jedem Fall müssen sie sicherstellen, dass ihre Archive vollständig, sicher und rechtlich zulässig sind.
In diesem Leitfaden betrachten wir einige der spezifischen Herausforderungen rund um die Website-Archivierung in drei verschiedenen Sektoren – Finanzdienstleistungen, öffentlicher Sektor und Marken.
Es gibt einen Teil der ...
Die Rolle der Website-Archivierung
Die Website-Archivierung ermöglicht es Unternehmen im Finanz-, öffentlichen und Einzelhandelssektor, unveränderliche Aufzeichnungen ihrer Webseiten zu speichern. Dadurch wird Folgendes sichergestellt:
1. Beachtung
Regulierte Unternehmen und Firmen weltweit müssen alle elektronischen Mitteilungen gemäß den Regeln von MiFID II (EU), FCA (UK), SEC (US), ASIC (AU) und FINRA (US) aufzeichnen und aufbewahren. MiFID II schreibt zum Beispiel vor, dass die aufgezeichnete elektronische Kommunikation:
• Komplett – Eine Organisation muss sich aller Arten elektronischer Kommunikation bewusst sein, die verwendet werden und von wem. Darüber hinaus müssen sie über ein System und Prozesse verfügen, die darauf ausgelegt sind, alle Aufzeichnungen dieser Kommunikation zu erfassen und aufzubewahren.
• Genaue – Eine Organisation muss voll und ganz auf den Inhalt und die Metadaten der aufgezeichneten elektronischen Kommunikation vertrauen können, die die genauen Daten und Zeiten nachweisen können, zu denen etwas stattgefunden hat.
• Hochwertige – Eine Organisation sollte in der Lage sein, Aufzeichnungen elektronischer Kommunikation so nah wie möglich an ihrer „Originalform“ zu reproduzieren.
Die Leine zieht sich weltweit zusammen. Ab November 2022,
die Marketingregel der SEC erweiterte die Definition von „Werbung“ auf Website-Inhalte, die nun vollständig erfasst und archiviert werden müssen. Inzwischen hat die Australian Securities and Investments Commission (ASIC) damit begonnen, Aufzeichnungen über historische Website-Preisversprechen von Versicherungsunternehmen anzufordern
Verhängung von Bußgeldern für diejenigen, die sie nicht erbringen können.
2. Rechtliche Zulässigkeit
Unternehmen könnten aufgefordert werden, vor Gericht authentifizierte Beweise für elektronische Daten vorzulegen. Aus den Aufzeichnungen muss hervorgehen, dass die Daten in einem unveränderlichen Format gespeichert wurden und wann sie archiviert wurden. Diese Anforderungen sind in den folgenden Regeln und Vorschriften enthalten:
• Federal Rules of Evidence (Regel 901) – das Erfordernis der Authentifizierung oder Identifizierung eines Beweismittels.
• Der Verhaltenskodex zur Beweiskraft und rechtlichen Zulässigkeit elektronischer Informationen (BS 10008:2014) – Gewährleistung der Authentizität und Integrität elektronischer Informationen.
• SEC-Regel 17a-4 – die Unternehmen verpflichtet, elektronische Geschäftskommunikation in einem nicht wiederbeschreibbaren und nicht löschbaren Format (WORM) zu archivieren.
• eDiscovery-Anfragen – Die Archivierung von Website-Daten für Streitbeilegungs- und eDiscovery-Zwecke kann dazu beitragen sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen nicht widerlegbar sind und eine wahrheitsgetreue Wiedergabe des Inhalts zu diesem Zeitpunkt darstellen.
3. Schutz von geistigem Eigentum und Markenwerten
Marken haben einen klaren Anreiz, ihre Aktivitäten langfristig aufzuzeichnen, um zukünftige Kampagnen zu informieren. Da jedoch immer mehr Geschäftsaktivitäten online stattfinden, werden sie kontinuierlich große Mengen digitaler Inhalte mit einer Geschwindigkeit erstellen und veröffentlichen, die schwer zu verfolgen ist. Die Website-Archivierung kann regelmäßig durchgeführt werden und mit unbegrenztem Cloud-Speicher und der Möglichkeit, große Datensätze zu archivieren, kann sichergestellt werden, dass nichts Wertvolles verloren geht.
4. Bewahrung von Aufzeichnungen von kultureller und historischer Bedeutung
Organisationen des öffentlichen Sektors und Archivare können die Aufbewahrung von kulturell wichtigen Website-Inhalten für den sofortigen Zugriff auf historische öffentliche Aufzeichnungen verlangen. Die Website-Archivierung ist die ideale Lösung, um diese großen Datenmengen zu erhalten und in einem unveränderlichen WORM-Dateiformat zu speichern.
Wer profitiert von der Website-Archivierung?
Finanzdienstleistungen
Die Finanzdienstleistungsbranche steht unter ständigem Druck, neue Online-Kanäle einzuführen, wenn sie mit der sich entwickelnden digitalen Landschaft Schritt halten will. Dabei muss ihre Nutzung dieser Kanäle jedoch gegen strenge Compliance-Vorschriften von SEC, ASIC, FINRA und anderen abgewogen werden.
Jede Lösung muss in der Lage sein, die Einhaltung solcher Vorschriften sowie potenzieller Datenhoheits- und DSGVO-Anforderungen nachzuweisen.
Public Sector
Zahlreiche nationale Archive, Bibliotheken, Regierungen und Universitäten archivieren jetzt Website-Daten, um alle Aufzeichnungen von kultureller und historischer Bedeutung zu bewahren. Dies wird hauptsächlich durch Gesetze wie z
UK Public Records Act 1958 und in jüngerer Zeit die
Informationsfreiheitsgesetz 2000.
Da der öffentliche Sektor immer mehr Online-Aktivitäten unternimmt, suchen Organisationen nach Möglichkeiten, ihre Website-Archivierungsbestimmungen weiterzuentwickeln, um von neuen Technologien wie den folgenden zu profitieren:
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Die Wolke – Um eine effiziente und flexible Speicherung der großen Datenmengen zu ermöglichen.
-
Indizierung und Suche – Um die Daten für Forscher, Beamte, Studenten und Mitglieder der Öffentlichkeit (einschließlich öffentlich zugänglicher Portale wie z
Das britische Nationalarchiv). -
Das Update vom traditionellen ARC-Dateiformat auf den ISO-Standard
WARC-Dateiformat, die beim Speichern digitaler oder digitalisierter Materialien helfen können.
Marken
FMCG-Marken erstellen neben traditionellen Markenwerten immer mehr Online-Inhalte. Diese Inhalte können ohne Planung und Voraussicht leicht geändert, beschädigt oder verloren werden.
Das Führen von Aufzeichnungen über Online-Markenaktivitäten und Kundenkommunikation kann helfen…
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Informieren Sie über die zukünftige Markenausrichtung (durch Überwachung der Leistung)
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Inspirieren Sie zukünftige Kampagnen
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Stellen Sie sicher, dass rechtlich zulässige Aufzeichnungen aller Kommunikationen für Fälle der Streitbeilegung aufbewahrt werden.
Wie archiviert man eine Website?
Wenn es darum geht, Ihre Website-Inhalte tatsächlich zu archivieren, gibt es mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Kostenlose Online-Tools wie die Wayback Machine sind Optionen, erfordern jedoch, dass Benutzer jede Seite einzeln manuell speichern. Dies ist für die Mehrheit der Unternehmen angesichts der Häufigkeit, mit der Erfassungen stattfinden müssen, um die Regulierungsbehörden zufrieden zu stellen, einfach nicht machbar. nämlich bei jeder Änderung.
Während sich einige Unternehmen zu Aufzeichnungszwecken auf Content Management System (CMS)-Backups verlassen, gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen einem Backup und einem Archiv.
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Digitale Signaturen und Metadaten: Am wichtigsten ist, dass Daten aus einem CMS-Backup keine digitale Signatur haben und daher nicht authentifizierbar oder vor Gericht zulässig sind. Darüber hinaus erlauben CMS-Backups Rechtsabteilungen nicht, einen Datensatz mit all seinen wichtigen Metadaten einfach zu exportieren.
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Volltextsuche: CMS-Sicherungen bieten keine Volltextsuche. Prüfer können dringend und kurzfristig Informationen anfordern – wenn Sie Ihren Standort manuell erfassen, können die erfassten Datenmengen das schnelle Auffinden bestimmter Daten erschweren.
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Konforme Datenspeicherung: Für regulierte Branchen mit spezifischen Aufzeichnungsvorschriften (z. B. öffentlicher Sektor und Finanzdienstleistungen) erfüllt ein CMS-Backup die Anforderungen nicht.
Alternativ ermöglicht ein automatisierter Website-Archivierungsdienst Unternehmen, ihre Website-Inhalte vollständig aufzubewahren, während sie den manuellen Aufwand verringern und die rechtliche Zulässigkeit sicherstellen.
Wägen Sie Ihre Optionen ab
Da die digitale Landschaft immer expansiver wird, folgt das Regulierungsniveau diesem Beispiel. Organisationen wie die SEC und ASIC haben kürzlich erhebliche Änderungen vorgenommen, um unsere zunehmende Abhängigkeit von Online-Plattformen widerzuspiegeln und wie leicht wertvolle Informationen verloren gehen können, angesichts der Schwaden, denen wir täglich begegnen.
Die Archivierung von Websites erfüllt so viele Funktionen für so viele verschiedene Arten von Organisationen, dass sie für einen wachsenden Anteil moderner Unternehmen zu einer grundlegenden Anforderung geworden ist. Ob es darum geht, Regulierungsbehörden zufriedenzustellen, die Ansammlung digitaler Produkte Ihrer Marke zu bewahren oder Informationen von kultureller und historischer Bedeutung zu bewahren, es gilt für Branchen vom öffentlichen Sektor bis hin zu Finanzdienstleistungen, Einzelhandelsmarken und vielen dazwischen.
Da die Anforderungen an die Archivierung gestiegen sind, sind bestimmte Funktionen unverzichtbar geworden, die fast immer von Compliance-Drittanbietern bereitgestellt werden. Die automatisierte Website-Erfassung ermöglicht es Unternehmen, ihre gesamte Website in regelmäßigen, voreingestellten Intervallen zu crawlen und jedes Mal eine genaue Version der Website, wie sie zu diesem Zeitpunkt existierte, zu erfassen. Die Volltextsuche reduziert den manuellen Aufwand weiter auf ein überschaubares Maß, falls eine bestimmte Seite für Rechtsstreitigkeiten angefordert wird. Werden diese Daten hingegen nicht in einem rechtlich zulässigen Format gespeichert, ist der gesamte Prozess zumindest aus Compliance-Sicht wertlos.
Bevor Sie mit dem Archivierungsprozess beginnen, ist es wichtig, das dahinter stehende Ziel zu verstehen und zu verstehen, ob Ihr Team über die Tools verfügt, um selbst damit umzugehen. Erst dann werden Sie beginnen, den richtigen Ansatz aus Ressourcensicht herauszufinden und herauszufinden, wer in der Lage ist, Ihnen beim Erreichen dieser Ziele zu helfen. Und wenn es sich bei Ihren Zielen um gesetzliche Verpflichtungen handelt, sollten Sie auf Nummer sicher gehen
immer brutaler werdendes Regulierungsklima.
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