Die KI-Rechnungsverarbeitung ist kein Science-Fiction-Traum mehr, sondern eine gegenwärtige Realität, die die Art und Weise verändert, wie Unternehmen ihre Rechnungen verwalten abbrechnungsverbindlichkeiten (AP). Die rasante Entwicklung der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML) verschiebt die Grenzen des Möglichen Geschäftsautomatisierung.
Von der Automatisierung der Datenextraktion bis zur Identifizierung von Rechnungsdiskrepanzen sorgt die KI-basierte Rechnungsverarbeitung für reibungslosere, schnellere und zuverlässigere Abläufe. Am Ende erhalten Sie einen vereinfachten Prozess und eine höhere Genauigkeit und Effizienz. Was genau ist KI-basierte Rechnungsverarbeitung und wie funktioniert sie?
Was ist KI-basierte Rechnungsverarbeitung?
Das AP-Team Rechnungsbearbeitungsworkflow Typischerweise umfasst die manuelle Datenerfassung und -eingabe, Genehmigungsnachverfolgungen und den Zahlungsprozess. Dieser traditionelle Ansatz kann ziemlich zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient sein. Stellen Sie sich vor, jeden Monat Hunderte oder sogar Tausende von Rechnungen manuell zu bearbeiten.
Enter KI-Rechnungsverarbeitung. Dieser Ansatz nutzt die Lern- und Anpassungsfähigkeit der KI und automatisiert den gesamten Rechnungsverarbeitungszyklus. Durch die Kombination von maschinellem Lernen und optischer Zeichenerkennung kann die KI-Rechnungsverarbeitung Daten aus verschiedenen Rechnungsformaten präzise extrahieren, die Informationen automatisch ausfüllen oder validieren und an Ihre Unternehmensanwendungen weiterleiten, wodurch der Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert wird.
Darüber hinaus lernt die KI jedes Mal, wenn jemand manuell eingreift, um einen Fehler zu beheben, daraus und verbessert so ihre Datenerkennungsfähigkeiten. Dieser Lernprozess ermöglicht es der KI, verschiedene Rechnungsformate zu verarbeiten, wodurch der Bedarf an manuellen Eingriffen minimiert wird.
Wie funktioniert die KI-basierte Rechnungsverarbeitung?
Die KI-basierte Rechnungsverarbeitung funktioniert durch eine Kombination von Technologien wie maschinellem Lernen (ML), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und optischer Zeichenerkennung (OCR).
Schauen wir uns die verschiedenen Schritte im Workflow im Detail an:
1. Rechnungserfassung: Die KI scannt die physischen oder digitalen Rechnungen. Sie müssen lediglich die Rechnung hochladen und schon macht sich die KI an die Arbeit. Die OCR-Technologie wandelt unterschiedliche Rechnungsformate in Daten um, die die KI verarbeiten kann.
2. Datenextraktion: Sobald die Rechnung erfasst ist, extrahiert die KI mithilfe von ML und NLP relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferantendetails, Datum, Gesamtbetrag, Einzelpostendetails usw.
3. Datenvalidierung: Nach der Extraktion validiert die KI die Daten, indem sie sie mit den Bestelldetails im System abgleicht. Dieser Schritt stellt sicher, dass es keine Diskrepanz zwischen der Rechnung und den Bestelldetails gibt.
4. Manueller Eingriff und Fehlerkorrektur: Wenn die KI Unstimmigkeiten erkennt, die sie nicht beheben kann, markiert sie die Rechnung zur manuellen Überprüfung. Wie bereits erwähnt, hilft jede manuelle Änderung der KI dabei, zu lernen und ihre Genauigkeit in Zukunft zu verbessern.
5. Weg zur Genehmigung: Nach der Datenvalidierung und Fehlerkorrektur leitet die KI die Rechnung zur Genehmigung an die entsprechende Person oder das entsprechende Team weiter. Dieser Schritt trägt dazu bei, die Kontrolle und Transparenz im Prozess aufrechtzuerhalten.
6. Zahlungsabwicklung: Nach der Genehmigung leitet die KI die Zahlungen auf Grundlage der Rechnungsbedingungen und Geschäftsregeln weiter und trägt so dazu bei, Verzugszinsen zu vermeiden und gute Beziehungen zu Lieferanten aufrechtzuerhalten.
Wie löst die Integration von KI häufige Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung?
Seien wir ehrlich: Die Rechnungsbearbeitung kann Kopfschmerzen bereiten. Es handelt sich um eine altehrwürdige Geschäftspraxis, die jedoch nicht ohne Herausforderungen ist. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind, können sich Ineffizienzen einschleichen, die zu Frustration und finanziellen Verlusten führen.
Probleme wie verspätete Lieferantenbestellungen aufgrund verspäteter Zahlungen, Kreditverweigerung aufgrund von Inkonsistenzen in der Vergangenheit und Stundenverschwendung bei der Behebung von Fehlern und der Verfolgung von Genehmigungen kommen nur allzu häufig vor. Diese Herausforderungen können Ihre Ressourcen belasten und Ihre Gewinnmargen stark belasten.
Glücklicherweise hat die jüngste Integration von KI in die Rechnungsverarbeitung Unternehmen dabei geholfen, viele dieser Probleme zu entschärfen.
Problem 1: Zeitaufwändige manuelle Dateneingabe
Das manuelle Extrahieren von Rechnungsdaten ist nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch zeitaufwändig. Während papierbasierte Rechnungen eine manuelle Dateneingabe erfordern würden, erfordern digitale Rechnungen, wenn auch ein Fortschritt, immer noch, dass jemand die Daten durchsucht und die erforderlichen Informationen kopiert oder extrahiert. Und für den Fall, dass Ihr ERP nicht in Ihr Rechnungssystem integriert ist, müssen Ihre Mitarbeiter die Daten manuell in zwei Systeme eingeben, was den Arbeitsaufwand verdoppelt und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht.
Mit OCR-Technologie und KI ist dieser Prozess nun automatisiert. Rechnungen können gescannt werden, relevante Daten werden erfasst und in das System eingegeben. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Dateneingabe erheblich reduziert und Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam kann sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
Problem 2: Hohe Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe
Die manuelle Dateneingabe ist anfällig für menschliches Versagen. Selbst der akribischste Mensch kann beim Umgang mit großen Datenmengen Fehler machen. Diese Fehler können zu Zahlungsdiskrepanzen führen, die später zu erheblichen Problemen führen können, von finanziellen Unstimmigkeiten bis hin zu angespannten Lieferantenbeziehungen.
Durch die KI-basierte Rechnungsverarbeitung werden diese Fehler drastisch reduziert. Durch die Automatisierung des Datenextraktionsprozesses mithilfe von ML und OCR werden menschliche Fehler bei der Dateneingabe vermieden. Eventuelle Unstimmigkeiten werden schnell zur Überprüfung gemeldet, sodass aus kleinen Fehlern kein größeres Problem wird.
Problem 3: Verzögerung bei der Rechnungsgenehmigung
Verzögerungen können aus mehreren Gründen auftreten: Der Genehmiger könnte beschäftigt sein, die Rechnung könnte in einem Stapel Papierkram verloren gehen, die Rechnung wurde an die falsche Person weitergeleitet oder es könnten Unstimmigkeiten in der Rechnung selbst bestehen, die geklärt werden müssen. Ihr Grund mag berechtigt sein, aber das Ergebnis ist dasselbe: angespannte Beziehungen zu Ihren Lieferanten, verspätete Lieferantenbestellungen und potenzielle Verspätungsgebühren.
Die KI-basierte Rechnungsverarbeitung rationalisiert den Genehmigungsprozess. Jede Genehmigungsebene wird im System abgebildet, um sicherzustellen, dass die Rechnung zur richtigen Zeit bei der richtigen Person eintrifft. Nicht genehmigte Rechnungen können einfach nachverfolgt und bei Bedarf eskaliert werden. Die KI kann auch Unstimmigkeiten zur Überprüfung markieren, bevor die Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet wird. Und da die Zahlungsabwicklung in das KI-System integriert ist, wird die Zahlung sofort nach Genehmigung verarbeitet.
Problem 4: Mangelnde Transparenz und Kontrolle
Papierrechnungen können leicht verloren gehen; Selbst digitale Dateien können im Dateimeer verloren gehen. Das Fehlen eines zentralen Speichers für alle Rechnungen erschwert die Führung eines Prüfpfads. Darüber hinaus wäre es schwierig, den 2-Wege-Abgleich (oder bei Bedarf sogar den 3-Wege-Abgleich) effektiv zu implementieren. Dieser Mangel an Transparenz und Kontrolle kann zu Betrug und Compliance-Problemen führen.
KI in der Rechnungsverarbeitung schafft ein zentralisiertes System, das die Nachverfolgung von Rechnungen in jeder Phase erleichtert. Die Implementierung des 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleichs wird durch einen digitalen Trail für jede Rechnung viel einfacher und effektiver. Die Erkennung von Betrug und Unstimmigkeiten wird mit KI deutlich einfacher, da Muster und Unregelmäßigkeiten in den Daten schnell erkannt werden können. Es stellt außerdem sicher, dass alle Rechnungen sicher gespeichert werden und Informationen darüber enthalten, wer die einzelnen Rechnungen geprüft und genehmigt hat, wodurch die Verantwortlichkeit und Kontrolle über den Prozess erhöht wird.
Problem 5: Schwierigkeiten bei der Bearbeitung komplexer Rechnungen
Rechnungen liegen in verschiedenen Formaten vor, von gescannten Bildern bis hin zu PDFs, und nicht alle Systeme können diese Formate effizient verarbeiten. Dies könnte zu Verzögerungen bei der Bearbeitung oder sogar zum Verlust von Rechnungen führen, was zu weiteren Frustrationen und potenziellen finanziellen Verlusten führen könnte.
Mithilfe von OCR-Technologie und intelligenter Verarbeitung kann KI relevante Daten aus gescannten Bildern, PDFs und anderen digitalen Formaten extrahieren. Die KI kann auch verschiedene Rechnungslayouts, Sprachen, Handelsbestimmungen und Währungen lernen und sich an diese anpassen. Diese Funktionen sind praktisch, wenn Sie mit internationalen Lieferanten oder komplexen Bestellungen zusammenarbeiten.
Problem 6: Skalierbarkeitsprobleme bei wachsendem Geschäft
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen auch Ihre Transaktionen und Rechnungen. Die manuelle Rechnungsbearbeitung kann mit diesem Wachstum immer unüberschaubarer werden. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie mehr Zeit aufwenden, mehr Personal einstellen oder sich mit mehr Fehlern und Ineffizienzen auseinandersetzen. Dies kann Ihre Ressourcen erheblich belasten und Ihre Wachstumspläne behindern.
KI-Systeme können so konfiguriert werden, dass sie Ihren wachsenden Anforderungen gerecht werden, ohne dass zusätzliche Personalressourcen erforderlich sind. Sie können ganz einfach mehr Anbieter einbinden, größere Rechnungsmengen verarbeiten und komplexe Transaktionen abwickeln. KI kann auch lernen und sich an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen und bei Bedarf weitere Aufgaben automatisieren. Unabhängig davon, ob Sie Einzel- oder Mehrzeilenrechnungen bearbeiten oder Ihre Lieferantenbasis erweitern möchten, kann KI je nach Bedarf vergrößert oder verkleinert werden.
Problem 7: Schwierigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung des Cashflows
Eine ineffektive Rechnungsbearbeitung kann zu Cashflow-Problemen führen. Ohne einen klaren Überblick über ein- und ausgehende Zahlungen kann es schwierig sein, Ihre Finanzen effektiv zu verwalten. Zahlungsverzug, Zahlungsausfälle oder sogar Überzahlungen können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen.
Durch die KI-basierte Rechnungsverarbeitung haben Sie in Echtzeit einen Überblick über Ihren Finanzstatus. Das System kann den Cashflow auf der Grundlage vorhandener Rechnungen und Zahlungsdaten vorhersagen, sodass Sie Ihre Mittel effektiver planen können. Es sorgt außerdem für eine zeitnahe Zahlungsabwicklung und verringert so das Risiko verspäteter Gebühren oder versäumter Zahlungen. Die KI kann auch mögliche Überzahlungen erkennen und Ihnen so helfen, unnötige Kosten zu vermeiden.
Problem 8: Mangelnde Interoperabilität
Nicht alle Systeme können effektiv miteinander kommunizieren. Sie verfügen möglicherweise über ein ausgezeichnetes Rechnungssystem, aber wenn es nicht in Ihre bestehende Finanzsoftware oder Ihr ERP-System integriert werden kann, kann dies zu Ineffizienzen und Datensilos führen. Dieser Mangel an Interoperabilität kann zusätzlichen Aufwand verursachen, da Daten manuell in mehrere Systeme eingegeben werden müssen.
Mit KI können Sie ganze Prozesse über verschiedene Systeme hinweg automatisieren. Die KI kann in Ihre bestehende Software integriert werden und ermöglicht so eine nahtlose Datenübertragung und Synchronisierung. Diese Interoperabilität beseitigt Datensilos und reduziert die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus ist die KI rund um die Uhr aktiv, d. h. sie verarbeitet Rechnungen und synchronisiert Daten auch außerhalb der Bürozeiten und sorgt so dafür, dass Ihre Abläufe rund um die Uhr reibungslos laufen.
Es ist wichtig zu bedenken, dass nicht alle KI-gestützten Rechnungsverarbeitungssysteme alle diese Funktionen bieten. Sie sollten die Fähigkeiten jedes Systems sorgfältig prüfen, bevor Sie eine Wahl treffen.
Wie die KI-basierte Rechnungsverarbeitung von Nanonets helfen kann
Nanonets kombiniert OCR- und KI-Technologien nahtlos, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Sie können das System schnell darauf trainieren, verschiedene Rechnungsformate, Layouts und Sprachen zu erkennen, sodass es für Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen geeignet ist.
In Neuseeland ansässiges Immobilienwartungsunternehmen, Tapi, hat die Leistungsfähigkeit von Nanonets genutzt, um seine betriebliche Effizienz zu revolutionieren. Tapi verwaltet über 110,000 Immobilien und stand vor der Herausforderung eines langsamen, manuellen Rechnungsverarbeitungssystems, das sein Wachstum behinderte.
Mit Nanonets erfassten sie mühelos wichtige Informationen aus Rechnungen, die dann zur Prüfung und Validierung an Tapi gesendet wurden. Das System erwies sich mit einer beeindruckenden Datenextraktions- und Flexibilitätsgenauigkeitsrate von 94 % als zuverlässig und ermöglichte eine schnelle und nahtlose Systemintegration.
Die Ergebnisse waren erstaunlich. Die manuelle Bearbeitung, die zuvor 6 Stunden dauerte, konnte auf nur noch 12 Sekunden reduziert werden. Die mit der Rechnungsstellung verbundenen Betriebskosten sanken um 70 %, wodurch Ressourcen für andere wichtige Geschäftsbereiche frei wurden. Die schnelle Rechnungsabwicklung verbesserte das Kundenerlebnis von Tapi erheblich und demonstrierte die transformative Kraft von Die KI-gestützte Rechnungslösung von Nanonets.
So kann Nanonets auch Ihrem Unternehmen helfen:
Automatisierte Datenerfassung: Erfassen und extrahieren Sie ganz einfach Daten aus PDFs, Bildern, Tabellenkalkulationen und anderen digitalen Formaten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe, was Fehler reduziert und die Bearbeitungszeit beschleunigt.
Nahtlose Integration: Einfache Integration in Ihre vorhandenen Softwaresysteme wie Xero, Sage, Google Sheets, Gmail, Zapier und andere. Dies gewährleistet eine nahtlose Datenübertragung und Interoperabilität, reduziert Datensilos und steigert die betriebliche Effizienz.
Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann Nanonets skaliert werden, um Ihren erhöhten Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Sie größere Rechnungen ohne zusätzliche Ressourcen verwalten können.
Intelligente Verarbeitung: Nutzen Sie KI, um komplexe Rechnungen zu verstehen und zu verarbeiten, unabhängig von Layout, Sprache oder Währung. Die intelligente Verarbeitung von Nanonets kann sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen, sodass Sie mit mehr internationalen Anbietern und komplizierten Arbeitsabläufen umgehen können.
Echtzeitanalysen: Verfolgen Sie ganz einfach den Status Ihrer Rechnungen, überwachen Sie Ihren Cashflow und treffen Sie fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten.
24×7-Betrieb: Bei Nanonets hört die Rechnungsbearbeitung nicht nach den Bürozeiten auf. Die KI arbeitet rund um die Uhr und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen zeitnah bearbeitet werden und Ihr Betrieb reibungslos läuft.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Erstellen Sie automatisch Prüfpfade und stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Standards entsprechen. Diese Funktion trägt nicht nur zur Wahrung der Transparenz bei, sondern erleichtert auch die Einhaltung der Vorschriften.
Kostenreduzierung: Reduzieren Sie die Betriebskosten durch die Automatisierung manueller Verarbeitungsaufgaben. Mit einer deutlich schnelleren Bearbeitungszeit können Sie Ihre Gemeinkosten senken und so zu einem gesünderen Endergebnis führen.
Abschließende Gedanken
Die KI-basierte Rechnungsverarbeitung stärkt Unternehmen weltweit. Es ermöglicht AP-Teams, von reaktiven zu proaktiven Rollen zu wechseln und sich mehr auf strategische Aufgaben als auf die alltägliche Dateneingabe zu konzentrieren. Auch wenn die Vorabkosten für die Implementierung von KI hoch erscheinen mögen, sind die langfristigen Einsparungen und betrieblichen Effizienzsteigerungen eine lohnende Investition.
Mit der Weiterentwicklung der KI entwickeln sich auch ihre Fähigkeiten bei der Rechnungsverarbeitung weiter. Die Zukunft verspricht eine genauere Datenextraktion, nahtlose Systemintegration und intuitive Automatisierung.
Denken Sie daran, dass der Erfolg der Implementierung von KI in Ihrer Rechnungsverarbeitung von der Wahl der richtigen Lösung abhängt, die Ihren Geschäftsanforderungen und -zielen entspricht. Nehmen Sie sich die Zeit, verschiedene Optionen zu prüfen, ihre Vor- und Nachteile zu verstehen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
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