Alles, was Sie über Contract Lifecycle Management wissen müssen

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Der weltweite Markt für Vertragslebenszyklusmanagement wird im Jahr 845 voraussichtlich einen Wert von 2022 Millionen US-Dollar haben und bis 3 auf etwa 2032 Milliarden US-Dollar ansteigen, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 13.5% während des Prognosezeitraums.

Aber was ist Vertragslebenszyklusmanagement? Und warum brauchen Sie sie?

Beim Vertragslebenszyklusmanagement handelt es sich um den Prozess der Vertragserstellung, -änderung und -überwachung vor der Kündigung oder dem Ablauf. Das Vertragslebenszyklusmanagement ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Vorschriften einzuhalten und ihre Interessen zu schützen.

Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, können Sie eine eigene Rechtsabteilung beschäftigen. Die meisten mittleren bis kleinen Unternehmen verfügen nicht über diesen Luxus und verlassen sich daher bei allen (oder zumindest einem Teil) ihrer rechtlichen Bedürfnisse auf Anwaltskanzleien.

Die Beziehung ist wichtig. Es ist außerdem komplex und umfasst verschiedene Begriffe, Klauseln und Prozesse. Contract Lifecycle Management ist der Schlüssel zu dieser Art von Beziehung.

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Was ist der Vertragslebenszyklus?

Zwischen 55 % und 70 % der Unternehmen verfügen über KEINE wirksamen Vertragsmanagementsysteme. Und das wird schwierig, weil alle großen Unternehmen zu jedem Zeitpunkt Tausende von Verträgen haben.

Angesichts der Tatsache, dass Verträge so weit verbreitet sind und große Unternehmen sie nicht effizient angehen, ist das Vertragslebenszyklusmanagement praktisch.

Der Vertragslebenszyklus ist der Prozess, der mit der Kontaktaufnahme eines Kunden mit einer Agentur beginnt und mit der Lieferung des Endprodukts durch die Agentur endet. Es umfasst typischerweise die folgenden Schritte:

Marketing und Vertrieb
Vorvertragsverhandlungen
Vertragsvorbereitung
Vertragsabwicklung
Laufendes Vertragsmanagement

Was ist Contract Lifecycle Management?

Das Vertragslebenszyklusmanagement beschreibt die Prozesse, die zur Verwaltung von Verträgen vom Anfang bis zum Ende erforderlich sind. Ziel des Vertragslebenszyklusmanagements ist es, sicherzustellen, dass Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus effizient und effektiv verwaltet werden.

Verträge können nach Dauer, Komplexität und Wichtigkeit kategorisiert werden. Beispielsweise kann ein einfacher Liefervertrag mit geringem Streitrisiko anders abgewickelt werden als ein komplexer Vertrag mit hohem Streitpotenzial.

Vertragsmanager sollten diese Faktoren berücksichtigen, wenn sie Arbeitsabläufe für jeden verwendeten Vertragstyp entwickeln.

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Warum ist Contract Lifecycle Management wichtig?

Vereinbarungen sind die Grundlage aller Geschäftsbeziehungen. Sie definieren die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Partei und stellen sicher, dass jeder weiß, was er von seinem Gegenüber erwarten kann.

Das durchschnittliche Fortune-2000-Unternehmen verfügt über ca 20,000 – 40,000 aktive Verträge jederzeit
Unternehmen verlieren 9.2 % ihres Gewinns durch ineffektives Vertragsmanagement
Bis 2023 werden 40 % der I&O-Teams KI-gestützte Automatisierung nutzen in großen Unternehmen, was zu einer höheren IT-Produktivität bei größerer Agilität und Skalierbarkeit führt

Bei Verträgen geht es nicht nur darum, sicherzustellen, dass Sie nicht betrogen oder betrogen werden. Dabei geht es auch darum, die Interessen Ihres Unternehmens zu schützen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Es gibt jedoch noch viele weitere Gründe, warum das Vertragslebenszyklusmanagement für das Endergebnis Ihres Unternehmens wichtig ist. Hier sind einige davon:

Sparen Sie Zeit

Wenn Sie im Lebenszyklus Ihrer Verträge Zeit sparen können, können Sie auch Geld sparen. So einfach ist das. Je mehr Zeit Sie sparen, desto mehr Geld verdienen Sie.

Vermeiden Sie teure Strafen und reduzieren Sie Risiken

Wenn Sie über eine Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement verfügen, können Sie Strafen vermeiden oder reduzieren. In manchen Fällen können diese Strafen recht teuer sein und sogar die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens gefährden. All dies lässt sich jedoch mit der richtigen CRM-Lösung vermeiden.

Sie können sicherstellen, dass Ihre Verträge auf dem neuesten Stand sind und den aktuellen Vorschriften entsprechen, indem Sie ein System verwenden, das Änderungen von Gesetzen und Standards im Laufe der Zeit überwacht.

Darüber hinaus können Sie bei Bedarf auch mehrere verschiedene Arten von Verträgen gleichzeitig verwalten, sodass Sie jeden Teil Ihres Unternehmens problemlos auf einmal überwachen können, ohne jedes Dokument einzeln durchgehen zu müssen (was Stunden dauern kann!).

Verbindlichkeiten minimieren

Verträge sind oft die Grundlage für rechtliche Schritte, aber ein gut verwalteter Vertrag kann dazu beitragen, rechtliche Schritte zu vermeiden und bei Bedarf die Anwaltskosten zu senken.

Ein gut verwalteter Vertrag kann Ihnen auch dabei helfen, Ihr rechtliches Risiko zu reduzieren, indem er klar versteht, was von beiden Seiten erwartet wird, und so die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten verringert.

Verbessern Sie Sichtbarkeit und Transparenz

Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein Prozess, der sicherstellt, dass Verträge effizient verwaltet werden, was zu einer erhöhten Sichtbarkeit und Transparenz der Verträge führt. CLM hilft Ihnen, das Vertragsmanagement zu verbessern, indem es die folgenden Vorteile bietet:

Es verbessert die Kommunikation zwischen den Beteiligten.
Es erhöht die Geschwindigkeit, mit der Sie auf Änderungen reagieren können.
Es stellt sicher, dass alle relevanten Informationen in neue oder aktualisierte Verträge aufgenommen werden (z. B. Geschäftsbedingungen).

Erhöhen Sie die Vertragstreue

Die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen ist wichtig, um den Schutz Ihres Unternehmens zu gewährleisten, und hat für Unternehmen oft höchste Priorität. Compliance ist wichtig für die Aufrechterhaltung eines gesunden und sicheren Arbeitsplatzes, den Schutz Ihres Markenimages und die Wahrung eines guten Rufs.

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Wichtige Schritte im Contract Lifecycle Management (CLM)-Prozess?

Der Vertragslebenszyklusmanagementprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die befolgt werden, um die erfolgreiche Ausführung von Verträgen sicherzustellen. Diese Schritte lassen sich in sieben Phasen unterteilen:

Vertragsgestaltung

Der Vertrag ist der erste Schritt des Prozesses und es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Fakten klarstellen. Der Vertrag sollte schriftlich erfolgen, von beiden Parteien unterzeichnet und von einem Rechtsbeistand überprüft werden, um sicherzustellen, dass er alle erforderlichen Einzelheiten enthält. Es ist auch eine gute Idee, Ihren Vertrag vom Management überprüfen zu lassen, bevor er zur Prüfung an andere Abteilungen gesendet wird.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Vertrag keine Fehler oder fehlenden Informationen enthält, sodass Sie später keine Überraschungen oder Verzögerungen erleben, wenn Sie versuchen, mit jemand anderem Geschäfte zu machen.

Den Deal aushandeln

Verhandlungen sind ein wichtiger Teil des Vertragslebenszyklusmanagementprozesses. Der Verhandlungsprozess kann einseitig sein. Sie sollten daher immer bereit sein, die Verhandlungen zu kündigen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Bedingungen für Ihr Unternehmen nicht geeignet sind.

Wenn Ihnen ein vorgeschlagener Vertrag unfair oder unangemessen erscheint, zögern Sie nicht, Nein zu sagen und mit einem anderen Unternehmen noch einmal von vorne zu beginnen. Neben den Verhandlungen mit anderen Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Team während des gesamten Prozesses effektiv kommuniziert und zusammenarbeitet.

Um einen neuen Deal erfolgreich auszuhandeln, müssen alle einander vertrauen und als ein Team zusammenarbeiten.

Mitarbeit am Vertrag

Sie sind nun an einem Punkt angelangt, an dem Sie über einen soliden Vertrag verfügen und bereit sind, mit der Umsetzung zu beginnen. Hier wird die Zusammenarbeit noch wichtiger. Zu den Vorteilen der Zusammenarbeit gehören:

Ein besseres Verständnis der Funktionsweise Ihrer Organisation.
Verbesserte Kommunikation.
Bessere Entscheidungen.
Effektivere Lösungen, wenn Probleme auftreten.

Genehmigung des Vertrags

Der Vertrag wird vom Vorstand genehmigt. In einigen Unternehmen müssen alle Mitglieder den Vertrag unterzeichnen, bevor weitere Schritte in seinem Lebenszyklus durchgeführt werden können.

In anderen Unternehmen erfolgt die Genehmigung durch einen oder mehrere leitende Angestellte, denen die Genehmigungsbefugnis für bestimmte Verträge übertragen wurde.

In jedem Fall muss das Vertragsdokument zu diesem Zeitpunkt von einer Person mit ausreichender Autorität überprüft und genehmigt werden.

Ausführung und Unterzeichnung des Vertrags

Der nächste Schritt im Vertragslebenszyklus ist die Ausführung und Unterzeichnung des Vertrags. Dabei müssen die Details finalisiert werden, z. B. wer unterschreibt, wo und wann unterschrieben wird und andere Details.

Der Vertrag kann dann zu Überwachungszwecken verwendet werden, sodass Sie wissen, ob in der Beziehung Ihres Unternehmens zu einer anderen Partei alles gut läuft, indem Sie die Einhaltung bestimmter in der Vereinbarung dargelegter Bedingungen messen.

Verfolgung und Verwaltung des Vertrags

Der Vertragslebenszyklusmanagementprozess ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Es kann komplex und entmutigend sein, aber die folgenden Schritte werden Ihnen den Einstieg erleichtern.

Überwachen Sie den Vertrag, um sicherzustellen, dass er eingehalten wird: Dieser Schritt stellt sicher, dass Ihre Organisation alle Bedingungen der Vereinbarung einhält. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass interne Parteien, wie z. B. die Buchhaltung oder die Rechtsabteilung, die Fristen oder die Flexibilität in Verhandlungen nicht dadurch beeinträchtigen, dass sie unangemessene Anforderungen an alle an der Vertragsvereinbarung beteiligten Parteien stellen.
Überwachen Sie den Vertrag, um die Einhaltung sicherzustellen: Bei diesem Schritt müssen Sie als Führungskraft oder Manager einer Organisation prüfen, ob die Mitarbeiter die in ihren Verträgen vereinbarten Leistungskennzahlen, Fristen und andere in diesen Vereinbarungen festgelegte Details einhalten. Möglicherweise möchten Sie auch sicherstellen, dass diese Personen nicht gegen die in Bundesgesetzen festgelegten Regeln verstoßen, beispielsweise gegen Antidiskriminierungsrichtlinien und Arbeitsgesetze.
Überwachen Sie den Vertrag auf Durchsetzungsmaßnahmen: In diesem Schritt wird regelmäßig überprüft, ob eine Vertragsverletzung seitens einer der Parteien vorliegt. Bei der Verhängung von Strafen gegen Verstöße sollte man keinerlei Bedenken haben, da dies später schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen könnte, wenn nicht dagegen vorgegangen wird (z. B. Klagen).

Archivierung des Vertrags

Das Archivieren eines Vertrags bedeutet, dass er dauerhaft aus der aktiven Nutzung entfernt wird. Dies ist wichtig, da Verträge veraltet sind und mit der Zeit entfernt werden müssen.

Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag mit einem anderen Unternehmen haben, der kein Änderungs- oder Erneuerungspotenzial aufweist, wäre die Archivierung dieses Vertrags sinnvoll, da er nicht weiterhin aktiv genutzt werden muss.

Die Archivierung kann auch bei der Verlagerung von Verträgen von einem Rechtsraum in einen anderen eingesetzt werden, wo unterschiedliche Vorschriften darüber gelten, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen, bevor sie verworfen (oder „gelöscht“) werden. Die Archivierung umfasst:

Bestimmen, ob ein Dokument aufgrund seines Zwecks archiviert werden muss.
Überprüfen Sie die Bedingungen Ihrer Vereinbarung mit einer anderen juristischen Person oder Einzelperson.
Auswählen, welche Schritte als nächstes unternommen werden sollen.

Zu den Vorteilen gehört die Einsparung von Speicherplatz bei gleichzeitiger Reduzierung des Risikos durch die Verringerung der Möglichkeiten unbefugten Zugriffs, da veraltete Informationen länger als nötig online gespeichert werden, wodurch sich die Haftungsrisiken mit der Zeit erhöhen.

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Was ist eine CLM-Anwendung?

Eine CLM-Anwendung ist ein Softwareprogramm, das die spezifischen Aktivitäten einer CLM-Implementierung ausführt. Bei der Software kann es sich entweder um eine Open-Source-Lösung oder eine proprietäre Lösung handeln, sie muss jedoch in der Lage sein, alle im CLM-Implementierungsplan beschriebenen relevanten Aufgaben auszuführen.

Viele Unternehmen nutzen CLM-Anwendungen, da sie damit ihre Abläufe rationalisieren und die Produktivität steigern können. Es stehen beispielsweise viele Softwarepakete zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Vertriebskontakte verfolgen können.

Wenn Sie ein webbasiertes Unternehmen haben, können Sie verfolgen, wie viele Personen Ihre Website aus verschiedenen Quellen besuchen und welche Seiten sie bei jedem Besuch aufrufen. Sie können ihre Kontaktdaten sogar in einer Datenbank speichern, um sie bei Bedarf später zu kontaktieren.

Es ermöglicht Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu verwalten. Wenn Sie nach einer Lösung für die Verwaltung Ihres Kundenlebenszyklusmanagements suchen, stehen Ihnen mehrere Anwendungen zur Auswahl.

Sie können sie sowohl für große als auch für kleine Unternehmen verwenden und helfen Ihnen, mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen. Im Folgenden sind einige der beliebtesten CLM-Anwendungen aufgeführt:

Salesforce-Vertriebscloud
SugarCRM-Software für das Kundenbeziehungsmanagement
Oracle Siebel CRM
Salesforce Chatter Social-Networking-Plattform

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Branchen und interne Teams, die an CLM beteiligt sind

CLM ist ein großer Fokusbereich für viele Branchen und interne Teams. Daher ist die Liste der Branchen und internen Teams, die an CLM beteiligt sind, ziemlich groß, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:

Zu den Branchen, die an CLM beteiligt sind, gehören:
Automobilindustrie
Chemische Industrie
Konsumgüterindustrie (CPG)
Energiewirtschaft
Lebensmittel- und Getränkeindustrie (F&B)
Gesundheitsindustrie
Freizeit-, Hotel- und Unterhaltungsindustrie (LH&E)
Fertigungsindustrie
Öl- und Gasindustrie (O&G)

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Wie wähle ich eine CLM-Software aus?

Die Auswahl der richtigen CLM-Software ist eine schwierige Aufgabe. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, wie zum Beispiel:

Definieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen

Wenn Sie keine klare Vorstellung davon haben, was Sie von Ihrer CLM-Software erwarten, wird es schwierig sein, den Erfolg Ihrer Implementierung zu messen. Bevor wir uns also bestimmte Tools oder Technologien ansehen, sollten wir uns überlegen, warum Sie überhaupt in ein CLM-System investieren sollten.

Warum entscheiden sich Unternehmen für die Investition in ein CLM-System? Der wichtigste Grund ist, dass sie ihr Kundenerlebnis verbessern wollen. Dies kann viele Dinge bedeuten: Eine bessere Kundenbindung, höhere Zufriedenheitswerte und mehr Empfehlungen sind alles gute Gründe für die Einführung einer solchen Technologie.

Wenn dies nicht Ihr Ziel ist (was bei vielen Unternehmen nicht der Fall ist), sollten Sie darüber nachdenken, ob die Investition von Zeit und Geld in etwas anderes möglicherweise größere Auswirkungen hat als die Investition in ein teures neues CRM-System, das dies nicht tut mit den Bedürfnissen oder Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Berücksichtigen Sie die Bereitstellungsoptionen

Bei der Auswahl einer CLM-Software sollten Sie die Bereitstellungsoptionen berücksichtigen. Dazu gehören On-Premises, Cloud oder Hybrid.

Der Betrieb vor Ort ist die sicherste Option, erfordert jedoch kostspielige Vorabinvestitionen in Ausrüstung, Server und Wartung. Da es bei einer lokalen Lösung weniger bewegliche Teile gibt, ist sie einfacher zu warten als ihre Cloud- oder Hybrid-Pendants. Es bietet außerdem eine bessere Kontrolle über Ihre Daten, da diese auf Ihren Servern gespeichert werden und nicht an Dritte weitergegeben werden.

Cloud-Lösungen sind in der Regel günstiger, da sie keine Vorabinvestitionen wie den Kauf von Hardware erfordern. Stattdessen unterbringen Anbieter die gesamte erforderliche Infrastruktur in ihren Räumlichkeiten, sodass Benutzer über browserbasierte Anwendungen (Apps) aus der Ferne darauf zugreifen können.

Cloud-Lösungen sind daher flexibler, da sie je nach Bedarfsniveau schnell skaliert werden können. Dies bedeutet jedoch auch, dass Sie möglicherweise weniger Kontrolle darüber haben, wie Sie bestimmte Aspekte Ihrer Workflow-Prozesse verwalten, z. B. Berichterstellungs-Dashboards usw.

Anbieter vergleichen

Sie sollten Anbieter basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen vergleichen.

Sie möchten sicherstellen, dass der von Ihnen ausgewählte Anbieter über eine gute Erfolgsbilanz und Referenzen von anderen Kunden und Kunden verfügt, die bereit sind, ihre Erfahrungen zu teilen.

Außerdem ist es wichtig, beim Vergleich von CLM-Anbietern auf Preismodelle, Lizenzmodelle und Produkt-Roadmaps zu achten.

Fokus auf Benutzerfreundlichkeit

Wenn Sie sich CLM-Software ansehen, ist einer der wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, die Benutzerfreundlichkeit. Die besten CLM-Lösungen sind intuitiv und einfach, sodass Benutzer problemlos durch ihre Dashboards und Berichte navigieren können.

Wenn es an der Zeit ist, neue Mitarbeiter zu schulen oder neue Kunden an Bord zu nehmen, kann ein gut konzipiertes System diesen Prozess viel einfacher machen als ein veraltetes.

Um eine effektive Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, suchen Sie nach Optionen mit folgenden Merkmalen:

Eine übersichtliche Benutzeroberfläche (UI)

Ihre Mitarbeiter sollten keine spezielle Schulung benötigen, um zu verstehen, wie sie die Software am besten nutzen können, wenn sie bei Ihnen an Bord kommen. Wenn die Navigation durch das Dashboard und die Berichte innerhalb eines bestimmten Toolsets zu viele verwirrende Elemente oder Ebenen umfasst, sollten Sie stattdessen eine andere Option in Betracht ziehen.

Intuitive Navigation

Die Benutzeroberfläche sollte außerdem so gestaltet sein, dass sie einen einfachen Zugriff zwischen verschiedenen Funktionsbereichen innerhalb der Plattform(en) Ihrer Software ermöglicht. Auf diese Weise weiß jeder jederzeit, wo sich alles befindet, und verschwendet keine Zeit mit Suchen, wenn er im normalen Arbeitsablauf schnell etwas braucht.

Suchen Sie nach einem Anbieter, der fortlaufenden Support und Schulungen anbietet

Sie sollten sich nach einem Anbieter umsehen, der Ihnen fortlaufenden Support und Schulungen bietet. Sie möchten ein Unternehmen, das nach dem Verkauf für Sie da ist und sicherstellt, dass Ihre Software wie vorgesehen funktioniert. Wenn ein Unternehmen dies nicht bietet, suchen Sie sich ein anderes!

Zusammenfassung

Contract Lifecycle Management (CLM) ist nicht mehr nur eine Notwendigkeit, sondern mittlerweile von Vorteil. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Transparenz des Vertragsportfolios Ihres Unternehmens, sondern steigern auch den Wert Ihres Unternehmens insgesamt.

Die Implementierung von CLM ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Verwaltung von Verträgen einzustellen und mit der Verwaltung des Lebenszyklus des Vertrags zu beginnen, was die Effizienz und Effektivität in Ihrer gesamten Organisation verbessert.

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Zeitstempel: 16. Juni 2022

Zeitstempel: 3. April 2024

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