Geschäftsprozessoptimierung – Ein Leitfaden für 2022

Ein Unternehmen zu führen ist keine leichte Aufgabe.

Es gibt viele Dinge, die rechtzeitig erledigt werden müssen. Aber tun sie das? Manche tun es und manche nicht.

Wie stellen Sie sicher, dass alle Ihre Aufgaben vor Ablauf der Frist erledigt werden?

Indem man einem folgt optimierter Ablauf. Wenn Sie herauszoomen, ist ein Unternehmen das Ergebnis der Zusammenarbeit aller Geschäftsprozesse. Wenn alle Prozesse effizient sind, ist alles gut. Wenn Ihre Prozesse ineffizient sind, verschwenden Sie im Grunde die Zeit und Mühe der Mitarbeiter.

Um das Beste aus Geschäftsprozessen zu machen, müssen Führungskräfte Folgendes berücksichtigen: Geschäftsprozessoptimierung.

Wie fange ich damit an? Wie sollten Sie den besten Tech-Stack auswählen, um die richtigen BPO-Strategien umzusetzen? Wir werden uns das alles im Blog unten ansehen.

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Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist die Abfolge von Schritten, Aktivitäten und Aufgaben, die ein Unternehmen ausführt, um ein Produkt herzustellen oder eine Dienstleistung zu erbringen.

Arten von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse werden in drei Haupttypen unterteilt: Betrieb, Management und Support.

Betriebliche Prozesse stehen in direktem Zusammenhang mit der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Dazu gehören Dinge wie das Abschließen eines Verkaufs, das Versenden von Bestellungen und das Beantworten von Kundensupport-Tickets.

Managementprozesse beinhalten, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit korrekt erledigen (und nicht nur ihre Zeit verschwenden). Dazu gehören Dinge wie Leistungsbeurteilungen, die Durchführung von Schulungen und die Schaffung neuer Stellen im Unternehmen.

Der Einsatz eines Business Process Management-Frameworks erhöht die Erfolgsquote eines Projekts um 70%.

Prozesse unterstützen wesentliche Dienstleistungen für das Unternehmen selbst (im Gegensatz zu seinen Kunden) erbringen. Das kann alles sein, von HR-Papierkram bis hin zur Nachverfolgung von Leistungspaketen und Gehaltsabrechnungen.

Bei der Erstellung einer neuen oder überarbeiteten Strategie für Ihr Unternehmen ist es wichtig zu verstehen, wie sich jedes Flusselement auf andere Funktionen und Abteilungen in Ihrem Unternehmen auswirkt.

Wenn Sie beispielsweise daran arbeiten, den Workflow einer Abteilung zu aktualisieren, aber die Auswirkungen vernachlässigen, die dies auf eine andere Abteilung – wie etwa IT-Services – haben wird, könnten Sie am Ende mit einem unlösbaren Problem enden.

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Was ist Geschäftsprozessoptimierung?

Geschäftsprozessoptimierung (BPO) ist eine Strategie, um Ihr Unternehmen effizienter, effektiver und profitabler zu machen.

Es geht darum, die für Ihr Unternehmen zentralen Prozesse zu identifizieren und zu verbessern, um eine höhere Effizienz und Effektivität zu erreichen. Auf diese Weise kann es zu einem besseren Kundenservice und wettbewerbsfähigeren Preisen führen – alles Dinge, die Kunden dazu bringen, mit der Zeit mehr Geschäfte mit Ihnen zu machen.

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Warum brauchen Sie Geschäftsprozessoptimierung?

Warum Geschäftsprozessoptimierung? Die Antwort scheint einfach.

Der Wettbewerb ist hart. Ihre Konkurrenten versuchen alles, um besser zu werden, und das sollten Sie auch. Die Optimierung von Geschäftsprozessen bietet mehrere Vorteile, die Ihnen dabei helfen können, selbstbewusst mit dem Wettbewerb umzugehen.

Effizienz erhöhen

Die Geschäftsprozessoptimierung kann Ihnen helfen, Verschwendung zu reduzieren, die Qualität zu verbessern und die Kapazität zu erhöhen.

Kosten reduzieren

Wenn Ihre Prozesse optimiert sind, erledigen Sie Ihre Aufgaben mit möglichst wenig Ressourcen. Dies reduziert die Kosten für Produktion, Vertrieb, Support und Verwaltung durch Prozessoptimierung und kann Ihnen helfen, die Rentabilität zu steigern, ohne die Preise zu erhöhen oder die Qualitätsstandards zu senken.

Fehler reduzieren

Prozessoptimierung Methoden wie Lean oder Six Sigma zielen darauf ab, Ihre Prozesse fehlerfrei zu gestalten, indem sie manuelle Aufwände durch intelligente Automatisierung oder andere Maßnahmen ersetzen.

Kapazität erhöhen

Die Optimierung Ihrer Prozesse kann die Effizienz Ihrer Mitarbeiter steigern. Die Geschäftsprozessoptimierung kann Engpässe des Geschäftsprozesses identifizieren und versuchen, die Verschwendung von Ressourcen in anderen Teilen des Prozesses zu reduzieren. Z.B. Anstatt Mitarbeiter zum Sortieren von Dokumenten einzusetzen, können Sie Dokumentenmanagementsysteme verwenden, um Dokumente zu kategorisieren.

Steigerung der Rentabilität

Das versteht sich von selbst. Die Prozessoptimierung kann Ihnen helfen, Kosten zu minimieren und gleichzeitig die Leistung zu verbessern, wodurch Ihre Geschäftsprozesse profitabler werden.

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Vorteile der Geschäftsprozessoptimierung

Die Geschäftsprozessoptimierung (BPO) rationalisiert Ihre Geschäftsprozesse, indem sie die Einführung moderner Technologien verbessert, um Engpässe zu beseitigen. Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile werfen, die sich aus der Verwendung von BPO-Strategien in Ihrem Unternehmen ergeben.

Minimieren Sie Risiken und Betrug

Die Verbesserung Ihrer Prozesse verringert das Fehlerrisiko, Betrugsrisiko und Regelverstöße. Wenn Sie außerdem weniger Fehler haben, können Sie Ihre Ressourcen auf die Bereiche konzentrieren, in denen sie am dringendsten benötigt werden.

Verbesserung der Problemlösungsfähigkeit

Gute Problemlösungsfähigkeiten sind entscheidend für den Erfolg. Mit einer effizienten Geschäftsprozessoptimierung kann ein Unternehmen während des Optimierungsprozesses auch neue Wege entdecken, um Probleme schneller und effizienter zu lösen, was zu noch besseren Ergebnissen führt.

Z.B. Anstatt Rechnungen einmal im Monat zu bezahlen, nachdem sie kategorisiert, analysiert und genehmigt wurden, können Sie eine automatisierte Rechnungsverarbeitungsplattform verwenden, um Rechnungen hochzuladen, zu verarbeiten, zu kategorisieren, zu genehmigen und zu bezahlen.

Erhöhen Sie die Compliance

Compliance ist einer der wichtigsten Aspekte eines Unternehmens. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu hohen Bußgeldern und anderen Strafen führen, die sich ernsthaft auf Ihr Endergebnis auswirken können. Die Einhaltung ist jedoch nicht immer einfach oder kostengünstig.

Wenn Sie beispielsweise ein Versicherungsunternehmen sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Kunden-Onboarding-Prozess über ordnungsgemäße KYC- und Dokumentenverifizierungsverfahren verfügt. Anstelle manueller Prozesse können Sie dafür eine automatisierte Onboarding-Plattform verwenden, um Protokolle aller Dokumente zu führen, Informationen in einem sicheren Speicher zu speichern und die eingehenden Informationen zu verschlüsseln, um Datenlecks zu verhindern.

Prozesse modernisieren

Legacy-Unternehmen verwenden uralte Prozesse, die möglicherweise nicht die besten sind. Aber nur weil „es funktioniert“, heißt das nicht, dass Sie es weiter verfolgen sollten. Die Geschäftsprozessoptimierung kann solche Prozesse identifizieren und für eine bessere Leistung modernisieren.

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5 Schritte zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um mit der Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen zu beginnen:

Identifizieren/kartieren Sie es

Bevor Sie Ihren Prozess optimieren können, müssen Sie wissen, was der Prozess ist und wie er funktioniert. Dazu gehört die Identifizierung der Phasen, Schritte und Meilensteine ​​sowie der beteiligten Materialien (oder Informationen) an jedem Standort. Je detaillierter Sie die einzelnen Phasen kennen, desto einfacher können Sie später Änderungen vornehmen, um die Effizienz zu verbessern oder Kosten zu senken.

Sobald Sie den Prozess identifiziert haben, stellen Sie ihn auf Papier dar und identifizieren Sie alle Engpässe oder andere Bereiche, die verbessert werden könnten. Auf diese Weise können Sie sehen, ob es Bereiche gibt, in denen zu viel oder zu wenig gearbeitet wird.

Überdenken

Der zweite Schritt in der Prozessoptimierung ist das Umdenken. Dazu gehört, den Grund für Ihre aktuellen Prozesse zu hinterfragen und dann auf der Grundlage dieser Überlegungen Änderungen vorzunehmen. Angenommen, Sie verwenden derzeit eine bestimmte Methode, weil sie in einem anderen Unternehmen gängige Praxis war oder weil Sie es schon immer so gemacht haben. In diesem Fall ist dies ein Beispiel für eine fehlerhafte Denkweise.

Wenn Sie ein Unternehmen führen, treffen Sie Hunderte von Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen und die Schwerpunkte Ihrer Aktivitäten. Ihr Ziel sollte es sein, die Leistung zu verbessern, indem Sie bessere Entscheidungen treffen – und eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Prozessoptimierung.

Analysieren

Im nächsten Schritt wird der Prozess analysiert. In dieser Phase müssen Sie genau festlegen, um welche Aktivitäten es sich handelt, wer sie ausführt und wie sie durchgeführt werden. Sie müssen auch Key Performance Indicators identifizieren, die anzeigen, wann ein Prozess erfolgreich abgeschlossen wurde. Sobald Sie Ihre aktuellen Operationen und Aktivitäten platziert haben, können Sie nach Möglichkeiten suchen, diese zu verbessern.

Automatisieren

Verwenden Sie ein Business Process Management System, um Prozesse zu automatisieren, die ansonsten zu komplex für eine manuelle Handhabung wären. (Sie können jedoch einige dieser Prozesse weiterhin manuell verwalten.) Wenn Sie beispielsweise mehrere Mitarbeiter haben, die Spesenabrechnungen genehmigen müssen, bevor sie zur Verarbeitung gesendet werden, erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow, in dem die Genehmigung jedes Mitarbeiters erforderlich ist bevor Sie mit dem Vorgang fortfahren. Alles geschieht automatisch und kann von Anfang bis Ende nachverfolgt werden.

Überwachen

Monitoring ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessoptimierung. Die Überwachung erfolgt während des Prozesses, es handelt sich also nicht einfach um eine Post-Mortem-Analyse dessen, was passiert ist. Stattdessen können Sie Änderungen im laufenden Betrieb überwachen und vornehmen, was sehr hilfreich sein kann, um zu verhindern, dass Fehler erneut auftreten. Wenn Ihr Team seine Arbeitsabläufe genau überwacht, sollte es in der Lage sein, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen für Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden werden.

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Nanonet für die Geschäftsprozessoptimierung

Nanonets ist ein KI-basierte Workflow-Automatisierungssoftware mit integrierter OCR-Software. Nanonets kann alle manuellen Prozesse mit regelbasierten No-Code-Workflows in 15 Minuten automatisieren.

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Sie können Nanonets verwenden für:

• Rechnungsverarbeitung
• Datenextraktion aus PDFs, Bildern oder handschriftlichen Dokumenten
• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
• Workflow-Automatisierung
• Automatisierte Rechnungszahlung
• Genehmigungsprozesse
• Intelligente Automatisierung

Und mehr. Jeder manuelle Prozess, der einem Regelwerk folgt, können Sie mit Nanonets automatisieren.

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Wie wählt man die perfekte Software zur Prozessoptimierung aus?

Die Geschäftsprozessoptimierungssoftware ist ein wachsender Trend im digitalen Marketing. Es ist eine Möglichkeit, den Prozess der Verbesserung von Kunden-Websites und Zielseiten zu automatisieren, einschließlich der Art und Weise, wie Sie sie strukturieren und welche Inhalte Sie verwenden. Optimierungssoftware hilft Unternehmen, ihre Zielgruppe mit weniger Aufwand und geringeren Kosten zu erreichen, als dies sonst durch die Automatisierung dieses Prozesses möglich wäre.

Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse

Bevor Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen, müssen Sie Ihre Ziele verstehen. Werden Sie es beispielsweise für Berichtszwecke verwenden? Möchten Sie Chancen auf der Grundlage historischer Daten identifizieren? Oder möchten Sie Änderungen in Echtzeit auf der Grundlage von Live-Daten vornehmen können? Wenn Sie dies festgestellt haben, überlegen Sie, wie viele Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt verarbeitet werden können und wie lange es dauert, bis die Software Berichte erstellt.

Denken Sie schließlich daran, wie wichtig die Benutzerfreundlichkeit für jede Software ist. Einige Tools sind einfacher als andere und bieten mehr Funktionen, wenn sie nicht so benutzerfreundlich sind. Beispielsweise erfordern einfachere Tools möglicherweise mehr Schritte oder manuelle Eingriffe, während andere den Benutzern den Zugriff auf eine einfache Webschnittstelle ermöglichen, ohne dass fortgeschrittene technische Fähigkeiten erforderlich sind.      

Erstellen Sie eine Auswahlliste von Optimierungslösungen

Eine Auswahlliste von Softwareanbietern ist ein guter Ausgangspunkt. Sie können sie finden, indem Sie im Internet suchen oder Ihre Kollegen fragen. Wenn Sie sich ihre Websites ansehen, achten Sie auf Folgendes:

• Eine Liste von Funktionen und Vorteilen, die Ihren Optimierungsanforderungen entsprechen
• Preisinformationen
• Lizenzierungsoptionen, einschließlich Cloud-basierter Lösungen (falls zutreffend)
• Kundendienstoptionen

Verstehen Sie die Zeit und das Budget, die für die Implementierung erforderlich sind

Bevor Sie mit der Suche nach der perfekten Optimierungssoftware beginnen, müssen Sie verstehen, wie viel Zeit und Budget für die Implementierung der Software erforderlich sind. Das bedeutet, zu überlegen, wie lange es dauern wird, bis Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut sind, und wie lange es dauern wird, bis Sie greifbare Ergebnisse ihrer Arbeit sehen.

Es ist auch wichtig zu überlegen, ob mit der Implementierung einer Optimierungslösung zusätzliche Kosten verbunden sind oder nicht. Beispielsweise benötigen einige Unternehmen möglicherweise einen dedizierten Server, da sie ein hohes Verkehrsaufkommen und komplexe Algorithmen haben, die sie täglich ausführen.

Identifizieren Sie den richtigen Anbieter

Ein guter Anbieter bietet eine kostenlose Testversion an und verfügt über ein Supportmodell, um Kunden zum Erfolg zu verhelfen. Es ist auch wichtig, dass Sie verstehen, wie viel die Nutzung der Software kosten wird, wie zukünftige Produkt-Roadmaps aussehen und ob Upgrades geplant sind. Dies kann geschehen, indem Sie mit Kundenreferenzen sprechen oder sich Bewertungen auf Websites von Drittanbietern wie G2 Crowd, Capterra oder TrustRadius ansehen, die detaillierte Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen der Anbieter enthalten.

Optimierungssoftware kann ein mächtiges Werkzeug sein.

Die Optimierungssoftware ist am effektivsten für Websites, die bereits eine gute Leistung erbringen. Es kann Ihnen helfen, Ihre bestehende SEO-Strategie zu verbessern, indem es Daten und Erkenntnisse darüber liefert, wie Menschen Ihre Website finden und wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Es kann ein mächtiges Werkzeug in Ihrem digitalen Marketing-Arsenal sein, aber es hat einige Einschränkungen. Die Optimierungssoftware ist nicht unbedingt die beste Wahl für alle Websites, da sie für einige Unternehmen zu komplex oder teuer sein kann. Es wird auch Zeit und Mühe kosten, die Optimierung auf Ihrer Website erfolgreich umzusetzen.

Letztendlich müssen Sie die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen. Wenn Sie ein neues Unternehmen sind, kann es eine Herausforderung sein, zu wissen, welche Art von Software für Sie am besten geeignet ist. Es ist jedoch wichtig, zu recherchieren und mehr darüber zu erfahren, wie jedes Optimierungstool Ihrem Unternehmen zugute kommen kann, bevor Sie endgültige Entscheidungen treffen.

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Zusammenfassung

Wenn Sie ein erfolgreiches und lukratives Geschäft führen möchten, müssen Sie die kontinuierliche Verbesserung verstehen und priorisieren. Um eine Prozessverbesserung zu implementieren, müssen Sie Ihre aktuelle Leistung bewerten, Engpässe identifizieren und deren Ursachen ermitteln. Arbeiten Sie dann mit Ihren Teams zusammen, um Herausforderungen direkt anzugehen und die Ergebnisse zu bewerten.

Indem Sie regelmäßig die Effektivität Ihrer Prozesse analysieren, können Sie Erfolgshindernisse beseitigen und Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, bessere Ergebnisse zu erzielen.

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FAQ

Wie können Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern?

Um die Gesamteffektivität eines bestehenden Prozesses zu optimieren, muss dieser erkannt und verbessert werden. Mit anderen Worten, Sie nehmen einen Prozess und entwickeln einen besseren Ansatz, um ihn abzuschließen.

Ihr Unternehmen verlässt sich wahrscheinlich auf viele Verfahren, wie die tägliche Überwachung von Bestellungen und die Genehmigung von Reiseanfragen. Jede davon ist für die Gesundheit und den Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich.

Wenn sie jedoch nicht aktualisiert oder manuell durchgeführt werden, können solche Verfahren ineffektiv werden, Geld kosten und Zeit verschwenden.

Um Prozesse zu verbessern, sind folgende sieben Stufen notwendig:

• Wählen Sie einen Prozess aus, um den aktuellen Vorgang zu verbessern und zu skizzieren
• Finden Sie Engpässe und potenzielle Verbesserungsbereiche
• Zeichnen Sie ein Layout des potenziellen neuen Prozesses
• Prozessprüfung und -überarbeitung
• Implementieren und überwachen Sie den neuen Prozess

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