Haben wir mit Software zu viel gegessen?

Es ist etwas mehr als ein Jahrzehnt her, seit Marc Andreesen berühmt wurde erklärte, dass Software die Welt frisst. Er hatte recht. Jetzt befinden wir uns in einer neuen Phase: Überall, wo wir hinschauen, gibt es leistungsstarke Software, und wir haben konsumiert it ohne Rücksicht auf die Langzeitwirkung. So sehr, dass wir heute mit einer ironischen Frage konfrontiert sind: Haben wir zu viel gegessen? 

Unsere Teller sind sicherlich mit jeder erdenklichen Art von Anwendungen gefüllt und sie sind alle so verlockend. Wissen Sie, für wie viele Apps Sie sich jemals angemeldet haben? Vielleicht Dutzende oder gar Hunderte? Die durchschnittliche Anzahl an Apps, die pro Okta-Kunde bereitgestellt werden ist um 22 % gestiegen die letzten 4 Jahre. IT-Leiter, mit denen ich spreche, scherzen oft darüber, dass ihre Unternehmen mehr SaaS-Apps als Mitarbeiter haben.

Dieser kann ein Problem sein und Sie sollte kümmere dich darum. Organisationen, die ihren Appetit ungebremst wachsen lassen, sind drei großen Risiken ausgesetzt:

• Kosten: Da Fernarbeit zum Standard geworden ist, haben wir gesehen, dass Software für viele Unternehmen zum zweitgrößten Ausgabenposten geworden ist. Jedoch, bis zu 25 % der SaaS-Apps und Lizenzen bleiben ungenutzt. Wenn die beiden größten Ausgaben Ihres Unternehmens Personal und Technologie sind, verschwenden Sie einen Haufen Geld für eine Ihrer größten Ausgaben.
• Compliance-Risiken: Um Cloud-basierte Software zu verkaufen oder Kundendaten in der Cloud zu speichern, müssen Sie SOC2-, ISO 27001- oder sogar SOX-konform werden oder bleiben. Stellen Sie sich Ihr Unternehmen und seine Daten wie eine Burg vor. Sie müssen Prüfern nachweisen, dass es gut geschützt ist. Stellen Sie sich jetzt jede App als Fenster, Tür, Brücke oder Zugangspunkt zu Ihrem Schloss vor. Je mehr Apps, desto genauer werden Sie von Wirtschaftsprüfern geprüft.
• Betriebseffizienz: Der Unterschied zwischen einem guten Koch und einem Weltklasse-Koch besteht darin, wie sie ihre Mitarbeiter so verwalten, dass sie mit allen verfügbaren Zutaten umgehen. Ihr Team arbeitet sicherlich nicht gut zusammen, wenn es mehrere Arten derselben App verwendet, z. B. Monday, Jira, Asana oder ClickUp. Außerdem wachsen interne Support-Tickets exponentiell mit der Anzahl der verwendeten Apps.

Trotzdem (und um die Essensmetapher noch einen Schritt weiter zu treiben), viele der Apps, die Ihr Unternehmen tatsächlich verwendet sind die Zutaten für ein großartiges Produkt. Schließlich ist der Aufbau eines Technologieunternehmens kompliziert. Und um dies effektiv zu tun, benötigen Sie die richtigen Komponenten und Werkzeuge. Der Trick, um sie zu nutzen – um ein 3-Sterne-Michelin-Restaurant für Software zu werden – besteht jedoch darin, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre gesamte Software meisterhaft verwalten können. 

Eine Methode, dies zu erreichen und das volle Potenzial Ihres Unternehmens durch Technologie auszuschöpfen, besteht darin Ändern Sie die Prioritäten von IT, Sicherheit und Beschaffung — die Teams, die sich im Allgemeinen um den Softwarebetrieb kümmern. Anstatt sie dazu zu bringen, Probleme zu lösen (z. B. IT-Tickets zu lösen), helfen Sie ihnen, eine Infrastruktur zu schaffen, die Mitarbeiter befähigt, Software selbst zu betreiben und zu einem zu werden selbstverwaltete Belegschaft.

Das AppOkalypse. Oder ist es …?

Aber zuerst: Wie sind wir hierher gekommen, bis heute, wo Unternehmen von SaaS leben und das durchleben, was ich scherzhaft als das bezeichne AppOkalypse? Was sind die Ursachen unserer Softwaresucht?

Bessere UX moderner Software hat traditionelle Unternehmenssoftware entbündelt

Mitarbeiter nutzen immer mehr spezialisierte Apps, um bei der Arbeit erfolgreich zu sein. Wir verwendet, um Microsoft-Produkte zu verwenden für fast alles. Jetzt verwenden wir Airtable statt Excel, Notion statt Word, Pitch statt PowerPoint. Um einige Zahlen hinter das zu setzen, was viele von uns in unserem täglichen Leben sehen: Über 42 % der Office365-Kunden von Okta setzen jetzt auch Zoom ein, anstatt nur Microsoft Teams zu verwenden, und 26 % von ihnen verwenden auch Box, obwohl sie OneDrive haben.

Einzelpersonen verwenden aufgrund der einfachen und kostenlosen Einführung mehr Apps

Traditionell wurden Unternehmensprodukte von oben nach unten verkauft: Der CIO entschied sich für den Kauf von Salesforce oder Microsoft Office und sie wurden zur Standardeinstellung für das gesamte Unternehmen. Aber Startups wie Slack und Dropbox populäres Bottom-up-Wachstum, und heute, 67 % der Entwicklerunternehmen (z. B. Datadog oder AWS) haben einen kostenlosen Plan oder eine Testversion. Wir müssen nicht mehr mit Vertriebsmitarbeitern telefonieren oder die IT um Erlaubnis fragen – wir Melden Sie sich einfach für die kostenlose Version an des Werkzeugs.

Kurz gesagt: Apps sind hier, dort, überall. Aber haben wir es übertrieben? Verwenden wir tatsächlich zu viele Apps? Ich glaube nicht. Im Gegenteil, Software kann uns Superkräfte verleihen, um das Geschäft schneller voranzutreiben. 

Behandeln Sie Technologie als Geschäftstreiber

Denken Sie an Ihr Auto. Es benötigt 30,000 Teile um nur ein Auto zu bauen. Aber anstatt die Anzahl der Teile zu reduzieren, entwickelten die Autohersteller stattdessen die effektivste Methode, um das Auto zusammenzubauen. Die Innovation kam davon, wie sie verschiedene Teile zusammenbrachten. Zum Beispiel die Toyota Produktionssystem, auch „schlanke Fertigung“ genannt, wurde zu einem zentralen Wettbewerbsunterscheidungsmerkmal für Toyota. Ein Prinzip war es, Verschwendung zu minimieren und den Betrieb kontinuierlich zu verbessern, indem Probleme schnell an die Oberfläche gebracht wurden. Agile Softwareentwicklung und die „Lean Startup“-Methodik wurden vom Toyota-System „Build, Measure, Learn“ inspiriert. 

Ähnlich wie bei Toyota sollten Unternehmen Denken Sie darüber nach, wie Sie ihre Betriebsprinzipien in Bezug auf Software ändern können und verwandle sie in eine Wettbewerbsunterscheidungsmerkmal. Herkömmliche Ansätze zum Technologiemanagement reichen nicht aus. Unternehmen denken oft, dass Zentralisierung die Lösung ist, aber in diesem Fall ist sie es nicht. Es gibt einfach zu viele Apps, mit denen man sich auseinandersetzen muss, zusätzlich zu anderen Faktoren wie Sicherheit und Compliance.

Zentralisierte Softwareverwaltung ist der Feind

1944 die Central Intelligence Agency veröffentlichte einen Leitfaden wie Sie Ihren Arbeitsplatz sabotieren können. Punkt Nr. 1 war, niemals Abkürzungen zu nehmen und immer durch einen zentralisierten „Kanal“ zu gehen. Denken Sie an das letzte Mal, als Sie Zugriff auf eine App oder eine Berechtigung benötigten. Sie mussten einen Kanal durchlaufen, der von einem IT-Ticket erstellt wurde, und mussten warten. Oder was war mit dem letzten Mal, als Sie eine neue Software kaufen mussten? Es kann 2 bis 3 Monate dauern bis Sie alle erforderlichen Genehmigungen zum Kauf einer Anwendung erhalten haben. 

Hier ist, warum Zentralisierung nicht funktioniert und warum Ansätze, sie zu beheben, das Ziel verfehlen können.

Zentralisierung schafft Engpässe

Mehr als die Hälfte aller Apps werden von Fachexperten in verschiedenen Teams beschafft und verwaltet – von denen viele nur ihre Tools erwerben und sich an die Arbeit machen wollen. Bei den meisten dieser Anfragen müssen jedoch Abteilungen wie IT, Sicherheit oder Beschaffung helfen. Nach unseren Erkenntnissen beziehen sich zwischen 40 % und 60 % aller IT-Tickets auf Softwarezugriffsprobleme, deren Lösung im Durchschnitt etwa 19 Stunden dauert. Mitarbeiter müssen warten und Administratoren werden von geschäftiger Arbeit wie der Kontoerstellung erdrückt. Der Verwaltungsaufwand steigt mit jeder weiteren App. 

Zentralisierung führt zu Leaky Buckets

Unternehmen zentralisieren auch die Aufsicht, um Kosten-, Compliance- oder Sicherheitsrisiken zu mindern. Die Logik ist insofern vernünftig, als Mitarbeiter nicht einfach doppelte Software kaufen oder übermäßige Administratorberechtigungen erhalten sollten. Die Überprüfung von Hunderten von Apps und Tausenden von Konten ist jedoch mit einem zentralisierten Ansatz nicht skalierbar – es schafft Leaky Buckets, in denen Mitarbeiter immer noch unnötigen Zugriff auf Apps erhalten und behalten, ohne dass es jemand weiß. Zum Beispiel, 25 % oder mehr Software bleibt in den meisten Unternehmen ungenutzt. Oder das Sicherheitsteam von Segment hat das letztes Jahr gezeigt 60 % seiner 669 Administratorrollen nicht aktiv genutzt wurden.

Mehr Personal ist nicht die Lösung

Betriebsteams wenden häufig ein, dass sie nicht so gut finanziert sind wie andere Abteilungen, was dazu führt, dass sie langsamer vorankommen, als sie eigentlich möchten. Warum also erhöhen wir die Anzahl der Administratoren nicht kontinuierlich mit der Anzahl der Apps, die wir verwenden? Das Problem liegt jedoch genau in dieser Frage und in der Annahme, dass das Problem nur durch zentralisierte Hilfe und Überwachung gelöst werden kann. Es ist eine Lösung, die nicht skaliert.

Die Zentralisierung der Softwareverwaltung ist eine seltsame Sache. Es versucht, die Dinge einfacher zu machen, aber irgendwie macht es die Dinge für alle schlimmer, wenn die Anzahl der Apps zunimmt. So, Wie können wir die Rollen der Teams neu erfinden? die sich um Softwareoperationen kümmern – nämlich IT, Sicherheit und Beschaffung?

Machen Sie den konformen Weg zum einfachen Weg

Seien wir ehrlich: Mitarbeiter werden fast immer den einfachsten Weg zur Wertschöpfung gehen. Wenn Ihr Ansatz zur Softwareverwaltung zentralisiert bleibt und viele Engpässe aufweist, werden die Mitarbeiter weiterhin Ihre Richtlinien umgehen, indem sie beispielsweise heimlich Software kaufen. Es ist ein Teufelskreis. Damit viele Menschen verantwortungsvoll handeln – und das Verhältnis zwischen IT/Sicherheit/Beschaffung und dem Rest der Organisation verändern – Der konforme Pfad muss zum bequemsten Pfad werden. 

Self-Governance ist der neue Ansatz zur Verwaltung von Software

Die Bewältigung dieser Komplexität kann nur gelingen, wenn wir den Mitarbeitern und ihren Teams Kontrolle und Verantwortung zurückgeben. Anstatt Menschen Essen zu reichen, bringen Sie ihnen bei, wie man kocht, ohne sich zu verbrennen. Grundsätzlich geht es darum, einen Weg zu finden, bei dem Anreize so ausgerichtet werden, dass Mitarbeiter, die am kosteneffizientesten und sichersten agieren, auch ihre eigenen Probleme am schnellsten lösen. 

Wir sind bereits darauf konditioniert, Lebensmittel und Benzin selbst zu kaufen – und sogar für einen Flug einzuchecken – warum also nicht mit der Verwaltung von Unternehmenssoftware? Anstatt die IT um Unterstützung zu bitten (oder über „Kanäle“ zu arbeiten, wie die CIA in ihrem Leitfaden zur Sabotage am Arbeitsplatz beschrieben hat), könnte die IT die Mitarbeiter in die Lage versetzen, sich schnell und verantwortungsvoll selbst zu helfen. Anstatt der zentralisierte Ausführungsarm zu sein, Sicherheit, Beschaffung und IT müssen zur unternehmensinternen Plattform werden die Mitarbeiter mit der richtigen Infrastruktur befähigt.

Automatisierung ist großartig, aber sie erfordert zentralisierten Support, und das lässt sich nicht mit Hunderten von Apps skalieren.

Die Annahme eines Prozesses und einer Struktur für die Selbstverwaltung ist ein wichtiges Problem, das es zu lösen gilt, da es sich direkt auf das Endergebnis auswirkt. Unternehmen, die sich nicht darauf konzentrieren, sich von ihrem systemischen zentralisierten Setup zu einem Self-Service-Setup zu entwickeln, riskieren, riesige Geldbeträge für ungenutzte Software zu verschwenden, das nächste Compliance-Audit zu opfern und das gesamte Unternehmen ineffizient laufen zu lassen. Es ist ein Führungspriorität Um die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu ändern, damit es sein volles Potenzial ausschöpfen kann, indem es Anwendungen von Drittanbietern strategisch nutzt, anstatt sich von ihnen überwältigen zu lassen.

Die Frage, die sich Unternehmen stellen sollten, lautet: wie man Self-Service an so vielen Stellen wie möglich kodierte. Zum Beispiel:

• Sobald die IT Workflows dafür erstellt hat, wer welche App genehmigen soll, können Mitarbeiter Apps, Berechtigungen, interne Tools oder sogar Entwicklerressourcen ohne IT-Hilfe anfordern. 
• Wenn die Beschaffung ein System dafür aufbaut, wer welche Art von Softwarekauf genehmigen muss, können die Mitarbeiter dieses Self-Service-System nutzen. 
• Wenn die Sicherheitsabteilung eine Möglichkeit implementiert, vertraulichen Apps oder Berechtigungen nur für ein bestimmtes Zeitfenster Zugriff zu gewähren, müssen sie den Zugriff nicht ständig zentral überprüfen.

Integrieren Sie Selbstverwaltung in Ihre Ziele

Alle diese Beispiele zeigen, wie die Rolle von Software-Betriebsteams ändern können: Anstatt Support-Tickets oder -Warnungen zu lösen, könnten sie sich darauf konzentrieren, das System richtig zu kodieren und die gesamte Organisation dabei zu coachen. Darüber hinaus besteht ein weiterer Ansatz zur Veränderung des Technologiemanagements durch eine selbstverwaltete Belegschaft darin ermutigen Sie alle Ihre Teamleiter in Ihrer gesamten Organisation zu integrieren Self-Service in ihre OKRs or V2MOM verarbeiten. 

Beispielsweise hat die IT normalerweise das Ziel, den Personalbedarf im Betrieb durch Automatisierung zu reduzieren. Automatisierung ist großartig, aber sie erfordert zentralisierten Support, und das lässt sich nicht mit Hunderten von Apps skalieren. Stattdessen könnte die IT versuchen, den Personalbedarf im Betrieb durch Self-Service zu reduzieren. Oder die IT fügt manchmal ein Ziel hinzu, um die Zeit zu verkürzen, die zum Beantworten von Tickets benötigt wird. Auch dieses Ziel wird unter der Annahme gemacht, dass die Hilfe zentralisiert werden muss. Versuchen Sie stattdessen, ein Ziel hinzuzufügen, um den Prozentsatz der Anfragen zu reduzieren, die keinen ersten Kontakt mit der IT erfordern.

Up bis 25 % der SaaS-Apps und Lizenzen bleiben ungenutzt. Wenn die beiden größten Ausgaben Ihres Unternehmens Personal und Technologie sind, verschwenden Sie einen Haufen Geld für eine Ihrer größten Ausgaben.

Selbstverwaltung kann auch mit a beginnen kleine Übung, um die SaaS-Ausgaben zu senken. Es ist unmöglich, Hunderte von Anbietern zentral zu verwalten, aber es könnte funktionieren, etwas so Einfaches zu tun, wie jedem Outreach.io- oder Smartsheet-Benutzer eine E-Mail zu senden, in der erklärt wird, dass Sie versuchen, Softwareausgaben zu sparen. Fordern Sie ein 👍 an, wenn sie die Software nicht mehr verwenden, damit Sie die Lizenz zurückfordern können.

Oder, Bitten Sie alle Ihre App-Administratoren, bei der Reduzierung von Mehrausgaben zu helfen. Erstellen Sie eine gemeinsame Tabelle mit Software-Apps und jährlichen Kosten und bitten Sie sie dann, die Kosten so weit wie möglich zu senken, indem sie entweder Lizenzen entfernen oder Apps ganz kündigen. Um dies zu einer Herausforderung für das Team zu machen und Anreize auszurichten, bieten Sie einen Preis für jede ungenutzte oder redundante App, die sie löschen, und einen finanziellen Anreiz für die drei besten Administratoren, die die SaaS-Ausgaben am stärksten reduzieren. Dieser Ansatz gibt Ihnen einen ersten Eindruck davon, was es bedeutet, eine selbstverwaltete Belegschaft zu haben.

Sind wir schon satt?

Der Aufbau eines Technologieunternehmens ist kompliziert – besonders heute. Anstatt alle Tools zu beklagen, die wir verwenden, könnte eine bessere Energienutzung eine effiziente Möglichkeit schaffen, sowohl Ihre Tools als auch die zugrunde liegenden Prozesse zu verwalten. Die Stärkung Ihrer Teams und Mitarbeiter durch Selbstverwaltung kann zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Die Mitarbeiter werden sich nicht nur als integraler Bestandteil des Prozesses fühlen und daher an seinem Erfolg beteiligt sein, sondern die Mitarbeiter in den Bereichen IT, Sicherheit und Beschaffung werden zu echten Befähigern anstelle von Ticket- oder Alarmlösern. 

Also, ja, wir haben vielleicht ein All-you-can-eat-SaaS-Buffet vor uns, aber wir haben die Werkzeuge und das Wissen, um unseren Appetit zu stillen und all diese Entscheidungen zu unseren Gunsten zu treffen. Es braucht nur die Willenskraft, unsere Beziehung zu Software zu ändern.

Gepostet am 27. September 2022