Alles, was Sie über intelligente Datenerfassung wissen müssen

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Suchen Sie nach einer Automatisierungslösung für Unternehmen? Suchen Sie nicht weiter!

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Der Zugriff auf relevante Daten kann jedem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Das Informationszeitalter hat jedoch auch die Erzeugung digitaler Daten erhöht, so dass täglich schätzungsweise 2.5 Trillionen Bytes an Daten erzeugt werden. Auch die Formate der erzeugten Daten entwickeln sich mit dem technologischen Fortschritt weiter. Für Unternehmen ist es schwierig, diese Menge unterschiedlicher Daten zu verarbeiten und an die erforderlichen Kanäle weiterzuleiten. Hier kommt die intelligente Datenerfassung ins Spiel.

Durch die intelligente Datenerfassung ist die Erfassung und Verarbeitung aller in einem Unternehmen eingehenden Daten wesentlich einfacher und effizienter geworden. Es ist auch der erste Schritt zur Schaffung eines wirklich automatisierten Geschäftsprozesses.

Hier erfahren Sie, was intelligente Erfassung genau umfasst und wie sie Ihnen dabei helfen kann, die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern.

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Was ist intelligente Datenerfassung?

Bei der intelligenten Datenerfassung werden digitale Tools eingesetzt, um kritische Informationen aus eingehenden Datenquellen automatisch zu lesen und zu erfassen. Mithilfe verschiedener Datenerfassungstools können Sie relevante Informationen aus gedruckten oder handschriftlichen Dokumenten sowie elektronischen Dokumenten extrahieren.

Die intelligente Erfassung nutzt Tools wie die optische Zeichenerkennung, um den Datenextraktionsprozess nahezu augenblicklich und ohne manuelle Eingriffe durchzuführen. In die Tools integrierte Algorithmen für maschinelles Lernen ermöglichen auch die Entwicklung künstlicher Intelligenz, die die Verarbeitungskapazität, Genauigkeit und Geschwindigkeit im Laufe der Zeit verbessern kann.

Die extrahierten Informationen werden dann über die richtigen Kanäle weitergeleitet, wo sie validiert und an relevante Benutzer oder Arbeitsabläufe gesendet werden können.

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So funktioniert die intelligente Datenerfassung

Ein intelligenter Datenerfassungspartner kann Ihrem Unternehmen je nach Bedarf und Umfang Ihres Betriebs eine Reihe von Lösungen zur Auswahl anbieten. Die extrahierten Daten werden dann über vordefinierte Kanäle weitergeleitet, sodass sie von anderer intelligenter Software zur Geschäftsprozessautomatisierung genutzt werden können.

Mehrere Toolsets erfassen relevante Daten

Toolsets, die Technologien wie intelligente Datenerkennung, optische Datenerkennung, Barcode-Erkennung usw. nutzen, können Daten aus physisch gedruckten, elektronischen Dokumenten und Codes oder sogar handgeschriebenen Dokumenten erfassen. Der Einsatz mehrerer Toolsets ermöglicht es intelligenten Prozessen, die Art der verarbeiteten Daten und den Kontext, in dem sie verwendet werden, zu verstehen.

Beispielsweise können die maschinellen Lernalgorithmen der intelligenten Erfassung natürliche Sprachprozesse nutzen, um korrekt zwischen bildbasierten, textbasierten oder hybriden Daten zu unterscheiden. Mit der Zeit kann die Software lernen, wo relevante Daten in Dokumenten mit ähnlicher Struktur zu finden sind, und so Verarbeitungszeit sparen.

Datenvalidierung mit der richtigen Behörde

Sobald der Erfassungsprozess abgeschlossen ist, werden die Daten validiert, sodass eventuelle Unstimmigkeiten oder Inkonsistenzen bereits in der Erfassungsphase behoben werden können.

Informationsweiterleitung

Die erfassten Informationen werden automatisch an die relevanten Leitsysteme weitergeleitet, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Der Arbeitsablauf wird vereinfacht, da alle erfassten Informationen automatisch klassifiziert und mit Geschäfts- und Content-Management-Systemen verknüpft werden, im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, bei denen der Integrationsprozess manuell erfolgt und daher komplexer ist.

Verwendung von Algorithmen für maschinelles Lernen zur kontinuierlichen Verbesserung der Genauigkeit

Die Software kann mithilfe eingebetteter Algorithmen für maschinelles Lernen lernen, verschiedene Formate neuer Daten zu definieren und zu identifizieren. Integrierte Extraktionsanweisungen können auch lernen, wo in verschiedenen Dokumenttypen kritische Informationen zu finden sind. Der Lernprozess wird mit der Zeit die Genauigkeit und Geschwindigkeit der intelligenten Erfassung verbessern.

Speicherung von Daten zur Wiederverwendung

Die intelligenten Klassifizierungsfunktionen der intelligenten Erfassungssoftware stellen sicher, dass alle eingehenden Daten identifiziert und entsprechend gekennzeichnet werden, sodass in Zukunft problemlos auf sie zugegriffen werden kann.

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Was sind die Vorteile der intelligenten Datenerfassung?

Wie Sie sehen, steigert eine intelligente Datenerfassung die Effizienz des Datenerfassungs- und Nutzungsprozesses Ihres Unternehmens von Anfang an. Dazu werden Daten in Echtzeit extrahiert, an die Leitsysteme gesendet und dem Endbenutzer relevante Informationen nahezu augenblicklich zur Verfügung gestellt.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie die intelligente Erfassung Ihrem Unternehmen zugute kommen kann.

Eliminiert mühsame und zeitaufwändige Aufgaben

Manuelle Aufgaben, die Zeit in Anspruch nehmen, ohne einen großen Mehrwert für den Gesamtprozess zu schaffen, können durch intelligente Erfassung automatisiert werden. Dies gibt den Mitarbeitern Zeit, sich auf wichtigere und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Reduziert Gemeinkosten

Herkömmliche Datenerfassungs- und -verarbeitungsmethoden erhöhen die Betriebskosten und machen mit zunehmender Menge an eingehenden Daten Ausgaben für zusätzliche Personalressourcen erforderlich. Das Drucken von Daten zur Verarbeitung und Speicherung erhöht die Gemeinkosten einer Organisation. Durch die Digitalisierung aller eingehenden Daten, sei es per E-Mail, physischer Dokumentation oder sogar über Mobiltelefone, können diese Gemeinkosten gesenkt werden. Da weniger Personalressourcen für die manuelle Eingabe und Überprüfung großer Datensätze aufgewendet werden, kann die Zeit auf wichtigere Aufgaben umgelenkt werden, was zu einem besseren Unternehmenswachstum führt, ohne dass Ausgaben für die Anschaffung zusätzlicher Personalressourcen anfallen.

Single-Point-of-Capture

Intelligente Erfassung bietet einen zentralen Erfassungspunkt, an dem künstliche Intelligenz lernen kann, verschiedene Arten von Dokumenten zu identifizieren und wichtige Daten darin zu finden. Der Prozess verläuft nahtlos und die Effizienz solcher Prozesse steigt, je mehr Daten verarbeitet werden.

Verbessert unternehmensweite Synergien

Da immer mehr Unternehmen auf ein Remote-Arbeitsmodell umsteigen, trägt die intelligente Erfassung dazu bei, die dynamische Interaktion durch einen gemeinsamen Datensatz zu erleichtern, ohne dass man sich am selben geografischen Standort befinden muss. Dadurch wird der Zugang zu Remote-Talenten erleichtert und die Synergie innerhalb verschiedener Teams und Abteilungen erhöht.

Die intelligente Erfassung erleichtert die dynamische Interaktion durch einen gemeinsamen Datensatz, ohne dass man sich am selben geografischen Standort befinden muss. Dadurch wird der Zugang zu Remote-Talenten erleichtert und die Synergie innerhalb verschiedener Teams und Abteilungen erhöht.

Verbesserte Sicherheit

Content Routing erlaubt nur den Benutzern, die auf bestimmte Daten zugreifen dürfen, diese einzusehen und zu überprüfen. Es schützt vor Datenschutzverstößen durch die Verschlüsselung eingehender Daten und auch vor Datenverlust, indem es alle in das Unternehmen eingehenden Daten sicher protokolliert und an einem Ort speichert. Dies ermöglicht einem Unternehmen die Einhaltung von Sicherheitsstandards und gewährleistet den Kunden außerdem, dass alle ihre Daten sicher sind. Die Prüfpfade sind vollständig transparent und für die zuständigen Behörden in Zukunft leicht zugänglich.

Macht Compliance einfacher

Durch die fehlerfreie Klassifizierung und Definition eingehender Daten kann eine intelligente Datenerfassungssoftware Daten von besserer Qualität liefern. Die Daten sind außerdem mit einem Audit-Trail verknüpft, um sicherzustellen, dass in Bezug auf die Daten keine Compliance-Richtlinien verletzt werden. Die Digitalisierung der Dokumente erhöht die Sicherheit und ermöglicht eine problemlose Nachverfolgung, wodurch die Einhaltung von Vorschriften zum Kinderspiel wird.

Einzelplattformlösung

Intelligente Erfassung ermöglicht eine einzige Plattform zur Unterstützung von Benutzern und Prozessen aus verschiedenen Abteilungen. Der Datenerfassungs-, Verifizierungs- und Weiterleitungsprozess wird dadurch vereinfacht und die Lernkurve für unterschiedliche Software innerhalb derselben Organisation entfällt.

Erhöhte Effizienz

Die Optimierung der Datenerfassung führt durch Automatisierung zu einer schnelleren und fehlerfreien Erfassung aller Inhalte. Die Eliminierung menschlicher Fehler aus dem Prozess, die Einrichtung eines konstanten Algorithmus für maschinelles Lernen, um den Prozess reibungsloser und bereit für die Entwicklung eingehender Daten zu machen, und die Bereitstellung von Zeit für die Personalabteilung, sich auf kritische Aufgaben statt auf manuelle Aufgaben zu konzentrieren, verbessert die Gesamteffizienz der Organisation.

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Zusammenfassung

Durch die intelligente Datenerfassung können Unternehmen den richtigen ersten Schritt zur Schaffung eines besseren Datenverwaltungsprozesses unternehmen. Es ist auch ein Vorläufer für die Schaffung eines umfassenden intelligenten Automatisierungsprozesses für Ihr Unternehmen.

Mithilfe mehrerer Toolsets liest und verarbeitet die intelligente Erfassung Daten, um daraus wichtige Informationen zu extrahieren und sie an Leitsysteme weiterzuleiten. Maschinelles Lernen hilft intelligenter Datenerfassungssoftware auch dabei, sich selbst beizubringen, zwischen verschiedenen Arten von Daten zu unterscheiden und Standard- und neuartige Daten entsprechend zu klassifizieren, sodass der Prozess auf lange Sicht schneller und effizienter wird.

Da Daten zum heiligen Gral der Wettbewerbsvorteile für Unternehmen werden, wird der Einsatz intelligenter Datenerfassungssysteme in der heutigen Welt immer wichtiger.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/everything-you-need-to-know-about-intelligent-data-capture/