Alles, was Sie über Bestellungen wissen müssen

Wenn es ein Dokument gibt, das als Bezugspunkt für die Beschaffungs-, Qualitätskontroll-, Verwaltungs- und Finanzabteilungen eines Unternehmens dient, dann ist es die Bestellung – am häufigsten als PO bezeichnet.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, spielt die Bestellung eine Schlüsselrolle bei der Verfolgung Ihres Inventars, der Gewährleistung der Qualitätsstandards Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung und der Effizienz Ihrer Finanzplanung.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein von einem Unternehmen erstelltes Beschaffungsdokument mit Einzelheiten zu zu beschaffenden Artikeln für Verwaltungs-, Produktions- oder Dienstleistungszwecke. Eine Bestellung enthält Angaben über die Art und Menge der zu kaufenden Produkte/Dienstleistungen, technische Spezifikationen, Preis, Datum und Adresse der Lieferung, Frist für mögliche Stornierungen, Zahlungsbedingungen und andere Geschäftsbedingungen.

In kleinen Unternehmen wird eine PO vom Geschäftsinhaber oder CEO erhoben. In großen Organisationen ist eine Beschaffung bzw Bestellanforderung wird in der Regel von Abteilungsleitern erstellt und an den Einkaufsleiter oder Finanzleiter des Unternehmens gesendet, der wiederum eine Bestellung ausstellt. Eine Bestellung ist der Beginn einer Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer.

Rechtsstatus von Bestellungen

Eine Bestellung an sich ist nur eine Liste von Dingen, die Sie erledigen müssen bietet. Wenn jedoch ein Verkäufer oder Lieferant sie akzeptiert und unterzeichnet, wird eine Bestellung zu einem verbindlichen Vertrag. Der Verkäufer ist dann gesetzlich verpflichtet, die vom Käufer angeforderten Artikel gemäß den Richtlinien der Bestellung zu liefern; und der Käufer ist verpflichtet, Zahlungen gemäß dem genannten Zeitplan zu leisten. Eine bestätigte Bestellung ist insofern legal, als sie von Finanzinstituten als Garantie für die Bereitstellung von Handelsfinanzierungen für Ihr Unternehmen verwendet werden kann.

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Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die von einem Lieferanten/Verkäufer zur Erfüllung einer Bestellung erhoben wird. Es ist die Rechnung und basiert auf einer Bestellung und enthält normalerweise die Bestellnummer zusammen mit einer Rechnungsnummer und einer detaillierten Preisliste. Die Rechnungsstellung erfolgt gemäß den in der Bestellung genannten Zahlungsbedingungen. Hat sich der Käufer zur Vorauszahlung verpflichtet, erfolgt die Rechnungsstellung vor Versand der Ware; andernfalls wird die Rechnung zusammen mit den beschafften Artikeln zugestellt. Der Käufer ist gesetzlich verpflichtet, die Zahlungen gemäß den Bedingungen der Bestellung zu leisten. (Was ist eine Proforma-Rechnung?)

Zum Beispiel Bill White, der Beschaffung & Einkauf Manager eines Fünf-Sterne-Hotels, bekommt vom Patisserie-Koch eine Bestellanforderung für ein Waffeleisen, Brotdosen und Schokoladenformen. Bill White füllt eine Bestellung mit genauen Spezifikationen der erforderlichen Ausrüstung, des Liefertermins und des erwarteten Preises aus und sendet sie an ein Küchenausrüstungsunternehmen.  

Der Küchengerätehersteller erhält die Bestellung und bestätigt, dass er die Bestellung ausführen kann. Sie versenden die Bestellung zusammen mit einer Rechnung an Bill White. Wenn die Sendung ankommt, führen Bill White und der Account Manager des Hotels einen 3-Wege-Abgleich durch, um den Lieferschein mit der Bestellung und der Rechnung zu vergleichen. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, verarbeitet der Account Manager die Rechnung zur Zahlung. Nachdem die Zahlung erfolgt ist, wird die Bestellung als abgeschlossen markiert und die Rechnung als bezahlt versiegelt.

Bestellung vs. Rechnung

Obwohl eine Bestellung zum Erstellen einer Rechnung verwendet wird, handelt es sich bei beiden um separate Dokumente, die von verschiedenen Personen in unterschiedlichen Phasen des Kaufprozesses verwendet werden. Hier sind einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden.

Eine Bestellung:

– wird vom Käufer vor einem Kauf vorgenommen

- listet Details zu Produkten/Diensten auf, die gekauft werden sollen

– hat einen vorgeschlagenen Zahlungsplan.

Eine Rechnung:

– wird vom Verkäufer nach dem Verkauf (Kauf) erhoben

– bestätigt die gelieferten Produkte/Dienstleistungen mit detaillierter Preisliste

– legt den Zahlungsplan mit Terminen fest.

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Wie funktionieren Bestellungen?

Bestellungen sind auch ein Hinweis auf die Wachstumsprognose Ihres Unternehmens. Entscheidungen darüber, was Sie kaufen und in welcher Menge, basieren auf dem Geschäftsvolumen, das Sie in naher Zukunft vorhersehen. Sobald diese Bedürfnisse identifiziert sind, können Bestellungen mit Spezifikationen der erforderlichen Produkte oder Dienstleistungen aufgegeben werden.

Gleichzeitig können Lieferanten/Verkäufer identifiziert werden, um die Anforderungen zu erfüllen, und ihnen können Bestellungen zur Genehmigung zugesandt werden. Der Verkäufer überprüft und bestätigt, ob er in der Lage ist, den Zeitplan einzuhalten und Ihre Anforderungen zu erfüllen, und genehmigt die Bestellung, die dann rechtsverbindlich wird.

Dementsprechend ist der Verkäufer dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen gemäß den Bedingungen der Bestellung an Sie geliefert werden. Der Verkäufer stellt auch die Rechnung aus und die Zahlungen werden von Ihrem Unternehmen wie in der Bestellung vereinbart geleistet.

Verfolgen Sie Ihre Bestellungen, um die Effizienz zu steigern

Bestellverfolgung oder PO-Verfolgung ist der Prozess der Überwachung Ihrer Bestellung von der Konzeption bis zur endgültigen Lieferung. Traditionell rief der Käufer den Lieferanten oder die Reederei an, sobald eine Bestellung genehmigt wurde, um den Status der Sendung zu erfahren. Schnelle und effiziente Technologie hat den traditionellen langsamen Modus vollständig ersetzt; und Sendungen können jetzt auf Schritt und Tritt verfolgt werden.

Standardisierte elektronische Bestellformulare haben die Bearbeitung schneller, effizienter und wirtschaftlicher gemacht. Smart Tracking-Lösungen ermöglichen eine vollständige Echtzeit-Sichtbarkeit und Berichterstattung über den gesamten Prozess Ihrer Bestellung:

• Abgabe der PO
• mehrstufige Zulassung
• Versandvorankündigung
• Lieferanten
• in rechnung stellen
• Zahlungsabschluss

Die Bedeutung von Bestellungen für Ihr Unternehmen

In der Startphase ist es für Sie möglicherweise einfacher, einen klaren Kommunikationskanal mit den Anbietern zu finden. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigen jedoch auch die Anforderungen auf verschiedenen Ebenen und mit unterschiedlichen Teams. Es ist daher ratsam, ein System zum Erstellen von Bestellungen einzurichten, um sicherzustellen, dass Einzelheiten einer Bestellung nicht verloren gehen, Zahlungen nicht verpasst oder für dieselbe Bestellung dupliziert werden, Zeit sparen und einen Audit-Trail erstellen. Korrekt dokumentierte Bestellungen geben einen transparenten Verlauf darüber, welche Artikel von Ihrem Unternehmen gekauft wurden, wer sie gekauft hat und wann, wer die regelmäßigen Lieferanten sind und wie viel Investitionskapital zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist. Dies wiederum wird ein besseres Finanzmanagement ermöglichen.

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Die Vorteile der Automatisierung Ihres Bestellvorgangs

Bestellautomatisierung ist die Rationalisierung des Ganzen Bestellprozess. Der größte Vorteil der Bestellautomatisierung liegt in der Zeit- und Aufwandsersparnis. In großen Organisationen ermöglicht die Automatisierungsplattform den Teammitgliedern, Kaufanfragen automatisch zur Bewertung und Genehmigung an den Teamleiter zu senden. Die Bestellung würde dann automatisch erstellt, wodurch der Papierkram, die doppelte Dateneingabe in verschiedenen Genehmigungsphasen und andere Herausforderungen entfallen, wie:

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– Mangel an Effizienz und Rechenschaftspflicht

– Fehlende Prozesskontrolle

– Datenschutz- und Sicherheitsrisiken.

Sparen Sie Zeit bei Aktivitäten mit geringem Wert. Gesamteffizienz steigern

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sind die Vorteile der Auftragsautomatisierung vielfältig. Durch die Verarbeitung und Genehmigung in Echtzeit stellt die Automatisierung sicher, dass Regeln und Kontrollen eingehalten werden, während sie die Prozesseffizienz Ihres Teams erhöht und menschliche Fehler erheblich reduziert. Außerdem bietet es einen vollständigen Prüfpfad, wodurch die mühsame Suche nach fehlenden Papierakten vermieden wird. Mit einem optimierten Prozess und Kosten- und Zeiteinsparungen gehen Flexibilität, Kontrolle und Transparenz der Prozesse einher. Darüber hinaus ermöglicht eine automatisierte Einkaufsplattform nahtlose Rechnungsabgleich in einer automatisierten AP-Abteilung.