Wie sich robotergesteuerte Prozessautomatisierung auf das E-Mail-Management auf Pädagogen auswirken kann

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es Menschen, bestimmte Arten von sich wiederholenden Aufgaben, die oft manuell ausgeführt werden, einzustellen. Da so viele Menschen heute wertvolle Zeit mit der Verwaltung von E-Mails verbringen, ist es keine Überraschung, dass sie sich angesehen haben, wie RPA ihren Posteingang unterstützen könnte. Hier sind einige Beispiele dafür, wie es den Betrieb im Bildungssektor verbessern und hart arbeitenden Lehrern helfen könnte, ihre Zeit freizusetzen.

Abnehmende Schreibaufgaben

Einige RPA-Tools können ein- und ausgehende E-Mails verarbeiten, bevor Pädagogen sie überhaupt sehen. Es eliminiert einen Großteil der geschäftigen Arbeit, die oft einen so großen Teil ihrer typischen Arbeitstage ausmacht.

Solche Lösungen bewerten in der Regel im ersten Schritt den Inhalt einer E-Mail. Dann erstellen sie einen Konfidenzwert für das, was in der E-Mail steht. Wenn das RPA-System ein hohes Vertrauen hat, sendet es eine Antwort ohne Eingaben von Lehrern oder anderen Personen, die an der E-Mail-Verwaltung beteiligt sind. Pädagogen werden nur dann beteiligt, wenn das RPA-Tool wenig Vertrauen in den Inhalt der E-Mail hat und Anleitung benötigt.

Solche Setups sind besonders nützlich, wenn Eltern einfach zu beantwortende E-Mails senden. Ein Pädagoge kann bestimmte Vorlagen für ein RPA-Tool zur Verwendung einrichten. Dann müssen sie nur dann ausführlichere Antworten eingeben, wenn der Inhalt einer E-Mail komplexer ist.

Betrachten Sie ein Beispiel, bei dem Schüler Hausaufgaben per E-Mail senden. Ein Pädagoge könnte RPA verwenden, um den Erhalt der Arbeit zu bestätigen oder zu melden, dass ein Lernender vergessen hat, einen notwendigen Anhang einzufügen.

RPA ist auch in Zeiten wie dem Beginn eines Schuljahres wertvoll, wenn ein Pädagoge möglicherweise Willkommens-E-Mails an Dutzende von neuen Schülern und deren Eltern senden muss. Lehrer müssen der Korrespondenz immer noch eine persönliche Note hinzufügen, aber sie können einige der E-Mail-Inhalte, die in jeder Nachricht enthalten sein müssen, eliminieren oder reduzieren.

„RPA kann E-Mail-Antworten ohne Eingaben von Lehrern senden.“ 

Zeitersparnis bei wesentlichen Aufgaben

Viele Berufspädagogen weisen Elemente sowohl der Wiederholung als auch der Individualisierung auf. Die Unterrichtsplanung ist ein hervorragendes Beispiel. Lehrer befolgen in der Regel bestimmte Rahmenbedingungen, um sicherzustellen, dass die Unterrichtsinhalte den staatlichen oder nationalen Standards entsprechen. Sie passen jedoch auch die Pläne für jeden Schüler an, abhängig von den Stärken und Bedürfnissen des Lernenden.

In Schottland war der Stadtrat von Aberdeen der erste im Land, der RPA für die Erstellung von Unterrichtsplänen einsetzte. Diese RPA-Anwendung hat positive Veränderungen bewirkt Dies entspricht der Einstellung von 14 weiteren Lehrern weil es so viel Zeit gespart hat.

Einige Unterrichtspläne sehen sogar vor, den Lernenden beizubringen, wie man E-Mails versendet. Dieser Inhalt ist besonders nützlich für jüngere Lernende oder Menschen, die Englisch als Zweitsprache lernen.

E-Mails sind für viele ein fester Bestandteil des Alltags, aber jeder musste irgendwann lernen, wie man sie versendet. Stellen Sie sich eine RPA-Lösung vor, die Lehrern helfen könnte, Unterrichtspläne schneller zu erstellen und dann themenbezogene Inhalte direkt an die Posteingänge der Schüler zu verteilen.

„Eine in Schottland eingesetzte RPA-Anwendung sparte so viel Zeit, dass sie der Einstellung von 14 neuen Pädagogen entsprach.“ 

Stellen Sie sicher, dass Pädagogen E-Mails nach Prioritätsstufe sehen

E-Mail ist eine bequeme Kommunikationsmethode, die jedoch schnell überwältigend werden kann. Das liegt daran, dass die meisten Leute ihren Posteingang so eingerichtet haben, dass sie alle E-Mails empfangen, sobald sie ankommen. Jedoch, eine bewährte Methode für die E-Mail-Verwaltung ist es, Prioritäten zu setzen, wie und wann Sie mit Nachrichten umgehen. Sie werden mit ziemlicher Sicherheit feststellen, dass einige sofortige Aufmerksamkeit benötigen und andere überhaupt keine Antworten erfordern.

RPA kann im Hintergrund arbeiten, um E-Mails zu priorisieren. Manche Systeme lernen mit der Zeit, welche E-Mails mehr oder weniger wichtig sind. Benutzer können auch die Einstellungen optimieren, sodass sie E-Mails zu voreingestellten Zeiten in Stapeln sehen. Auf diese Weise werden Benutzer nicht unterbrochen, wenn eine neue Nachricht eintrifft.

Einige RPA-Systeme lernen auch, bestimmte Schlüsselwörter zu erkennen. Dazu könnten „krankes Kind“, „verspätete Hausaufgaben“ oder „versäumte Hausaufgaben“ gehören. Das sind alles Dinge, die eine schnelle Aufmerksamkeit von einem Lehrer erfordern könnten.

Viele Pädagogen standen in den letzten Jahren vor außergewöhnlichen Herausforderungen, und einige sind es auch jetzt Umgang mit Burnout als Ergebnis. Ein Problem ist, dass sie oft so viel Zeit mit anderen Dingen als dem Unterrichten verbringen müssen. RPA kann dieses Problem lösen, insbesondere in Bezug auf das E-Mail-Management.

„Einige RPA-Systeme können E-Mails priorisieren und im Laufe der Zeit lernen, was mehr oder weniger wichtig ist.“ 

Verbesserung der Bearbeitungszeiten und -verfahren

Viele Bildungssysteme verwenden E-Mail-Inhalte als Frühwarnsystem. Beispielsweise könnten bestimmte Sätze auf einen gefährdeten Schüler oder einen Schüler mit extremistischen Ansichten hinweisen, der sich selbst oder andere in Gefahr bringen könnte.

Im Vereinigten Königreich setzte das Bildungsministerium ein RPA-Tool namens Automated Robot Negating the Ontress Logging of Data – oder ARNOLD – ein. Vor dem Einsatz von ARNOLD haben die Arbeiter gehandhabt etwa 120,000 E-Mails aus der Öffentlichkeit jedes Jahr, indem Daten manuell in ein System eingegeben werden. Das nahm viel Zeit in Anspruch, da jemand eine Nachricht lesen und im Kontext verstehen und dann kategorisieren musste, bevor sie an die richtige Person ging.

Jetzt überprüft ARNOLD jede E-Mail, kategorisiert sie nach Risikostufe und führt die erforderliche Dateneingabe in das System der Bildungsabteilung durch. Das RPA-Tool untersucht Hunderte von Variablen, die jeder E-Mail zugeordnet sind, um zu entscheiden, wie sie klassifiziert werden soll. Diese Einrichtung hat die manuelle Dateneingabe im Zusammenhang mit eingehenden E-Mails eliminiert.

Die Mitarbeiter sagen, dass diese Änderung ihnen geholfen hat, sich auf die Bereitstellung von Dienstleistungen und nicht auf die Verwaltung zu konzentrieren. Es macht es ihnen auch leichter, die E-Mails zu erkennen, die die schnellste Aktion erfordern, z. B. solche über gefährdete Schüler oder leistungsschwache Schulen.

Robotic Process Automation vereinfacht die E-Mail-Verwaltung

Die Pädagogen von heute kommen nicht umhin, E-Mails zu schreiben und darauf zu antworten. Wie diese Beispiele jedoch zeigen, könnte ein robotergesteuertes Prozessautomatisierungstool ihnen helfen, Zeit zu sparen und sich lohnenderer und relevanterer Arbeit zu widmen.

Einige Entscheidungsträger in Bildungsabteilungen zögern, Dinge anders zu machen, insbesondere wenn die neuen Prozesse finanzielle Ressourcen erfordern. Das bedeutet, dass Lehrer möglicherweise speziell darüber sprechen müssen, wie viel Zeit und Energie sie derzeit für das Schreiben von E-Mails aufwenden und wie RPA ein Wendepunkt wäre, da sie es ihnen ermöglichen würden, mehr Zeit für das zu verwenden, was sie am besten können.