So erkennen und verhindern Sie Anbieterbetrug

Suchen Sie nach einer KI-basierten AP-Automatisierungslösung? Schauen Sie sich Nanonets an für bessere Genauigkeit, größere Flexibilität und eine breite Palette von Integrationen mit anderen Buchhaltungs-, ERP-Systemen und mehr!

Sehen Sie sich eine Demo an

---

Ein Unternehmen zu führen ist mit einer Vielzahl von Risiken verbunden. Betrugsrisiken können sich aus der Zusammenarbeit mit Dritten wie Lieferanten oder sogar Mitarbeitern ergeben. Ein solcher zügelloser Betrug im Zusammenhang mit der Prozess der Kreditorenbuchhaltung ist Verkäuferbetrug.

Anbieterbetrug kann auf sehr raffinierte Weise aus einer oder mehreren Quellen erfolgen. Wenn es nicht erkannt wird, kann es Unternehmen viel kosten. Lesen Sie weiter, um mehr über Verkäuferbetrug, seine Kategorien und die Möglichkeiten, ihn zu erkennen und zu verhindern, zu erfahren.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Verkäuferbetrug

Anbieterbetrug bezieht sich auf Fehlverhalten, das von einem Anbieter, mehreren Anbietern oder einem Mitarbeiter zum persönlichen Vorteil begangen werden kann abbrechnungsverbindlichkeiten (AP) eines Unternehmens.

Mit einfachen Worten, es handelt sich um eine Art Betrug, bei dem die Kontoinformationen eines Anbieters oder eines Empfängers in AP gefälscht werden, um Zahlungen umzuleiten. Zahlungsbetrug kann begangen werden durch:

• Ein oder mehrere Mitarbeiter
• Ein oder mehrere Anbieter
• Zusammenarbeit zwischen Anbieter(n) und Mitarbeiter(n)
• Eine externe Entität, die die Zahlungsinformationen eines Anbieters ändert, ohne dass dies jemandem bekannt ist

Manchmal kann die damit verbundene schiere Komplexität die Erkennung von Anbieterbetrug erschweren und Unternehmen anfällig für enorme Verluste machen.

Wer wirkt sich aus

In der Regel kann Verkäuferbetrug kleine und mittelständische Unternehmen ziemlich stark beeinträchtigen. Solche Organisationen sind einem höheren Risiko ausgesetzt, da sie in der Regel keine starken Kontrollen oder Kontrollpunkte haben, die solche Betrügereien verfolgen und lokalisieren können.

Außerdem sind kleinere Organisationen mit kleineren Teams von Mitarbeitern auf ein Minimum an Personal angewiesen, um mehrere zu bewältigen AP Funktionen. Daher kann ein Mitarbeiter, der für den Empfang von Rechnungen sowie die Autorisierung von Zahlungen zuständig ist, dazu verleitet werden, die Aufzeichnungen zu manipulieren, was wiederum die Finanzen und die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens erheblich schädigen kann.

Dies bedeutet nicht, dass größere Organisationen nicht gefährdet sind. Aber mit ihren Mitteln, Fähigkeiten und relativ mehr Mitarbeitern werden sie wahrscheinlich eine robuste Risikokontrolle einsetzen, die das Auftreten von Anbieterbetrug verringern kann.

Kleinere Organisationen sind anfälliger für Anbieterbetrug, wenn ihnen die Mittel und die Fähigkeit fehlen, Nachverfolgungsprozesse und -kontrollen zu implementieren. Ohne sie kann es schwierig sein, die verschiedenen Arten von Betrug, die in ihrer AP-Abteilung begangen werden können, zu verhindern oder einzudämmen.

Kategorien von Verkäuferbetrug

Anbieterbetrug kann in der Art und Weise, wie er ausgeführt wird, sehr unterschiedlich sein. Es kann wie folgt kategorisiert werden:

• Abrechnungsbetrug: bezieht sich auf Zahlungsmanipulationen, die von Mitarbeitern auf zwei Arten durchgeführt werden. Es kann sich entweder um einen falschen Anbieter handeln oder um doppelte Zahlungen über das Konto eines tatsächlichen Anbieters.
• Fiktiver Anbieter – Ein Mitarbeiter mit angemessener Kontrolle und Zugriff richtet ein gefälschtes Anbieterkonto oder eine Scheinfirma ein, registriert es als Anbieter und leistet regelmäßige Zahlungen auf dieses Konto.
• Doppelte Zahlungen – Ein Mitarbeiter verwendet das Konto eines echten Lieferanten, manipuliert die Zahlungsaufzeichnungen und veranlasst doppelte Zahlungen auf der Rechnung eines Lieferanten. Die Zuzahlung wird dann auf das Konto des Mitarbeiters überwiesen.
• Manipulation prüfen: Bei dieser Art von Betrug handelt es sich um einen Mitarbeiter, der Informationen auf einem Lieferantenscheck fälscht oder ändert, um Zahlungen auf ein persönliches Bankkonto umzuleiten.
• Annahme von Bestechungsgeldern: Diese Art von Betrug ist das Ergebnis einer Vereinbarung zwischen einem Anbieter und einem Mitarbeiter und beinhaltet, dass der Mitarbeiter persönliche Überweisungen vom Anbieter im Austausch für zusätzliche Vorteile oder Verkäufe erhält.
• Überschussabrechnung: Wenn ein Lieferant dem Unternehmen mehr Mengen/Preise als ursprünglich vereinbart in Rechnung stellt, wird dies als Überrechnung bezeichnet. Diese Art von Praxis kann allein oder in Absprache mit einem Mitarbeiter durchgeführt werden.
• Preisfestlegung: Diese Art von Betrug tritt auf, wenn zwei Anbieter zusammenarbeiten, um Preise zu höheren als den normalen Preisen festzulegen. Der Käufer/das Unternehmen ist dann gezwungen, unabhängig vom Verkäufer höhere Preise zu zahlen. Mitarbeiter können als interne Quellen für die Anbieter dienen, um vertrauliche Informationen zu Budgets zu erhalten.
• Angebotsabsprache: Eine gängige Betrugsmethode, die normalerweise durch die Zusammenarbeit zwischen 2 oder mehr Anbietern und Mitarbeitern erfolgt, um den Beschaffungsvertrag zugunsten des Höchstbietenden zu erhalten. Der Mitarbeiter wird für die Förderung und Unterstützung des Betrugs ordnungsgemäß entschädigt.
• Cyber-Betrug: Wahrscheinlich am schwierigsten aufzudecken, werden solche Fälle von Verkäuferbetrug von unbekannten, unbefugten Personen durchgeführt, die weder mit dem Unternehmen noch mit dem Verkäufer in Verbindung stehen. Hier können externe Entitäten das Konto eines bestehenden Anbieters manipulieren und Zahlungen auf dessen Konten umleiten. Die gesamte Transaktion wird elektronisch durchgeführt, was die Erkennung und Prävention für Unternehmen noch schwieriger macht.

Erkennen und Verhindern von Verkäuferbetrug

Das Erkennen und Verhindern von Anbieterbetrug ist nicht einfach, aber machbar. Sobald Sie Schlüsselbereiche identifiziert haben, in denen es an Kontrolle mangelt, kann die Implementierung strengerer Kontrollen und Maßnahmen einen großen Beitrag zur Verhinderung von Fällen von Anbieterbetrug leisten. Sehen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an, wie Kontrollen in einem Unternehmen implementiert werden können, um Anbieterbetrug zu verhindern.

Anbieterkontrollen

Da die meisten Fälle von Verkäuferbetrug Verkäufer betreffen, kann das Befolgen bestimmter Vorsichtsmaßnahmen von der Auswahl bis zur Zahlung ihre Häufigkeit potenziell reduzieren. Hier sind einige mögliche Kontrollen:

• Nach Due Diligence in den Anbieterregistrierungsprozessen. Die Aufmerksamkeit sollte auf die Überprüfung von Lieferantendetails wie Postanschriften einschließlich Postfächern, Kontaktnummern, Steueridentifikationsnummern von Lieferanten, Kontaktpersonen und Bankkonten gerichtet werden.
• Pflege einer zentralisierten Lieferantendatenbank mit festgelegten Präferenzen. Eine separate Liste von Anbietern mit hohem Risiko kann helfen, zusätzliche Genehmigungen für Clearing-Zahlungen zu initiieren.
• Durchführung einer Überprüfung von Anbietern durch ein externes Audit/eine externe Quelle oder einen Mitarbeiter außerhalb der Anbieterabteilung für eine unvoreingenommene Bewertung.
• Verifizieren, dass die Adresse oder andere Informationen eines Anbieters nicht mit den Informationen eines Mitarbeiters übereinstimmen oder denen eines bestehenden Anbieters ähneln.
• Regelmäßige Überprüfung der Lieferantenstammdateien, um sicherzustellen, dass das Abrechnungsvolumen realistisch ist und keine Inkonsistenzen vorliegen.

Mitarbeitermaßnahmen

Obwohl dies als Verkäuferbetrug bezeichnet wird, werden die meisten Betrugsfälle oft durch die Hilfe eines Insiders inszeniert. Einige wichtige Maßnahmen zur Überprüfung der Beteiligung von Mitarbeitern an einem solchen Betrug sind:

• Führen Sie gründliche Hintergrundprüfungen durch, während Sie neue Mitarbeiter oder Agenturen einstellen (wann Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung)
• Finanzinformationen geheim halten und auf Mitarbeiter auf höheren Ebenen beschränken
• Größere Organisationen können die Aufgaben der Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen für eine bessere interne Kontrolle aufteilen. Somit,
• Eine Person, die für die Eingabe von Anbieterdaten zuständig ist, sollte sich von denen unterscheiden, die die Anbieter genehmigen, da dies die Erstellung gefälschter Anbieter verhindern kann
• Verschiedene Mitarbeiter sollten den Empfang von Waren oder Dienstleistungen, die Bearbeitung von Rechnungszahlungen und die Autorisierung von Zahlungsgenehmigungen handhaben
• Kleinere Unternehmen können die Aufgaben der Mitarbeiter im Lieferanten/AP/ rotieren lassen.Einkaufsabteilung oder Manager einbinden, um wichtige Aufgaben zu überwachen, die die Wahrscheinlichkeit einer Betrugsplanung ausschließen können.

Verwenden von Rechnungsabgleichsmethoden

Rechnungsabgleich ist eine der effektivsten Methoden, die von kleinen bis großen Organisationen genutzt werden können, um das häufige Auftreten von Verkäuferbetrug zu verhindern.

Rechnungsabgleich ist ein Prozess, der von Unternehmen verwendet wird, um Lieferantenrechnungen mit anderen relevanten Dokumenten wie z Kauforder (PO), Wareneingänge, Prüfzettel und sogar gegen Verträge.

Diese obligatorischen Prüfungen können dabei helfen, die Echtheit von Kreditorenrechnungen zu überprüfen, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Rechnungs-/Bestellabgleich kann auf unterschiedliche Weise erfolgen.

• Zwei-Wege-Matching – Sie erfolgt durch Abgleich der Rechnung mit der Originalbestellung (PO). Dieser Prozess überprüft, ob die in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen mit denen übereinstimmen, die von der Organisation bestellt wurden.
• Drei-Wege-Matching – Dieser Prozess beinhaltet doppelte Kontrollen der Rechnung. Die Rechnung wird zunächst mit der abgeglichen Bestellung und dann bis zum Wareneingang. Es hilft zu überprüfen, ob die in der Rechnung aufgeführten Waren/Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmen und auch korrekt geliefert wurden.
• Vier-Wege-Matching – Der aufwändigste Abgleich erfordert die Prüfung der Rechnung mit 3 anderen Dokumenten, nämlich der Bestellung, dem Wareneingang und einem Prüfbeleg. Dieses Verfahren stellt sicher, dass die in der Rechnung genannten Waren/Dienstleistungen gemäß der Bestellung eingegangen sind und auch auf Richtigkeit überprüft wurden.
• Nicht-PO- oder Vertragsabgleich – In Situationen, in denen Unternehmen nicht mehrere Dokumente verwenden, wird die Rechnung des Anbieters mit der Vertragsvereinbarung abgeglichen, um sicherzustellen, dass die genannten Preise und Dienstleistungen nicht vom Vertrag selbst abweichen.

Anwenden von Data-Mining-Techniken

Data Mining ist eine moderne Technik, um riesige Datenmengen zu analysieren und Muster zu entdecken, die bei der Geschäftsanalyse und Entscheidungsfindung helfen. Diese Technik ist bei der Betrugserkennung sehr genau und kann genutzt werden, um Betrugsfälle bei Anbietern zu entschärfen.

Mithilfe von Trendanalysen kann Data Mining Anomalien erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten hinweisen können. Unternehmen können Data-Mining-Techniken verwenden, um nach bestimmten Mustern zu suchen, darunter:

• Zahlungen, die vom normalen Verfahren abweichen, geringe Dollarinkonsistenzen und Beträge, die auf das Genehmigungslimit maximiert werden
• Doppelte Zahlungen am selben Datum an denselben Lieferanten oder Gesamtzahl der Zahlungen, die die Vertragsvereinbarung überschreiten
• Zahlungen außerhalb der Geschäftszeiten
• Abweichungen von Lieferantenangaben wie abweichende Liefer- und Zahlungsadressen, Verwendung derselben Bestellung in Rechnungen, nicht fortlaufende Rechnungsnummern etc.

Sonstige organisatorische Maßnahmen

Neben großen Maßnahmen können Unternehmen weitere adäquate Maßnahmen ergreifen, um Verkäuferbetrug in Schach zu halten. Einige der brauchbaren sind:

• Einrichtung einer Betrugs-Hotline – Die Einrichtung einer anonymen Hotline kann Mitarbeitern helfen, Unregelmäßigkeiten zu melden, ohne sich Gedanken über Konsequenzen machen zu müssen. Es schafft eine Atmosphäre der Wachsamkeit und kann der Organisation helfen, Korrekturmaßnahmen schnell umzusetzen.
• Verschärfen Sie die internen Kontrollen – Eine Organisation sollte sicherstellen, dass Kontrollverfahren vorhanden sind und jeder, vom Management bis zur Einstiegsebene, darüber informiert ist. Die Schulung und Aktualisierung von Mitarbeitern über Lieferantenbetrug kann ihnen helfen, sich der Risiken und Konsequenzen bewusster zu werden. Die Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen kann Einblicke in Schlupflöcher geben, die behoben werden müssen, um Anbieterbetrug einzudämmen.
• Zweistufige Genehmigungen – Sowohl Lieferantengenehmigungen als auch Zahlungsgenehmigungen sollten einen mehrschichtigen Genehmigungsprozess durchlaufen. Dies kann sicherstellen, dass das Unternehmen legitime Anbieter erhält und dass Zahlungen besser überprüft werden, wenn mehr als ein Mitarbeiter den Prozess überwacht.

Zusammenfassung

Anbieterbetrug kann ein Unternehmen stark belasten und teuer kosten. Die Verhinderung von Lieferantenbetrug erfordert eine ordnungsgemäße Planung, Überprüfung und Aktualisierung der Unternehmensrichtlinien in regelmäßigen Abständen. Präventive Maßnahmen sollten in einem mehrstufigen Ansatz implementiert werden, um Betrug einzudämmen und Organisationen in Zukunft vor schweren Verlusten zu schützen.