Wie organisiert man Rechnungen? – 3 Möglichkeiten, Rechnungen einfach zu verfolgen

Rechnungen sind ein unvermeidlicher Teil des Lebens. Ob Sie ein Unternehmen, ein Freiberufler oder eine angestellte Person sind, Sie haben zwangsläufig Rechnungen. Bei einer Überfülle an Rechnungen werden Sie zwangsläufig einige verlieren und vergessen.

Effizient Rechnungsverwaltung beginnt mit einer besseren Organisation, damit Sie nie eine wichtige Rechnung verlieren. Aber wie organisiert man Rechnungen effizient? Wie man anfängt? Und was sind die Best Practices, um Rechnungen einfach zu verfolgen?

Wir werden drei Möglichkeiten besprechen, wie Sie Ihre Rechnungen organisieren können, damit Sie sie immer griffbereit haben, wenn Sie sie brauchen.

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Warum müssen Sie Rechnungen organisieren?

Wenn Sie eine einzelne Person haben, die weniger Rechnungen bearbeitet, ist die Verwaltung einfach. Aber wenn die Rechnungen steigen, sind Fehler vorprogrammiert. Hier sind einige Gründe, warum Sie das Rechnungsmanagement ernst nehmen sollten:

Den Überblick über Fälligkeiten und Beträge verlieren: Den Überblick über mehrere Rechnungen, ihre Daten und Beträge zu behalten, ist eine mühsame Aufgabe. Und wenn Sie die Zahlungen verpassen, müssen Sie möglicherweise einen zusätzlichen Betrag zahlen.

Schädliche Kreditwürdigkeit: Pünktliche Rechnungszahlungen sind an Ihre Kreditwürdigkeit gekoppelt. Eine Delle hier kann Sie auf der ganzen Linie viel kosten.

Zahlungsaufzeichnungen führen: Für ein Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, finanzielle Aufzeichnungen über Zahlungen, Rechnungen, Rechnungen und mehr zu führen, um die Vorschriften einzuhalten. Während eines Audits müssen Sie genaue und zuverlässige Daten vorlegen. Fehlende Rechnungen können ein falsches Signal senden und zu weiteren intensiven Audits führen.

Ineffiziente Budgetierung: Rechnungen geben Aufschluss über Ausgabentrends und helfen Ihnen, Ihr Budget im Vergleich zu Ihren Ausgaben im Auge zu behalten. Wenn Sie Rechnungen nicht verwalten, kann dies dazu führen, dass Sie den Überblick über das Budget verlieren.  

Abgesehen davon kann Ihnen die Organisation von Rechnungen dabei helfen, Identitätsdiebstahl zu bekämpfen, Finanzunterlagen zu verwalten und eine rechtzeitige Rechnungszahlung sicherzustellen.

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3 Möglichkeiten, Rechnungen wie ein Profi zu organisieren!

In diesem Blog werden diese drei Möglichkeiten zur Organisation Ihrer Rechnungen erörtert. Diese Methoden werden in aufsteigender Reihenfolge nach Genauigkeit, Effizienz und Zuverlässigkeit angeordnet.

• Rechnungen manuell organisieren
• Rechnungen digitalisieren und auf dem Desktop sortieren
• Automatisierung der Rechnungsorganisation mit automatisierten Workflows

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Rechnungen manuell organisieren

Das manuelle Organisieren von Rechnungen beinhaltet die Verwendung von Papierordnern und Schränken, um Ausgaben zu kategorisieren. Sie können beispielsweise einen Ordner mit der Bezeichnung „Unterhaltungskosten“ erstellen, um alle Rechnungen im Zusammenhang mit Unterhaltung wie Abendessen, Teamausflügen und mehr zu speichern.

Sie können diesen Schritten folgen, um Rechnungen manuell zu organisieren:

• Sortieren Sie Ihre Rechnungen nach ihrem Fälligkeitsdatum und kategorisieren Sie eingehende Rechnungen nach der Ausgabenkategorie.
• Erstellen Sie ein Ablagesystem für Ihre Rechnungen. Verwenden Sie Ordner oder Schränke für jede Art von Kategorie.
• Um Zahlungen und Fälligkeitsdaten im Auge zu behalten, verwenden Sie eine Papier- oder Excel-Tabelle und notieren Sie den Rechnungsbetrag, das Fälligkeitsdatum, den Zahlungsstatus und die Kategorie.
• Richten Sie Erinnerungen auf Ihrem Mobilgerät ein, damit Sie Rechnungszahlungen nicht vergessen.
• Führen Sie Zahlungen bei Fälligkeit durch und aktualisieren Sie den Zahlungsstatus für jede Rechnung.
• Speichern Sie bezahlte Rechnungen in einer separaten Datei oder einem Archiv, um Ihr aktives Rechnungsverfolgungsblatt überschaubar zu halten.
• Wiederholen Sie diesen monatlichen Vorgang, um Ihre Rechnungen organisiert und unter Kontrolle zu halten.

Vorteile:

• Es ist eine einfache Methode.
• Jeder kann diese Schritte ausführen, um Rechnungen an einem Ort zu verwalten.

Nachteile:

• Es ist viel manueller Aufwand erforderlich.
• Es ist schwierig, Ausgabentrends zu identifizieren.
• Quittungen können leicht verloren gehen oder beschädigt werden.

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Rechnungen digitalisieren & digital sortieren

Die Digitalisierung von Rechnungen kann dazu beitragen, das Risiko der Beschädigung oder des Verlusts von Rechnungen zu verringern. Befolgen Sie diese Schritte, um Rechnungen digital zu organisieren:

• Der erste Schritt ist die Digitalisierung von Rechnungen. Sie können Ihre Rechnungen mit Ihrem Telefon fotografieren.
• Sie können auch eine Rechnungsscanner-App um Daten aus der Rechnung zu extrahieren & Rechnungen effizient zu digitalisieren.
• Laden Sie die gescannten Bilder auf Ihren Desktop hoch.
• Erstellen Sie Ordner basierend auf der Ausgabenkategorie und laden Sie die Rechnungen in die dafür vorgesehenen Ordner hoch.
• Verwenden Sie eine Dateinamenskonvention, um jede Rechnung schnell zu identifizieren, z. B. den Rechnungstyp und das Datum.
• Organisieren Sie die digitalen Rechnungen in Unterordnern basierend auf Kategorien oder Fälligkeitsdaten.
• Sie können dies auf Ihrem Desktop oder einem Online-System wie Google Drive, Sharepoint oder mehr tun.
• Verwenden Sie jetzt eine Tabellenkalkulation oder Finanzverwaltungstools, um Fälligkeitsdaten, Zahlungsstatus und Beträge von Rechnungen im Auge zu behalten.
• Richten Sie automatische Erinnerungen ein, um die rechtzeitige Zahlung von Rechnungen sicherzustellen.
• Sichern Sie Ihre digitalen Rechnungen in einem sicheren Cloud-Dienst, um sie vor Datenverlust zu schützen.

Vorteile:

• Einfachere Kategorisierung und Verfolgung von Zahlungen und Durchführung von Finanzanalysen.
• Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen eliminiert das Risiko, Rechnungen zu verlieren oder zu beschädigen.

Nachteile:

• Die digitale Speicherung von Finanzinformationen kann Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit aufwerfen.
• Sie müssen die gesamte Übung für jede neue Rechnung durchführen, die hereinkommt.
• Sie müssen mehrere Sicherungen erstellen, um sicherzustellen, dass Sie die Daten nicht verlieren.  

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Automatisierung der Rechnungsorganisation mit automatisierten Workflows

Automatisierte Workflows sind eine großartige Möglichkeit, manuelle Aufgaben bei der Organisation von Rechnungen zu eliminieren. Die meisten Rechnungsorganisationsaufgaben sind regelbasiert, d. h. sie können einfach kodiert werden.

Plattformen wie Nanonetze kann Ihnen helfen, die Rechnungsorganisation mithilfe von No-Code-Workflows zu automatisieren, Dokumentenklassifikatorenund sicherer Cloud-Speicher. So sieht ein automatisierter Rechnungsverwaltungs-Workflow auf Nanonets aus:

• Eine eingehende Rechnung wird mithilfe von Dokument-Upload-Optionen automatisch auf Nanonets hochgeladen.

• Die Rechnung wird dann an das OCR-Modell weitergeleitet, wo relevante Daten wie Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum, Zahlungsadresse, Zahlungsbedingungen und mehr extrahiert werden.

• Jetzt passieren mehrere Dinge in den nächsten Phasen:

1. Die Rechnungsdaten werden korrekt formatiert, wenn sie Fehler enthalten. ZB Datumsformat, Großschreibung oder das Entfernen von Sonderzeichen.
2. Benennen Sie die Rechnung basierend auf dem Rechnungsbetrag, der Ausgabenkategorie und mehr um.
3. Basierend auf den Rechnungsdaten wird die Rechnung in die richtigen Ausgabenkategorien kategorisiert.
4. Bei Fehlern wird ein Genehmigungsworkflow ausgelöst, der Ihnen die Rechnungen zur manuellen Prüfung zusendet.
5. Sie können die Rechnungsdaten auch mit Ihrem Kontoauszug abgleichen, um sicherzustellen, dass keine zusätzlichen Gebühren anfallen.

Vorteile:

• Fehlerfreier und zuverlässiger Ablauf
• Erstellt Buchungsprotokolle automatisch.
• Kein Risiko, eine Rechnung zu verlieren, zu beschädigen oder zu vergessen, um sie rechtzeitig zu bezahlen.
• Automatisierung spart viel Zeit, Mühe und Geld.

Nachteile:

• Sie müssen einen einmaligen Aufwand betreiben, um Workflows einzurichten. [Unser Expertenteam kann Ihnen beim Einrichten von Workflows helfen.]

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Warum Nanonets verwenden, um Rechnungen zu organisieren?

[Eingebetteten Inhalt]

Nanonets ist eine KI-basierte OCR-Software mit fortschrittlichem No-Code Workflow-Automatisierung und globale Zahlungsplattform. Mit Nanonets können Sie jeden manuellen Prozess mit regelbasierten Workflows automatisieren.

Nanonets ' OCR-Software ist einer der besten auf dem Markt. Es kann Daten aus jedem Dokument extrahieren; PDFs, Bilder, handgeschriebene Dokumente, Excel, Word usw. mit einer Genauigkeit von über 95 % und 10-mal schneller als die manuelle Methode.

Abgesehen davon können Sie Nanonets verwenden, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren, Dokumente zu klassifizieren, eine Datenbank zu verwenden Dokumente überprüfen, ausführen Datumsanreicherung Aufgaben und exportieren Sie Daten in verschiedene Formate und Datenbanken.

Die Möglichkeiten sind endlos.

Hier sind einige Gründe, Nanonets in Betracht zu ziehen:

• Laden Sie automatisch Dokumente aus mehreren Quellen wie Gmail, Drive, SharePoint, Desktop und mehr hoch.
• Klassifizieren Sie eingehende Dokumente mit einem Dokumentenklassifikator.
• Hervorragender Dokumentenabgleich für einfaches Dokumentenprüfung.
• Extrahieren Sie Daten aus beliebigen Dokumenten in <15 Minuten
• Richten Sie benutzerdefinierte Workflows ein, um die Datenverbesserung durchzuführen, GenehmigungsautomatisierungUnd vieles mehr.
• Sichere Dokumentenspeicherung und Dokumentenarchivierung.
• Nahtlose Integrationen zum Synchronisieren von Daten mit über 5000 Software.
• Vollständig anpassbare No-Code-Schnittstelle.
• Kostenlose Migrationshilfe.
• 7 Tage kostenlose Testversion
• Engagierter Kundenerfolgsmanager.
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung
• 24 × 7 Unterstützung

Hier ist ein kleiner Einblick in die Möglichkeiten von Nanonets und mehr:

Über 30,000 Benutzer verwenden Nanonets, um mehr als 30 Millionen Dokumentenprozesse zu automatisieren. Nanonets ist die perfekte Wahl für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse mit einer robusten, sicheren und No-Code-Plattform optimieren möchten.

Haben Sie einen konkreten Anwendungsfall im Sinn? Kontaktieren Sie unser Team damit wir Ihnen bei Ihrem Anwendungsfall helfen können.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/