Bei der Bankabstimmung wird das Kassenbuch des Unternehmens mit den Kontoauszügen abgeglichen. Ziel ist es, jede Transaktion zu prüfen und etwaige Fehler oder potenziellen Betrug zu identifizieren.
Aufgrund von Faktoren wie Bankgebühren, Zinsen, ausstehenden Schecks und Einlagen auf dem Transportweg stimmen die beiden Bücher im Allgemeinen nicht überein. Diese Abweichungen müssen in einer Bankabstimmungsrechnung berücksichtigt werden, um die aktuelle Finanzlage korrekt wiederzugeben.
In diesem Blog stellen wir einige Beispiele aus der Praxis für Bankabstimmungen vor und helfen bei der Lösung der größten Probleme bei der Bankabstimmung.
Was ist eine Bankabstimmungserklärung?
Eine Bankabstimmungserklärung ist ein Finanzdokument, das das Kassenbuch des Unternehmens mit den Kontoauszügen vergleicht, um Genauigkeit und Konsistenz der Finanzunterlagen sicherzustellen. Dieser Prozess hilft dem Unternehmen, seine Mittel zu überwachen und zu aktualisieren und eventuell auftretende Unstimmigkeiten zu beheben. Werden Unstimmigkeiten festgestellt, sind diese zu beheben bzw. entsprechend zu erklären.
Der Bankabstimmungsprozess untersucht eingehend die Ursachen von Diskrepanzen zwischen den beiden Konten. Mehrere Gründe tragen zu solchen Diskrepanzen bei:
- Bankkosten – Bei Bankkonten können Überziehungsgebühren, Kontoführungsgebühren oder andere Strafen anfallen, die möglicherweise nicht im Kassenbuch des Unternehmens vermerkt sind. Alternativ sind etwaige Zinsen auf das Bankguthaben im Kassenbuch zu verbuchen.
- Ausstehende Schecks – An Lieferanten ausgestellte Schecks werden möglicherweise nicht eingereicht, sondern im Hauptbuch verbucht. Verzögerungen bei der Bankabwicklung können auch dazu führen, dass Schecks erst am Ende des Erfassungszeitraums im Kontoauszug berücksichtigt werden.
- Zahlungsverzögerungen: Bei Zahlungen über ACH oder Wire kann es mehrere Tage dauern, bis sie bei der Bank eingehen. Dies kann dazu führen, dass die Transaktion im Kontoauszug fehlt.
- Buchhaltungs-/Bankfehler: Der Bank oder dem Buchhalter des Unternehmens könnte bei der Abrechnung einer Transaktion ein Fehler unterlaufen sein. Häufige Beispiele sind versäumte Zahlungen, Doppelzahlungen oder Rückerstattungen.
Gängige Beispiele für Bankabstimmungserklärungen
Schauen wir uns nun Beispiele realer Bankabstimmungserklärungen und die Art der Probleme an, mit denen Sie konfrontiert sein können:
Bankkosten
Der Banksaldo von XYZ Corp beträgt am 31. Dezember 2023 10,000 US-Dollar, während der Kassenbuchsaldo 10,300 US-Dollar beträgt. Die Abweichung ist auf bestimmte Bankgebühren zurückzuführen. Schauen wir uns die Transaktionen an:
- Es wurde eine Strafe in Höhe von 200 US-Dollar verhängt, weil ein Scheck platzte, der auf dem Kontoauszug, aber nicht im Kassenbuch vermerkt war.
- Als jährliche Bankführungsgebühr wurden 300 US-Dollar erhoben, die auf dem Kontoauszug, aber nicht im Kassenbuch vermerkt wurden.
- Aus dem Aktienportfolio wurde eine Dividende von 100 US-Dollar ausgezahlt, die im Kontoauszug, aber nicht im Kassenbuch vermerkt war.
- Eine vierteljährliche Zinszahlung der Bank in Höhe von 100 US-Dollar, die auf dem Kontoauszug, aber nicht im Kassenbuch vermerkt wird.
Einzelheiten |
Individueller Betrag |
Gesamtmenge |
Saldo laut Kontoauszug |
$10,000 |
|
Speichern: Strafen |
$200 |
|
Wartungsgebühr |
$300 |
$500 |
Weniger: Bankzinsen |
$100 |
|
Dividende |
$100 |
$200 |
Saldo laut Kassenbuch |
$10,300 |
Ausstehende Schecks – Bankguthaben > Kassenbuchguthaben
XYZ Corp verfügt zum 10,000. Dezember 31 über einen Banksaldo von 2023 US-Dollar, während der Kassenbuchsaldo 9,000 US-Dollar beträgt. Der geringere Kassenbestand ist auf ausstehende Schecks zurückzuführen. Schauen wir uns die Transaktionen an:
- Es wurden zwei Schecks im Gesamtwert von 1,400 US-Dollar ausgestellt, die jedoch noch bearbeitet werden müssen. Diese Transaktion wird im Kassenbuch erfasst, jedoch nicht im Bankguthaben.
- Eine eingehende Zahlung von 400 US-Dollar von einem Kunden wurde eingeleitet, aber noch nicht von der Bank freigegeben. Diese Transaktion wird im Kassenbuch erfasst, jedoch nicht im Bankguthaben.
- Eine vierteljährliche Zinszahlung der Bank in Höhe von 100 US-Dollar wird im Kontoauszug dokumentiert, jedoch nicht im Kassenbuch erfasst.
Einzelheiten |
Individueller Betrag |
Gesamtmenge |
Saldo laut Kontoauszug |
$10,000 |
|
Speichern: Schecks eingereicht |
$500 |
$500 |
Weniger: Ausstehende Schecks |
$1,400 |
|
Bankzinsen |
$100 |
$1,500 |
Saldo laut Kassenbuch |
$9,000 |
Zahlungsverzögerungen – Kassenbuchstand > Bankguthaben
XYZ Corp verfügt zum 20,000. Dezember 31 über einen Banksaldo von 2023 US-Dollar. Der Kassenbestand beträgt jedoch 18,000 US-Dollar, was einen höheren Saldo aufgrund von Bankverzögerungen widerspiegelt, bei denen bestimmte Transaktionen bis zum Stichtag nicht erfasst wurden. Diese Transaktionen wurden am 3. Januar 2024 aufgezeichnet. Schauen wir uns die Details an:
- Zwei Schecks im Gesamtwert von 4,000 US-Dollar wurden ausgestellt, aber noch nicht bearbeitet. Diese werden im Kassenbuch vermerkt, jedoch nicht im Bankguthaben berücksichtigt.
- Eine eingehende Zahlung von 2,000 US-Dollar über ACH wurde vier Tage nach ihrer Einleitung bearbeitet. Obwohl es am 31. Dezember im Kassenbuch vermerkt wurde, erscheint es im Kontoauszug am 4. Januar.
Einzelheiten |
Individueller Betrag |
Gesamtmenge |
Saldo laut Kontoauszug |
$18,000 |
|
Hinzufügen: Hervorragende Schecks |
$4,000 |
$4,000 |
Weniger: Eingehende Zahlung |
$2,000 |
$2,000 |
Saldo laut Kassenbuch |
$20,000 |
Buchhaltungsfehler
XYZ Corp verfügt zum 20,000. Dezember 31 über einen Banksaldo von 2023 US-Dollar. Der Kassenbestand beträgt jedoch 15,000 US-Dollar. Bei der Untersuchung wurden Fehler bei der Erfassung der Zahlungen durch den Buchhalter festgestellt. Schauen wir uns die Transaktionen an:
- Es wurde ein Scheck über 2,000 US-Dollar ausgestellt, der jedoch nie im Kassenbuch vermerkt wurde.
- Eine Lieferantenzahlung in Höhe von 500 US-Dollar wurde fälschlicherweise zweimal an unterschiedlichen Daten erfasst, obwohl sie nur einmal verarbeitet wurde.
- Eine eingehende Zahlung von 500 $ wurde fälschlicherweise als 5,000 $ eingegeben.
- Eine Transaktion in Höhe von 1,000 $ konnte nicht bearbeitet werden und wurde anschließend zurückerstattet.
Einzelheiten |
Individueller Betrag |
Gesamtmenge |
Saldo laut Kontoauszug |
$15,000 |
|
Hinzufügen: Falsche Eingangszahlung |
$4,500 |
|
Verpasster Scheck |
$2,000 |
$6,500 |
Weniger: Doppelte Zahlung |
$500 |
|
Rückerstattung |
$1,000 |
$1,500 |
Saldo laut Kassenbuch |
$20,000 |
Bankfehler
XYZ Corp verfügt zum 10,000. Dezember 31 über einen Banksaldo von 2023 US-Dollar. Der Kassenbestand beträgt jedoch 12,000 US-Dollar. Der Banksaldo ist aufgrund einiger bankbezogener Fehler niedriger:
- Die Zahlung des Kunden in Höhe von 1000 US-Dollar wird nicht berücksichtigt, da der Kunde bei der Kontonummer einen Fehler gemacht hat.
- Die Banktransaktion ist fehlgeschlagen und die Rückerstattung von 1000 $ wurde nicht bearbeitet.
- Der Kontoauszug zeigt einen Fehler an, bei dem eine eingehende Transaktion im Wert von 1000 $ als 3000 $ verbucht wird.
- Die Bank hat Ihren Scheck über 2000 US-Dollar verloren oder verlegt.
Bankfehler können bei der Bank angefochten und behoben werden. Der Bankabgleich ist von entscheidender Bedeutung, um solche Fehler rechtzeitig innerhalb des Streitzeitfensters zu entdecken!
Einzelheiten |
Individueller Betrag |
Gesamtmenge |
---|---|---|
Saldo laut Kontoauszug |
$10,000 |
|
Hinzufügen: Falsche Kontozahlung |
$1,000 |
|
Rückerstattung |
$1,000 |
|
Scheck verloren |
$2,000 |
$4,000 |
Weniger: Betragsfehler |
$2,000 |
$2,000 |
Saldo laut Kassenbuch |
$12,000 |
Alternatives Format für die Bankabstimmung
Bei der oben genannten Methode haben wir verschiedene Transaktionen berücksichtigt, die zu Diskrepanzen zwischen dem Kassenbuch und dem Bankguthaben führten. Alternativ „passen“ Unternehmen die Bücher an, um einen Kontoauszug zu erstellen. Bei dieser Methode:
Schritt 1: Bankguthaben anpassen
Kontoauszüge müssen angepasst werden, indem ausstehende Einzahlungen (Deposit-in-Transit) hinzugefügt und ausstehende ausgehende Schecks (ausstehende Schecks) abgezogen werden. Die Logik hier ist:
Bankguthaben + Einlagen im Umlauf – Ausstehende Schecks = Angepasstes Bankguthaben
Schritt 2: Kassenbücher anpassen
Der Kassenbuchsaldo muss um Bankgebühren, aufgelaufene Zinsen und abgelehnte Schecks (NSF-Schecks) angepasst werden. Die Logik hier ist:
Kassenbuchsaldo + Zinsen – Bankgebühren – abgelehnte Schecks = Angepasstes Kassenbuch
Nanonetze Banküberleitungserklärung 31. Dezember 2023 |
||
Einzelheiten |
Individueller Betrag |
Gesamtmenge |
Saldo laut Kontoauszug |
$10,000 |
|
Hinzufügen: Kaution während des Transports |
$2,000 |
|
Weniger: Ausstehende Schecks |
$1,000 |
$1,000 |
Angepasster Barbestand |
$11,000 |
|
Saldo laut Sparbuch |
$12,000 |
|
Hinzufügen: Verdiente Bankzinsen |
$100 |
|
Weniger: Bankstrafe |
$1,100 |
$1,000 |
Angepasster Sparbuchsaldo |
$11,000 |
Wie lässt sich die Bankabstimmung optimieren?
Der Bankabgleich ist ein langwieriger Prozess mit mehreren manuellen Schritten. Ein effizienterer Ansatz ist die Einführung einer Bankabstimmungssoftware, die manuelle Fehler reduziert und die Organisation und Zeitersparnis durch Automatisierung verbessert.
Bankabstimmungstools nutzen hauptsächlich zwei Abgleichsmethoden: Dokumentenprüfung und Analyseprüfung. Bei Document Review extrahiert eine OCR-gestützte Software relevante Daten aus Dokumenten und präsentiert sie im erforderlichen Format. Automatisierungstools wie Nanonets gehen noch einen Schritt weiter und ermöglichen es Benutzern, Regeln für die Erkennung von Anomalien, Duplikaten und Nichtübereinstimmungen zu definieren. Wenn die Software Unstimmigkeiten erkennen kann, vereinfacht sie den Abstimmungsprozess deutlich um über 90 %.
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Nanonets vereinfacht und rationalisiert den Kontoabgleichsprozess mit seiner KI-gestützten Workflow-Automatisierungslösung. Dieses Tool automatisiert verschiedene Schritte, minimiert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz um den Faktor 10.
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- Quelle: https://nanonets.com/blog/how-to-solve-real-life-problems-of-bank-reconciliations-with-examples/
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