OCR- und Rechnungsscansoftware für Sage

In der hektischen Geschäftswelt wird die manuelle Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsbearbeitung immer schwieriger.

Die Herausforderungen sind zahlreich:

• mühsam langsame manuelle Dateneingabe
• Das allgegenwärtige Risiko menschlichen Versagens
• mangelnde Effizienz im Genehmigungsverfahren

Unternehmen suchen ständig nach Möglichkeiten, diese kritischen Abläufe zu rationalisieren. Heutzutage kann die AP-Automatisierungstechnologie einen einst mühsamen Prozess automatisieren. In Kombination mit den auf dem Markt erhältlichen Buchhaltungssoftwarepaketen von Sage wird die Integration der AP-Automatisierungssoftware zu einer Notwendigkeit für Unternehmen, die Effizienz und Genauigkeit anstreben. Die Integration von Nanonets mit Sage stellt einen Fortschritt bei der Verwaltung von Finanztransaktionen dar und setzt einen neuen Standard für betriebliche Effizienz im digitalen Zeitalter. Sehen wir uns an, wie das funktioniert und wie Sie es für Ihre Teams einrichten können.

Die Entwicklung der Rechnungsverarbeitung

Der Weg der Rechnungsverarbeitung von ihren traditionellen, manuellen Wurzeln bis zur digitalen Grenze ist eine Geschichte der technologischen Entwicklung.

Vor 1980er Jahren: Manuelle Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung erfolgte vollständig manuell und umfasste physische Rechnungen, Papierschecks und Sachbücher.

1980er-1990er: Digitale Hauptbücher

Frühe Softwarelösungen stellten grundlegende digitale Hauptbuchfunktionen bereit und rationalisierten einige Teile des Prozesses.

2000er Jahre: Elektronische Rechnungsstellung freigeschaltet

Das Internet revolutionierte die Kreditorenbuchhaltung und führte elektronische Rechnungen, Online-Transaktionen und E-Mail-Kommunikation ein. In dieser Zeit kam es zu einer deutlichen Reduzierung papierbasierter Prozesse.

2010er: Einfach zu nutzende Cloud-Lösungen

Cloudbasierte Lösungen ermöglichten skalierbarere, flexiblere und zugänglichere Finanzabläufe, während mobile Technologie die Rechnungsverwaltung und -genehmigung von unterwegs ermöglichte.

Ende der 2010er Jahre bis heute: Automatisierte Kreditorenbuchhaltungslösungen

Die neueste Entwicklung beinhaltet den Einsatz von Automatisierung und künstlicher Intelligenz zur Automatisierung des gesamten Prozesses, einschließlich –

• Buchhaltung und AP-Intelligence: Das Aufkommen KI-basierter Buchhaltungssysteme hat eine neue Ära der Effizienz eingeläutet. Diese Systeme sind in der Lage, wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Transaktionsverarbeitung auszuführen und arbeiten mit einer Geschwindigkeit und Genauigkeit, die über die menschlichen Fähigkeiten hinausgeht.
• Vernetzter Workflow über Apps hinweg: In der heutigen vernetzten digitalen Landschaft ist eine nahtlose Kommunikation zwischen Anwendungen von entscheidender Bedeutung. E-Mails, AP-Tools, Buchhaltungssoftware, ERPs und andere Datenbanken arbeiten jetzt zusammen und automatisieren die Datenerfassung und Synchronisierung über Plattformen hinweg.
• Intelligente Datenerfassung: Heutige Systeme nutzen KI-Technologien wie die Verarbeitung natürlicher Sprache und die optische Zeichenerkennung (OCR) und automatisieren die Extraktion und Interpretation von Daten aus verschiedenen Rechnungsformaten. Dazu gehört der Umgang mit unstrukturierten und gescannten Daten mit beispielloser Effizienz, wodurch der Kreditorenbuchhaltungsprozess reibungsloser und genauer als je zuvor gestaltet wird.

OCR-Technologie zum Scannen von Rechnungen

OCR (Optical Character Recognition) vereinfacht den Umgang von Unternehmen mit Dokumenten. In unserem Anwendungsfall scannt OCR Rechnungen und andere Papierdokumente und wandelt sie in digitalen Text um. Der digitale Text wird mithilfe von KI interpretiert und Rechnungsdetails extrahiert –

• Felder (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Verkäuferdetails, Käuferdetails usw.)
• Einzelposten (Beschreibungen und Kosten der verkauften Waren und Dienstleistungen).
• GL-Codes (automatisch von AI basierend auf früheren Daten zugewiesen).
• Andere Dimensionen basierend auf dem Kontext (Ausgabenkategorisierung usw.)

Welche Auswirkungen haben OCR- und Rechnungsscan-Software?

Verschiedene gemeldete Statistiken unterstreichen den Einfluss von Automatisierungssoftware. Diese Zahlen geben Aufschluss über die Art von Erfolg, auf den Sie und Ihr Team sich freuen können.

Dramatische Kostensenkungen in der Verarbeitung

Beginnen wir mit der finanziellen Gesundheit Ihrer Abteilung. Es hat sich gezeigt, dass AP-Automatisierung die Verarbeitungskosten um unglaubliche 70 % senkt. Dabei geht es nicht nur darum, ein paar Cent zu sparen; Es geht darum, Ihr Budget in Wachstum, Schulung und vielleicht sogar in die Büro-Espressomaschine umzuverteilen, auf die jeder geachtet hat. Betrachten Sie dies als eine Investition sowohl in die Effizienz als auch in das Wohlbefinden Ihres Teams.

Die Zeit ist von der Essenz

Jetzt, Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsbearbeitungszeit um 384 % zu reduzieren. Dieser drastische Rückgang bedeutet, dass Ihr Team mehr Rechnungen schneller als je zuvor bearbeiten kann und so mehr Zeit hat, sich auf wirklich wichtige strategische Initiativen zu konzentrieren. Mit AP Automation wird aus „Ich habe keine Zeit dafür“ zu „Was steht als nächstes auf der Agenda?“

Fehlerreduzierung für mehr Sicherheit

Wir wissen, dass Fehler nicht nur ärgerlich, sondern auch kostspielig sein können. Mit einer Reduzierung der Fehler bei der Rechnungsverarbeitung um 37 %, AP-Automatisierung sorgt für Sicherheit bei Ihren Abläufen. Weniger Fehler bedeuten weniger Stunden für Korrekturzyklen und mehr Vertrauen in die Integrität Ihrer Daten. Dies führt auch zu weniger Reibungen mit Anbietern und Stakeholdern und ebnet den Weg für reibungslosere Beziehungen und Abläufe.

Lieferantenbeziehungen pflegen

Apropos Beziehungen, Lassen Sie uns über die 76 % der Unternehmen sprechen, die eine erhöhte Lieferantenzufriedenheit melden. Das ist der Schlüssel. Zufriedene Lieferanten bedeuten eine zuverlässige Lieferkette und Möglichkeiten für spätere Verhandlungen und Rabatte. Ihre Lieferanten werden dank AP Automation die Pünktlichkeit und Genauigkeit Ihrer Zahlungen bemerken und zu schätzen wissen.

Cashflow-Optimierung durch Frühzahlungsrabatte

Eine Ersparnis von 3 % durch Frühzahlungsrabatte verleiht Ihrem Unternehmen ein finanzielles Facelift, verbessert Ihren Cashflow und verschafft Ihnen mehr Einfluss und Flexibilität bei Ihren Finanzgeschäften.

Compliance ohne Komplikationen

Und schließlich das Kronjuwel der AP-Automatisierung: 100 % stressfreie Compliance. In einer Zeit, in der die regulatorischen Anforderungen immer höher werden, grenzt es an ein Wunder, völlige Compliance ohne Stress zu erreichen.

Nanonets für OCR und Rechnungsscan in Sage

Für Unternehmen, die Sage für ihre Buchhaltungsanforderungen nutzen, ist der manuelle Prozess der Rechnungsbearbeitung nicht nur eine Geduldsprobe, sondern auch eine erhebliche Ressourcenbelastung. Eine OCR- und Rechnungsscan-Software für Sage verwandelt diesen kritischen, aber umständlichen Prozess in einen optimierten, effizienten Arbeitsablauf.

Werfen wir einen Blick darauf, wie Buchhaltungsteams eine OCR-basierte AP-Automatisierungssoftware wie Nanonets nutzen und in Sage integrieren können, um ihren Buchhaltungsworkflow zu optimieren.

Manueller AP-Workflow in Sage

Lassen Sie uns den typischen manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozess für ein Unternehmen, das Sage nutzt, durchgehen:

Rechnungseingang: Rechnungen kommen in verschiedenen Formaten an, einschließlich Papier und digital. Das Personal muss diese Dokumente manuell sammeln und organisieren.

Manuelle Sortierung und GL-Kodierung: Jede Rechnung wird dann nach Kriterien wie Lieferant, Betrag oder Fälligkeitsdatum sortiert, was einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand erfordert. Jede Rechnung muss dann den entsprechenden Hauptbuchkonten zugeordnet werden.

Data Entry: Kritische Informationen aus jeder Rechnung, wie Lieferantendetails, Beträge und Daten, werden manuell in Sage eingegeben.

Rechnungsprüfung: Abhängig von den Richtlinien des Unternehmens können Rechnungen in zwei Richtungen (Rechnung und Bestellung), in drei Richtungen (Rechnung, Bestellung und Empfangsbericht) oder in vier Richtungen (Rechnung, Bestellung, Empfangsbericht und Inspektionsbericht) abgeglichen werden Transaktionen überprüfen.

Die Genehmigung: Nach der Prüfung werden Rechnungen zur Genehmigung weitergeleitet, wobei häufig mehrere Abteilungen oder Autoritätsebenen beteiligt sind.

Payment Processing: Genehmigte Rechnungen werden auf der Grundlage von Bedingungen und Cashflow-Überlegungen zur Zahlung eingeplant.

Versöhnung: Abschließend werden die Zahlungen in Sage abgeglichen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen in den Finanzunterlagen korrekt wiedergegeben werden.

Automatisierter AP-Workflow mit Nanonets

Stellen wir uns nun diesen Arbeitsablauf mit in Sage integrierten Nanonets neu vor:

Rechnungseingang: Stellen Sie sich Folgendes vor: Jede Rechnung, die Ihr Unternehmen erhält, landet unabhängig von der Quelle ordentlich an einem digitalen Ort. Rechnungen werden automatisch aus dem Chaos an E-Mails, Laufwerken und Datenbanken importiert, sobald sie eingehen. Das spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler.

Nanonets liest per E-Mail gesendete Rechnungen automatisch aus dem E-Mail-Text und den Anhängen.

Alle handgeschriebenen und gedruckten Rechnungen können einfach mit dem Smartphone gescannt oder direkt in die Plattform hochgeladen werden.

Digitale Belege können entweder direkt über die Nanonets-Plattform erstellt und gedruckt oder aus Ihren E-Mails, Apps und Datenbanken in Nanonets importiert werden.

Dieser Prozess stellt sicher, dass jedes Datenelement, unabhängig von seiner Herkunft, seinen Platz in einem zentralen, digitalen Repository findet und für weitere Aktionen bereit ist.

Automatisierte Dateneingabe: Nanonets AI liest Rechnungen mit einer Genauigkeit von über 99 % und reduziert so den Zeitaufwand auf wenige Augenblicke. Diese Änderung bedeutet, dass Ihr Team die Plackerei hinter sich lassen und sich der Arbeit widmen kann, die wirklich wichtig ist. Anschließend werden die Daten extrahiert und direkt in Sage eingegeben, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Automatisierte Sortierung und GL-Kodierung: Nanonets nutzt OCR, um Rechnungen automatisch nach Anbieter, Datum, Betrag und anderen relevanten Kriterien zu erkennen und zu kategorisieren. Die GL-Codezuweisung kann automatisiert werden durch:

• Schulung anhand vergangener Daten: Dazu gehört das Hochladen historischer Finanzdokumente und Transaktionen, die mit historisch korrekten FIBU-Codes versehen sind. Das Modell lernt aus diesen Beispielen, um GL-Codes für neue Transaktionen genau vorherzusagen.

• Out-of-the-Box-Gen-KI: Durch den Einsatz von Nanonets GenAI kann unsere Software den Text in Finanzdokumenten so interpretieren, dass er das menschliche Verständnis nachahmt. Dies ermöglicht es, relevante Informationen, Kontext und Semantik zu extrahieren, um mithilfe komplexer Überlegungen FIBU-Codes genau zuzuordnen, selbst in Fällen, in denen Transaktionsdetails mehrdeutig oder spärlich sind.

Intelligente Rechnungsprüfung: Mithilfe von KI führt Nanonets automatisch einen Zwei-, Drei- oder Vier-Wege-Abgleich durch, indem es die extrahierten Rechnungsdaten liest und mit den in Sage vorhandenen Bestellungen, Empfangsberichten und Inspektionsberichten vergleicht.

Validierung: Das System markiert alle Unstimmigkeiten zur menschlichen Überprüfung. Andernfalls werden Rechnungen, die den Unternehmenskriterien entsprechen, automatisch zur Genehmigung weitergeleitet oder auf der Grundlage voreingestellter Regeln direkt genehmigt.

Die Genehmigung: Zulassungen mit Nanonets sind kein Engpass mehr. Sie werden flexibel und leben dort, wo Ihr Unternehmen lebt – sei es in E-Mail, Slack oder Teams. Dadurch entfallen störende Telefonanrufe und die gewohnte Flut an Erinnerungen.

Payment Processing: Genehmigte Rechnungen werden gemäß ihren Bedingungen automatisch zur Zahlung in die Warteschlange gestellt, wodurch das Cashflow-Management optimiert wird.

Versöhnung: Sie können Ihre Kontoauszüge importieren, und Nanonets gleicht die Zahlungen automatisch in Sage ab und stellt so sicher, dass Finanzberichte aktuell und korrekt sind und Ihre Bücher 90 % schneller abgeschlossen werden.

Wir haben die konkreten Vorteile der Verwendung von OCR- und Rechnungsscansoftware für Sage bereits früher besprochen. Darüber hinaus stellt der Übergang von einem manuellen zu einem automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozess jedoch nicht nur einen Wandel in der Art und Weise dar, wie Aufgaben ausgeführt werden, sondern auch einen grundlegenden Wandel in der Rolle der Finanzabteilung. Mit Tools wie Nanonets wechseln Finanzteams von Back-Office-Funktionen zu strategischen Mitwirkenden und nutzen Echtzeitdaten und -analysen, um Geschäftsentscheidungen voranzutreiben. Dies ist die Zukunft des Finanzwesens, und sie ist jetzt für Sage-Benutzer durch die Kraft der Automatisierung mit Nanonets verfügbar.

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Wie wir herausgefunden haben, ist die Integration von Nanonets mit der Buchhaltungssoftware Sage ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die durch die Ineffizienzen der manuellen Rechnungsverarbeitung in die Enge getrieben werden. Die Entwicklung von manuellen zu automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozessen ist nicht nur ein Fortschritt; Es ist ein Sprung in eine Zukunft, in der Finanzabläufe rationalisiert werden, die Fehlerquote sinkt und die strategische Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Datenanalysen unterstützt wird. Durch den Übergang von manueller Plackerei zu strategischen Erkenntnissen können Finanzteams, die mit den richtigen Automatisierungstools ausgestattet sind, ihre Unternehmen im digitalen Zeitalter zu größerer Rentabilität, Agilität und Wettbewerbsvorteilen führen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/